醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中的問題與解決路徑分析

周 妮

（天津市婦女兒童保健中心，天津 300070）

信息技術(shù)的發(fā)展為我國(guó)各領(lǐng)域檔案管理模式升級(jí)提供了技術(shù)支持，不管是高校利用信息技術(shù)提升學(xué)生檔案管理水平，亦或是企業(yè)借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)員工檔案管理科學(xué)化，信息技術(shù)都體現(xiàn)了其在優(yōu)化檔案管理制度方面的積極作用。作為較為依賴檔案管理的醫(yī)院而言，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)不僅可以提升醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)效率，還可以改善其醫(yī)療服務(wù)水準(zhǔn)，進(jìn)一步深化其課題研究能力，對(duì)醫(yī)院綜合實(shí)力的提升具有無(wú)可比擬的重要意義[1]。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)概述

1.1 含義

所謂檔案管理信息化，就是指改變固有的紙質(zhì)記錄模式，將現(xiàn)有的檔案資料向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化處理，進(jìn)而建立起信息化檔案管理模式。對(duì)于醫(yī)院而言，檔案管理信息化建設(shè)主要包含以下幾個(gè)步驟：首先，醫(yī)院要具備檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，即硬件設(shè)施與軟件設(shè)施，硬件設(shè)施包含電腦或其他電子設(shè)備，軟件設(shè)施則主要為電子設(shè)備上所安裝的檔案處理軟件。其次，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)具備從事信息化檔案管理的專業(yè)工作人員，其工作職責(zé)即為收集信息、歸納信息、儲(chǔ)存信息并向各部門傳送信息，實(shí)現(xiàn)其在信息化檔案管理建設(shè)中承上啟下的作用。最后，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)具備完整的信息化檔案管理規(guī)范，為制度建設(shè)提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使信息化檔案管理建設(shè)更為流暢和高效，從而實(shí)現(xiàn)自身檔案管理模式的轉(zhuǎn)變[2]。

1.2 積極意義

信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)很大程度上取決于電子數(shù)據(jù)本身的優(yōu)勢(shì)，以檔案的安全性為例，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到外力作用，物理因素對(duì)其影響較大，若發(fā)生水災(zāi)或火災(zāi)則檔案很有可能付之一炬，但信息化檔案卻不存在該種現(xiàn)象，因?yàn)殡娮訑?shù)據(jù)并不受制于物理因素，現(xiàn)今最為先進(jìn)的檔案管理云技術(shù)已經(jīng)令檔案徹底擺脫了物質(zhì)條件，將檔案的保存能力提升到了極致，對(duì)于保障醫(yī)院檔案的安全性具有重要作用。除此之外，紙質(zhì)檔案具有客觀的物理質(zhì)量，因此需要較大的儲(chǔ)存空間，運(yùn)輸也較為不易，檔案在傳送途中丟失的情況屢有發(fā)生，而信息化檔案則可充分改善此種弊端，首先數(shù)據(jù)檔案不需要專門的檔案室進(jìn)行存放，其次電子數(shù)據(jù)的傳送極為便捷，只需要線上發(fā)送即可，基本不存在丟失現(xiàn)象，而工作人員則可以極大地節(jié)省運(yùn)輸時(shí)間，降低人力成本，提升各部門之間的協(xié)作效率。

除上述優(yōu)點(diǎn)外，信息化檔案還可以優(yōu)化醫(yī)院總體運(yùn)營(yíng)效率，具有相應(yīng)權(quán)限的工作人員可隨時(shí)對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行上傳與查閱，實(shí)現(xiàn)檔案的共享性，充分提升檔案利用率，對(duì)于改善醫(yī)院的綜合水平具有重要作用[3]。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 缺乏正確意識(shí)

紙質(zhì)檔案是人類歷史上使用時(shí)限最長(zhǎng)的檔案類型，因此我國(guó)各行各業(yè)已經(jīng)習(xí)慣適用紙質(zhì)檔案管理模式，部分企業(yè)或單位因之存在著無(wú)法轉(zhuǎn)變檔案管理模式的現(xiàn)象，醫(yī)院也不外乎其中。究其原因則在于該類醫(yī)院中參與檔案管理的人員仍受制于其固有思維，不愿改變?cè)械墓ぷ髂Ｊ?，亦不愿學(xué)習(xí)新事物，對(duì)于信息化檔案管理建設(shè)較為抵觸，極大地拖慢了醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)的步伐。此外，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于信息化檔案建設(shè)缺乏重視，沒有及時(shí)宣揚(yáng)該種先進(jìn)檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)，亦沒有建立起完整科學(xué)的信息化管理制度，因此無(wú)法發(fā)揮上行下效的作用，致使醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)呈現(xiàn)出停滯趨勢(shì)。

