遠(yuǎn)程審計(jì)如何實(shí)現(xiàn)高效訪談

□ 文| 朱 衡

2020年的新冠疫情席卷全國，給人們的工作和生活帶來了巨大挑戰(zhàn)。新冠疫情的爆發(fā)，對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作也提出了新的要求。2020年2月，審計(jì)署在《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控財(cái)政資金和捐贈(zèng)款物審計(jì)監(jiān)督工作的通知》中明確：“加強(qiáng)非現(xiàn)場審計(jì)與現(xiàn)場審計(jì)的資源配置和協(xié)調(diào)銜接”，內(nèi)審協(xié)會(huì)也在倡議書中提出：“內(nèi)審機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大非現(xiàn)場審計(jì)手段的運(yùn)用，減少現(xiàn)場審計(jì)時(shí)間，盡可能利用電話、網(wǎng)絡(luò)等方式進(jìn)行工作部署和文件傳輸”。新冠疫情下審計(jì)模式受到影響，遠(yuǎn)程審計(jì)成為了內(nèi)部審計(jì)工作開展的主要方式。啟動(dòng)會(huì)和離場會(huì)的召開、人員訪談、資料審閱、數(shù)據(jù)分析等審計(jì)程序的執(zhí)行都通過無接觸的方式遠(yuǎn)程進(jìn)行，工作模式的轉(zhuǎn)變更好地保障了內(nèi)部審計(jì)工作的質(zhì)量和效率。遠(yuǎn)程訪談是通過電話或視頻會(huì)議等方式與訪談對(duì)象進(jìn)行的審計(jì)交流溝通，是非常重要的信息搜集方式。遠(yuǎn)程審計(jì)工作模式下如何實(shí)現(xiàn)高效訪談，本文對(duì)此提出一些思考與建議。

做好充分準(zhǔn)備，確保高效訪談質(zhì)量

（1）成立訪談小組。訪談開始前應(yīng)成立訪談小組，確定主持人、記錄人和總結(jié)人。主持人主要負(fù)責(zé)訪談開場介紹、問題提問和過程把控，是整個(gè)訪談的控制者，需具備良好的表達(dá)能力和控制能力。記錄人主要負(fù)責(zé)訪談的過程記錄，訪談結(jié)束后將訪談內(nèi)容整理成訪談?dòng)涗泦?，使訪談內(nèi)容可視化、條理化?？偨Y(jié)人主要負(fù)責(zé)訪談結(jié)束前做簡短總結(jié)，一般由審計(jì)組長擔(dān)任。訪談小組的其他成員全程參與訪談，可以隨時(shí)對(duì)訪談對(duì)象的回答內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充提問。（2）確定訪談對(duì)象。訪談具有針對(duì)性和目的性，訪談小組應(yīng)根據(jù)訪談目的不同，區(qū)別選擇訪談對(duì)象?？刹扇〖w訪談和個(gè)別訪談相結(jié)合的方式，先通過集體訪談，了解被審計(jì)單位的基本情況，再分領(lǐng)域單獨(dú)開展個(gè)別訪談，將相關(guān)問題深入細(xì)化。（3）列出訪談提綱。訪談對(duì)象確定后，訪談小組可針對(duì)訪談目的和重點(diǎn)梳理訪談思路，組織組內(nèi)討論，并將討論確定的訪談要素從內(nèi)容和流程上進(jìn)行細(xì)化，有針對(duì)性地列出訪談提綱。從基本工作流程介紹開始，再由粗至細(xì)、逐步深入主題。訪談小組還應(yīng)提前做好知識(shí)儲(chǔ)備，了解被審計(jì)單位的組織架構(gòu)、管理機(jī)制和運(yùn)營模式，熟悉總部及被審計(jì)單位相關(guān)制度規(guī)范，審閱已獲取的審計(jì)資料，熟練掌握項(xiàng)目相關(guān)知識(shí)和專業(yè)術(shù)語，確保訪談交流思路清晰、問答溝通條理分明。（4）預(yù)約訪談時(shí)間。訪談小組需提前與被審計(jì)單位聯(lián)系人約好訪談時(shí)間，請(qǐng)其協(xié)調(diào)相關(guān)部門訪談對(duì)象配合參加訪談。選擇一個(gè)大家都合適的時(shí)間開展訪談，減少外界影響，避免訪談對(duì)象因訪談時(shí)間與其他重要工作沖突而急于結(jié)束訪談，進(jìn)而影響訪談效率。

