檔案管理信息系統(tǒng)建設應注意的問題探討

唐建學

（蒲城縣住房和城鄉(xiāng)建設局，陜西 渭南 715500）

全方位推進建設我們國家當前的檔案管理上的信息系統(tǒng)，這是很重要的一項內容。近幾年來，系統(tǒng)的開發(fā)有很多事實證明了現(xiàn)在的檔案系統(tǒng)是非常的不容易的，我們看不到自己為建設帶來的貢獻，這是多個方面上得出的，更有人認為，看不到檔案當中出現(xiàn)的實時問題，也拿不出解決方案，這些問題已經引起了注意，下文是對管理的信息系統(tǒng)探究的方法。

1 檔案的管理方式

1.1 規(guī)范檔案的管理工作

檔案的管理工作需要進行規(guī)范化，因為它是按國家的標準進行的，它受到了法律的保護，所以要根據各單位的情況制定計劃，讓檔案的管理工作及時跟進。

對檔案的工作人員進行規(guī)范培訓，使他們能夠積極地工作，然后對檔案文件的安全性做到保護，也不輕易透露相關內容，做到誠信的基本，并簽訂保密協(xié)議，改正工作中的不正確行為，提升各個部門的工作效率。此外，實行監(jiān)督的相關部門要及時發(fā)現(xiàn)問題并上報，然后做出計劃方案來改進，監(jiān)督制度確立并完善，能對信息管理工作起到穩(wěn)定性作用。

1.2 提高檔案的信息化建設

檔案管理作為事業(yè)單位，全方位考慮事業(yè)發(fā)展，及時制定有效方案，慢慢實現(xiàn)信息化帶來的建設。隨著社會不斷的發(fā)展，積極奔向發(fā)展目標并積極參與建設規(guī)劃。由于信息化的到來給檔案管理的方式及時更新，數字化系統(tǒng)減少了紙張的浪費，且運用數字化形式進行整理，最終組建完整的數據庫，信息內容通過計算機直接搜索查詢，這樣不僅大大提升了工作效率，還給檔案的管理工作發(fā)展帶來了好處，檔案的管理內容也不會輕易丟失，多年以后依然保存完好，處理方式和不足之處直接通過信息化帶來了改善。

1.3 提高檔案工作人員工作的質量

檔案的管理工作要求專業(yè)人士且具備專業(yè)的知識和技能，才能給檔案管理的工作帶來更好的發(fā)展。單位要對工作人員進行新知識培養(yǎng)，不斷地加強工作人員的綜合性水平和道德性水平，因為檔案管理工作是服務性質的工作，所以及時改善傳統(tǒng)的知識觀念，就能為檔案管理工作更好的服務。

1.4 建立檔案管理的網站系統(tǒng)

社會的發(fā)展給人們的生活帶來了便利，科學技術也在不斷地改善，檔案管理工作也跟著時代的變化不斷改進。加強使用計算機信息化方法管理著檔案工作，對我們自身也有著很大的幫助。信息化不僅帶來高效的工作效率、準確的數據庫和時效性、精準的錄入還讓檔案保存得更完好，實現(xiàn)了數據存檔。建立網站系統(tǒng)給工作人員也帶來了極大的便利，隨時的數據更新能更精準地找到所需內容，也給社會人民服務帶來便捷。信息化和網站系統(tǒng)的融合給管理工作帶來極大的好處。

2 用戶不積極參與系統(tǒng)開發(fā)

在管理這一方面上，用戶是對信息有要求的，所以，所有的工作都是要圍繞用戶進行的。專業(yè)的工作人員只能憑借自己的理解能力還有用戶對計算機系統(tǒng)真正需要的功能一點一點來研究，把建設工作慢慢地做到位。很多系統(tǒng)的建設方面，用戶不會參與，所有的工作用戶也不承擔任何責任，都直接交給專業(yè)性相關人員，可是做出來的工作，用戶卻又說不喜歡，最后還不能設身處地站在工作人員角度看待問題，兩者不進行溝通，用戶所需要的也不會直白地講解出來。因此，用戶想要的東西不能全方位精確地表達，也對出現(xiàn)的問題不能進行準確的表述，最后這個系統(tǒng)一旦完成，問題的存在就會大大增加，還做不到用戶人的滿意回復?？偠灾?，讓用戶積極參到實際工作中是現(xiàn)在必須改進的。

3 科學有效規(guī)劃系統(tǒng)

只有進行科學的規(guī)劃，然后不斷地改進問題，把這件事情堅持下來才會完成實現(xiàn)。其實規(guī)劃一件事情很簡便，它主要是講長時間的計劃一件事情，做到全方位的思考，長時期實施，計劃就能實現(xiàn)。檔案的這一部門是信息服務的部門，作為時代的主要發(fā)展，結構之間的活動和內容是平時比較復雜的，長期的堅持下才能實現(xiàn)檔案這一信息的管理系統(tǒng)。所以一般來說，根據每個部門的發(fā)展情況都有著客觀性規(guī)律的檔案管理信息系統(tǒng)，其次就是環(huán)境問題，只要按照科學的方法規(guī)定戰(zhàn)略發(fā)展的方向，進行合理的建設過程是現(xiàn)在發(fā)展最需要重視的。根據國內目前發(fā)展，只要不斷推進信息的發(fā)展，再不斷地努力，檔案的系統(tǒng)發(fā)展上就不會有很多問題存在。因為還有一些主要的事業(yè)型發(fā)展和系統(tǒng)不一樣；又因為環(huán)境問題產生的有效性較低；及管理不嚴格，思想上不去；開發(fā)技術跟不上時代；用戶不會正確使用；沒有商家投入資金，但技術還需要資金來維持，這一系列的問題都是對管理信息系統(tǒng)關注度不夠。由于這些用戶都是各大機構的人員，科學有效的建設系統(tǒng)是要呈現(xiàn)給這些人的，接下來還要得他們滿意的反響，然后還要滿足他們在活動上管理信息的要求，才能滿足直接目標-－管理信息系統(tǒng)建設。接下來建設會不斷發(fā)展，工作也會做得越來越深刻，只有相關人員進行深刻溝通，互相理解全想要的系統(tǒng)，及時溝通，有錯及時改，給系統(tǒng)工作深入的細化細節(jié)。

現(xiàn)在普遍一個現(xiàn)象是系統(tǒng)能使用多個年限，這是不斷維護形成的，但這也缺不了資金的投入。有人能看到的小問題就解決一下，看不到的深入問題也就擱置了，所以這點是最容易忽略的。沒有高難度的挑戰(zhàn)，專業(yè)人員就沒有經驗去探索新問題，從而做不了高難度維護系統(tǒng)的工作。慢慢發(fā)現(xiàn)，建設系統(tǒng)開發(fā)工作是需要不斷累積經驗，然后再去多實踐的基礎上才能得到結果。因此，通過可靠的技術才能重視維護起系統(tǒng)的工作，給出足夠的重視，是現(xiàn)在需要科學規(guī)劃的一項重要內容。

4 結語

社會不斷地進步，計算機行業(yè)迅速的發(fā)展與人的各方面都緊密相連，因為給人不斷帶來的是方便和快捷。系統(tǒng)管理也因計算機的發(fā)展維護方面越來越強大，系統(tǒng)的使用壽命得到長時間發(fā)展，提升了檔案管理的工作效率。所以，建設檔案的管理系統(tǒng)，應全方位考慮，保證系統(tǒng)可靠性，有效性和系統(tǒng)的安全性。