大數(shù)據(jù)時代化工企業(yè)檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

孫慧敏

（內(nèi)蒙古榮信化工有限公司，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 014300）

1 引言

在化工企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)檔案記載著企業(yè)的整個發(fā)展歷程，對化工企業(yè)具有重要的意義，其中有些檔案資料是重要的、唯一的，其珍貴性可想而知。當前，我國企業(yè)檔案管理工作的重心主要是針對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營展開的。在大數(shù)據(jù)背景下，要明確企業(yè)檔案管理工作的機遇和挑戰(zhàn)，積極構(gòu)建規(guī)范化的企業(yè)檔案管理體系，并探索更加高效的管理方法，從而進一步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為化工企業(yè)的快速發(fā)展保駕護航。

2 大數(shù)據(jù)時代化工企業(yè)檔案管理的機遇

2.1 大數(shù)據(jù)為檔案管理工作提供了便利

化工企業(yè)在發(fā)展的過程中檔案信息是重要的資源，加強檔案管理，及時收集生產(chǎn)運營管理等過程中相關(guān)的數(shù)據(jù)信息等，進而進行資源的分析利用，才能更好地為各項工作的開展奠定良好的基礎。隨著化工企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷擴大，生產(chǎn)工藝等越來越復雜，各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息等也更加龐雜。加強化工企業(yè)檔案信息化管理就顯得尤為重要。1）共享信息資源。實施檔案信息化管理，有助于引導化工企業(yè)員工等圍繞檔案信息建設等不斷進行信息資源的采集和全面共享，進而實現(xiàn)信息資源的有效管理，更好地通過信息共享等減少工作的重復性等，全面提高檔案信息的科學管理成效。2）提供信息途徑。通過實施檔案信息化管理，可以及時對收集的各類信息等運用信息技術(shù)等進行整理分析和檢驗，進而及時發(fā)現(xiàn)工作中或信息采集整理等方面存在的不足，對相關(guān)的信息內(nèi)容等進行整理修改和完善，切實提高信息的可靠性和真實性，為各項工作的有序開展提供重要的可靠的參考[1]。

2.2 大數(shù)據(jù)能夠幫助化工企業(yè)實現(xiàn)科學化管理

在社會的發(fā)展過程中，部分企業(yè)認為檔案管理沒有多大的用處，其存在的價值僅限于查閱資料，與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理沒有多大關(guān)系，然而這種認識是不正確的。企業(yè)的檔案資料雖然不能直接參與企業(yè)的生產(chǎn)和銷售，不能直接推動企業(yè)的快速發(fā)展，但是，化工企業(yè)的檔案資料收錄著企業(yè)自成立以來，每一個發(fā)展階段的重要資料，其中有重要的數(shù)據(jù)、經(jīng)驗總結(jié)及重大決策記錄等內(nèi)容，對化工企業(yè)的發(fā)展起著間接的借鑒和推動作用。在大數(shù)據(jù)背景下，化工企業(yè)加強對檔案管理工作的重視，并且強化對其的管理，一定會提升檔案管理工作的效率和效果，必將推動檔案管理工作的開展，實現(xiàn)管理上的科學化，助力于化工企業(yè)的長久發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)時代化工企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

3.1 檔案管理信息化建設

1）完善檔案信息化系統(tǒng)軟件的使用功能。由于計算機技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，目前傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以滿足新時期檔案信息化發(fā)展的要求。按照 服務與工作兩個內(nèi)容進行分析，需要對信息服務系統(tǒng)的不同功能展開優(yōu)化。2）拓展檔案信息內(nèi)容的范圍。在整理和搜集企業(yè)檔案信息的過程中，化工企業(yè)還需要獲取設計圖紙、企業(yè)公文等多種資料。如果把這些內(nèi)容添加到企業(yè)的檔案信息管理中，就會形成企業(yè)的隱形財富。3）知識資源的相互融合。要密切關(guān)聯(lián)多個知識體系，逐步拓展檔案信息資源，使其有機融合在一起。如，在某個設計方面，需要把企業(yè)的多個執(zhí)行標準、行業(yè)領域材料、設計材料等內(nèi)容組建成相關(guān)的知識庫，讓管理者能夠及時學習、參考。同時，檔案管理者能夠把目前的信息展開編制，通過說明書、報告的方式，推薦給對應工作者。4）強化信息資源的對應屬性。比如對元數(shù)據(jù)的處理，對檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的圖片、文檔、文件等，需要添加相關(guān)的文字表述信息[2]。比如，審批人、具體內(nèi)容、文件編輯作者、文件編輯時間等。以上的信息會大大提升信息提取、查閱的快捷性，使得多個數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系更加緊密，同時也提升了信息的使用價值。

