事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析

蔡振華

（威海市公路事業(yè)發(fā)展中心，山東 威海 264200）

自改革開放以來，隨著科學技術(shù)水平的發(fā)展，國家各方面日益強盛，我國的各個企業(yè)公司、事業(yè)單位都有了長足的發(fā)展和進步。但是在此過程中各個事業(yè)單位的檔案管理水平并沒有跟上事業(yè)單位的發(fā)展腳步，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法滿足當前事業(yè)單位對于信息的需求。因此，在新時代下為保證事業(yè)單位的良好發(fā)展，各單位都開始積極探尋如何進行檔案管理工作。而互聯(lián)網(wǎng)由于其實時性強、操作簡便、保密性高等多個優(yōu)點被在各個事業(yè)單位廣泛應(yīng)用。而本文也就基于此展開，期望能給大家提供一些幫助。

1 事業(yè)單位當下檔案管理工作的現(xiàn)狀

想要良好的探析事業(yè)單位檔案管理工作信息化的建設(shè)，我們首先要對當下事業(yè)單位的檔案管理工作有一定了解，畢竟如果對一項事物不了解，空談其發(fā)展建設(shè)是不負責任的，不嚴謹?shù)摹?/p>

對于當前事業(yè)單位檔案管理工作的情況我認為用“碎片化”來概括是比較合理的。當前由于檔案管理部門的分散，再加上政府對于檔案管理制定了相關(guān)管理規(guī)范導(dǎo)致碎片化的管理模式廣泛用于檔案管理過程中。但是這種缺少體系不夠整體的檔案管理方式對于事業(yè)單位而言常常導(dǎo)致檔案查找困難，檔案查找體驗感差、檔案管理責任主體不明、大家對檔案管理的上心程度都不夠、這樣往往導(dǎo)致檔案棄置現(xiàn)象嚴重，對于事業(yè)單位的發(fā)展極為不利。

檔案，是事業(yè)單位管理員工重要依據(jù)，而如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，推動著各行各業(yè)的快速發(fā)展，對于事業(yè)單位的檔案管理也有著重要作用，如何科學有效的管理檔案成為各個事業(yè)單位需要學習進步的地方，而各個單位又該如何利用如今發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓檔案管理趨于信息化、一體化。下面我們就來具體探析一下。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中重要意義

1）建立良好的管理制度。在事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)中，大家都很清楚檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要影響，當?shù)斚赂髌髽I(yè)的檔案管理工作的進展狀況卻不容樂觀。在當下事業(yè)單位的規(guī)模逐漸擴大，對員工的需求量也逐漸增加，事業(yè)單位大量的招聘員工雖然解決了公司用人短缺的問題，但是在進行員工招聘時，單位對員工并沒有進行良好的人事檔案統(tǒng)計。導(dǎo)致員工的業(yè)務(wù)水平能力高低不齊，很難進行統(tǒng)一分配和管理。同時也因為企業(yè)對員工的人事檔案統(tǒng)計不明確，企業(yè)在對員工進行你能力培訓(xùn)時也難以進行優(yōu)質(zhì)高效的培訓(xùn)，員工的工作能力和為其分配的工作內(nèi)容也并不合理。事業(yè)單位中一些陳舊的看資歷評優(yōu)提薪方式并不適合當下的年輕人才的觀念，并不能挽留住人才。因此為保證事業(yè)單位的良好發(fā)展，我們要及時的調(diào)整管理制度，按功評優(yōu)，按勞提薪。

2）加強員工職位與能力的匹配度。在事業(yè)單位在招聘的過程中，檔案管理統(tǒng)一使得應(yīng)聘者注重一切基礎(chǔ)工作的表現(xiàn)，減少許多人對招聘工作的許多錯誤認識，包括一些課本以及理論。在大部分的課程中，招聘者被教育如何選一個優(yōu)秀的員工，但是在部分企業(yè)不需要很多的員工，在很多面試者中選擇一個合適的人才是最重要的，也是構(gòu)建一個完整人力資源管理體系的基礎(chǔ)。因此事業(yè)單位在進行招聘時，應(yīng)該針對應(yīng)聘者的簡歷針對性的推演出員工的個人能力與工作水平，做好的檔案管理工作。針對性的采取多維度的考核可以讓員工多維度的展示自己的能力，能使事業(yè)單位的檔案管理工作更加良好的進行。對員工的培訓(xùn)也可以根據(jù)檔案記錄有針對性的進行，傳統(tǒng)的管理模式中，企業(yè)對于員工的過往分析不夠準確往往培訓(xùn)達不到效果，造成了嚴重的人才浪費。

