探究文書檔案管理中辦公自動化的應用

孫紅霞

（博爾塔拉蒙古自治州阿拉山口供水工程管理處，新疆 博樂 833400）

計算機網(wǎng)絡信息技術的普及和應用，極大的提高了人們生產(chǎn)辦公的質(zhì)量和效率?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的弊端與不足開始愈加顯現(xiàn)，不僅管理辦公費時費力，同時文書檔案資源的價值也得不到有效發(fā)揮。辦公自動化是計算機信息技術帶來辦公模式的轉(zhuǎn)變，為文書檔案管理工作指明了發(fā)展方向。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗，就文書檔案管理中辦公自動化應用提出個人見解和建議，以期能夠為廣大從業(yè)人員提供必要的參考和幫助。

1 文書檔案管理中辦公自動化的價值

1.1 實現(xiàn)信息共享

隨著社會的不斷發(fā)展與進步，文書檔案在人們生產(chǎn)生活中的影響和作用也愈加凸顯，在此基礎上文書檔案資源利用需求也水漲船高。傳統(tǒng)文書檔案以紙質(zhì)形式記載和存儲，因此在共享和利用方面存在嚴重的滯后性，由此難以滿足時代發(fā)展需求。辦公自動化是指以計算機技術、網(wǎng)絡信息技術為基礎的全新辦公形式，并以計算機網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)信息資源的實時共享，進而為文書檔案價值的發(fā)揮奠定堅實的基礎。由此可見，文書檔案管理中辦公自動化能夠滿足新時期文書檔案資源信息開發(fā)的基本需求。

1.2 提高管理效率

文書檔案管理是現(xiàn)階段企事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，提高文書檔案管理工作質(zhì)量和效率具有十分深遠的意義。一直以來，我國文書檔案管管理主要由人工作業(yè)為主，在檔案資料收集、分類及整理中極易因人為因素造成檔案資源的遺漏或丟失，同時也因工作強度大、繁瑣復雜等問題影響文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。辦公自動化借助計算機網(wǎng)絡信息技術實現(xiàn)了文書檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，由此規(guī)避了上述各方面問題與不足，并大大提高了文書檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.3 提高管理水平

從專業(yè)角度來看，文書檔案資管理辦公自動化轉(zhuǎn)型的同時也逐步提高了檔案管理水平，具體體現(xiàn)為以下幾方面：其一，電子文書檔案受錄入方式的影響，側(cè)面推動了文書檔案資源內(nèi)容層面的規(guī)范化和標準化轉(zhuǎn)變，由此為辦公自動化奠定了基礎條件。其二，辦公自動化的實現(xiàn)還需基于一套科學完善的文書檔案管理制度及管理技術方法，這也是推動文書檔案管理水平的重要基礎所在。由此可見，辦公自動化便是意味著以更加科學合理的方式開展文書檔案管理工作，相比傳統(tǒng)管理模式實現(xiàn)了管理水平的大幅提升。

2 當前文書檔案管理辦公自動化現(xiàn)狀

受客觀因素的影響，雖然我國企事業(yè)單位已充分認識到文書檔案管理辦公自動化的價值與作用，但在其推進過程中仍存在著一些問題與不足。首先，在辦公自動化轉(zhuǎn)變過程中，硬件基礎設施薄弱是一個十分常見的現(xiàn)象，無法支撐辦公自動化的實現(xiàn)。其次，管理制度與管理技術的缺失也嚴重制約了企事業(yè)單位文書檔案管理辦公自動化的落實與推進，相關問題亟待優(yōu)化和完善。最后，管理人員思想認知及專業(yè)能力的不足一定程度上也給辦公自動化實現(xiàn)帶來不利影響，這里需要對此給予高度重視和關注。

3 如何實現(xiàn)文書檔案管理中辦公自動化的應用

3.1 強化硬件基礎設施建設

在現(xiàn)代化辦公模式及理念下，自動化辦公是企事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，為此我們要高度重視辦公自動化的發(fā)展與轉(zhuǎn)變。眾所周知，計算機網(wǎng)絡信息技術是文書檔案管理辦公自動化轉(zhuǎn)型的基礎，這里要求相關企事業(yè)單位要高度重視硬件基礎設施的建設與完善，如計算機、網(wǎng)絡信息管理平臺、文書檔案數(shù)據(jù)庫等，由此為文書檔案管理辦公自動化轉(zhuǎn)變創(chuàng)造理想的辦公環(huán)境。

3.2 強化先進技術引進應用

辦公自動化是文書檔案管理的現(xiàn)代化需求之一，同時也是提高管理工作質(zhì)量和效率的基礎所在。要想切實達成辦公自動化轉(zhuǎn)變的文書檔案管理目標，相關企事業(yè)單位還要高度重視先進管理技術及方法的引進和應用。首先，文書檔案管理網(wǎng)絡信息平臺是辦公自動化的基礎所在，這里要求檔案管理部門依據(jù)自身檔案管理內(nèi)容及需求構建一個網(wǎng)絡信息平臺，由此滿足辦公自動化基本需求。其次，還要加強網(wǎng)絡信息平臺的安全建設，通過設置安全防護網(wǎng)及訪問權限等措施提高文書檔案資源的安全性，這些也是辦公自動化的基本需求之一。

3.3 強化管理制度構建完善

在文書檔案管理辦公自動化推進過程中，我們還要高度重視管理制度的構建與完善，從而提高辦公自動化的質(zhì)量和效率。首先，明確文書檔案管理內(nèi)容和規(guī)范要求是推進辦公自動化的基礎，同時也是實現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范化和精細化轉(zhuǎn)變的關鍵所在。其次，還要厘清文書檔案管理職責，強化監(jiān)督與考核，使每個崗位管理人員能夠各司其職，落實與履行自身工作要求。相信隨著管理制度的構建和完善，必將推動文書檔案管理辦公的自動化落實與創(chuàng)新。

3.4 強化管理人員綜合素質(zhì)

文書檔案管理辦公自動化轉(zhuǎn)型在提高辦公質(zhì)量和效率的同時，也對管理人員專業(yè)能力提出了更高的要求，為此企事業(yè)單位還要高度重視管理人員綜合素質(zhì)的全面提升。首先，樹立文書檔案管理人員辦公自動化意識，能夠以現(xiàn)代化辦公管理理念開展文書檔案管理工作。其次，強化管理人員專業(yè)能力的提升，通過必要的學習培訓工作來掌握先進的計算機網(wǎng)絡技術和辦公操作方法，由此推動企事業(yè)單位文書檔案管理辦公自動化的落實與開展。

4 結(jié)論

綜上所述，辦公自動化是當前文書檔案管理的一項重要發(fā)展趨勢，不僅有利于提高辦公的質(zhì)量和效率，同時也更有利于發(fā)揮其價值與作用。傳統(tǒng)文書檔案管理模式已無法滿足時代發(fā)展需求，筆者認為，信息技術是當前文書檔案管理辦公自動化轉(zhuǎn)變的基礎所在。為此，我們不僅要打造理想的辦公環(huán)境，同時也要在制度、技術及人才領域進行優(yōu)化和完善，由此為文書檔案管理辦公自動化發(fā)展奠定堅實的基礎。