事業(yè)單位檔案信息化管理的推動(dòng)策略

朱麗紅

（河南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院，河南 鄭州 451464）

事業(yè)單位自始至終都是支撐國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，并且其自身也承擔(dān)著信息收集和管理的重要任務(wù)，在事業(yè)單位改制逐步落實(shí)的大背景下，工作人員面臨的檔案數(shù)量也呈現(xiàn)出爆發(fā)式的增長(zhǎng)趨勢(shì)。而檔案管理作為體現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部工作質(zhì)量和效率的重要基礎(chǔ)，在這種情況下也應(yīng)當(dāng)受到更加高度的重視和關(guān)注，事業(yè)單位必須要重視信息化建設(shè)的重要性和關(guān)鍵意義，盡可能降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度，提高數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性和精確性，為后續(xù)的管理和決策提供堅(jiān)實(shí)的參考依據(jù)。再加上，信息化技術(shù)的普及和應(yīng)用已然給社會(huì)生產(chǎn)生活方式帶來(lái)了深刻的變革，在這其中，事業(yè)單位自身的檔案管理也必不能置身事外，須緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流和趨勢(shì)。

1 分析事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

1.1 重視程度有限

領(lǐng)導(dǎo)干部作為引導(dǎo)檔案管理工作的核心主體，其自身在思想上的認(rèn)識(shí)程度能夠在很大程度上影響，甚至決定著工作的順利開展。但不可否認(rèn)的是，有相當(dāng)一部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部并沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，也沒有對(duì)這一環(huán)節(jié)的管理制定完善的制度和機(jī)制，僅僅是把人才培養(yǎng)作為發(fā)展的核心任務(wù)，卻沒有花費(fèi)時(shí)間和精力去思考檔案管理的創(chuàng)新，通常會(huì)把檔案管理交由專門的人員來(lái)負(fù)責(zé)。然而這一形式，卻不能真正 反映檔案管理和單位內(nèi)部員工之間的密切聯(lián)系，檔案管理的質(zhì)量和效率牽涉到員工切身的利益，也關(guān)乎事業(yè)單位在市場(chǎng)上的可持續(xù)發(fā)展，更是影響到國(guó)家經(jīng)濟(jì)的持續(xù)穩(wěn)定增長(zhǎng)。而領(lǐng)導(dǎo)干部在思想上的輕視，非但不能發(fā)揮出引導(dǎo)和指揮作用，反而會(huì)讓基層員工從意識(shí)上忽略檔案管理，這就有可能會(huì)降低員工對(duì)崗位的信任感和歸屬感，基本的利益也難以得到全面的保障。

1.2 隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量較低

盡管檔案管理在一定程度上依賴著現(xiàn)代化的科學(xué)設(shè)備，但各項(xiàng)工作的完成仍舊需要依靠人為主體的力量，這也就意味著，檔案管理人員自身的素質(zhì)將直接決定工作的成效。但不可否認(rèn)的是，有許多事業(yè)單位并沒有針對(duì)檔案管理人員的發(fā)展，設(shè)計(jì)出完善的培訓(xùn)方案，建立起體系化的培訓(xùn)機(jī)制，所以很多在崗的檔案管理人員并沒有接受過專業(yè)的訓(xùn)練。而且，大多數(shù)檔案管理人員的年齡都偏大，并不能充分認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代發(fā)展的潮流和趨勢(shì)，所以自身任務(wù)的執(zhí)行也難以滿足新時(shí)期檔案管理的基本需要。同時(shí)，由于事業(yè)單位的運(yùn)作機(jī)制在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)都受到傳統(tǒng)模式的制約，所以檔案管理人員也會(huì)滋生出懶散和倦怠的心理，他們認(rèn)為只要身在崗位，按部就班的完成日常工作即可，并不需要對(duì)重復(fù)性的信息整理工作，做出任何的調(diào)整和創(chuàng)新。這也就意味著，許多檔案管理人員在實(shí)際工作的時(shí)候，態(tài)度不夠認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，并沒有真正按照制度和規(guī)范去執(zhí)行各項(xiàng)操作，這就大大降低了檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，埋下了許多不必要的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在這種人為意識(shí)欠缺，且隊(duì)伍質(zhì)量存在不足的情況下，檔案管理工作也無(wú)法發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)和作用，并不能為事業(yè)單位的決策提供可靠的參考依據(jù)。

