創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

李宏偉

（中國共產(chǎn)黨扎賚特旗委員會辦公室，內(nèi)蒙古 興安盟 137600）

現(xiàn)如今社會已經(jīng)全面進入信息化時代，信息化技術(shù)的高速發(fā)展與普及應(yīng)用，對于社會各行各業(yè)都產(chǎn)生了深刻影響。檔案管理工作也不例外，在信息化時代背景下檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時俱進實現(xiàn)信息化，通過信息化管理模式進行檔案管理工作，改變傳統(tǒng)檔案管理工作方式存在的不足，提高檔案管理信息化水平，這樣才能適應(yīng)新時期的發(fā)展需求。因此，應(yīng)當(dāng)進一步提高檔案管理工作的認識水平，在開展檔案管理工作中，結(jié)合檔案管理工作實際，并嚴格遵循社會經(jīng)濟基本發(fā)展規(guī)律，對傳統(tǒng)檔案管理工作觀念不斷創(chuàng)新，推動檔案管理工作的信息化發(fā)展，提高檔案管理工作整體質(zhì)量，為社會和經(jīng)濟發(fā)展做出更大的貢獻。

1 檔案信息化管理的優(yōu)點

為了進一步提高檔案管理信息化水平，不僅要重視檔案管理工作當(dāng)中先進技術(shù)應(yīng)用，而且還要求檔案管理工作人員及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，開拓創(chuàng)新，運用先進的檔案管理理念，提高檔案信息管理水平，才能確保檔案管理信息的高效運用。檔案管理信息化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾點：

1）提高了辦公效率。過去在檔案管理工作當(dāng)中，工作人員主要利用手工操作方式進行檔案管理，要求完整齊全的收集資料，以免出現(xiàn)漏寫漏抄情況，同時要求自己規(guī)整筆記規(guī)范，分類統(tǒng)計都不能出現(xiàn)相映的錯誤，這種工作效率非常低下。而檔案管理工作當(dāng)中運用計算機軟件，可以非?？旖莸倪M行收集整理分類統(tǒng)計檔案資料，實現(xiàn)檔案信息的快速查閱，不論是文件起草以及辦理傳遞都變得非常的方便，使得辦公效率大幅增強。

2）便于資源共享。過去傳統(tǒng)的檔案管理，通過手工手段進行管理，信息共享方面有很大不足存在，以至于很多信息長期閑置，引發(fā)嚴重的資源浪費，還不能夠及時快速的進行信息查找。而在檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用計算機技術(shù)，使傳統(tǒng)檔案管理由案卷級向文件級進行轉(zhuǎn)變，更轉(zhuǎn)變了過去單一途徑的管理方式，實現(xiàn)體系化管理，檔案管理也由外部管理深入到內(nèi)部特征的管理。伴隨計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速推進，有效分離檔案信息及其載體，能夠和其他信息系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)，使得檔案管理工作效率和質(zhì)量獲得大幅提升，而且借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這一高效平臺，能夠?qū)n案工作概況及工作重點充分了解和掌握，動態(tài)化管理檔案信息，實現(xiàn)資源共享。

3）可以更加穩(wěn)定地進行信息保存。相較于紙質(zhì)檔案管理，通過電子文件載體進行檔案管理，保存的時間更長。而紙質(zhì)載體檔案管理，和纖維素的性質(zhì)有著密切聯(lián)系，在高溫、高濕以及氧化環(huán)境下，紙質(zhì)載體極易遭受破壞，檔案管理工作開展過程中如果出現(xiàn)疏忽，將很難挽回，通過電子文件進行檔案信息管理，可以有效避免這種情況出現(xiàn)，而且信息的儲存與讀取非常方便，能夠更長時間的保存信息數(shù)據(jù)，不會遭受外界環(huán)境因素影響，具有非常高的穩(wěn)定性，伴隨電子計算機技術(shù)的高速發(fā)展，在電子文件讀取方面的設(shè)備更加成熟，工作開展實際可以依照不同需要，對相應(yīng)的電子載體進行選擇。

