實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、法制化的路徑

◎馬滕飛

單位不斷進(jìn)行擴(kuò)建，改革工作的持續(xù)開展，使得檔案資源數(shù)量持續(xù)增長，對(duì)于檔案的管理要求也逐步提高。檔案內(nèi)包含著重要的數(shù)據(jù)信息資源，具有極高的社會(huì)價(jià)值、科學(xué)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。為了使檔案資源能夠切實(shí)對(duì)單位發(fā)展起到積極影響作用，必須要對(duì)傳統(tǒng)模式進(jìn)行創(chuàng)新，探索出新的管理策略和理念。因此，如何更好的落實(shí)檔案管理創(chuàng)新改革工作，已經(jīng)成為檔案管理人員的重要研究內(nèi)容。

一、加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量的重要性分析

檔案是單位重要資源，檔案管理是單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理水平可以從側(cè)面反映出單位整體水平。加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量，一方面可以推動(dòng)單位的良好發(fā)展，使單位能夠深挖檔案內(nèi)部信息資源，積極提高自身的社會(huì)服務(wù)水平和學(xué)術(shù)水平，這樣才能提高單位的社會(huì)影響力和群眾滿意度；另一方面，高質(zhì)量的檔案管理工作，可以為單位的發(fā)展和建設(shè)提供決策支持，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源的合理分配，推動(dòng)單位的升級(jí)與改革，進(jìn)而提高經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)單位的戰(zhàn)略經(jīng)營目標(biāo)。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、法制化的路徑分析

1.建立健全檔案管理制度，是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的必經(jīng)之路。

傳統(tǒng)模式下的檔案管理制度與新時(shí)代的檔案管理工作存在比較明顯的不適性，暴露出了一些制度思想觀念老舊、一些制度管理欠缺等問題。新時(shí)期的檔案管理模式想要完成創(chuàng)新優(yōu)化，必須要在健全的檔案管理制度的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。首先，單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際情況，制定出詳細(xì)全面的檔案管理制度，落實(shí)到檔案管理中的收集、整理、歸檔、保存、調(diào)閱、銷毀等工作方面，并要求相關(guān)人員嚴(yán)格遵守規(guī)章制度；其次，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一檔案的形式和樣式，根據(jù)檔案的不同類型設(shè)計(jì)相對(duì)應(yīng)的檔案模板、格式，例如人事檔案、科研檔案、病歷檔案等，這樣不僅有助于檔案的收集與整理，同時(shí)也使檔案管理更具規(guī)范化特征。

檔案管理部門不僅是檔案管理的主體部門，同時(shí)也是檔案管理制度的制定、監(jiān)督與執(zhí)行部門，因此在檔案管理過程中，檔案管理部門要能夠充分發(fā)揮出自身職能作用。在執(zhí)行管理制度過程中，應(yīng)當(dāng)做到全面監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)處理，功過賞罰分明。此外，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)確保制定的管理制度具有比較強(qiáng)的實(shí)踐性，這樣才能使制度更好的落實(shí)到位，避免出現(xiàn)管理制度與實(shí)際檔案管理工作不匹配的現(xiàn)象，這樣才能全面提高檔案管理工作質(zhì)量。

2. 積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時(shí)期的檔案管理工作實(shí)際需求。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中。從整體上來看，檔案管理采取信息化管理模式，走科學(xué)化發(fā)展道路，是檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果。檔案信息量比較大，涉及到的內(nèi)容比較多，如果仍然采取人工管理模式，不僅不利于檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，還會(huì)影響檔案的利用效果，因此必須要將檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合，這樣才能提高單位的檔案管理整體水平。檔案管理部門要積極完成信息化硬件設(shè)施的建設(shè)工作，例如電子計(jì)算機(jī)、基礎(chǔ)性硬件工程等設(shè)施，還要積極構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)。這樣可以使檔案的收集更快速、完整，檔案的整理更方便，檔案的保存更安全，檔案的利用更高效，從而節(jié)約了大量檔案管理人力資源和物力資源，控制了單位檔案管理成本，起到了事半功倍的作用。

為了保證檔案的安全性，可以在檔案管理系統(tǒng)中加入防火墻和密鑰系統(tǒng)，這是檔案管理規(guī)范化的重要體現(xiàn)之一。在電子檔案收集后的整個(gè)流轉(zhuǎn)過程中，都需要實(shí)現(xiàn)信息化追蹤管理，確保檔案不會(huì)丟失。在查閱檔案過程中，要采取嚴(yán)格的分級(jí)登錄措施，不同級(jí)別的單位人員所擁有的登錄權(quán)限不相同，這樣可以起到保護(hù)檔案安全的作用。而且在防火墻的保護(hù)下，可以防止出現(xiàn)非法人員入侵檔案管理系統(tǒng)的行為，一旦發(fā)現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中有違法操作時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)關(guān)閉并發(fā)出預(yù)警。如果單位人員在調(diào)閱檔案過程中出現(xiàn)違規(guī)行為，需要視情況追究其責(zé)任，必要時(shí)要追究其法律責(zé)任，這樣才能保證檔案調(diào)閱行為的規(guī)范性和合理性。

3.加強(qiáng)檔案的有效利用，充分發(fā)揮出檔案的內(nèi)在價(jià)值。

檔案管理的主要目的并不只是保護(hù)和監(jiān)管，而是要通過檔案管理，保證檔案的完整性，進(jìn)而更好的挖掘檔案內(nèi)潛在信息，對(duì)信息進(jìn)行分析再加以利用，轉(zhuǎn)化為實(shí)際成果，這是檔案管理科學(xué)化發(fā)展的集中體現(xiàn)。部分檔案具有保密性特征，這類檔案資源通常比較珍貴，例如一些文字學(xué)術(shù)檔案、聲像檔案等，檔案管理人員可以對(duì)這部分檔案采取備份并保密管理，這樣可以避免由于檔案遺失或損壞而造成的資源損失。管理人員要對(duì)檔案做好目錄編排工作，這樣不僅可以提高檔案管理質(zhì)量，同時(shí)也提高了檔案有效利用率。

此外，要全面提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)，要讓檔案管理人員有比較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新精神，確保在日常工作中，能夠遵守相關(guān)規(guī)章制度并積極探索出新的管理模式，推動(dòng)檔案管理工作向科技化、現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。同時(shí)也要在檔案管理隊(duì)伍中貫徹法制觀念，要保證做到嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，不泄密、不做違法行為，嚴(yán)格按照相關(guān)制度完成檔案管理工作，所有檔案管理涉及到的工作內(nèi)容全部按照程序進(jìn)行，不違規(guī)操作，這樣才能提高檔案整個(gè)環(huán)節(jié)的管理質(zhì)量。

結(jié)語：檔案管理是一項(xiàng)長期性工作，新時(shí)期的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)積極走電子化、信息化的發(fā)展道路，真正做到與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)代發(fā)展要求相吻合。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極完成管理理念的創(chuàng)新，要認(rèn)識(shí)到檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、法制化發(fā)展的必要性。要建立健全檔案管理制度、積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)、加強(qiáng)檔案的有效利用，這樣才能提高檔案管理質(zhì)量，確保檔案價(jià)值作用的發(fā)揮，并推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展。