1.3 信息化水平不足

盡管，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為社會(huì)生產(chǎn)生活必不可缺的一部分，而且群眾在工作中對(duì)信息技術(shù)的依賴程度也越來(lái)越高，事業(yè)單位的信息化水平也有了較為明顯的進(jìn)步。但不可否認(rèn)的是，單就檔案管理這一環(huán)節(jié)的工作來(lái)講，卻并沒有實(shí)現(xiàn)全面的信息化建設(shè)，對(duì)部分重要企業(yè)核心的檔案儲(chǔ)存來(lái)講，仍舊是以紙質(zhì)的形式為主，這樣不僅會(huì)增大丟失的可能性，同時(shí)，紙質(zhì)上的文字也有可能在經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的翻閱過后，受到嚴(yán)重的磨損。之所以會(huì)出現(xiàn)這一問題，主要原因在于，部分事業(yè)單位并沒有針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)投入足夠的資金，也沒有設(shè)立專項(xiàng)的項(xiàng)目。同時(shí)，有部分領(lǐng)導(dǎo)干部也考慮到了黑客攻擊和病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)，本著穩(wěn)妥的目的，選擇紙質(zhì)檔案作為儲(chǔ)存的介質(zhì)和基礎(chǔ)，以此來(lái)避免數(shù)據(jù)泄露所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失。

2 分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)和意義

2.1 信息保存的長(zhǎng)久性

從傳統(tǒng)的事業(yè)單位工作模式中可以看出，紙質(zhì)檔案是最為核心的檔案管理形式，但紙質(zhì)檔案本身就容易受到各種外界因素的影響，而且也對(duì)天氣因素的反應(yīng)尤為強(qiáng)烈。同時(shí)，在紙質(zhì)檔案的引導(dǎo)下，管理人員對(duì)信息的查詢和翻閱也會(huì)受到明顯的阻礙，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去查找檔案的位置，平白無(wú)故增加了工作量和工作壓力。如果紙質(zhì)檔案接觸了較為陰暗或者是潮濕的環(huán)境，就很容易出現(xiàn)發(fā)霉的現(xiàn)象，導(dǎo)致許多重要信息和數(shù)據(jù)就此丟失，這就可能為事業(yè)單位帶來(lái)難以估量的損失。而在信息化管理的引導(dǎo)下，管理人員可以及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在相應(yīng)的電子磁卡內(nèi)，這樣不僅節(jié)省了檔案儲(chǔ)存的空間，同時(shí)也能夠盡量排除外界天氣因素的干擾，凸顯出事業(yè)單位信息保存的永久性和穩(wěn)定性。

2.2 信息查詢的便捷性

傳統(tǒng)的檔案管理工作所依賴的方法是較為單一的，而單一的工作方法也不能完全應(yīng)對(duì)復(fù)雜的信息和數(shù)據(jù)，所以管理人員在過去所承擔(dān)的壓力也是十分沉重的，不僅要盡量避免主觀因素帶來(lái)的干擾，同時(shí)也需要保持足夠的耐心和細(xì)心去校對(duì)檔案中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否。但在信息化技術(shù)的引導(dǎo)下，管理人員可以隨時(shí)對(duì)信息進(jìn)行查詢和檢索，事業(yè)單位也能夠根據(jù)自身檔案管理的特點(diǎn)和分類，構(gòu)建完善的檢索系統(tǒng)，滿足自身工作的多樣化需求。再加上，檔案管理的信息化發(fā)展，也可以優(yōu)化查詢的程序和步驟，盡可能降低查詢的時(shí)間，避免對(duì)其他檔案資料的儲(chǔ)存帶來(lái)不良的影響，讓管理人員擁有更多的主動(dòng)權(quán)和話語(yǔ)權(quán)，靈活處理檔案工作和檔案數(shù)據(jù)[1]。

