檔案數(shù)字化保密工作思考分析

龍遠(yuǎn)瓊

（中國振華集團(tuán)永光電子有限公司（國營第八七三廠），貴州 貴陽 550018）

1 引言

對(duì)于檔案管理工作來說，其就是在日常工作的過程中，收集、整理人員資料，為有關(guān)員工提供重大項(xiàng)目以及政府政策等的查閱服務(wù)。由于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)被數(shù)字化檔案管理所取代，有效提高了檔案管理工作的效率，但是其安全問題也隨之而來。為此，工作人員必須高度重視保密和泄密等問題，并采取針對(duì)性的措施，才能盡可能減少泄密危機(jī)，精細(xì)檔案管理程序。

2 做好檔案數(shù)字化管理前期工作，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

對(duì)于檔案管理工作來說，其覆蓋了國有企業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，所以其工作量較大。另外，由于部門較為分散、日常工作較為復(fù)雜，使得檔案管理的難度越來越大。為此，為了盡量做好檔案管理的保密工作，就必須做好檔案數(shù)字化管理的前期工作準(zhǔn)備，并加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

1）成立檔案數(shù)字化管理工作室。在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理工作的過程中，只有配備專門的機(jī)房室，才能為檔案保密工作打下良好的基礎(chǔ)。從工作環(huán)境這一方面來看，要想有效防止泄密事件發(fā)生，就必須實(shí)現(xiàn)監(jiān)控系統(tǒng)的全覆蓋，盡可能減少工作室監(jiān)控的“死角”，同時(shí)還要對(duì)數(shù)字化管理的工作流程進(jìn)行實(shí)時(shí)檢測(cè)。另外，還應(yīng)當(dāng)意識(shí)到“磁場(chǎng)”可能帶來的安全隱患，為此還必須安裝磁干擾設(shè)備。從工作人員這一方面來看，為了盡可能減少泄密事件的發(fā)生概率，還需要對(duì)進(jìn)出工作室的人員進(jìn)行檢查并核實(shí)其身份，從而避免其他人入內(nèi)。國有企業(yè)的資金充足，所以還可以安裝指紋識(shí)別、自動(dòng)報(bào)警等高端技術(shù)設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)工作室管理制度的規(guī)范，進(jìn)而減少泄密事件的發(fā)生。從安保工作這一方面來看，要想提高管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，就必須定期全方位的檢查管理工作室，并重點(diǎn)檢查其是否存在竊聽設(shè)備。如果想要使得檔案管理實(shí)現(xiàn)全封閉模式，就必須不斷強(qiáng)化數(shù)字管理基礎(chǔ)好設(shè)施建設(shè)工作，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，并提高計(jì)算機(jī)的工作效率。同時(shí)，還要按照有關(guān)要求，購進(jìn)更為專業(yè)的儲(chǔ)存設(shè)備，才能真正使得數(shù)字化工作室的網(wǎng)絡(luò)與外界隔離。另外，還需要引進(jìn)更為先進(jìn)的資料采集設(shè)備，如電子掃描儀等，才能有效提高收集的質(zhì)量和效率。對(duì)于很多國有企業(yè)來說，由于這些數(shù)字化設(shè)備所需要的資金較多，所以很多國有企業(yè)并沒有購進(jìn)數(shù)字化設(shè)備。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從發(fā)展的角度看問題，只有真正意識(shí)到保密工作的重要性，才會(huì)加大資金投入來提高其安全性。

2）完善檔案保密與泄密制度。為了更好地做好檔案數(shù)字化管理工作，就必須依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合自身實(shí)，不斷完善檔案保密與泄密制度。具體來說，要想制定更加合理、規(guī)范的保密泄密制度，就必須在進(jìn)行電子檔案管理的過程中引入收集、整理、分類、查閱等環(huán)節(jié)，并建立健全有關(guān)監(jiān)管制度和責(zé)任劃分制度，才能在泄密事件發(fā)生時(shí)，第一時(shí)間找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。另外，還要設(shè)立文件分等級(jí)查閱制度，只有通過數(shù)字化技術(shù)，并完善合理的平臺(tái)登錄及驗(yàn)證形式，才能有效地防止越權(quán)查閱行為的發(fā)生。現(xiàn)階段，對(duì)于檔案管理工作來說，其泄密的主要原因在于流程不完善、受人為因素影響較大，為此必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，盡可能完善的檔案保密與泄密制度，才能確保檔案管理的安全。

3 在檔案管理中引入監(jiān)理機(jī)制

對(duì)于監(jiān)理機(jī)構(gòu)來說，其能夠有效的控制檔案數(shù)字化管理工作，提高每個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率和工作質(zhì)量。同時(shí)，建立監(jiān)理機(jī)構(gòu)還可以全方位的控制檔案數(shù)字化管理的工作流程以及文件處理的效率。針對(duì)文件檔案儲(chǔ)存的每一個(gè)環(huán)節(jié)，監(jiān)理機(jī)構(gòu)都可以介入，并對(duì)其儲(chǔ)存的格式、方式、級(jí)別進(jìn)行審核，從而有利于其更加規(guī)范。另外，監(jiān)理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行工作的過程中，還可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)文檔處理過程中存在的問題，從而有效地降低了操作人員失誤的概率，提高了檔案處理工作的準(zhǔn)確性、安全性。最后，監(jiān)理機(jī)構(gòu)的作用還在于其可以對(duì)檔案管理的過程進(jìn)行分析，并提出科學(xué)合理的建議，從而使得系統(tǒng)不斷完善、漏洞盡可能減少，進(jìn)而推動(dòng)檔案數(shù)字化管理的安全運(yùn)行。

