國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)研究

劉小艷

（平泉市自然資源和規(guī)劃局，河北 平泉 067500）

作為國(guó)家檔案的重要組成部分，國(guó)土資源檔案是保護(hù)及管理國(guó)家土地資源的重要依據(jù)。社會(huì)的快速發(fā)展使得現(xiàn)階段國(guó)土資源檔案內(nèi)容呈現(xiàn)為逐步增加的變化態(tài)勢(shì)，加之相應(yīng)的檔案管理要求越來(lái)越高，這在一定程度上增加了國(guó)土資源檔案管理難度。而信息化管理模式本身具有信息處理效率高，操作便捷以及安全性高等應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，所以如果可以有效地融入實(shí)際的國(guó)土資源檔案管理實(shí)踐中，那么可以極大地提高整體的檔案管理效果。

1 國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)的意義

國(guó)土資源檔案本質(zhì)上就是對(duì)各種項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中涉及的土地占用和土地分類(lèi)改變情況、房地產(chǎn)土地交易及權(quán)屬界定等相關(guān)信息進(jìn)行記錄構(gòu)成的一類(lèi)檔案。國(guó)土資源檔案本身是我國(guó)利用土地，保護(hù)耕地以及進(jìn)行土地確權(quán)與土地權(quán)屬交易的重要依據(jù)，其本身具有復(fù)雜性與易變更性等特性，尤其是新時(shí)期的國(guó)土資源呈現(xiàn)為快速增長(zhǎng)的變化態(tài)勢(shì)，這使得傳統(tǒng)以紙質(zhì)媒介為主的人工管理模式不再滿(mǎn)足信息化時(shí)代國(guó)土資源檔案管理的新要求與需求。而通過(guò)推進(jìn)國(guó)土資源檔案管理信息化進(jìn)程，可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行高效存取及管理，這樣可以減輕相關(guān)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提升檔案管理水平。與此同時(shí)，由于信息化檔案管理主要以數(shù)字化檔案信息為主，其不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間久而出現(xiàn)丟失或破損問(wèn)題，可以持久以電子版本進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)，同時(shí)相應(yīng)的檔案錄入、查詢(xún)等操作也都非常便捷，這是以往紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的巨大優(yōu)勢(shì)。此外，信息化國(guó)土資源檔案管理模式也有助于避免檔案造價(jià)問(wèn)題的出現(xiàn)。比如，在國(guó)土資源管理實(shí)踐中，土地資源及變更登記工作都離不開(kāi)個(gè)人、黨委及企業(yè)等各方所提供資料的支持。如果以紙質(zhì)檔案形式存在，那么容易出現(xiàn)許多復(fù)印件，這樣容易使相應(yīng)的信息被篡改。而基于信息化管理模式開(kāi)展的國(guó)土資源檔案管理制度，那么可以有效規(guī)避檔案資料被篡改情況的發(fā)生，確保國(guó)土資源檔案信息的安全性。

2 國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)的策略

1）樹(shù)立正確的信息化檔案管理理念?！八枷胧切袨榈南葘?dǎo)。”在推進(jìn)國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)進(jìn)程期間，為了確保各項(xiàng)檔案管理工作有序開(kāi)展，必須要使國(guó)土資源檔案管理人員自身切實(shí)樹(shù)立正確的信息化檔案管理理念，即要高度重視信息化檔案管理建設(shè)對(duì)國(guó)土資源檔案管理的重要價(jià)值，之后要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的國(guó)土資源檔案管理理念與模式。在以往的國(guó)土資源檔案管理工作實(shí)踐中，由于檔案管理人員不熟悉信息化檔案建設(shè)的價(jià)值，所以沒(méi)有重點(diǎn)在檔案信息化建設(shè)方面投入過(guò)多人力、財(cái)力與物力，這使得相應(yīng)的檔案信息化管理工作沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的升級(jí)變化，整體進(jìn)展也不是非常理想。因此，在實(shí)際的國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中，相關(guān)當(dāng)納管理人員必須要從思想層面上切實(shí)意識(shí)到信息化檔案管理模式的重要價(jià)值，之后要向信息化檔案建設(shè)中投入充足的人力、物力和財(cái)力，保證可以持續(xù)提高國(guó)土資源檔案建設(shè)及管理的信息化水平。

2）健全國(guó)土檔案的信息化管理體系。為了確保國(guó)土資源檔案信息化管理工作有序、高效開(kāi)展，離不開(kāi)健全國(guó)土檔案的信息化管理體系支持。鑒于國(guó)土資源檔案本身的信息化管理工作是一種有效開(kāi)發(fā)與利用土地資源的路徑，所以為了夯實(shí)拓谷資源檔案信息化建設(shè)及管理的基礎(chǔ)，也必須要切實(shí)加快構(gòu)建及健全國(guó)土資源檔案信息化管理體系。一方面，要注意對(duì)國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)的工作進(jìn)展情況進(jìn)行密切監(jiān)督與管理，并且要注意科學(xué)地構(gòu)建適宜的管理規(guī)范與條文，保證可以使相關(guān)的檔案管理工作人員嚴(yán)格依據(jù)信息化的國(guó)土資源檔案管理體系來(lái)開(kāi)展檔案管理工作。另一方面，要注意重點(diǎn)做好《檔案實(shí)施辦法》與《檔案法》等關(guān)于國(guó)土資源檔案管理工作方面的法律法規(guī)的宣傳工作，確保全體國(guó)土資源檔案管理人員可以全面、深刻地認(rèn)識(shí)檔案管理工作。與此同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還要注意在年度工作計(jì)劃中納入國(guó)土資源檔案管理工作，必要的時(shí)候還可以將其納入領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)構(gòu)工作領(lǐng)域當(dāng)中并進(jìn)行定期檢查。比如，要注意及時(shí)解決國(guó)土資源信息化檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并注意在年度考核中納入國(guó)土資源檔案管理這一指標(biāo)，力求可以全面創(chuàng)設(shè)一個(gè)良性的國(guó)土資源檔案信息化管理工作氛圍，這樣方可更好地提高整體檔案信息化管理效果。

