項(xiàng)目物資現(xiàn)場管理系統(tǒng)實(shí)施推廣總結(jié)

□ 文| 徐 江

項(xiàng)目物資現(xiàn)場管理系統(tǒng)軟件概述

項(xiàng)目物資現(xiàn)場管理系統(tǒng)是我公司設(shè)計(jì)院自主研發(fā)的軟件《項(xiàng)目現(xiàn)場物資管理系統(tǒng)V1.0》且獲得由中國國家版權(quán)局頒發(fā)的計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)登記證書。項(xiàng)目物資現(xiàn)場管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)資源共享，能達(dá)到信息化管理的目的。流程任務(wù)通過企業(yè)即時(shí)通訊軟件進(jìn)行提醒，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場物資管理的無紙化辦公。項(xiàng)目物資現(xiàn)場管理系統(tǒng)是一套基于臺式機(jī)電腦WINDOWS操作系統(tǒng)平臺的專業(yè)應(yīng)用軟件。該系統(tǒng)含有7個(gè)基本功能模塊，分別為物資接收管理、清點(diǎn)管理、入庫管理、出庫管理、退庫管理、缺陷管理。該系統(tǒng)操作簡單、易于理解、上手較快，且運(yùn)行環(huán)境要求較低。

接收管理、清點(diǎn)管理是該系統(tǒng)的基礎(chǔ)。當(dāng)設(shè)備物資到貨，通過接收管理模塊導(dǎo)入箱單后，可以清晰了解到了解到所到設(shè)備物資的箱件號、所屬系統(tǒng)、設(shè)備物資名稱（包含明細(xì)清單）、包裝方式、重量、卸貨地點(diǎn)（存放區(qū)域）、收貨人和收貨時(shí)間。通過接收管理模塊可對所抵達(dá)現(xiàn)場的設(shè)備物資進(jìn)行全面了解，而再通過清點(diǎn)管理模塊可記錄開箱驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的缺陷問題，以及到貨物資的復(fù)核情況。

該系統(tǒng)的核心是入庫管理、庫存管理、出庫管理三者之間的聯(lián)動，每一個(gè)數(shù)據(jù)的變動都將影響其他模塊數(shù)據(jù)的相應(yīng)變更，當(dāng)完成入庫或出庫操作，系統(tǒng)會自動完成庫存量的修改，并且每一步流程信息都能實(shí)時(shí)跟蹤。另外，在庫存管理模塊中，還有上傳照片功能，查詢設(shè)備物資時(shí)可以通過照片與實(shí)物對應(yīng)，不僅增強(qiáng)了項(xiàng)目現(xiàn)場物資信息的管理能力，而且也提高了工作效率。退庫管理模塊可以了解當(dāng)前設(shè)備物資的退庫情況，特別是專用工具的借用退還情況。缺陷管理模塊能記錄設(shè)備物資到貨及開箱驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)的缺陷，并在過程中留下痕跡。

另外，查詢功能是該系統(tǒng)的另一亮點(diǎn)，在系統(tǒng)中既有單條查詢，也有多條查詢；有模糊查詢，也有精確查詢；并具備將查詢結(jié)果導(dǎo)出的功能，可更為清晰明確地了解查閱的內(nèi)容。

從2019年春節(jié)之后，項(xiàng)目物資現(xiàn)場管理系統(tǒng)已在我公司國內(nèi)外兩個(gè)項(xiàng)目——孟加拉米爾薩萊項(xiàng)目及廣西百色百礦項(xiàng)目開始實(shí)施推廣試點(diǎn)，現(xiàn)就該系統(tǒng)在兩個(gè)項(xiàng)目實(shí)施推廣情況及成果進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)。

該系統(tǒng)的實(shí)施推廣階段

實(shí)施前期階段（3個(gè)月-2019年2、3、4月）：廣西百色百礦項(xiàng)目部及孟加拉米爾薩萊項(xiàng)目部對該系統(tǒng)在現(xiàn)場管理應(yīng)用中出現(xiàn)的主要問題進(jìn)行了總結(jié)匯報(bào)，并提出了一般性改進(jìn)要求或改進(jìn)建議。在管理創(chuàng)新小組的領(lǐng)導(dǎo)下，物資部與公司內(nèi)網(wǎng)主管部門協(xié)商解決了問題或者問題得到了進(jìn)一步處理。

故障切換運(yùn)行階段（5個(gè)月-2019年5、6、7、8、9月）：現(xiàn)場項(xiàng)目部與公司物資部之間良好互動，對出現(xiàn)的問題實(shí)時(shí)取得了該管理系統(tǒng)后臺技術(shù)支持。