4 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案數(shù)字化管理人才，確保信息安全技術(shù)

為了謹(jǐn)防泄密事件，就必須建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍。對(duì)于檔案工作人員來說，只有不斷提高其對(duì)數(shù)字化管理安全的重視程度，才能降低人為風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案管理的安全性、可靠性。

1）提升工作人員保密意識(shí)。一般而言，數(shù)字化管理過程的安全性與檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)和責(zé)任感密不可分。為此，在實(shí)際工作的過程中，管理部門還要重視人才素質(zhì)的培養(yǎng)。只有開展數(shù)字化檔案培訓(xùn)活動(dòng)，并對(duì)其進(jìn)行有效的指導(dǎo)，將保密工作貫穿于整個(gè)培訓(xùn)過程，才能切實(shí)提高有關(guān)工作人員的保密意識(shí)。另外，還要建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制以及良性競爭機(jī)制。在進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作人員存在泄密行為，那么就必須對(duì)其進(jìn)行懲戒，才能營造安全第一的工作氛圍。同時(shí)，還要激勵(lì)工作人員對(duì)數(shù)字化管理信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，并切實(shí)拓寬數(shù)字化管理的領(lǐng)域，讓員工與員工之間可以相互交流、凝心聚力，從而促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

2）引進(jìn)先進(jìn)信息安全技術(shù)。為了防止檔案泄密，還必須在進(jìn)入數(shù)字化管理后，不斷完善加密系統(tǒng)和信息安全技術(shù)管理，并設(shè)置嚴(yán)格的登錄程序和密碼驗(yàn)證程序。對(duì)于一些重要的檔案管理數(shù)據(jù)來說，還應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的管理員密碼，并交由多方人員進(jìn)行監(jiān)管，在管理的過程中，每個(gè)人員只有部分權(quán)限，如果需要查閱則必須經(jīng)過有關(guān)人員審核通過后方能調(diào)取。對(duì)于檔案管理部門來說，要想提高分享速度的同時(shí)減小傳遞過程的泄密風(fēng)險(xiǎn)，其必須結(jié)合自身的檔案數(shù)字化管理水平，建立相應(yīng)的數(shù)字資料庫。在對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理的過程中，病毒也是影響檔案安全的重要危害之一。一旦病毒進(jìn)入檔案，那么將會(huì)使得檔案損毀甚至泄密，為此，工作人員必須對(duì)信息安全技術(shù)軟件的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，并安裝相關(guān)的殺毒軟件，針對(duì)那些保密性要求較高的檔案，還要配備安全系數(shù)更高的計(jì)算機(jī)軟件。

3）有效管理數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備?，F(xiàn)階段，對(duì)于大多數(shù)檔案泄密事件來說，其都是由于儲(chǔ)存設(shè)備不完善、不安全，為此在實(shí)際工作的過程中，只有明令禁止工作人員攜帶移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)入工作室，并要求其在對(duì)其數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移時(shí)采取專門的安全設(shè)備，才能減少不必要的風(fēng)險(xiǎn)。在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔的過程中，必須按照文件的保密級(jí)別來確定檔案所需要儲(chǔ)存的位置。如果要?jiǎng)h除有關(guān)保密文件，還需要在監(jiān)理人員在場(chǎng)的前提下進(jìn)行刪除。另外，還要注意檔案數(shù)字化管理過程中的細(xì)節(jié)，不僅要對(duì)工作人員的進(jìn)出進(jìn)行檢查，還要聘請(qǐng)專業(yè)人員檢查儲(chǔ)存設(shè)備中存在的問題，并定期進(jìn)行自查。

5 加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的投入

對(duì)于大部分國有企業(yè)來說，其在檔案數(shù)字化建設(shè)初期處于觀察試探階段，在試探的過程中檢驗(yàn)數(shù)字化檔案管理是否能夠有效地提高工作效率，確保檔案信息的安全。所以，其并投入的資金和設(shè)備是有限的。然而，在現(xiàn)代社會(huì)，對(duì)于高新技術(shù)設(shè)備、軟件的要求越來越高，只有那些安全系數(shù)高的軟件才能抵御病毒入侵，從而確保信息安全。然而企業(yè)的管理人員并沒有切實(shí)認(rèn)識(shí)到設(shè)備、技術(shù)對(duì)安全性的作用，所以其沒能及時(shí)的更新設(shè)備和軟件，使得檔案數(shù)字化管理工作十分落后，難以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?；诖?，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人必須轉(zhuǎn)變觀念，并加大對(duì)設(shè)備的投入，才能緊跟數(shù)字化發(fā)展的步伐，真正使得數(shù)字化檔案管理發(fā)揮作用。

6 結(jié)語

由于科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，國有企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，還需要注重?cái)?shù)字化管理的重要作用。只有不斷強(qiáng)化對(duì)檔案信息的管理，才能避免重要信息的泄露，從而確保企業(yè)內(nèi)部信息管理工作安全穩(wěn)定地運(yùn)行下去。