對事業(yè)單位檔案歸檔材料整理的分析

◎代春超

在事業(yè)單位中，通過有效的開展檔案管理工作，利于提高事業(yè)單位工作效率，作為事業(yè)單位檔案管理人員，要重視加強檔案管理能力，從而才能進一步做好檔案歸檔材料的整理工作。通過明確檔案管理歸檔原則，利于提高歸檔材料整理效率，基于此，下面進行實踐探索，希望分析能夠不斷提高檔案管理工作質量。

一、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理原則

1.檔案保存文件整理的基礎原則。

檔案，是事業(yè)單位日常大小事務以及工作中產生的，其具象化地反饋了單位的實際情況與歷史依據。在進行事業(yè)單位的檔案保存過程之中，要加強文件的整體性處置。例如，文件的正文、批示以及回復，都需要有系統(tǒng)性的規(guī)整。針對檔案的整理作業(yè)，需要強調不拆分進行。各個部門的歸檔任務，需要針對原有的卷宗進行深入分析，遵循切實利用的原則所出發(fā)，保證檔案的完整性。如果在規(guī)整中出現錯誤，也需要及時進行調整完善。

2.堅持利于保管和有效利用的原則。

事業(yè)單位執(zhí)行檔案整理作業(yè)的過程中，需要充分滿足檔案的安全以及利用的目的。尤其是在當前互聯網信息科技力量不斷發(fā)展的情況下，事業(yè)單位要做好電子檔的傳達工作，在滿足信息化的職能轉變同時，確保檔案利用更為便利、可靠，形成具體的體系。不僅保證檔案使用的便利性，更保證檔案的使用安全。

二、事業(yè)單位檔案文件歸檔整理程序

1.檔案的分類。

顧名思義，事業(yè)單位中將檔案進行分類，指的就是從物理形態(tài)上將檔案進行保管、排架與存放的工作，做到分層管理的目的。在分類中，第一層即為暗韻的宏觀分類，其為規(guī)劃國家檔案室財貿系統(tǒng)，建立各級各類檔案室提供理論依據。檔案室內的區(qū)分全宗是第二層的分類，全宗內檔案分類是第三層的分類，它根據全宗內檔案的來源、時間、主題內容和檔案的形式等標準，將全宗內檔案進一步系統(tǒng)化，直至建立起檔案的最小保管單位——案卷。目前事業(yè)單位最為主要的分樣原則即為上述的方法。

2.檔案的整理。

為了更為便于事業(yè)單位使用好檔案，需要事業(yè)單位內部設置專門的程序與方法，來完成規(guī)整檔案的工作。整理檔案并非獨立性的業(yè)務，而是需要充分與其他的文書處理作業(yè)相互銜接，確保每個環(huán)節(jié)緊密相連。例如，在檔案中會存在請示等文件，而在進行檔案整理的時候需要保證意見稿、回復等在內所有的文件內容。檔案的附件情況也是容易出現疏忽、遺忘的內容，包括合同、協(xié)議以及補充條款等，都必須充分的納入相應的檔案袋之中。如果紕漏了一個環(huán)節(jié)，會導致檔案的完整性被破壞，甚至引發(fā)部分細節(jié)被疏忽，造成事故等問題。

3.檔案的編目。

以案卷級整理的項目為例，在不同的檔案整理完畢后，需要針對其封面進行編號做好標注，所謂的編號指的是對文件進行目錄的引導工作。目前來看，編號需要囊括作者、題目、日期、頁數以及備注等內容。廣義的編號還會涉及檔案的其他內容與編制，檔號是管理工作的總編號，其中還需要將保管期限、卷盒號或案卷號等內容也囊括在內。大規(guī)模的檔案編目的目的在于，能夠充分了解到檔案的實際情況，便于后續(xù)的調整以及完善，要有完整的序號編排，才能更好做好調整，為后續(xù)的工作奠定基礎。

三、機關事業(yè)單位檔案歸檔文件方法

1.文件資料整理的方法。

首先，需要針對不同的文件和檔案內容做出定向的歸類和整理。部分內容其核心主旨以及價值觀念都存在一定的區(qū)分，而檔案的存儲期限也不盡相同，需要根據其特征進行專門的分類和整理的業(yè)務。其次，事業(yè)單位內部應當依據行政材料的屬性做好專門的區(qū)分作業(yè)，其中黨委文件需要專門獨立運作，行政文件上也要歸為專門的檔案。針對黨委等相對較為重要的檔案內容，需要委派專門的職能人員做好分析與對接處理，避免出現錯誤。最后，歸納工作還需要依據時間為主要特點，做好分類的工作。各個檔案在使用和保管的期限上具備區(qū)分，要以此為特點進行分類工作。需要注意的是，部分檔案的內容和信息屬于機密，在分類的時候還需要為事業(yè)單位單獨劃分一個加密檔案的區(qū)域，需要一定的職能以及權限的人員，才能訪問和使用。

2.檔案的歸檔方法。

在事業(yè)單位進行材料整理的過程中，必須依據合理的方法。首先，任何工作的執(zhí)行都需要建立在專門的規(guī)范與制度之上，事業(yè)單位在做好檔案管理工作中，需要預先設定好方法、年限以及作業(yè)流程，確保各個部門各個崗位的職能人員通力合作，以最為有序的方式完成文件的歸檔，便于后續(xù)的編排工作的有序推進和執(zhí)行。編排的原則應當以檔案的重要性所出發(fā)，根據不同的優(yōu)先級完成檔案的編排任務。除此以外，為了便于其后續(xù)的信息化轉變以及查閱工作的便利，需要為所有的檔案進行專門的標號設置，包括檔案的使用日期、保管日期、關鍵詞以及內容概要等，既保證了檔案整理的順序，還便于職能人員的查閱和使用。

3.信息化檔案歸檔文件的整理方法。

伴隨我國互聯網信息科技力量的持續(xù)發(fā)展，互聯網也影響了我國事業(yè)單位的日常作業(yè)。針對檔案管理工作來說，事業(yè)單位也需要盡快完成互聯網化的轉變，通過電子信息化的手段完成對檔案管理的支持。要利用打印機、掃描儀等設備，完成紙質化檔案的電子化轉變，同時針對電子化的檔案內容應當實行多地備份的工作。需要注意的是，為了保證檔案的使用安全，在事業(yè)單位的計算機等設備中，還需要加裝專門的防火墻與殺毒軟件，避免外來的病毒、木馬等竊取事業(yè)單位的重要檔案信息。

四、結束語

在有效的開展檔案歸檔材料整理過程，要結合事業(yè)單位發(fā)展實際，有效的運用信息化手段，積極制定更加完善的歸檔材料整理機制，以此才能全面提高事業(yè)單位檔案管理水平。作為相關工作人員，更要不斷提高自身專業(yè)能力，從而才能為事業(yè)單位檔案歸檔材料整理工作開展提供有效助力。