信息化環(huán)境下公證檔案管理創(chuàng)新的路徑研究

張慧敏

（定襄縣公證處，山西 忻州 035400）

現(xiàn)階段我國公證檔案管理從上層領(lǐng)導(dǎo)，下至管理人員對(duì)檔案管理的重要性都沒有給予充分的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際的檔案管理工作存在重視程度不足，管理人員綜合素質(zhì)不足，管理設(shè)施建設(shè)不完善，制度可行性、科學(xué)性不足等問題，對(duì)檔案管理工作的順利開展造成影響。

1 信息化環(huán)境下公證檔案管理創(chuàng)新重要性

1）提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力?，F(xiàn)階段隨著公證服務(wù)需求的不斷增加，需要加強(qiáng)對(duì)管理機(jī)制的創(chuàng)新，從而提升市場(chǎng)的主動(dòng)權(quán)，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。自2016年起我國的公證機(jī)構(gòu)共辦證1403.7萬件，相比于2015年提升172.4萬件，增幅約16%，并且通過相關(guān)統(tǒng)計(jì)，已經(jīng)連續(xù)三年增幅超過15%。可見社會(huì)對(duì)公證服務(wù)的需求不斷增加，這也導(dǎo)致公證檔案管理中存在的業(yè)務(wù)渠道簡(jiǎn)單、體制不順、質(zhì)量良莠不齊等問題被放大顯現(xiàn)出來，對(duì)公證行業(yè)的高效、有序運(yùn)行帶來極大的影響。所以需要對(duì)主動(dòng)權(quán)加以重新的確立，增加自身競(jìng)爭(zhēng)力。在信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，需要公證行業(yè)加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)信息化發(fā)展理念加以合理的引用，從而有效提升公證檔案社會(huì)認(rèn)知度以及影響力[1]。提升信任度，為公證行業(yè)的長(zhǎng)久、健康發(fā)展奠定受眾基礎(chǔ)。

2）優(yōu)化運(yùn)營(yíng)管理。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，使信息的傳播速度、范圍以及形式更加迅速、廣泛、多樣，對(duì)人民群眾認(rèn)識(shí)社會(huì)生態(tài)的認(rèn)知造成了一定的影響，使當(dāng)前社會(huì)主流意識(shí)向短期效益最大化方向發(fā)展。在該背景下，公證行業(yè)的法定效力、公正性和矛盾預(yù)防以及糾錯(cuò)逐漸因?yàn)樽陨矶ㄎ坏募s束出現(xiàn)群眾對(duì)其認(rèn)識(shí)程度不深入和行業(yè)內(nèi)部存在改革受阻等現(xiàn)象，在一定程度上受到了社會(huì)輿論批評(píng)，對(duì)行業(yè)良好形象的樹立造成很大的影響。因此在信息化背景下需要公證行業(yè)應(yīng)用信息化技術(shù)對(duì)發(fā)展理念、管理機(jī)制進(jìn)行調(diào)整改革，加強(qiáng)宣傳力度，使群眾以及社會(huì)對(duì)公證檔案行業(yè)加以認(rèn)同，接受公證制度，從而為行業(yè)的廣闊發(fā)展增加動(dòng)力。

3）創(chuàng)新管理機(jī)制。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體、新媒體等技術(shù)的支持下，能夠促使民眾對(duì)掌握資源進(jìn)行共享，合作互助，這也是信息化發(fā)展相比于其他發(fā)展模式所存在的特點(diǎn)。但是現(xiàn)階段因?yàn)槭艿缴鐣?huì)功能、行業(yè)屬性的限制，公證行業(yè)并沒有認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)對(duì)于自身發(fā)展存在的意義，在發(fā)展理念、制度改革等方面較為落后，導(dǎo)致整個(gè)行業(yè)的效益出現(xiàn)下滑趨勢(shì)。站在實(shí)現(xiàn)行業(yè)長(zhǎng)久、健康發(fā)展的角度方面對(duì)待問題，公證行業(yè)需要對(duì)信息化時(shí)代背景下的新趨勢(shì)、新格局加以全面的審視，對(duì)以往的發(fā)展理念給予及時(shí)、合理、科學(xué)的轉(zhuǎn)變，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案分類、密級(jí)劃分管理模式加以創(chuàng)新，完善服務(wù)管理抑制，促使公證行業(yè)向多元化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

2 公證檔案管理存在問題

公證檔案管理工作的開展是按照我國1988年國家檔案以及司法部所頒發(fā)的相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理以及立卷歸檔工作，這兩份文件為我國公證機(jī)構(gòu)檔案管理工作提供了標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際的工作過程中按照文件規(guī)定開展工作，有效提升了公證檔案管理的質(zhì)量以及效率，促使了公證機(jī)構(gòu)間合作。但隨著時(shí)代的變化、科技的進(jìn)步，現(xiàn)階段公證機(jī)構(gòu)忽略了檔案管理的重要性，將工作重點(diǎn)放在了公證業(yè)務(wù)發(fā)展方面，沒有加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，對(duì)行業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重的影響。

1）重視程度不足，管理混亂?，F(xiàn)階段我國公證機(jī)構(gòu)因?yàn)閷?duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致沒有制定相應(yīng)的管理制度為檔案管理工作的有效開展提供保障。部分公證材料沒有及時(shí)地進(jìn)行立卷歸檔，檔案管理較為混亂，保管措施不完善，對(duì)于日后的檔案查找以及檢索帶來極大的負(fù)面影響。另外存在一些檔案管理人員自身檔案管理能力不足，管理意識(shí)薄弱，在實(shí)際的工作過程中不能按照規(guī)范操作進(jìn)行檔案整理、分類以及管理，讓他人隨意拜訪卷宗，資料很容易被泄露，給公證機(jī)構(gòu)以及個(gè)人帶來極大損失。