實(shí)時(shí)工作上線切換，及時(shí)處理軟件使用當(dāng)中出現(xiàn)的問題，或提出了具體功能改進(jìn)要求——修改現(xiàn)有功能或增加新功能。達(dá)到了系統(tǒng)能夠故障切換、穩(wěn)定運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)資料在線協(xié)同編輯，上傳數(shù)據(jù)存儲安全。而且在實(shí)施過程中，逐步實(shí)現(xiàn)了該系統(tǒng)使用管理的工作準(zhǔn)則，制定了用戶操作使用手冊，及時(shí)進(jìn)行了操作培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)了持續(xù)的維護(hù)及應(yīng)用改進(jìn)創(chuàng)新。

系統(tǒng)運(yùn)行驗(yàn)收（最后1個(gè)月-2019年10月）：會同兩個(gè)項(xiàng)目部及公司有關(guān)部門對該項(xiàng)目物資現(xiàn)場管理系統(tǒng)進(jìn)行了驗(yàn)收總結(jié)匯報(bào)，并在會場展現(xiàn)了實(shí)時(shí)互動。

該系統(tǒng)現(xiàn)場運(yùn)行出現(xiàn)的問題及解決方案

在現(xiàn)場安裝使用三個(gè)月之后，兩個(gè)項(xiàng)目部將使用情況匯報(bào)反饋給物資部，物資部將遇到的問題作以梳理分析、歸納總結(jié)并與公司內(nèi)網(wǎng)主管部門共同會審，制定解決方案，再由技術(shù)后臺執(zhí)行系統(tǒng)升級改造并投入應(yīng)用，之后還根據(jù)項(xiàng)目現(xiàn)場的使用反饋不斷修補(bǔ)，改善系統(tǒng)應(yīng)用并提升使用體驗(yàn)。

軟件問題及解決方案

1.文件格式匹配與導(dǎo)入導(dǎo)出問題。各個(gè)廠家所供的表單文件格式，如箱單格式，與該軟件設(shè)計(jì)的箱單模板無法完全匹配，無法直接導(dǎo)入使用，需現(xiàn)場重新制單錄入，導(dǎo)致現(xiàn)場重復(fù)工作，增加工作量。解決方案：要求廠家統(tǒng)一按該系統(tǒng)模板制單，或者該軟件修改設(shè)計(jì)、改良模板。

該系統(tǒng)的箱單模板分為Sheet1（總裝箱清單）和Sheet2（詳細(xì)裝箱清單），如不能盡快解決格式匹配以及文件導(dǎo)入導(dǎo)出問題，不但不能減負(fù)，反而增加現(xiàn)場工作量。其后，內(nèi)網(wǎng)主管部門對該軟件修改設(shè)計(jì)、改良模板，留出冗余。

2.錄入數(shù)值位數(shù)問題。箱單錄入數(shù)值出現(xiàn)小數(shù)時(shí)，系統(tǒng)認(rèn)定數(shù)值錯(cuò)誤，無法輸入。但有些物資，如鋼材數(shù)量，經(jīng)常出現(xiàn)小數(shù)。而且出現(xiàn)小數(shù)點(diǎn)后無限不循環(huán)、數(shù)據(jù)錯(cuò)位、模板不能套公式計(jì)算、多出一行空白行。其后，內(nèi)網(wǎng)主管部門優(yōu)化解決了系統(tǒng)錄入功能。

3.文件上傳問題。上傳箱單、開箱驗(yàn)收單、照片、入庫單的時(shí)候，無法判斷是否上傳成功，特別是文件較大的時(shí)候。其后，內(nèi)網(wǎng)后臺增加了上傳附件容量和上傳進(jìn)度條，且上傳成功后增加預(yù)覽模式。

4.批量操作問題。其后，內(nèi)網(wǎng)后臺改進(jìn)功能批量操作，方便編輯，比如每頁的數(shù)量條等。

5.權(quán)限設(shè)置問題?，F(xiàn)場不可能完全避免錯(cuò)漏錄入、上傳等錯(cuò)誤，不能及時(shí)消除則影響統(tǒng)計(jì)。其后，內(nèi)網(wǎng)后臺對于每個(gè)項(xiàng)目給予某一人（類似群主管理員）有修改系統(tǒng)內(nèi)容的權(quán)利，以便于刪除錯(cuò)漏錄入、上傳等錯(cuò)誤，而其他人則低于該權(quán)限以避免誤操作。

6.文件修改問題。完成錄入提交之后，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤卻不能完全修改，例如：僅能修改箱單，而不能修改箱件清單。其后，內(nèi)網(wǎng)后臺改進(jìn)了該功能模塊，保證了項(xiàng)目臺賬準(zhǔn)確性。

