淺析機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理

夏興娣

（海安市行政審批局，江蘇 海安 226600）

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展給人們的生活、工作帶來了一定的影響，會(huì)計(jì)檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理經(jīng)營(yíng)的一個(gè)重要組成部分，更應(yīng)該時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，盡快實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理，這也是會(huì)計(jì)檔案自身發(fā)展不可忽視的一個(gè)需要。機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理為盡快實(shí)現(xiàn)無紙化辦公提供了條件，傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不易搜索、保存，當(dāng)需要調(diào)取信息時(shí)，通常都需要花費(fèi)大量的時(shí)間、人力搜索，但是借助數(shù)字化技術(shù)對(duì)機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行，不僅能夠顯著提高檔案管理的工作效率，還可以保障各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料的完整性，加強(qiáng)數(shù)據(jù)資料的私密性，防止核心資料被泄漏，尤其是會(huì)計(jì)檔案關(guān)系到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)往來，能夠反映單位經(jīng)濟(jì)流通的一個(gè)極其重要的憑證，更應(yīng)該重視對(duì)其私密性與完整性的保護(hù)。

1 機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

會(huì)計(jì)檔案主要指機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位或是其他社會(huì)組織的財(cái)務(wù)管理部門以及財(cái)會(huì)專業(yè)人員在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接制作或者是根據(jù)一定規(guī)定保存、以備查找的會(huì)計(jì)憑證、企業(yè)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)報(bào)表以及會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)核算材料，其中還包含會(huì)計(jì)信息化之后的存儲(chǔ)文件、磁帶或是打印出來的記賬憑證、企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表等等。通常機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理都是嚴(yán)格按照獲取原始憑據(jù)——憑證記賬——登記賬簿——形成報(bào)表——整理歸檔這一流程進(jìn)行，但是自從改革開放以來，隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，電算化會(huì)計(jì)檔案管理也逐漸出現(xiàn)，記賬憑證、財(cái)務(wù)賬簿等都是受點(diǎn)劃算會(huì)計(jì)檔案的影響而逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理模式，就連財(cái)政表都可以通過在財(cái)務(wù)軟件中導(dǎo)出excel表格，然后根據(jù)不同的條件進(jìn)行查詢，非常便捷，但是原始憑證以及檔案管理還沒有完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的原始憑證依舊是以紙張的形式粘貼在記賬憑證后面，在實(shí)際生活中，更多的機(jī)關(guān)單位會(huì)計(jì)檔案的管理依舊是以紙質(zhì)文檔的形式保管在檔案室，在工作中會(huì)計(jì)資料因?yàn)榧堎|(zhì)文檔的不易管理而無法實(shí)現(xiàn)信息共享，這些都將會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)造成一定程度的影響。

為了能夠確保會(huì)計(jì)原始文檔的真實(shí)性、完整性，采用紙質(zhì)文檔的形式進(jìn)行保管其實(shí)是最好的選擇，紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案不容易被篡改，更能夠保證其真實(shí)性，但是隨著社會(huì)的進(jìn)步以及科技的發(fā)展，紙質(zhì)的會(huì)計(jì)原始檔案給會(huì)計(jì)檔案的管理帶來了一些麻煩。紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的發(fā)展更容易被損壞，出現(xiàn)殘缺的可能，而且紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案無法和記賬憑證的電子化相結(jié)合，在眾多的檔案中翻找需要的檔案可能會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，加大資料查詢的困難。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保存的成本比較大，并且與數(shù)字化不相符，不能滿足當(dāng)前信息時(shí)代的要求。一部分機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理依舊采用之前的管理方式，把單位主要財(cái)務(wù)往來的會(huì)計(jì)憑證、賬本以及其他的財(cái)務(wù)信息全部都有專門的檔案管理人員進(jìn)行信息保存，在日常工作中也主要是借助人力進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的借閱、查詢、保存以及銷毀等工作。單位沒有創(chuàng)建專門的會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫，需要專門的人員事先利用電腦進(jìn)行查找之后才能夠繼續(xù)在檔案資料室查找會(huì)計(jì)的原始憑證以及其他的相關(guān)信息，這一工作往往都需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力，給機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的管理帶來了很大的不便，嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。除此之外，會(huì)計(jì)檔案的重要意義以及機(jī)關(guān)單位的獨(dú)特性也對(duì)機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的管理提出了更為嚴(yán)格的要求，會(huì)計(jì)原始憑證的紙質(zhì)化管理方式導(dǎo)致其無法與錄入電腦的會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行實(shí)現(xiàn)共享，并且會(huì)計(jì)檔案資料的保密性導(dǎo)致在數(shù)字化應(yīng)用中也過于強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案在使用時(shí)保密，最終使得機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的憑證以及參考作用難以得到完全 的發(fā)揮。

