探究提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

張洺瑋

（永州市零陵區(qū)人力資源服務(wù)管理中心，湖南 永州 425000）

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，事業(yè)到位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候在管理方式上也發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。在檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，信息化檔案原理主要是指在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候利用先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)高效的檔案信息管理，其中包括了很多的環(huán)節(jié)：信息的采集；整理；歸納等環(huán)。在事業(yè)單位的檔案管理工作中進(jìn)行信息化的檔案管理還能夠有效地?cái)U(kuò)大事業(yè)單位資源共享范圍，也順應(yīng)了當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中的資源共享的社會(huì)發(fā)展潮流，同時(shí)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能夠?yàn)闄n案管理工作提供充分的便利，因此信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理有著重要的意義。

1 事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位的發(fā)展在很大程度上與我國(guó)的國(guó)計(jì)民生相聯(lián)系，近年來(lái)隨著事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案數(shù)量和種類(lèi)越來(lái)越多，檔案管理和信息化建設(shè)也逐漸趨向復(fù)雜化，明顯的提升了醫(yī)院在內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理工作難度。在當(dāng)前階段時(shí)候通過(guò)檔案管理的信息化建設(shè)能夠運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)有效的提高事業(yè)單位檔案管理工作的精確度和效率，通過(guò)信息化建設(shè)還可以加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間的聯(lián)系配合，促進(jìn)事業(yè)單位的協(xié)調(diào)發(fā)展。過(guò)去進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候是使用紙質(zhì)檔案管理，這種管理方式很容易受到時(shí)間和環(huán)境的破壞，無(wú)法長(zhǎng)期儲(chǔ)存，一旦丟失將會(huì)帶來(lái)不良影響，而運(yùn)用信息化建設(shè)管理檔案能夠很好的對(duì)重要資料進(jìn)行備份，并且占用空間也比紙質(zhì)檔案少很多。

傳統(tǒng)的檔案管理為了方便后期的查找會(huì)根據(jù)內(nèi)容來(lái)進(jìn)行區(qū)分儲(chǔ)存，但是這種儲(chǔ)存方法會(huì)消耗大量時(shí)間和人力資源，但是采用信息化建設(shè)后能夠有效改善現(xiàn)狀，因?yàn)橐坏╇娮訖n案建設(shè)完備，在后期進(jìn)行查詢和翻閱工作都是很簡(jiǎn)單的，也不用擔(dān)心頻繁使用給檔案帶來(lái)?yè)p失，只需要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字就可以輕松找到需要的檔案，有效節(jié)省了時(shí)間和人力資源。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

在進(jìn)行信息化檔案管理的時(shí)候需要充分的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，所以相關(guān)的檔案掛歷人員需要熟練的掌握計(jì)算機(jī)操作，但是在我國(guó)目前很多事業(yè)單位并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)授課，所以相關(guān)的管理人員沒(méi)有信息化檔案管理的專(zhuān)業(yè)管理能力，這在一定程度上制約了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。當(dāng)前事業(yè)單位的信息技術(shù)人才是比較匱乏的，主要是因?yàn)樵诋?dāng)前事業(yè)單位的人才招聘中無(wú)法增加事業(yè)編制，限制了技術(shù)人才的招聘，并且當(dāng)時(shí)還有很多的事業(yè)單位使用紙質(zhì)檔案管理，雖然單位提出了創(chuàng)新改革但是相關(guān)檔案管理人員本身技術(shù)有限。

2.2 缺乏專(zhuān)業(yè)設(shè)備

在我國(guó)目前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方案來(lái)看，還有很多單位沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的重要性，雖然響應(yīng)了信息化檔案管理技術(shù)，但是在進(jìn)行使用的過(guò)程中不能及時(shí)的更新和維護(hù)信息設(shè)備。還有單位資金的匱乏導(dǎo)致在事業(yè)單位中檔案信息管理的軟件和硬件都不能及時(shí)更新，這對(duì)于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展是非常不利的，一旦在進(jìn)行管理工作中存了漏洞，就很可能會(huì)被一些不法分子盯住，通過(guò)不法的手段來(lái)進(jìn)行信息的獲取，不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

3.1 重視專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)

為了更好的實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，相關(guān)的事業(yè)單位首先應(yīng)該重視對(duì)管理人員技術(shù)的培訓(xùn)，只有相關(guān)的檔案管理人員具有專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和技能之后，才能夠在工作中更好的推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案掛歷信息化技術(shù)的發(fā)展，因此相關(guān)的事業(yè)單位首先應(yīng)該積極的進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)工作，提高相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)講座的開(kāi)展，定期對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行檢測(cè)，完善相關(guān)的考核機(jī)制，從根本上提高相關(guān)提高檔案管理人員的技術(shù)水平。除此之外事業(yè)單位在進(jìn)行招聘的時(shí)候還應(yīng)該制定更加嚴(yán)格的招聘標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能夠引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)更高水平的技術(shù)型人才，有助于事業(yè)單位今后檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展并適應(yīng)當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。為了提高相關(guān)工作人員的積極性，事業(yè)單位還可以進(jìn)行獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行積極的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不良的員工給予適當(dāng)懲罰。

3.2 注重信息化管理專(zhuān)業(yè)設(shè)備的更新

在信息化時(shí)代中，設(shè)備的推新更迭是非常 迅速的，所以相關(guān)的事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候還應(yīng)該注重設(shè)備的更新。最這信息化檔案管理的不斷發(fā)展，檔案管理工作的范圍和內(nèi)容也在不斷的增加，這也導(dǎo)致了檔案管理工作壓力的增大，所以相關(guān)的事業(yè)單位更應(yīng)該重視設(shè)備更新的資金投入，從技術(shù)和設(shè)備兩個(gè)方面來(lái)更好的保障檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，每一年都應(yīng)該做好資金投入規(guī)劃，保障設(shè)備能夠穩(wěn)定運(yùn)行。除此之外，還需要重視信息管化強(qiáng)度建設(shè)，強(qiáng)化信息化建設(shè)的終端服務(wù)水平，從硬件和軟件兩個(gè)方面入手。

3.3 規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)體系是非常關(guān)鍵的，能夠有效的保障檔案管理的失效性，保障檔案管理的水平。規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)在管理過(guò)程中主要體現(xiàn)在接納、歸納、交換和存儲(chǔ)等多個(gè)環(huán)節(jié)部分。所以相關(guān)部門(mén)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候需要從兩個(gè)方面入手，不僅要制定合理的統(tǒng)一管理規(guī)范，還應(yīng)該加大管理規(guī)范的宣傳，讓每個(gè)部門(mén)都能夠充分的了解管理規(guī)范并執(zhí)行。在檔案管理的過(guò)程中安全性是非常關(guān)鍵的一部分，所以相關(guān)部門(mén)還應(yīng)該重視檔案的安全性管理，從軟件和硬件兩個(gè)方面著手來(lái)加強(qiáng)信息化安全性管理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的宣傳工作，提高信息化建設(shè)的安全性，實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們已經(jīng)比較清楚的了解了事業(yè)單位中進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的重要性，也了解了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀并提出了相關(guān)的改善措施，希望能夠通過(guò)我們不斷的共同努力來(lái)提升事業(yè)單位檔案管理水平。