2.3 提高工作效率

事業(yè)單位本身要承擔(dān)的檔案管理工作就十分沉重，所以傳統(tǒng)的管理模式必然會(huì)給檢索帶來(lái)一些阻礙，但在信息化建設(shè)的引導(dǎo)下，事業(yè)單位的檔案管理人員，不僅能夠用電子的方式把它完整的保存下來(lái)，同時(shí)也可以通過網(wǎng)上信息平臺(tái)，提高檔案資料使用的便捷性，推動(dòng)信息的互聯(lián)互通，傳遞數(shù)據(jù)，促進(jìn)各部門與各部門之間的協(xié)調(diào)與合作，打破資料溝通上存在的壁壘和限制。而且，檔案信息化的建設(shè)，還可以讓檔案管理人員運(yùn)用大數(shù)據(jù)，去檢測(cè)檔案管理中信息收集的正確與否，盡可能減少數(shù)據(jù)整理和分析的誤差，提高檔案工作的精確性和準(zhǔn)確性，并避免檔案的丟失和泄露。

3 分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和措施

3.1 完善現(xiàn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

從傳統(tǒng)的檔案管理工作中可以看出，事業(yè)單位主要是通過實(shí)體模式對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)和管理的，而在信息技術(shù)的引導(dǎo)下，檔案的資料能夠通過在線共享，得以充分的利用，正因?yàn)槿绱耸聵I(yè)單位就更應(yīng)當(dāng)完善現(xiàn)有的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確信息化的管理體系，為檔案管理人員提供更加明確的指導(dǎo)和依靠。在具體實(shí)踐的過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)真遵循國(guó)家在宏觀上所發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)，然后要結(jié)合自身市場(chǎng)的實(shí)際情況和發(fā)展特點(diǎn)，設(shè)計(jì)出內(nèi)部的管理機(jī)制和體系，特別是就檔案的標(biāo)識(shí)，檔案的格式，檔案的文字等等，都需要對(duì)其錄入進(jìn)行監(jiān)督和管理，嚴(yán)格遵守基本的要求和規(guī)范。同時(shí)，檔案管理數(shù)據(jù)的收集和整理應(yīng)當(dāng)依靠統(tǒng)一的軟件和硬件，真正實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的一致和協(xié)同，這樣可以為后續(xù)數(shù)據(jù)的高度共享和傳遞奠定堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。并且，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)明確檔案管理部門和檔案管理人員的職權(quán)范圍，讓檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)到自身承擔(dān)的責(zé)任和使命，認(rèn)真執(zhí)行任務(wù)，完成上級(jí)的指示[2]。

3.2 強(qiáng)化信息建設(shè)的安全保障

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，信息化技術(shù)的應(yīng)用是一把雙刃劍，既能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，但也有可能讓檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存受到外來(lái)的攻擊和干擾，對(duì)此，就需要完善現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)，來(lái)強(qiáng)化信息建設(shè)的安全保障。再加上，由于信息化檔案管理模式具有高度的共享性，所以檔案資料的安全儲(chǔ)存也會(huì)遇到一定的阻礙和風(fēng)險(xiǎn)，為了有效避免泄漏問題的出現(xiàn)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)把握好身份識(shí)別，訪問權(quán)限這兩部分的內(nèi)容，確保檔案管理系統(tǒng)能夠及時(shí)對(duì)外來(lái)訪問進(jìn)行識(shí)別和辨析。同時(shí)，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)注重對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)，應(yīng)當(dāng)控制好檔案的上網(wǎng)內(nèi)容和數(shù)據(jù)，安置相應(yīng)的防火墻或者是殺毒軟件，這樣可以有效排除外來(lái)的侵入，并分析外來(lái)入侵的類型，作出相應(yīng)的處理。再者，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)利用除塵和除濕裝置，來(lái)延長(zhǎng)檔案信息的保存期限。