2 機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理中存在的問題

2.1 相關(guān)軟硬件設(shè)備配備不足

在機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理中存在的一個(gè)重要問題就是相關(guān)設(shè)施不完善。軟硬件設(shè)施配備不足嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)單位的數(shù)字化管理進(jìn)程，尤其是當(dāng)前市場(chǎng)中會(huì)計(jì)軟件質(zhì)量參差不齊，如果沒有選擇合適的軟硬件設(shè)施，也將會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全性造成一定的影響。在會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的軟件方面，當(dāng)前大多數(shù)單位使用的電算化軟件不具備記賬憑證附件資料的存儲(chǔ)管理功能，導(dǎo)致利用計(jì)算機(jī)設(shè)備核算出來的數(shù)據(jù)與原始憑證附件是分開的，實(shí)際上原始會(huì)計(jì)附件資料是不可以和記賬憑證保存在一起，這樣極可能出現(xiàn)原始文檔的丟失、破壞等問題。在會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的硬件方面，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理必不可少的就是信息收集設(shè)備、信息保存設(shè)備、信息利用設(shè)備等等硬件設(shè)備，但是在實(shí)際上大多數(shù)單位連基本的硬件設(shè)備都無法配備完善，并且會(huì)計(jì)檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)還沒有完善，無法實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享的需要。健全設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本條件，因此，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理首要解決問題就是軟硬件設(shè)備的配備問題。

2.2 安全性無法得到保障

在實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的同時(shí)我們需要考慮到會(huì)計(jì)檔案信息的安全性問題。假如用戶沒有選擇合適的防火墻或是其他保護(hù)性軟件，很容易出現(xiàn)服務(wù)器崩潰的情況，導(dǎo)致相關(guān)會(huì)計(jì)檔案信息丟失，而且會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在實(shí)際的操作中也可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)的混亂、篡改或是泄露的情況。比如說機(jī)關(guān)單位將近期的財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)記錄全部都存放在同一個(gè)文檔中，一旦光盤丟失或者被惡意盜取，將會(huì)導(dǎo)致所有會(huì)計(jì)檔案資料都無法再次獲取，造成極大損失。另一方面，因?yàn)闄C(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行的，在這種情況下，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行刪減或是其他改動(dòng)都是非常容易的，并且通常情況下都無法被人發(fā)現(xiàn)，尤其是一部分商業(yè)軟件的存在可以為用戶提供修改往年單位賬目的舞弊行為，將會(huì)導(dǎo)致單位的財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)重要問題。機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的安全問題是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)進(jìn)程中的一個(gè)重要問題，所以在機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理中一定要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，否則將會(huì)對(duì)單位的財(cái)務(wù)管理造成重要影響。

2.3 基礎(chǔ)管理欠缺

機(jī)關(guān)單位在會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)管理上也存在著諸多問題。受會(huì)計(jì)檔案信息冗雜性的影響，會(huì)計(jì)檔案信息在進(jìn)行整理的時(shí)候極易出現(xiàn)分類不正確、更新不及時(shí)、相關(guān)資料尋找困難以及檔案信息資料無法得到充分利用等問題，這主要是因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案的管理不規(guī)范。尤其是大多數(shù)單位的檔案管理人員都是年齡較大的人，他們對(duì)于新事物的接受能力普遍偏低，甚至根本不會(huì)使用計(jì)算機(jī)，更不必說利用計(jì)算機(jī)制作賬簿，檔案管理人員的個(gè)人的計(jì)算機(jī)操作能力也是阻礙會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的一個(gè)重要問題。建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，完善基礎(chǔ)管理制度，促使會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化管理的目標(biāo)，這也是當(dāng)前機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理中需要考慮的問題。

