數(shù)據(jù)視野下檔案標(biāo)準(zhǔn)管理探究

吳雪莉

（黃龍國(guó)家級(jí)風(fēng)景名勝區(qū)管理局，四川 阿壩藏族羌族自治州 623300）

檔案管理技術(shù)在國(guó)家正確導(dǎo)向下，開始逐漸和數(shù)據(jù)技術(shù)并軌發(fā)展，其面向社會(huì)的水平也在不斷拔高[1]，不僅滿足了其現(xiàn)代化屬性的縱深發(fā)展，更為其多元而深化的服務(wù)質(zhì)量奠定了良好基礎(chǔ)。而在此環(huán)境下，探究檔案標(biāo)準(zhǔn)管理的數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，可持續(xù)豐富檔案標(biāo)準(zhǔn)管理路徑、可推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)管理社會(huì)化、群眾化等的發(fā)展、可賦能檔案管理科技創(chuàng)新屬性等，因此具有現(xiàn)實(shí)而積極的意義。

1 檔案標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)據(jù)應(yīng)用必要性

目前世界格局正在發(fā)生極大的變化，而檔案管理作為某一領(lǐng)域信息的重要載體，必然要與時(shí)俱進(jìn)，必然要采取更加現(xiàn)代化的措施和路徑，才能不被社會(huì)所淘汰。于此，在檔案標(biāo)準(zhǔn)管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)，不僅是時(shí)代選擇的必然結(jié)果，也是其自身發(fā)展的客觀規(guī)律。具體而言：是社會(huì)發(fā)展的選擇的必然選擇。目前對(duì)于城市建設(shè)，主要以“智慧”為核心，并以此為依托滲透各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，此過程需要一定量的數(shù)據(jù)資源支撐，而若有標(biāo)準(zhǔn)化、效率化及數(shù)字化的檔案支撐，則能有效應(yīng)對(duì)這一問題，而為達(dá)到這一效果，必然要在檔案管理中運(yùn)用數(shù)字技術(shù)；其次，是紙質(zhì)檔案發(fā)展的必然需求。盡管紙質(zhì)檔案具有存在的合理性，但在可持續(xù)及綠色發(fā)展視野下，其必然會(huì)被更加清潔的存儲(chǔ)模式替代，而數(shù)字檔案則是其突破的必然選擇。同時(shí)，在數(shù)字檔案存儲(chǔ)模式支撐下，還能釋放檔案存儲(chǔ)空間和時(shí)間，如大數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)、云存儲(chǔ)等；其三，是智慧、網(wǎng)絡(luò)技多元的高質(zhì)量需求，在數(shù)據(jù)“移動(dòng)”背景下，社會(huì)大眾對(duì)檔案提出了更加多元而現(xiàn)代的要求，而這需要檔案開始搭建大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)體系，如跨區(qū)域服務(wù)、跨體系服務(wù)等，以滿足各類人員的檔案服務(wù)需求。

2 檔案標(biāo)準(zhǔn)管理中數(shù)據(jù)理念和技術(shù)的滲透

從以上分析可以看出，有必要在檔案標(biāo)準(zhǔn)管理中滲透數(shù)據(jù)理念和技術(shù)。而實(shí)踐證明，理念和技術(shù)的滲透只采取更加多遠(yuǎn)而現(xiàn)代的措施，才能達(dá)到預(yù)期建設(shè)期望，于此我們需對(duì)其予以相應(yīng)重視。具體而言，筆者利用提取自身工作經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)文獻(xiàn)參考，認(rèn)為滲透需從以下幾個(gè)維度展開：

2.1 要將觀念意識(shí)作為著力點(diǎn)

大量實(shí)踐證明，觀念意識(shí)是支配行為的核心要素，只有“直接作用人”擁有一定的觀念意識(shí)[2]，才會(huì)按照預(yù)期方向發(fā)展，對(duì)于檔案標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用也是同樣道理。因此，要從相關(guān)人員的意識(shí)形態(tài)著手，提升其意識(shí)維度。具體而言：首先，可利用各種文件或會(huì)議，要求相關(guān)人員主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)技術(shù)理念和技術(shù)方向，讓其意識(shí)到開展該項(xiàng)工作對(duì)檔案規(guī)范管理的重要性和意義，以讓其主動(dòng)轉(zhuǎn)變，主動(dòng)學(xué)習(xí)，從而達(dá)到預(yù)期的建設(shè)效果；其次，營(yíng)造符合檔案規(guī)范數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用氛圍，事實(shí)證明工作氛圍于工作人員意識(shí)建設(shè)具有支配性作用，于此作為上層職能機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)人員，需在工作過程中，逐漸滲透各類建設(shè)因子，以發(fā)揮氛圍的作用。如，以黨員作為先鋒隊(duì)、以各類規(guī)章制度作為原點(diǎn)等。

2.2 要以標(biāo)準(zhǔn)作為規(guī)范建設(shè)基礎(chǔ)