3）優(yōu)化信息化檔案管理的工作方式。國(guó)土資源檔案本質(zhì)上是對(duì)國(guó)土資源檔案方面的相關(guān)信息與資料進(jìn)行有效記錄、歸納、整理與收集的過(guò)程，在建設(shè)用地面積界定以及土地權(quán)屬糾紛調(diào)解等方面都具有非常突出的作用。隨著國(guó)土資源檔案信息查閱需求的增加，這時(shí)候如何才能夠?yàn)樯鐣?huì)大眾或有關(guān)事業(yè)單位提供便捷、高效的檔案信息查詢(xún)服務(wù)是各級(jí)國(guó)土檔案資源管理機(jī)構(gòu)為之努力的一個(gè)重要問(wèn)題。因此，國(guó)土資源檔案管理人員在實(shí)際的檔案管理工作中必須切實(shí)貫徹各項(xiàng)先進(jìn)的國(guó)土資源管理理念以及服務(wù)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的全新理念，同時(shí)還要注意強(qiáng)化全體檔案管理工作人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，有效挖掘國(guó)土檔案資源的信息化管理潛能，保證可以高效地為相關(guān)機(jī)構(gòu)或部門(mén)提供可靠、準(zhǔn)確的檔案信息資料。與此同時(shí)，國(guó)土資源部門(mén)也要注意對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作模式進(jìn)行持續(xù)性改進(jìn)與優(yōu)化，通過(guò)深入國(guó)土資源檔案管理工作實(shí)踐調(diào)研，詳細(xì)地了解檔案管理的全新情況，并要勇于接受全新的一些信息化檔案管理理念、模式、思想與技術(shù)等，創(chuàng)新運(yùn)用更為高效、靈活的信息化檔案管理方法，這樣可以使國(guó)土資源檔案更好地服務(wù)于國(guó)土資源部門(mén)的其他各項(xiàng)工作。

4）開(kāi)展數(shù)字化的國(guó)土資源檔案管理。數(shù)字化的國(guó)土資源檔案管理工作是提高國(guó)土資源檔案信息化管理水平的一個(gè)有效手段，具體就是借助配套的數(shù)字化管理硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)來(lái)高效地開(kāi)展檔案管理工作。國(guó)土資源檔案部門(mén)必須要注意立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)視角來(lái)考慮相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理工作，增加更多的財(cái)政投入，切不可因?yàn)槎唐诘男畔⒒瘷n案管理成效未達(dá)標(biāo)而不再增加財(cái)政資金投入。在開(kāi)展數(shù)字化國(guó)土資源檔案管理實(shí)踐中，相關(guān)的檔案管理人員必須要切實(shí)樹(shù)立嚴(yán)把檔案信息安全觀(guān)，如要避免數(shù)字化的國(guó)土資源檔案信息出現(xiàn)丟失或盜竊問(wèn)題。針對(duì)這種問(wèn)題，有關(guān)機(jī)構(gòu)必須要針對(duì)性制定一些切實(shí)可行的措施，力求在確保現(xiàn)有紙質(zhì)化的檔案信息全面性與完整性的基礎(chǔ)上，有計(jì)劃地將它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案資料來(lái)逐步錄入到數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。但是在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理期間，必須要確保其整體信息的完整性，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤錄入數(shù)字化檔案信息的問(wèn)題。通過(guò)逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程，可以為檔案信息化建設(shè)提供很好的支持。比如，在國(guó)土資源檔案資源信息庫(kù)構(gòu)建期間，還要注意做好整個(gè)檔案數(shù)據(jù)錄入過(guò)程的監(jiān)督與管理工作，確保檔案編號(hào)、數(shù)量等的準(zhǔn)確性與全面性等，同時(shí)還要注意定期篩選與鑒定那些關(guān)鍵的數(shù)字化檔案信息，做好它們的備份和共享工作。

總之，檔案信息化建設(shè)是推進(jìn)國(guó)土資源部門(mén)現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要舉措，對(duì)國(guó)土資源部門(mén)的發(fā)展有非常大的影響。在實(shí)際的國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須要首先從思想上樹(shù)立正確的信息化檔案建設(shè)及管理理念，健全國(guó)土檔案的信息化管理體系，優(yōu)化信息化檔案管理的工作方式和開(kāi)展數(shù)字化的國(guó)土資源檔案管理，力求全面提升國(guó)土資源檔案信息化管理水平。