3 信息時(shí)代機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理方式

3.1 加快配備相關(guān)軟硬件設(shè)施

健全的軟硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的基本要求，為機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的數(shù)字化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也是會(huì)計(jì)檔案信息能夠充分發(fā)揮作用的前提條件。信息化背景下，智能化財(cái)務(wù)管理軟件的出現(xiàn)能夠顯著提升會(huì)計(jì)人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)會(huì)計(jì)文檔到數(shù)字化方向的轉(zhuǎn)變，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文檔更容易進(jìn)行管理，比如說其中的總賬管理、報(bào)表管理以及資產(chǎn)管理等會(huì)計(jì)模塊的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，能夠顯著減少會(huì)計(jì)人員在信息錄入、報(bào)表制作方面的時(shí)間，給工作人員的工作帶來了極大的方便。硬件設(shè)備作為財(cái)務(wù)管理軟件的載體，其質(zhì)量的高低將會(huì)直接影響到軟件的應(yīng)用，因此機(jī)關(guān)單位更應(yīng)該加快財(cái)務(wù)管理硬件設(shè)施建設(shè)，盡可能確保資金投入能夠滿足軟硬件設(shè)施建設(shè)的基本需要，同時(shí)還需要引入新技術(shù)、新設(shè)備以及國(guó)外新的管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，加大對(duì)機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)力度。

3.2 完善管理制度，提升保密性

數(shù)字化背景下，機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案有多種存儲(chǔ)形式，如何加強(qiáng)其保密性成為會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的一個(gè)重要問題。一方面，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，嚴(yán)格要求檔案管理人員在進(jìn)行文件存檔時(shí)明確存檔的范圍，嚴(yán)格按照規(guī)定的分類要求進(jìn)行存檔，盡可能避免出現(xiàn)由于操作不當(dāng)導(dǎo)致重要會(huì)計(jì)文檔信息丟失的問題。除此之外，為了保證會(huì)計(jì)檔案的安全性，最好對(duì)檔案管理人員進(jìn)行責(zé)任劃分，一旦出現(xiàn)問題，確保能夠?qū)⒇?zé)任落實(shí)到個(gè)人，能夠有效降低文檔被惡意破壞的可能性。另一方面，單位需要每隔一段時(shí)間就對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，避免出現(xiàn)由于病毒植入或是被黑客惡意襲擊導(dǎo)致文檔丟失的情況，尤其是對(duì)于安全性要求比較高的會(huì)計(jì)文檔可以通過設(shè)置多層加密或是刻制成加密光盤的方式對(duì)其進(jìn)行保密處理，從而提升會(huì)計(jì)檔案的保密性。

3.3 引入現(xiàn)代管理模式

伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用與財(cái)務(wù)共享模式的創(chuàng)建，會(huì)計(jì)檔案的管理也需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息的共享。第一，對(duì)檔案管理人員需要具備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，單位還需要對(duì)其定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，以便于提升檔案的管理效率。第二，通過創(chuàng)建單位——銀行——國(guó)家結(jié)算中心的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在單位經(jīng)濟(jì)來往中統(tǒng)一使用銀行卡、電子支票等電子憑證，任何交易全部都嚴(yán)格根據(jù)這一憑證進(jìn)行，最終證明也是以銀行出示的電子憑據(jù)為準(zhǔn)，保證資金往來的真實(shí)性，通過建立集中管理模式最終實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案資料共享的目的。

4 結(jié)束語

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理是檔案學(xué)學(xué)科中綜合性較強(qiáng)、涉及范圍較廣的研究領(lǐng)域。隨著人們生活節(jié)奏的不斷加快以及數(shù)字化進(jìn)程的推動(dòng)，每時(shí)每刻都有大量的信息在流轉(zhuǎn)，越來越多的企業(yè)與事業(yè)單位開始嘗試通過引入信息技術(shù)對(duì)單位的人事檔案信息進(jìn)行信息化管理，今后我國(guó)會(huì)計(jì)檔案在管理時(shí)可能更多的是依靠數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，因此機(jī)關(guān)單位盡快實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)刻不容緩。