2 推進檔案信息化的策略

1）建立規(guī)范體系。受歷史因素影響，在檔案管理工作方面還存在很大不足，業(yè)務(wù)水平不高，案卷質(zhì)量無法有效保障，尤其是各種檔案著錄細則缺乏相容性，軟件移植性較差。在檔案管理信息化方面，沒有完善的統(tǒng)一標準，只重視某個專業(yè)，對其全面實施和統(tǒng)一推廣造成不利影響，而且大多檔案都是通過光盤磁盤來實現(xiàn)信息化檔案管理，檔案整理、分類、著錄等各個方面不符合有關(guān)規(guī)定，基于此，構(gòu)建標準統(tǒng)一的規(guī)范體系顯得越發(fā)重要起來，這個更利于檔案管理的規(guī)范化與標準化，實現(xiàn)檔案信息管理的科學(xué)化與信息化。

2）完善安全措施。為了實現(xiàn)檔案信息化管理，必須要通過高素質(zhì)的檔案管理工作人員來實現(xiàn)，而如何保證檔案信息化安全性更加凸顯出其重要性，電子文件檔案不容易出現(xiàn)改變，形式較為固定，導(dǎo)致文件保密方面還非常弱。所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)提高警惕，采取有效措施，避免黑客威脅信息系統(tǒng)，利用數(shù)據(jù)備份，身份認證以及防火墻措施來確保信息安全。

3）健全管理制度。在對檔案工作制度建立過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)認真遵循以下幾點：確保規(guī)章制度更加科學(xué)合理，規(guī)章制度建立過程中應(yīng)當(dāng)和單位實際以及檔案管理工作相符合，有利于提高檔案管理工作實效。同時建立的規(guī)章制度必須要實用簡明，具有較強的操作性，這樣才能對檔案管理工作提供科學(xué)的規(guī)范作用和指導(dǎo)作用。

3 如何對檔案管理理念進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理信息化

1）檔案工作人員要重視多樣化檔案服務(wù)模式的構(gòu)建。在當(dāng)前信息化高速發(fā)展的背景下，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)與時俱進，對傳統(tǒng)的檔案管理理念進行轉(zhuǎn)變，充分重視信息技術(shù)應(yīng)用，打破傳統(tǒng)檔案管理存在的不足，主動性的開展檔案管理工作，提升檔案管理服務(wù)水平，更要將過去檔案封閉式的管理給打破，使其管理更加開放，確保檔案管理工作符合時代發(fā)展需要，并為社會提供更多的檔案服務(wù)，體現(xiàn)其價值。

2）檔案信息化建設(shè)中要實施標準化管理。轉(zhuǎn)變過去檔案管理的傳統(tǒng)方式，通過信息化進行管理，而這些也給檔案管理工作提出了新的要求，只有創(chuàng)新檔案管理工作理念，并加強信息技術(shù)規(guī)范化管理，才能進一步提高檔案信息化建設(shè)水平，保證檔案管理更加高效。通過更加健全和完善的檔案管理制度，并認真落實，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，并借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)載體，向各個部門進行延伸，打造完善的溝通網(wǎng)絡(luò)，確保檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化運行，保證檔案管理工作質(zhì)量。

3）應(yīng)用云計算技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作。當(dāng)前云計算技術(shù)不斷滲透到檔案管理工作當(dāng)中，大幅提高了檔案管理信息化水平，在檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，檔案信息通過數(shù)字技術(shù)進行處理，并向云端數(shù)據(jù)庫傳輸，儲存檔案信息資料，進而通過云端管理檔案信息，達到集成化管理效果。用戶在應(yīng)用檔案信息資料時，通過云端登錄，便可檢索和應(yīng)用檔案信息，確保檔案信息管理的質(zhì)量，提高檔案利用效率。

檔案管理過程中強化信息技術(shù)應(yīng)用，極大的提高了檔案的處理效果，但同時也對檔案管理人員的整體素質(zhì)提出了更高的要求，管理人員不僅要能夠熟練的操作計算機，同時還要掌握網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，保障檔案資料的安全性和及時性。因此，這就需要在檔案信息化管理實際，不斷提高檔案管理人員的培訓(xùn)力度，增強其檔案管理整體能力與綜合素養(yǎng)，促進檔案管理工作的信息化進程，更好的適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展需要。