大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的情況與思考闡述

孫 可

（吉林省市場監(jiān)督管理投訴舉報中心，吉林 長春 130000）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，現(xiàn)代人對于海量數(shù)據(jù)進行處理的方法和能力也得到了很大的提升，因此也迎來了人類的大數(shù)據(jù)時代?，F(xiàn)代企業(yè)在進行檔案的記錄時，不再只是局限于紙質(zhì)材料和圖片的記錄方式，而是通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進行更好錄入和保存，檔案管理工作本身也得到了一定的提升，但隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，給企業(yè)的檔案管理工作帶來了更大的機遇和巨大的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作提供了新的平臺和思路，因此企業(yè)一定要抓住機遇，不斷地突破和提升現(xiàn)有的檔案管理模式。

1 大數(shù)據(jù)時代在檔案管理工作中帶來的挑戰(zhàn)

1）對傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來沖擊。我國企業(yè)對檔案管理的意識起步比較晚，因此檔案管理還停留在傳統(tǒng)的管理模式上，但是隨著現(xiàn)代人們對于大數(shù)據(jù)的需求，檔案管理工作的工作量急劇增加，特別是針對一些大數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的檔案管理模式處理起來就會顯得尤為困難，工作的效率也很低，因此這種管理模式已經(jīng)不能適應對于大數(shù)據(jù)的處理，限制了我國企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展。

2）檔案數(shù)據(jù)的整理和提取難度增加。在傳統(tǒng)的檔案管理中人們對于檔案的記錄多是根據(jù)特定的記錄方式進行記錄，搜索的方式也是特定的，但近年來互聯(lián)網(wǎng)對于檔案管理提供了更為簡便的記錄和搜索方式，在大數(shù)據(jù)時代信息數(shù)據(jù)格式以及數(shù)據(jù)量相對于以前來說增加了很多，信息量的泛濫導致了檔案的整理和提取難度增大，究其原因是因為大數(shù)據(jù)時代信息量過大，因此在進行信息檢索時很多關鍵的信息都被淹沒，在進行數(shù)據(jù)甄別時難度也變大。因此當今企業(yè)在進行檔案管理時面臨的主要問題就是如何更準確更快速的在大數(shù)據(jù)中找到需要的數(shù)據(jù)信息。

3）數(shù)據(jù)處理人才的缺乏。由于我國企業(yè)檔案管理意識建立較晚，再加上傳統(tǒng)思想觀念的影響，導致我國企業(yè)的檔案管理模式相對落后，不能很好的適應大數(shù)據(jù)時代的要求?，F(xiàn)階段我國企業(yè)檔案管理人員普遍存在著管理水平較低的問題，因此在檔案管理中無法科學、合理的對數(shù)據(jù)進行整理和存檔，導致了檔案管理工作出現(xiàn)信息不真實、信息遺漏的問題出現(xiàn)，嚴重影響了企業(yè)的檔案管理工作。因此企業(yè)一定要重視對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，定期對其進行培訓學習，提高檔案員的檔案管理水平，企業(yè)還可以去外圍引進先進的專業(yè)數(shù)據(jù)人員到企業(yè)進行工作，或者聘請相關人員在企業(yè)內(nèi)開展數(shù)據(jù)處理的講座，不斷地提高檔案管理人員對數(shù)據(jù)的處理能力，提高企業(yè)內(nèi)檔案信息的質(zhì)量，確保檔案管理工作穩(wěn)定的進行，值得一提的是在進行數(shù)據(jù)處理時，一定要建立起一個健全的網(wǎng)絡防護系統(tǒng)，避免因出現(xiàn)病毒入侵現(xiàn)象導致數(shù)據(jù)丟失或者失真。

2 大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)進行檔案管理的策略

1）對大數(shù)據(jù)思維進行大力宣傳。企業(yè)只有打破系統(tǒng)的檔案管理理念，才能更好的運用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理工作。因此企業(yè)檔案管理部門應加大對于大數(shù)據(jù)思維的宣傳教育，使檔案員能夠了解大數(shù)據(jù)管理思維帶來的價值，進一步推動企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的信息化。一方面企業(yè)可以加強對內(nèi)部檔案管理人員的培訓工作，定期對其進行企業(yè)內(nèi)部培訓，或安排檔案員去專業(yè)的數(shù)據(jù)管理中心進行學習，避免因檔案員受到傳統(tǒng)管理理念的束縛，在檔案管理過程中只是沿用自己以前所學的老一套管理方法進行管理，造成檔案管理質(zhì)量不達標的情況出現(xiàn)。另一方面企業(yè)應提高其他部門對于數(shù)據(jù)管理的重視程度，使其能在日常的工作中配合檔案管理部門進行數(shù)據(jù)的收集和存檔工作。

