信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理模式探討

高萬佳

（吉林省地礦勘察設(shè)計研究院，吉林 長春 130000）

對于事業(yè)單位來說，在經(jīng)營發(fā)展中面臨的內(nèi)容比較多，工作流程較為繁瑣，特別是在檔案管理上，要求各部門給予高度配合，做好各項檔案數(shù)據(jù)整合與管理工作，為單位制定發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)參考。在開展檔案管理活動時，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展要求，而信息化檔案管理，以創(chuàng)新為根本，通過建立信息化管理平臺，完善檔案管理體系，保存國家政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)等各項信息，防止檔案信息丟失，緩解相關(guān)人員工作壓力，保證檔案信息的準(zhǔn)確性，提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，保障檔案信息安全。

1 事業(yè)單位開展檔案管理工作的意義

市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，事業(yè)單位對自身進(jìn)行發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行了調(diào)整，檔案管理也得到了事業(yè)單位的高度重視。通過加強檔案管理，能夠給事業(yè)單位創(chuàng)造更多的效益。為了能夠讓事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展，需要規(guī)范檔案管理流程，結(jié)合時代發(fā)展，把信息化技術(shù)應(yīng)用其中，對檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新。與此同時，引進(jìn)信息化技術(shù)，促進(jìn)檔案管理效率的提升。由于檔案管理涉及信息量大，管理過程較為復(fù)雜。在傳統(tǒng)的檔案管理中，主要采用的手工管理模式，這種方法耗費時間多且無法保證工作質(zhì)量。隨著信息時代的到來，檔案數(shù)據(jù)越來越復(fù)雜，手工方式無法實現(xiàn)對檔案信息的高效管理，因此需要利用信息技術(shù)使檔案管理更加規(guī)范，減少人力資源的消耗，使檔案管理更加科學(xué)化、專業(yè)化。通過建立文書、科技檔案信息化平臺，給企業(yè)開發(fā)建設(shè)、科研事業(yè)單位的調(diào)整發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)提供數(shù)據(jù)依據(jù)，推動科研事業(yè)單位的發(fā)展，促進(jìn)地方文化與經(jīng)濟(jì)建設(shè)[1]。

2 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理意識有待提高。從當(dāng)前情況來看，事業(yè)單位都非常注重單位運營狀況和社會效益，對檔案管理工作的信息化關(guān)注力度不高，沒有意識到檔案信息化管理的必要性，忽略了按時代發(fā)展要求，建立完善的檔案信息化管理體系，相關(guān)的工作機(jī)制不完善，造成檔案利用程序繁瑣、利用率偏低，整體工作效果不理想。無論黨政工作、科研工作，都離不開 檔案管理與利用，因此檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性工作，檔案信息化管理對事業(yè)單位發(fā)展有著重要的影響。重視檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)與檔案管理意識的提高，建立檔案簡縮目錄與信息平臺，讓黨政管理與科研人員掌握館藏目，及時準(zhǔn)確的提供他們所需資料數(shù)據(jù)，提高他們的工作效率，使現(xiàn)有的財務(wù)、人事、科技等檔案有效利用，成為科研事業(yè)單位的運營基礎(chǔ)。

2）信息化管理范疇廣泛。在我國大部分事業(yè)單位中，結(jié)合其屬性和類別，一般規(guī)模比較大，這就導(dǎo)致信息化普及和統(tǒng)一化目標(biāo)無法快速實現(xiàn)，容易造成信息化管理混亂，無法滿足標(biāo)準(zhǔn)化操作流程。事業(yè)單位建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)的主要原因就是為了提高單位檔案管理水平，讓各項數(shù)據(jù)能夠及時整合，真實的反饋出當(dāng)前事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展中存在的問題，其中包含業(yè)務(wù)情況、資產(chǎn)狀況、人事管理、科技項目管理等。但是事業(yè)單位及各部門規(guī)模龐大，人員數(shù)量多且復(fù)雜，容易造成信息化管理問題，無法實現(xiàn)信息反饋與對接，給單位資源科學(xué)分配造成不良影響。

3）檔案管理現(xiàn)代化水平不高。隨著信息化時代的來臨，諸多現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備被廣泛的運用到事業(yè)單位檔案管理活動中，但是因為單位缺乏專業(yè)的人才，檔案管理部門無法對這些現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備高效使用，導(dǎo)致單位信息化管理水平較低。并且，因為事業(yè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置比較混亂，檔案管理過于盲目，缺乏明確的工作目標(biāo)，也沒有根據(jù)各個部門經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r，確定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案資源開發(fā)與利用效果不明顯，影響事業(yè)單位檔案管理水平的提高。