7.文件備注問題。設(shè)備材料會經(jīng)常出現(xiàn)特殊或復(fù)雜的情況，如不同廠家箱單編號雷同、現(xiàn)場實(shí)際收貨與箱單出現(xiàn)差異等等，需特別標(biāo)記備注，以便于查詢和區(qū)分。其后，內(nèi)網(wǎng)后臺添加了備注欄。

硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境問題及解決方案

1.提高該系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提高內(nèi)網(wǎng)的響應(yīng)能力。由于項(xiàng)目物資現(xiàn)場管理系統(tǒng)嵌入在湖北公司內(nèi)網(wǎng)之中，在外網(wǎng)使用的情況下需使用VPN才能夠登錄。而即使在國內(nèi)，VPN也容易掉線，導(dǎo)致在使用的過程中也連帶此系統(tǒng)掉線，以致使用不順暢，造成文件上傳失敗。其后，內(nèi)網(wǎng)主管部門改進(jìn)了系統(tǒng)及內(nèi)網(wǎng)的穩(wěn)定性和響應(yīng)能力。目前，在國內(nèi)通訊較好的三級以上城市應(yīng)用情況良好，而國外通訊受影響因素較大，比如在孟加拉，僅能在達(dá)卡辦事處登錄，在米爾薩萊現(xiàn)場無法在線使用，而項(xiàng)目物資人員不可能長期脫離現(xiàn)場辦公，目前的解決辦法是物資人員將EXCEL表格每月傳給達(dá)卡辦事處登錄上傳。

2.降低該系統(tǒng)對硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求?，F(xiàn)場辦公條件有限，特別是在海外不發(fā)達(dá)國家及國內(nèi)落后地區(qū)，外圍基礎(chǔ)設(shè)施較差，項(xiàng)目部現(xiàn)場辦公硬件配置普遍不高，比如現(xiàn)場無服務(wù)器、無不間斷電源。但是又經(jīng)常遭遇斷電斷網(wǎng)，數(shù)據(jù)錄入經(jīng)常丟失，上傳經(jīng)常掉線，而重復(fù)勞動又極大影響該系統(tǒng)的使用效率。其后，內(nèi)網(wǎng)主管部門做了改進(jìn)，系統(tǒng)增加離線斷點(diǎn)續(xù)傳、手動/自動保存、文件修復(fù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能。但海外發(fā)展中國家條件與國內(nèi)條件畢竟不能同日而語，在線應(yīng)用影響因素頗多，目前的解決辦法也是物資人員將EXCEL表格每月傳給達(dá)卡辦事處登錄上傳。

結(jié)語

項(xiàng)目物資現(xiàn)場管理系統(tǒng)的實(shí)施，不僅方便快捷地實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目物資的現(xiàn)場到貨接收清點(diǎn)、出入庫、借還及缺陷等管理的臺賬記錄，而且實(shí)現(xiàn)了總部遠(yuǎn)程跟蹤、動態(tài)了解并可實(shí)時(shí)指導(dǎo)。根據(jù)現(xiàn)場物資的出入庫、存量及缺陷處理等信息，可動態(tài)調(diào)整計(jì)劃采購和發(fā)運(yùn)，基本達(dá)到了項(xiàng)目現(xiàn)場物資管理的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、智能化、統(tǒng)一化的管理成效。目前，從項(xiàng)目現(xiàn)場的實(shí)際應(yīng)用來看，國內(nèi)三級以上城市及國外首都城市可以實(shí)現(xiàn)在線運(yùn)行，而其他偏遠(yuǎn)或通訊設(shè)施較差地區(qū)還無法應(yīng)用，遠(yuǎn)期可逐步通過不斷改進(jìn)升級實(shí)現(xiàn)資源共享、信息化管理及最終現(xiàn)場物資管理的無紙化辦公。以后，公司內(nèi)網(wǎng)技術(shù)人員也需主動匯總、分析、整合、匯報(bào)系統(tǒng)信息，讓系統(tǒng)修補(bǔ)升級的過程可視化，讓項(xiàng)目現(xiàn)場人員更多的從系統(tǒng)本身獲得更多有效的功能及操作指導(dǎo)，而不是閉門造車。由于基建施工項(xiàng)目現(xiàn)場不確定的特點(diǎn)，系統(tǒng)功能可能客觀因素受制約，不能完全達(dá)到應(yīng)用條件，這也需降低現(xiàn)場物資管理的期望，在承諾管理目標(biāo)的同時(shí)，更多說明客觀存在的制約因素，不硬性要求實(shí)時(shí)在線應(yīng)用，同時(shí)使用離線替代方案，間接達(dá)到總部對項(xiàng)目現(xiàn)場進(jìn)行全天候遠(yuǎn)程管理的總目標(biāo)。