2）建立完善的檔案管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)越來越不能適應大數(shù)據(jù)時代的檔案工作，想要滿足大數(shù)據(jù)發(fā)展下的數(shù)據(jù)處理能力，就要對現(xiàn)有的檔案 管理模式進行進一步的完善，保持與大數(shù)據(jù)發(fā)展的一致，完成企業(yè)檔案的信息化和數(shù)據(jù)化，并通過建立信息化和數(shù)據(jù)化的管理制度來保障企業(yè)檔案管理工作的有序進行；企業(yè)也應該提高對檔案管理人員和部門之間的管理標準，對檔案管理數(shù)字化和信息化的建設成果定期進行檢查；除此之外，一定要將檔案管理工作具體責任化到個人，確保每個管理人員各司其職，避免檔案管理工作因責任不明確出現(xiàn)管理漏洞；對檔案管理員定期的進行大數(shù)據(jù)新概念、新工具以及新平臺的普及工作，讓檔案管理人員能夠清楚的意識到大數(shù)據(jù)為檔案管理帶來的價值，并積極的運用大數(shù)據(jù)思維進行檔案管理工作，提高企業(yè)檔案管理效率。

3）企業(yè)應對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)進行提高。想要切實做好檔案管理工作，適應當今社會的發(fā)展，檔案管理人員的管理技能和專業(yè)素質(zhì)就要得到不斷的提高，企業(yè)應該加強培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能和檔案管理水平，將企業(yè)檔案管理部門打造成具有較強綜合素質(zhì)水平的管理團隊，在企業(yè)的檔案管理工作中發(fā)揮出部門最大價值，提高企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。檔案管理人員要不斷的進行數(shù)據(jù)管理知識的學習，提高自己對數(shù)據(jù)的整合、分析以及保存能力。另外企業(yè)應要求檔案管理部門建立起完善的招聘制度，為企業(yè)招聘更多的數(shù)據(jù)處理人才，為檔案管理部門增添更多的新鮮血液，定期對檔案管理人員進行技能的培訓，對每一個員工進行職責上的明確，將檔案管理部門打造成一個有組織、有紀律的專業(yè)管理團隊，幫助檔案管理部門更有序的發(fā)展。

4）企業(yè)要保證檔案管理工作的保密性。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理有著效率高、成本低的管理優(yōu)勢，但是因為網(wǎng)絡中可能存在著病毒導致檔案數(shù)據(jù)的丟失或者數(shù)據(jù)被惡意篡改的風險，因此對于安全性這塊需要進行特別的強調(diào)。隨著科技的不斷發(fā)展，大量檔案數(shù)據(jù)可能只需要一張小小的內(nèi)存卡就可以進行保存，但是內(nèi)存卡卻存在著被病毒破壞或者丟失的風險，因此檔案管理人員一定要樹立檔案管理數(shù)據(jù)安全保存的意識，避免企業(yè)檔案數(shù)據(jù)受到病毒的侵害。檔案管理員可以使用高級防火墻的網(wǎng)絡隔離技術(shù)保證信息的安全，或者在檔案的管理中使用信息認證技術(shù)，最大程度的避免不法分子對企業(yè)檔案信息進行盜取，保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性。只有提高了檔案管理的保密性，才能使檔案管理體系更加是健全，保證企業(yè)檔案管理工作的穩(wěn)定運行。

3 結(jié)束語

認真對大數(shù)據(jù)帶給檔案管理的機遇進行分析，可以為企業(yè)的檔案管理工作開辟出更多的新途徑，但大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理對傳統(tǒng)的檔案管理帶來了一定的沖擊，因此企業(yè)要針對大數(shù)據(jù)檔案管理帶來的沖擊提出相應的舉措，對大數(shù)據(jù)思維進行大力宣傳，建立完善的檔案管理制度，并建立大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺，為企業(yè)打造出特色的信息化檔案管理體制。