3 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理模式

1）樹立正檔案信息化管理觀念。對于事業(yè)單位，為了實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新，應(yīng)把信息化技術(shù)應(yīng)用其中，加強檔案管理信息化建設(shè)。在此過程中，重要內(nèi)容在于創(chuàng)新信息化管理理念，從思想意識上轉(zhuǎn)變管理模式。在事業(yè)單位中，一方面，加強人才培訓(xùn)，定期開展各種培訓(xùn)活動，提高管理人員專業(yè)技能，獲取理想檔 案管理效果。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)加強技術(shù)培訓(xùn)，協(xié)助檔案管理人員完成檔案管理信息化建設(shè)工作，提高檔案管理人員操作技能。事業(yè)單位各個職工都是當(dāng)信息的使用者和執(zhí)行者，需要在各部門的配合下，將檔案管理工作落實到位。事業(yè)單位應(yīng)該加強內(nèi)部宣傳，結(jié)合時代發(fā)展，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，做好內(nèi)部思想教育工作，讓廣大職工形成高效的管理理念，給后續(xù)檔案信息化管理工作開展創(chuàng)建良好環(huán)境[2]。

2）完善檔案信息化管理制度。完善的檔案信息化管理機(jī)制，能夠給后續(xù)管理工作開展提供支持。首先，檔案管理部門需要根據(jù)國家檔案局及地方檔案部門的相關(guān)要求，根據(jù)檔案信息化管理需求和單位經(jīng)營特點，對單位檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)與建設(shè)。其次，根據(jù)當(dāng)前時代發(fā)展要求，有條件的事業(yè)單位需要在內(nèi)部成立專業(yè)的檔案管理部門，并在各部門中分配專業(yè)的檔案管理人員，主要負(fù)責(zé)本部門檔案數(shù)據(jù)采集、整理、歸類等工作。在課題項目運行過程中，需要成立檔案管理小組，由上至下多方位覆蓋，形成一個完整的檔案管理格局，明確各部門職責(zé)。除此之外，檔案管理部門需要安排各部門及課題檔案管理人員按照時間節(jié)點開展交流會議，根據(jù)各方意見，制定統(tǒng)一的檔案信息化管理制度，引導(dǎo)檔案管理工作順利進(jìn)行，以提高檔案信息化管理水平。

3）建立的檔案信息管理系統(tǒng)。事業(yè)單位在構(gòu)建檔案管理機(jī)制過程中，需要保證各項數(shù)據(jù)信息的安全性。隨著信息化時代的來臨，即便單位檔案管理工作不斷改革優(yōu)化，但是在實際操作中，依然會面臨各種風(fēng)險問題。為了改善這種狀況，事業(yè)單位應(yīng)加強檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，做好硬件設(shè)備防護(hù)工作，避免遭受不法人員或者病毒的進(jìn)攻，保證檔案信息的安全。與此同時，實現(xiàn)對檔案信息真實性的保護(hù)。由于電子文檔形成到保存整個過程將無法保證數(shù)據(jù)的完善性，因此檔案管理人員應(yīng)采取有效措施，以現(xiàn)有法律為根本，加強對檔案真實性的保護(hù)。其次，培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高檔案管理團(tuán)隊專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案信息化管理工作開展提供人才保障。在當(dāng)管理創(chuàng)新的同時，讓相關(guān)人員樹立正確的思想意識，保證檔案管理人員能夠了解檔案信息化基本要點和職責(zé)，并將其合理的運用到實際工作中。最后，加強績效考核，把檔案管理科學(xué)落實到績效管理活動中，保證業(yè)務(wù)部門都配有專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)嚴(yán)格檢查。在實施檔案信息化管理工作時，事業(yè)單位應(yīng)加強簽字審核，在制定完善的糾錯制度的情況下，定期組織檔案管理人員專業(yè)考核，讓其掌握更多的專業(yè)知識，保證到了信息的有效性和真實性，讓事業(yè)單位檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展。

4 結(jié)束語

總而言之，在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位需要做好檔案信息化管理工作。加強檔案信息化管理制度構(gòu)建，建立專業(yè)的信息化管理平臺，保證檔案信息化管理工作有序進(jìn)行，減少人工成本支出，提高事業(yè)單位檔案管理水平。在信息化時代背景下，事業(yè)單位應(yīng)該舍棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，真正做到無紙辦公，為各個部門工作開展提供數(shù)據(jù)參考，便于相關(guān)人員查閱大量信息。事業(yè)單位應(yīng)加強改革，適當(dāng)引入現(xiàn)代化設(shè)備，加強人才培訓(xùn)，為后續(xù)檔案信息化管理工作開展提供人才支持，保證單位檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性。