檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位

柳春英

（福建省惠安縣婦幼保健院，福建 泉州 362100）

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在社會(huì)各行各業(yè)當(dāng)中已經(jīng)發(fā)揮出巨大的作用和價(jià)值，滴滴打車方便了人們的出行，網(wǎng)絡(luò)購物方便了人們的生活，這些都是信息化時(shí)代社會(huì)的新穎事物。針對(duì)信息化手段在社會(huì)當(dāng)中的巨大作用，醫(yī)院為了加強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性，開創(chuàng)新的檔案管理工作格局，醫(yī)院也在不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作，推動(dòng)檔案管理工作的不斷發(fā)展，從而更好地保證醫(yī)院其他工作的順利開展。

1 檔案信息化建設(shè)工作概述

檔案信息化建設(shè)是指借助現(xiàn)代信息技術(shù)提升檔案管理工作水平，為檔案管理工作提供新的原則和工作思路，同時(shí)確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作的框架和方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作以手寫檔案，歸檔入庫為主要形式和手段，在這一過程當(dāng)中，一方面需要使用大量的紙張和相關(guān)存儲(chǔ)材料，這就需要一定的檔案管理成本來保證相關(guān)工作的開展；另一方面這些檔案資料一旦出現(xiàn)破損，就會(huì)給檔案管理工作帶來巨大的影響。這就需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，突破檔案管理工作當(dāng)中的現(xiàn)實(shí)問題。隨著現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的信息化程度都在逐漸上升，這也給檔案管理工作帶來了新的思考，檔案管理領(lǐng)域期望以信息化建設(shè)工作的實(shí)施，推動(dòng)檔案管理工作開創(chuàng)新的格局，實(shí)現(xiàn)新的目標(biāo)。

在當(dāng)前信息化社會(huì)背景下，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，檔案管理工作也必須融入信息化手段，借以提高檔案管理水平和管理效率。開展信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作具有積極作用，首先，信息化建設(shè)可以大幅減少檔案管理工作量，簡化工作內(nèi)容，提高工作效率。傳統(tǒng)檔案材料多為紙質(zhì)形式，保存較為困難且成本高，信息化條件下，將檔案內(nèi)容輸入電腦存儲(chǔ)，可以節(jié)約管理成本，簡化工作內(nèi)容。其次，便于檔案信息的共享，醫(yī)院目前都有自己的內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，將檔案資料上傳共享，便于醫(yī)護(hù)人員和檔案管理同時(shí)獲取檔案信息，可以實(shí)現(xiàn)信息共享。

2 傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題

2.1 工作成本較高

傳統(tǒng)的檔案管理工作以手寫登記、裝盒封存、入庫歸檔為主要形式，在這一過程當(dāng)中，檔案管理工作人員需要進(jìn)行繁瑣的操作之后才能實(shí)現(xiàn)檔案資料的及時(shí)歸檔。在這一過程當(dāng)中不但需要一定的物質(zhì)成本，比如紙張、檔案盒、庫房等物質(zhì)條件，還需要人力并投入巨大的精力來展開相關(guān)工作才能實(shí)現(xiàn)良好的檔案管理工作成效。一旦在這一工作過程當(dāng)中出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的失誤，就容易造成整個(gè)檔案管理工作出現(xiàn)問題，阻礙檔案管理工作實(shí)效的提升。

2.2 管理人員素質(zhì)不強(qiáng)

一些醫(yī)護(hù)人員對(duì)于檔案信息重要性認(rèn)識(shí)不足，在信息管理工作中對(duì)于工作流程和工作職責(zé)拿捏不到位，在實(shí)際工作過程中對(duì)病患信息不重視、隨意處置，紙質(zhì)醫(yī)療信息出現(xiàn)污損、丟失等管理不善的現(xiàn)象，最終這些單據(jù)被當(dāng)作垃圾處理，這就可能導(dǎo)致病患醫(yī)療信息泄露。而且檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，這也就可能造成相關(guān)工作的滯后阻礙檔案管理工作實(shí)效的提升。

2.3 檔案管理模式滯后

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作模式中，檔案管理硬件設(shè)備得不到及時(shí)更新，檔案管理硬件條件仍然局限在傳統(tǒng)的一間“小黑屋”和幾個(gè)柜子，傳統(tǒng)檔案管理方式仍然占據(jù)主導(dǎo)，檔案管理效率低下，占用空間大，導(dǎo)致教務(wù)人員在開展檔案管理工作時(shí)遇到現(xiàn)實(shí)困難，制約檔案管理工作的高效開展。

無論是什么工作的開展都需要制定一個(gè)完整合理的制度來指導(dǎo)工作實(shí)踐的開展，當(dāng)前檔案管理缺乏信息技術(shù)手段下的工作制度來指導(dǎo)工作的科學(xué)開展?，F(xiàn)階段檔案管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案管理水平因工作人員能力素質(zhì)而異，這就導(dǎo)致檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一制度來使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位