3 如何做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

1）明確檔案管理責任主體。在當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的一大問題就是管理責任主體不夠明確，檔案管理人員雖然被分成了不同小組，但并不明確自己所在的小組或者自己應(yīng)該做些什么，這種情況往往導(dǎo)致檔案管理流程出現(xiàn)混亂，一些必要的管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)空擋。面對這樣的情況在實際改進檔案管理過程中我們應(yīng)該建立完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確每個步驟的人員應(yīng)該做什么，如果檔案管理某個步驟出現(xiàn)問題，那追責要追責哪個部門或者哪個個人，這樣的檔案管理方式就容易使整個檔案管理過程更加科學合理，不會出現(xiàn)檔案管理上的空擋，管理人員也能更好的負起自己的責任，更加清楚自己應(yīng)該做什么，從而讓整個檔案管理過程體系化發(fā)展，最終使檔案管理的整體效率得到提升。

2）改變傳統(tǒng)管理模式，增設(shè)管理服務(wù)機制。當前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的另一大問題就是檔案管理就以純粹的管理為主，并不重視人員檔案的查找等問題。檔案管理信息化建設(shè)工作的進行其主要目的是服務(wù)事業(yè)單位更好的發(fā)展，那么針對檔案查詢等工作服務(wù)也要提高重視。但是當下整個檔案管理過程的服務(wù)機制較差，針對這樣的情況，在創(chuàng)新檔案管理的過程中，我們應(yīng)該適當改變原有的管理模式，重視和宣揚員工檔案的重要用途，不斷體現(xiàn)檔案的重要價值，而在實際檔案管理過程中，受傳統(tǒng)思想的影響，我們對電子檔案的管理常常不到位，導(dǎo)致人員通過計算機查找自己的電子檔案常常查找失敗，針對這樣的情況，我們要建立健全電子檔案查找機制，逐步促進事業(yè)單位人事檔案管理的信息化進程，通過這樣的改進，我們就能逐步實現(xiàn)檔案管理的由“碎片化”向“整體化”的轉(zhuǎn)變流程。

3）加強對檔案管理人才的培養(yǎng)。檔案管理工作至關(guān)重要，所以對于管理檔案的相關(guān)人員的要求及培訓(xùn)也是十分嚴格的，同時這也要求相關(guān)的檔案管理人員有著極高的綜合素質(zhì)及專業(yè)素養(yǎng)，而人員素質(zhì)的好壞也決定著檔案管理工作的有效性，所以對于檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)和選拔是必不可少的，同時檔案管理工作人員也應(yīng)有與時俱進的思想，在如今科技發(fā)展的大潮流之下，學會信息化科學化的管理檔案資料，光有人員的相關(guān)培訓(xùn)還不足以實現(xiàn)檔案管理的科學化與有效化，相關(guān)制度的建立也是必不可少的，它是檔案管理的基本準則，也是檔案管理的必要保障，比如人員的使用登記，檔案的定期檢查，定期的制度考核及員工激勵制度，這種制度可以很好的讓員工遵循工作制度，促使他們與時俱進。在進行人員的編制時，應(yīng)根據(jù)員工的特點進行編制，同時在教學時也要因人而異，才能最大幅度的提升檔案管理的科學化與有效化。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理的科學化與有效化還需要不斷地與時俱進，不斷適應(yīng)潮流變化。檔案管理的信息化建設(shè)工作不是一朝一夕就能完成的，需要我們不斷學習，不斷改善。祖國在強大，技術(shù)在進步，做好檔案的管理就是做好事業(yè)單位進步的基礎(chǔ)，有了這層基礎(chǔ)，我們才能更加強大。各個單位需要強化檔案管理人員的培訓(xùn)，完善檔案管理的制度，才能科學有效的進行檔案的管理與整合。