2.2 工作人員能力較低

檔案管理人員在很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)一直被認(rèn)為只要具有基礎(chǔ)的資料收集及歸納能力即可，因此該行業(yè)對(duì)從業(yè)人員要求較低，許多醫(yī)院中的檔案管理人員都是由其他崗位調(diào)至，而其通常年齡較大，不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，亦缺乏對(duì)新興科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用能力，導(dǎo)致其安于現(xiàn)狀，不能為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提供良好的人力資源基礎(chǔ)[4]。

2.3 不具備相應(yīng)硬件設(shè)施

醫(yī)院通常將設(shè)備升級(jí)視為提升醫(yī)療服務(wù)水平的關(guān)鍵，從而將大筆的運(yùn)營(yíng)資金投入到設(shè)備購(gòu)置之中，忽視了對(duì)其他硬件設(shè)施的配置。對(duì)信息化檔案管理而言，良好的硬件設(shè)施與適格的軟件設(shè)施均是必不可少的建設(shè)基礎(chǔ)，缺乏相應(yīng)的硬件設(shè)施即意味著醫(yī)院缺乏信息化檔案管理的先決條件，因此無(wú)法全面推行信息化檔案管理。此外，許多醫(yī)院盡管購(gòu)入了條件較為良好的硬件設(shè)施，但依然缺乏對(duì)于相應(yīng)軟件設(shè)施的挖掘與運(yùn)營(yíng)，使電子設(shè)備僅僅能發(fā)揮基礎(chǔ)的辦公作用，無(wú)法進(jìn)一步提升其信息化管理水平，因此加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的應(yīng)用能力亦是優(yōu)化醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要舉措。

3 優(yōu)化醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 轉(zhuǎn)變固有觀念

觀念是一切行為的基礎(chǔ)，想要大力推行信息化檔案管理建設(shè)，醫(yī)院工作人員首先需要轉(zhuǎn)變固有的思維觀念，意識(shí)到信息技術(shù)的重要性。從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的角度上來講，作為在醫(yī)院中起到表率作用的關(guān)鍵人物，其應(yīng)當(dāng)在思維轉(zhuǎn)變方面起到帶頭作用，充分發(fā)揮上行下效的優(yōu)勢(shì)。為增強(qiáng)醫(yī)院人員對(duì)于信息化檔案管理的重視程度，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)組織相應(yīng)的討論會(huì)，并擬定科學(xué)高效的信息化建設(shè)規(guī)章制度，將信息化檔案管理變成有據(jù)可依的硬性規(guī)定，提升醫(yī)院工作人員的依從性。從檔案管理人員的角度來講， 其應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到自身的局限性，并挖掘自身在學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)方面的積極性，并提升檔案管理專業(yè)能力，為信息化檔案管理提供堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)[5]。

3.2 完善相關(guān)設(shè)施

硬件設(shè)施與軟件設(shè)施是信息化檔案管理建設(shè)開展的條件，在轉(zhuǎn)變固有觀念的前提上，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)在其資金配置中分撥出部分進(jìn)行辦公硬件設(shè)施采購(gòu)，使檔案管理模式的革新具備充分的物質(zhì)基礎(chǔ)，滿足信息技術(shù)適用的高配置需求。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上增強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的挖掘運(yùn)用能力，充分發(fā)揮軟件在檔案信息歸納與整合方面的積極作用，改變以往電子設(shè)備僅用于基礎(chǔ)辦公的現(xiàn)象，將信息化檔案管理水平提升到全新的高度，從而提升醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)效率。

4 結(jié)語(yǔ)

信息化檔案管理在我國(guó)各行各業(yè)中都已得到了初步推行，為增強(qiáng)運(yùn)營(yíng)效率與服務(wù)水平，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)利用科學(xué)技術(shù)改變?cè)械臋n案管理模式，提升檔案管理能力。目前醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)中還存在著觀念落后、人才缺乏與設(shè)施不完備等問題，需要依靠轉(zhuǎn)變觀念、制定規(guī)章制度并購(gòu)入相關(guān)設(shè)備的方式將其解決，以實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)，從而為醫(yī)院的發(fā)展起到如虎添翼的作用。