3.2 檔案信息管理手段

目前許多企業(yè)正在使用雙軌并行的檔案管理手段，在日常管理工作中逐步將檔案儲存的重心轉(zhuǎn)移到電子檔案上，且傳統(tǒng)的檔案管理手段逐漸無法滿足檔案管理信息化的管理需求，因此提升管理手段的等級顯得十分重要?；て髽I(yè)可以引導檔案管理人員轉(zhuǎn)變工作理念，學習新的檔案管理理念應對日常工作。此外，應加大對檔案管理工作的資金投入，將原有的檔案管理手段中精華部分保留，再根據(jù)大數(shù)據(jù)時代的檔案管理需求進行優(yōu)化改革，實現(xiàn)兩種管理手段的平穩(wěn)過渡，不至于因升級管理手段出現(xiàn)工作失誤。同時要注意檔案管理手段的改革不是一蹴而就的，需要一段時間的鋪墊準備才能實現(xiàn)。例如，某企業(yè)在實施檔案管理手段升級工作時將原有的管理方法逐條分析，將與企業(yè)發(fā)展和檔案管理工作不相適應的部分去除，再在實踐中逐步制定新的檔案管理辦法，這樣的管理手段有助于避免因突然改變檔案管理手段產(chǎn)生工作失誤，保障了企業(yè)發(fā)展的平穩(wěn)順利。

3.3 檔案管理者的專業(yè)能力

在大數(shù)據(jù)時代，復合型的高素質(zhì)人才是化工企業(yè)檔案管理過程中所需要的，僅掌握計算機技術(shù)或者專業(yè)技術(shù)水平較低的檔案管理人員難以滿足企業(yè)發(fā)展的要求。具體而言，一是要提升檔案管理者對信息化、大數(shù)據(jù)的重視，能深刻認識到大數(shù)據(jù)以及網(wǎng)絡信息化對檔案管理工作的重要性，及時從傳統(tǒng)理念中轉(zhuǎn)變出來。二是要將檔案管理者業(yè)務技能提升與績效考核結(jié)合起來，鼓勵檔案管理者更加自覺地學習知識，最大程度地激發(fā)其潛能。三是定期開展業(yè)務培訓，向檔案管理者傳授大數(shù)據(jù)的相關(guān)資料以及專業(yè)知識，及時更新大數(shù)據(jù)的最新理念，不斷提升檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力，努力實現(xiàn)企業(yè)和員工的共贏局面[3]。

3.4 檔案信息安全管理

在信息化改革與創(chuàng)新過程中，所有工作都是以計算機網(wǎng)絡技術(shù)為基礎展開的，即所有檔案信息管理任務都要通過信息網(wǎng)絡這種操作方式展開。在這種情況下，由于信息網(wǎng)絡具有較強的開放性特征，檔案管理工作自然會受到網(wǎng)絡特性不同程度的負面影響，使得檔案信息安全管理工作成為重中之重。因此，首先要明確檔案信息化管理模式，把檔案資源統(tǒng)一上傳并存儲在云盤當中，當存儲檔案資源的電腦遭遇黑客或病毒時，就會發(fā)生檔案資料丟失及損毀等嚴重后果。對此，就可采用檔案資源備份的方式實現(xiàn)對資源信息資源的妥善保存和管理，同時，也應加強網(wǎng)絡安全手段，比如及時建立防火墻等，并施行企業(yè)內(nèi)部信息訪問安全制度，設置相應的檔案信息訪問權(quán)限，同時采用密碼校驗制度，這樣才能夠最大限度地避免檔案信息丟失。

4 結(jié)束語

進入新的發(fā)展階段，面對當前普遍的企業(yè)檔案管理工作實情，要想真正提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，需要化工企業(yè)重視起這項工作，與業(yè)務人員和檔案管理人員一起探索和創(chuàng)新多種辦法，推動化工企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化及現(xiàn)代化發(fā)展，抓住時代發(fā)展的機遇，不斷調(diào)整和優(yōu)化化工企業(yè)的信息資源配置，提高化工企業(yè)信息資源的使用效率，進一步提升檔案管理工作的實效，促進化工企業(yè)響應力、決策力及創(chuàng)新能力的提高，推動化工企業(yè)整體性的發(fā)展。