高校檔案管理構(gòu)建信息資源共享模式的策略探析

竇首臣

（天津城市建設(shè)管理職業(yè)技術(shù)學(xué)院，天津 300000）

長期以來，我國高校檔案管理部門獨(dú)立性較強(qiáng)，遵循只負(fù)責(zé)管理層的嚴(yán)謹(jǐn)調(diào)度，與教師、學(xué)生以及社會群體之間維持一定距離。新形勢下，傳統(tǒng)的高校檔案管理難以滿足時代發(fā)展提出的新要求，信息化時代，整個社會對信息資源的需求越來越大。高校檔案信息資源要想為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就必須對高校檔案信息資源共享系統(tǒng)的構(gòu)建引起重視。

1 高校檔案管理中信息資源共享的基本概念

高校信息資源管理，主要是整合運(yùn)用管理相關(guān)部門和各層次的信息資源，特別是在信息社會背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越發(fā)完善，使得信息資源共享在基礎(chǔ)條件方面得到了全面優(yōu)化[1]。信息資源共享需要將信息資源、用戶以及信息傳播結(jié)構(gòu)等作為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對信息資源的共享和共建。其中，共享屬于資源系統(tǒng)的重點(diǎn)。同時，信息資源管理相關(guān)理論主要從文檔管理操作中而來，之后借助相關(guān)專家不斷深入研究，逐漸得到健全和革新。

2 高校檔案管理構(gòu)架信息資源共享模式的重要價值

2.1 提高高校辦學(xué)能力和競爭力的客觀要求

過去，檔案管理模式主要以人工操作為主，這種方式受檔案數(shù)量多、工作效率低等因素的影響，學(xué)生檔案內(nèi)容難以得到及時的更新，無法準(zhǔn)確、真實(shí)的將學(xué)生在校表現(xiàn)體現(xiàn)出來，進(jìn)而讓用人單位無法全面考量學(xué)生。將信息管理系統(tǒng)作為基礎(chǔ)建立起來的檔案信息資源共享模式，推動了學(xué)生檔案管理效率的加強(qiáng)以及檔案信息內(nèi)容的健全，可以幫助學(xué)生更好地就業(yè)，進(jìn)而間接提升高校競爭力。

2.2 提高高校學(xué)生綜合能力的必然需要

通過科學(xué)合理采用信息資源共享模式，能夠動態(tài)更新高校學(xué)生的檔案信息，并且不同學(xué)科的教師可以第一時間在信息資源共享系統(tǒng)中將學(xué)生的成績保存好。通過此種方式，輔導(dǎo)員和任課教師可以充分了解和掌握學(xué)生的成績變化情況，以便于立足于專業(yè)角度指導(dǎo)學(xué)生，促進(jìn)學(xué)生綜合能力的提高。

3 高校建立信息資源共享模式的對策

3.1 提升重視程度，完善頂層設(shè)計

通過信息資源共享模式開展高校檔案管理工作，需進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，確保意識層數(shù)以及技術(shù)完備，防止建設(shè)過程中出現(xiàn)技術(shù)開發(fā)方面的限制[2]。實(shí)際工作時，高校之間互不干涉，各自為政的情況嚴(yán)重，所以應(yīng)結(jié)合具體狀況，進(jìn)行計劃、協(xié)調(diào)以及管理。相關(guān)部門應(yīng)落實(shí)好信息資源共享建設(shè)，加強(qiáng)科學(xué)性與合理性，維持不同工作間的協(xié)調(diào)。同時，秉承從上而下的原則，做好頂層設(shè)計，保證后續(xù)工作的順利進(jìn)行。參與各方需要加強(qiáng)對于此項工作的重視，進(jìn)而獲取到全面的支持?，F(xiàn)階段，各高校應(yīng)將視野存在的局限性打破，明確網(wǎng)絡(luò)層面、國家宏觀層面具備的價值，并立足于此，對檔案信息資源共享模式進(jìn)行構(gòu)建。

3.2 構(gòu)建高校檔案信息服務(wù)中心

高校構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的目的在于滿足用戶在檔案信息資源方面提出的各類要求，所以建立科學(xué)合理的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)意義極為重大。一方面，需結(jié)合用戶不同需求，針對性的共享檔案信息。學(xué)生、教師以及科研人員對于信息需求存在一定的差異，結(jié)合不同群體推薦相應(yīng)內(nèi)容，并開放等級不同的資料庫。另一方面，構(gòu)建信息分級制度，避免無限制開放信息。嚴(yán)格保密機(jī)密事項和重大研究成果。同時，建立用戶反饋系統(tǒng)，主要涉及以下幾點(diǎn)：其一，用戶意見。用戶提出的各類意見能夠推動高校信息共享系統(tǒng)的完善性；其二，高校檔案利用效果。分析用戶是否對檔案信息予以了良好運(yùn)用；其三，高校檔案運(yùn)用需求趨勢。準(zhǔn)確判斷用戶需求的信息種類，進(jìn)而推薦更加適宜的信息，促進(jìn)工作效率的提高。

3.3 建立高校檔案信息資源合成體制

對于檔案信息資源共享體制而言，高校師生、社會群眾是主要服務(wù)對象，即便是當(dāng)前我國大多數(shù)高效已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，但是受手段、資金與設(shè)施等方面的影響，信息化管理中問題頻繁出現(xiàn)[3]。另外，因自身實(shí)際情況不同，各高校信息共享管理機(jī)制也有所差異，主要表現(xiàn)為信息平臺、軟件設(shè)備兩方面，使得高校間檔案信息資源交流與溝通不暢，大部分有價值的資源只服務(wù)于本校，共享交流信息難以實(shí)現(xiàn)。對此，各高校應(yīng)積極配合協(xié)調(diào)，構(gòu)建全方位、多層次的檔案信息管理資源庫，盡量共享信息資源，提高其開放性。

3.4 注重人才培養(yǎng)

對于構(gòu)建檔案信息資源共享模式，不管是構(gòu)建過程、日常維護(hù)需投入較大的人力。對此，高校應(yīng)積極構(gòu)建專業(yè)團(tuán)隊，切實(shí)提高信息化管理水平。通過對外招聘推進(jìn)，吸引更多高素質(zhì)、高技能人才參與到學(xué)習(xí)團(tuán)隊中。針對已有的檔案管理人員，應(yīng)與新員工一起接受培訓(xùn)，提高工作能力，學(xué)習(xí)與掌握最新思想、方法與技能，避免自身能力的退化。特別是信息化時代下，技術(shù)日新月異，工作人員技能與知識體系應(yīng)同時代白癡抑制，如此才會始終保持較強(qiáng)工作水平。培訓(xùn)應(yīng)同激勵制度、考核制度相融合，積極調(diào)動工作人員參與培訓(xùn)、提升自我的熱情。

4 結(jié)語

綜上所述，新形勢下，高校檔案數(shù)量逐漸增多，社會對于高校檔案信息的需求也得到了提升。在傳統(tǒng)檔案管理方式中融入信息共享體制，可以降低檔案管理工作中的成本消耗，加強(qiáng)檔案管理工作所具備的開放性，屬于現(xiàn)階段我國高校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理發(fā)展的主要途徑。