新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略探討

霍果貞

（山西省大同市現(xiàn)代教育發(fā)展中心，山西 大同 037047）

事業(yè)單位在社會(huì)體系中發(fā)揮了重要的作用，有著公益性特點(diǎn)。在單位整體運(yùn)行中，檔案管理工作作為其中的重要部分，影響著其他工作的進(jìn)行，當(dāng)前仍有部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺少重視，沒有加強(qiáng)檔案資料的管理及工作創(chuàng)新，使檔案管理產(chǎn)生了較多的問題，導(dǎo)致開展工作缺少相應(yīng)的參考依據(jù)。在信息化技術(shù)發(fā)展下，檔案管理的信息化建設(shè)受到了關(guān)注，借助信息化技術(shù)來提升檔案管理水平能夠?yàn)閱挝坏墓芾硖峁└玫谋Ｕ稀?/p>

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)的收集及分析要求有所提升，應(yīng)通過互聯(lián)網(wǎng)來改善傳統(tǒng)的工作模式，提升對(duì)數(shù)據(jù)的利用效率。當(dāng)前大部分行業(yè)對(duì)大數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行應(yīng)用，為提升工作的質(zhì)量及效率，使現(xiàn)代化工作模式得到推廣。事業(yè)單位與人民群眾日常生活有著緊密的聯(lián)系，因此應(yīng)通過不斷改善工作模式及內(nèi)容來實(shí)現(xiàn)全面的服務(wù)。檔案管理作為重要的內(nèi)容，對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)行有著較大的影響，應(yīng)重視檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

首先，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理中，信息的更新速度比較慢，在信息化建設(shè)中對(duì)新技術(shù)應(yīng)用比較少，工作人員沒有及時(shí)進(jìn)行信息更新，影響了檔案管理信息化建設(shè)的效果。其次，在檔案信息化建設(shè)中，檔案的利用率比較低，部分檔案在錄入到信息化系統(tǒng)中之后沒有再被使用過，難以發(fā)揮出檔案的有效作用，對(duì)事業(yè)單位的管理產(chǎn)生了影響。最后，管理人員在實(shí)際工作中素質(zhì)達(dá)不到要求，由于檔案信息化建設(shè)要求管理人員做好管理及平臺(tái)構(gòu)建工作，但是一些管理人員缺少相應(yīng)的責(zé)任意識(shí)，工作態(tài)度不認(rèn)真，這使信息化建設(shè)工作的進(jìn)行受到了較大的影響。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 重視檔案管理的信息化建設(shè)

在信息化技術(shù)時(shí)代背景下，檔案管理的目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的一體化，以實(shí)現(xiàn)資源共享及利用，使檔案管理得到全面的改善，充分發(fā)揮出其作用。事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案信息自動(dòng)化處理方式順利實(shí)現(xiàn)，形成檔案及文件的應(yīng)用一體化管理體系。在信息化技術(shù)的支持下，在進(jìn)行檔案檢索中能夠快速找到需要的文件，并且對(duì)不同類型的文件進(jìn)行分類處理，例如文字及圖像等，在檔案信息處理中借助現(xiàn)代化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)高效率處理，使檔案信息得到充分利用。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理

信息化時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)的處理及利用能夠?yàn)楦餍袠I(yè)工作提供相應(yīng)的支持，在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，通過對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的有效建設(shè)及應(yīng)用，借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)，能夠使檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理帶來更大的幫助，改善了傳統(tǒng)檔案管理模式的問題，提升了管理的可靠性。在數(shù)據(jù)庫(kù)的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)大量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理，避免數(shù)據(jù)丟失問題產(chǎn)生，為事業(yè)單位查找各項(xiàng)信息帶來了便捷的條件。

3.3 建立檔案信息安全保障系統(tǒng)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化建設(shè)的進(jìn)行為單位的發(fā)展帶來了幫助，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，信息安全也應(yīng)受到重視，通過對(duì)信息安全管理工作進(jìn)行落實(shí)，可使事業(yè)單位的信息得到有效保護(hù)，避免了風(fēng)險(xiǎn)問題的產(chǎn)生。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全保障系統(tǒng)的建設(shè)，結(jié)合檔案管理的需求運(yùn)用有效的技術(shù)提升安全性，使檔案信息的安全管理發(fā)揮出有效的作用。在信息化建設(shè)過程中，需要根據(jù)檔案信息化管理的模式進(jìn)行研究，結(jié)合其特點(diǎn)利用適合的安全防護(hù)技術(shù)，使檔案信息管理系統(tǒng)具有更加完善的保護(hù)，為檔案信息的安全管理提供有利的條件。

3.4 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理機(jī)制

由于傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理機(jī)制難以滿足當(dāng)前的需求，也不適應(yīng)目前的電子化檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的情況建立新的制度體系，為檔案管理信息化建設(shè)的開展帶來相應(yīng)的幫助，規(guī)范檔案信息化管理工作。同時(shí)，應(yīng)完善相應(yīng)的終端設(shè)備，使檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行，為檔案管理工作的創(chuàng)新提供相應(yīng)的支持，有效提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

3.5 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，事業(yè)單位應(yīng)重視人才的培養(yǎng)，通過建立復(fù)合型人才隊(duì)伍來實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，為檔案管理提供更多的人才資源，加強(qiáng)檔案管理工作的效果。由于檔案管理涉及了較多的知識(shí)，同時(shí)要求工作人員了解信息化建設(shè)相關(guān)技術(shù)，能夠在工作中對(duì)海量數(shù)量進(jìn)行處理分析。因此，為了提升檔案管理信息化水平，應(yīng)采取有效措施來開展人才培養(yǎng)工作及引進(jìn)工作，使檔案管理具備更好的條件。

4 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位發(fā)展來說有著重要的意義，通過對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)完善檔案管理系統(tǒng)，能夠使檔案管理工作得到全面的改善。在實(shí)際的建設(shè)中，應(yīng)重視檔案管理的信息化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，建立檔案信息安全保障系統(tǒng)，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。