在數(shù)據(jù)技術(shù)視野下，檔案信息具有多樣性、多元性及綜合性特征，加劇了檔案管理的難度[3]。所以，為讓信息管具有更佳的合理性，需要規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的支撐。具體而言，依托檔案管理數(shù)據(jù)涵蓋范圍，參考國(guó)內(nèi)或國(guó)外同行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定符合自身發(fā)展方向的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以建設(shè)共享、共建等數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系。同時(shí)在此基礎(chǔ)上，對(duì)于產(chǎn)生的電子文件管理，還應(yīng)搭建配套的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)體系，并以平時(shí)和及時(shí)的方式，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)梳理和檢查，以在保障建設(shè)基礎(chǔ)性和科學(xué)性的同時(shí)，讓標(biāo)準(zhǔn)檔案擁有同數(shù)據(jù)技術(shù)擁有更佳的契合點(diǎn)。

2.3 要深入強(qiáng)化資源庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

資源庫(kù)只有依托正確、全面及真實(shí)數(shù)據(jù)支撐，才能擁有良性的效能輸出。因此，需要建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)資源收集、整理、歸檔及保存等。首先，要建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的“轉(zhuǎn)化”過程，即將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息。在此過程中涉及的內(nèi)容有：1）密保等級(jí)；2）重要程度；3）先后順序等，同時(shí)規(guī)范其轉(zhuǎn)化質(zhì)量，如文字錄入儀器設(shè)備操作的標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)化等；其次，需要一定規(guī)章制度的支撐。在進(jìn)行數(shù)據(jù)檔案采錄過程中，由于工作人員因素影響，可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)掃、漏掃及模糊不清等因素，在排除設(shè)備因素后，需對(duì)相關(guān)人員予以相應(yīng)制度處罰，以讓其標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)；其三，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的格式模板，在轉(zhuǎn)化或錄入新檔案信息的過程中，以該標(biāo)準(zhǔn)行事[4]。

2.4 要促使搭建資源平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化

資源平臺(tái)是檔案信息在數(shù)據(jù)信息中向外輸出信息的重要窗口，所以也需賦能其標(biāo)準(zhǔn)化概念，讓資源的查閱更加有效，以提升資源利用效率。于此，需建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)管理的輸出平臺(tái)。具體而言：首先，需理清自身體系的涉及的主要方向，以關(guān)鍵字或模糊字節(jié)等方式建立科學(xué)合理的檢索系統(tǒng)；其次，平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化需動(dòng)態(tài)調(diào)整模式的支撐，所以可賦予窗口互動(dòng)機(jī)制或意見收集模塊，并對(duì)收集的信息及時(shí)進(jìn)行歸總、分析，在其中合理建議基礎(chǔ)上，動(dòng)態(tài)調(diào)整平臺(tái)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。此外需注意的是，目前國(guó)家在檔案平臺(tái)建設(shè)上，已經(jīng)開始逐漸賦予其現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)，并形成了一定標(biāo)準(zhǔn)體系，可在此基礎(chǔ)上，同其進(jìn)行合理聯(lián)動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)建設(shè)社會(huì)檔案共享體系的目的。

2.5 要賦予宣傳標(biāo)準(zhǔn)模式

在現(xiàn)代媒體環(huán)境下，宣傳能告知相關(guān)人員該項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)情況，提升其“自我”或其他類型檔案利用的便捷性與合理性。首先，由于宣傳是一個(gè)體系過程，所以需長(zhǎng)期而標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行，如定期向外輸出當(dāng)前數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)情況或標(biāo)準(zhǔn)流程；其次，需充分利用各類宣傳平臺(tái)，如搭建自身微信、微博等公眾號(hào)，擴(kuò)大受眾面，以讓更多人員收益，需注意的是由于宣傳是一個(gè)官方性行為，所以在宣傳前需結(jié)合自身實(shí)際，以標(biāo)準(zhǔn)格式行文；最后，宣傳的目的主要是為了提升標(biāo)準(zhǔn)檔案的數(shù)據(jù)利用效能，或收集相關(guān)人員的意見，因此需設(shè)定相關(guān)聯(lián)系人或意見聯(lián)系方式，及時(shí)收集合理建設(shè)。

2.6 要建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)和隊(duì)伍

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理人員提出了更高的要求。不但要被動(dòng)地保管檔案資源，還要在熟悉標(biāo)準(zhǔn)館的基礎(chǔ)上，掌握一定的數(shù)據(jù)采集能力、數(shù)據(jù)整理能力、數(shù)據(jù)分析能力等。尤其是重點(diǎn)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。相關(guān)的管理人員還需要在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施管理和維護(hù)等方面具有很高的綜合能力。然而，我國(guó)欠缺這方面的人才。在建設(shè)技術(shù)手段上，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理人員要善于和大數(shù)據(jù)開發(fā)的專業(yè)公司進(jìn)行合作，研發(fā)出合適的大數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化檔案分析工具。

3 結(jié)語(yǔ)

在數(shù)據(jù)信息背景下，檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理的數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，除了能打破原有檔案管理的藩籬，讓其同步社會(huì)技術(shù)和理念的發(fā)展，還能提升其效能的輸出。因此，相關(guān)部門機(jī)構(gòu)需對(duì)其予以相應(yīng)重視，要及時(shí)定位自身不足，挖掘自身數(shù)據(jù)潛能，從而賦能標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)據(jù)屬性，從而推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。