2）配套設(shè)備建設(shè)不完善?，F(xiàn)階段隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)通過應(yīng)用信息化技術(shù)有效提升相關(guān)工作的質(zhì)量以及效率，對(duì)于企業(yè)的資金管理、人員管理以及發(fā)展帶來極大的幫助。但是現(xiàn)階段我國很多公證機(jī)構(gòu)管理意識(shí)薄弱，尤其是對(duì)于公證檔案的管理意識(shí)不足，沒有認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)對(duì)于管理工作開展的幫助，因此普遍存在相關(guān)配套設(shè)施以及信息化技術(shù)平臺(tái)構(gòu)建不完善情況，對(duì)于檔案資料的管理還處于通過人工方式的模式，在實(shí)際的工作過程中辦公效率低，同時(shí)存在可能因?yàn)槿藶樵驇韺?dǎo)致檔案資料丟失、破損、檔案混亂等情況，機(jī)構(gòu)不僅需要投入大量的人力、財(cái)力開展檔案管理工作，但同時(shí)沒有取得良好的工作質(zhì)量。造成公證機(jī)構(gòu)的發(fā)展無法順應(yīng)時(shí)代的需求，對(duì)機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)久健康發(fā)展造成嚴(yán)重的影響[2]。

3 信息化環(huán)境下公證檔案管理創(chuàng)新的路徑

1）加強(qiáng)公證檔案信息化管理認(rèn)知。在信息化環(huán)境下，需要機(jī)構(gòu)首先認(rèn)識(shí)到公證檔案管理的重要性，在此基礎(chǔ)上對(duì)機(jī)構(gòu)的發(fā)展理念加以改善，以此作為方向?qū)π畔⒒C檔案管理的重要性以及意義加以深入地認(rèn)識(shí)。對(duì)于信息化檔案管理的建設(shè)，需要機(jī)構(gòu)結(jié)合當(dāng)前內(nèi)部以及外部的實(shí)際情況通過自身努力加強(qiáng)信息化建設(shè)水平，同時(shí)機(jī)構(gòu)部門需要加強(qiáng)對(duì)信息化公證檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建，提升地方性資金投入，增強(qiáng)群眾公信度，公證機(jī)構(gòu)需要對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施加以不斷的完善與購置，例如對(duì)計(jì)算機(jī)、相關(guān)軟件等進(jìn)行購置和更新，確?；A(chǔ)設(shè)備的應(yīng)用能夠滿足時(shí)代的發(fā)展需要，對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全問題加以解決，增強(qiáng)電子檔案開發(fā)以及利用。

2）加強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)。機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)對(duì)人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，補(bǔ)充其知識(shí)儲(chǔ)備，提升其管理技能水平，促使其樹立良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，確保其在實(shí)際的檔案管理工作中能有序、保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度進(jìn)行相關(guān)工作。機(jī)構(gòu)可以通過定期開展教育培訓(xùn)工作，通過日常的總結(jié)，讓工作管理人員反饋在日常的檔案管理中存在的問題，人員之間相互溝通，對(duì)問題加以解決，同時(shí)通過邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家以及知名人士到機(jī)構(gòu)開展指導(dǎo)培訓(xùn)，為人員管理技能水平的提升提供保障。讓管理人員認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)應(yīng)用的重要性，提升管理人員應(yīng)用質(zhì)量[3]。除此之外，機(jī)構(gòu)需要對(duì)人員進(jìn)行積極的引導(dǎo)，促使其樹立正確的職業(yè)道德觀念，使其在日常工作中能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ鲬B(tài)度以及工作行為加以規(guī)范，綜合提升管理素質(zhì)，使信息化檔案管理得以充分的應(yīng)用，發(fā)揮其綜合價(jià)值，有效提升檔案管理工作質(zhì)量以及效率。

3）提升管理系統(tǒng)安全水平。在對(duì)信息化公證檔案平臺(tái)建設(shè)時(shí)需要對(duì)安全問題加以充分的考慮，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，雖然為管理工作的開展提供了極大的便利，但與此同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中也不乏犯罪人員，因此需要公證機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)平臺(tái)的安全等級(jí)，為檔案的管理提供安全保障，以免出現(xiàn)檔案丟失，提升公信力。通過應(yīng)用高安全性的信息資料庫對(duì)設(shè)備加以保護(hù)，以免因?yàn)榉缸锶藛T侵入而出現(xiàn)信息剽竊、丟失、刪除、篡改等情況，同時(shí)管理人員需要安裝殺毒軟件，對(duì)病毒進(jìn)行及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和清除。另外機(jī)構(gòu)需要安排專業(yè)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的更新，確保系統(tǒng)應(yīng)用的先進(jìn)性。

4 總結(jié)

綜上所述，通過積極應(yīng)用信息化技術(shù)能夠有效提升公證機(jī)構(gòu)檔案管理的質(zhì)量以及效率，同時(shí)提升檔案管理的安全性，在信息化環(huán)境下，需要機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)檔案管理以及信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，對(duì)內(nèi)部機(jī)制進(jìn)行積極的改善調(diào)整，加強(qiáng)人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，提升系統(tǒng)安全水平，從而使公證機(jī)構(gòu)樹立良好的形象，為其工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。