遵循基本禮儀，營造良好訪談環(huán)境

遠(yuǎn)程訪談雖不同于現(xiàn)場訪談，審計(jì)人員也應(yīng)注重基本禮儀。訪談小組應(yīng)態(tài)度誠懇謙和、言語友善和睦，本著尊重、探討的態(tài)度，營造良好的訪談環(huán)境。

視頻訪談時(shí)，訪談小組要注重個(gè)人形象，著正裝、戴工牌，從點(diǎn)滴之處體現(xiàn)審計(jì)人員的專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)。對(duì)于有職務(wù)的訪談對(duì)象，應(yīng)稱呼其職務(wù)。對(duì)于沒有職務(wù)的經(jīng)辦人員或者年齡較長者，應(yīng)尊稱其老師。訪談過程中，訪談小組應(yīng)多用敬語“您”，“請(qǐng)”等，從細(xì)節(jié)體現(xiàn)出對(duì)訪談對(duì)象的尊重。訪談小組誠懇的態(tài)度、溫和的言語可以建立彼此的信任，促進(jìn)訪談效果的提升，對(duì)遠(yuǎn)程訪談的高效開展起到事半功倍的效果。

把控訪談節(jié)奏，完成高質(zhì)量遠(yuǎn)程訪談

遠(yuǎn)程訪談?wù)介_始后，主持人應(yīng)做一個(gè)簡單介紹，包括審計(jì)目的、審計(jì)期間、涵蓋范圍、本次訪談的主要內(nèi)容及參與訪談的審計(jì)組成員，也請(qǐng)?jiān)L談對(duì)象對(duì)其基本情況和職責(zé)分工做一個(gè)簡單介紹，以便雙方加強(qiáng)了解，有助于接下來的訪談高效開展。主持人應(yīng)合理控制訪談時(shí)間，緊扣訪談提綱開展訪談。在訪談對(duì)象偏題、跑題時(shí)，及時(shí)打斷并糾偏，或通過提示性提問把話題向訪談提綱方向引導(dǎo)，確保在有限時(shí)間內(nèi)獲取更多有效信息。

主持人還應(yīng)注意規(guī)范提問方式，在一個(gè)問題問答完畢后再續(xù)接下一個(gè)問題，不要一次提出多個(gè)問題，以免訪談對(duì)象不好作答或者漏答。

訪談小組的其他成員在訪談對(duì)象回答完一個(gè)問題后，可對(duì)其作答中提到的一些細(xì)節(jié)進(jìn)行補(bǔ)充提問，請(qǐng)其提供訪談中提到的一些具體資料，以便于核實(shí)實(shí)際情況，落實(shí)問題真相。訪談過程中，記錄人要做好記錄，標(biāo)注重點(diǎn)關(guān)注的問題和訪談對(duì)象的回答。

訪談結(jié)束前，審計(jì)組長可對(duì)本次訪談做一個(gè)簡單總結(jié)，并對(duì)訪談對(duì)象表示感謝。訪談結(jié)束后，訪談小組將訪談?dòng)涗浾沓伞对L談?dòng)涗泦巍?，通過郵件發(fā)送給訪談對(duì)象請(qǐng)其簽字確認(rèn)。

結(jié)語

審計(jì)訪談的主要目的就是通過與訪談對(duì)象的溝通交流，獲取有用的審計(jì)信息，預(yù)判可能存在的審計(jì)發(fā)現(xiàn)，提升審計(jì)效率，促進(jìn)審計(jì)工作高效開展。雖然疫情背景下的遠(yuǎn)程審計(jì)工作模式使得審計(jì)訪談?dòng)衅渚窒扌裕峭ㄟ^營造良好的訪談環(huán)境，運(yùn)用恰當(dāng)?shù)臏贤记?，也能高效開展遠(yuǎn)程審計(jì)訪談，確保內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)效，把疫情對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作的影響降到最低。