3.3 完善信息化推廣模式

領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)當(dāng)從自身做起，發(fā)揮出引導(dǎo)和指揮作用，積極調(diào)整檔案管理的理念和思想，保證事業(yè)單位的發(fā)展能夠緊跟時(shí)代的潮流和腳步，要引導(dǎo)基層檔案管理人員，提高自身的服務(wù)意識(shí)，提高職業(yè)素養(yǎng)和崗位責(zé)任感。首先，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)信息化的宣傳，要讓信息化管理平臺(tái)的應(yīng)用變得更加深入，并且要對(duì)輸入的信息進(jìn)行仔細(xì)的篩選和排查，盡量避免信息的誤差，為檔案的使用提供更加全面的保障。其次，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息化推廣設(shè)置相應(yīng)的方案和模式，要以使用者自身的便利性為主導(dǎo)，盡可能節(jié)省檔案尋找的時(shí)間和步驟，讓使用者能夠快速找到需要的信息和數(shù)據(jù)，優(yōu)化事業(yè)單位自身的服務(wù)，提高市場(chǎng)信譽(yù)，凸顯出建設(shè)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)[3]。

3.4 建立檔案信息網(wǎng)站

通常意義上所說的檔案信息網(wǎng)站，主要是以網(wǎng)頁(yè)作為基礎(chǔ)和載體，從而向工作人員提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)服務(wù)，能夠讓管理人員及時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)，完成對(duì)資料的查詢和糾正，然后進(jìn)行下載等一系列的操作。而網(wǎng)頁(yè)服務(wù)這一方式，在整個(gè)檔案信息化管理中所發(fā)揮的作用都是無(wú)可替代的，對(duì)此，事業(yè)單位就應(yīng)當(dāng)把檔案管理操作系統(tǒng)的建設(shè)作為發(fā)展自身管理體系的重要組成部分，要構(gòu)建全方位和多層次的傳送系統(tǒng)，提高網(wǎng)絡(luò)信息資源共享的效率和質(zhì)量。而且，在具體建設(shè)檔案信息網(wǎng)站的時(shí)候，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)盡可能選擇功能完備，并且具備再開發(fā)能力的系統(tǒng)，這樣可以滿足檔案管理更新和發(fā)展的基本需求。另外，在選擇安裝設(shè)備的時(shí)候，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)遵循國(guó)家的規(guī)范，盡可能選擇市場(chǎng)銷售量較大并且占有率較高的產(chǎn)品，來(lái)保證系統(tǒng)和網(wǎng)站建設(shè)的質(zhì)量，在必要的情況下，事業(yè)單位還可以與國(guó)外的科技公司進(jìn)行聯(lián)系和溝通，量身打造凸顯出本單位工作特色的系統(tǒng)，這樣不僅可以方便管理人員的工作，同時(shí)也能夠確保操作網(wǎng)站的持續(xù)性更新，降低后續(xù)維修和管理的成本，為檔案的數(shù)據(jù)收集創(chuàng)造更加優(yōu)良的環(huán)境。

4 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說，事業(yè)單位檔案管理工作中仍舊存在意識(shí)落后，隊(duì)伍質(zhì)量低，信息化水平不足的鮮明問題，這些都是阻礙事業(yè)單位市場(chǎng)機(jī)制改革的重要因素，正因?yàn)槿绱?，推?dòng)檔案管理的信息化建設(shè)才顯得更加迫在眉睫。本文通過規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定，安全保障的設(shè)置，信息網(wǎng)站的設(shè)計(jì)這幾個(gè)角度論述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和措施，充分體現(xiàn)了信息化自身的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，并且也結(jié)合了檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，具有理論上的合理性與實(shí)踐上的可行性。