3.1 有助于創(chuàng)新檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理工作模式存在的問題逐漸顯現(xiàn)，這就呼吁醫(yī)院檔案工作要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)問題的重視，以檔案信息化建設(shè)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展。將信息化手段運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，可以開創(chuàng)新的檔案工作格局。

在建立患者信息檔案時(shí)，醫(yī)護(hù)人員可以利用手中的智能終端，對(duì)患者的個(gè)人信息進(jìn)行錄入，同時(shí)在為患者提供醫(yī)療服務(wù)的過程當(dāng)中，對(duì)患者的診治過程和病情治療進(jìn)行記錄，實(shí)現(xiàn)檔案管理樣態(tài)的創(chuàng)新。醫(yī)護(hù)人員手中的智能終端就是一個(gè)微型電腦，從患者進(jìn)入醫(yī)院就診開始，從為患者進(jìn)行診治的醫(yī)生到后期開展護(hù)理的醫(yī)護(hù)人員，從為患者診治的醫(yī)療設(shè)備到進(jìn)入患者體內(nèi)的藥品信息，都可以記錄在案，輸入到終端當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案管理工作的智能化、信息化建設(shè)，推動(dòng)醫(yī)療工作樣態(tài)的轉(zhuǎn)變。

3.2 有助于降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理工作以紙質(zhì)材料為主，需要相關(guān)工作人員耗費(fèi)大量的財(cái)力、物力和精力才能實(shí)現(xiàn)良好的工作效果。檔案管理工作的成本逐漸增加，這也就給醫(yī)院的運(yùn)營管理增添了負(fù)擔(dān)。隨著信息化建設(shè)工作的開展，檔案管理工作的成本也會(huì)逐漸下降，實(shí)現(xiàn)新的管理工作格局。

在檔案管理工作當(dāng)中，加強(qiáng)信息化建設(shè)，紙質(zhì)書面資料轉(zhuǎn)化為電子設(shè)備上的一個(gè)個(gè)虛擬文字，傳統(tǒng)的一間檔案管理室所容納的信息量現(xiàn)在只需要一臺(tái)小小的微型設(shè)備就可以完善容納，這就可以實(shí)現(xiàn)管理成本的節(jié)省。

3.3 提升檔案管理實(shí)效

傳統(tǒng)的檔案管理工作需要相關(guān)人員對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行書寫和封裝，并對(duì)檔案管理場(chǎng)所進(jìn)行管理，在這一工作過程當(dāng)中，如果相關(guān)人員對(duì)于工作不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的話就有可能出現(xiàn)一些不必要的問題，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)破損、污損等現(xiàn)象，從而阻礙有關(guān)工作的開展，這就阻礙了檔案管理工作實(shí)效的提升。

在以信息化建設(shè)為依托的現(xiàn)代檔案管理體系當(dāng)中，需要一線醫(yī)護(hù)人員對(duì)信息進(jìn)行獲取和錄入，這就可以減少檔案管理人員的工作程序，為檔案管理節(jié)省一定的時(shí)間，簡化操作步驟。而且信息化手段的逐漸運(yùn)用，檔案管理人員可以從整體上對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行管理和分析，實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，這就有助于強(qiáng)化檔案管理工作成效，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期的檔案管理目標(biāo)。

3.4 為患者提供綠色通道

醫(yī)院檔案管理工作不光是要對(duì)患者的就診信息和醫(yī)院的工作內(nèi)容進(jìn)行記錄，同時(shí)還需要對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，以更好地配置醫(yī)療資源，開展醫(yī)療工作。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)工作的開展，醫(yī)院可以將醫(yī)療資源信息和患者的病例信息都集中在信息化系統(tǒng)當(dāng)中，為患者就診提供科學(xué)合理的指導(dǎo)。例如，在醫(yī)院就診的過程當(dāng)中，一些患者所要做的檢查項(xiàng)目較多，在醒目位置設(shè)置電子顯示器或者在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)時(shí)顯示相關(guān)科室的就診人數(shù)狀態(tài)，就可以給患者提供準(zhǔn)確的就診信息，為患者開展檢查和就診提供良好的指導(dǎo)。對(duì)于一些并不著急就診的疾病，患者在來到醫(yī)院就診之前，就可以登錄網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，實(shí)時(shí)掌握當(dāng)前醫(yī)院的就診狀態(tài)，避免在高峰時(shí)段來到醫(yī)院就診，更好地分配自身的時(shí)間和精力。同時(shí)，對(duì)于一些急性病的就診，需要為患者提供就診信息溝通綠色通道，患者可以在平臺(tái)當(dāng)中提交自己的急性病表現(xiàn)，醫(yī)院在接到患者的急性病信息之后，迅速組織人員做好就診準(zhǔn)備，避免因?yàn)榛颊叩募谐霈F(xiàn)而導(dǎo)致工作的延誤。

4 結(jié)語

醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是我國建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)療體系的重要途徑，是利國利民的基礎(chǔ)設(shè)施事業(yè)建設(shè)項(xiàng)目，醫(yī)院應(yīng)積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作，自覺履行相關(guān)義務(wù)，使得醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不斷發(fā)展，促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。