探析家庭檔案的創(chuàng)建與利用方法

周 龍

（淄博市臨淄區(qū)黨史與地方史志研究中心（淄博市臨淄區(qū)檔案館），山東 淄博 255400）

家庭檔案，作為記錄家庭與社會(huì)相關(guān)事宜的重要方式。標(biāo)志著社會(huì)發(fā)展步入更高層次的水平，對(duì)于構(gòu)建和諧社會(huì)、家庭和睦起到見(jiàn)證作用。檔案可以為后續(xù)工作需求提供有效的參考內(nèi)容，是對(duì)國(guó)家檔案資源的補(bǔ)充。有效創(chuàng)建家庭檔案，對(duì)于后續(xù)利用有極大的幫助，可以幫助人們更好的了解歷史信息。

1 建立家庭檔案的重要作用

家庭檔案的建立，可以提升家庭成員的生活效率，對(duì)于個(gè)體與社會(huì)發(fā)展都有重要意義。

其中，通過(guò)家庭檔案可以有效的觀察到社會(huì)發(fā)展的變化；檔案的建立，對(duì)于家庭成員與其生活方式都起著極為重要的作用；更便于對(duì)家庭信息進(jìn)行管理；有效補(bǔ)充國(guó)家檔案資源；檔案的內(nèi)容記載著民族文化，可以有效將其傳承下去；通過(guò)檔案的歷史記錄，能更好的了解歷史情況。

2 家庭檔案是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要基石

家庭檔案存在的作用，可以推動(dòng)國(guó)家精神文明建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展。家庭作為社會(huì)的組成部分之一，是精神文明的重要載體；檔案記錄了社會(huì)發(fā)展的過(guò)程，是研究社會(huì)時(shí)最有效的證據(jù)。記錄著家庭成員在社會(huì)上的各種行為與活動(dòng)，通過(guò)檔案的有效記載，可以幫助人們充分掌握社會(huì)發(fā)展的各個(gè)發(fā)展階段。

3 家庭檔案學(xué)分類

3.1 個(gè)人檔案

家庭檔案分成個(gè)人履歷與證明，履歷包含的內(nèi)容，從家庭中個(gè)人的出生情況開(kāi)始記錄，一直到學(xué)習(xí)、走向社會(huì)等一些列的事跡，其中還包含個(gè)人發(fā)表的文章以及獲得的研究獎(jiǎng)項(xiàng)等；而個(gè)人證明，則是包含個(gè)人從入學(xué)開(kāi)始獲得的各種資格、學(xué)歷證書。進(jìn)入社會(huì)結(jié)婚證書、技能證書等。其中證明個(gè)人職業(yè)的身份證書有：教師、醫(yī)生、會(huì)計(jì)等。

3.2 家庭資產(chǎn)檔案

1）家庭資產(chǎn)證明材料包含家庭的房產(chǎn)證、購(gòu)房合同等，以及與家庭財(cái)產(chǎn)相關(guān)的合同、文件等內(nèi)容，家庭的銀行相關(guān)保險(xiǎn)材料也作為家庭資產(chǎn)證明材料。

2）而家庭理財(cái)包含，家庭生活中的收支情況記錄，例如個(gè)人的工資條、日常消費(fèi)的原始憑證、存款存根、債務(wù)等憑證。

3）照片類的檔案，包含個(gè)人的照片，獲獎(jiǎng)證書照片等關(guān)于家庭與個(gè)人不同階段的照片，以及具有紀(jì)念意義的照片。

4）家庭理財(cái)中的收支情況，包含主要家用購(gòu)物證明，包含大型家用電器、家具等購(gòu)買憑證，家庭汽車購(gòu)買的發(fā)票、費(fèi)用支付材料、保險(xiǎn)等。

5）衛(wèi)生保健檔案中，包含了家庭的醫(yī)保卡、保險(xiǎn)記錄、體檢表等。

6）綜合材料中包含，個(gè)人學(xué)習(xí)、日記等，具有紀(jì)念性的文章等材料，其中家庭中孩子的練習(xí)冊(cè)、成績(jī)單等都包含在內(nèi)。

7）分類收集包含郵票、錢幣證券、字畫等。

8）徽章類，此類包含了學(xué)生時(shí)代的?；?、獎(jiǎng)?wù)碌取?/p>

9）按照存儲(chǔ)時(shí)間分類，家庭檔案在記錄的過(guò)程中并不是所有內(nèi)容都會(huì)被長(zhǎng)期保存，根據(jù)檔案的使用時(shí)間對(duì)其進(jìn)行分類。其中收藏品、房產(chǎn)證等需要永久保存，便于使用。

10）家庭檔案的保存與分類，為了將檔案妥善保管下去，避免出現(xiàn)損壞現(xiàn)象，便于后期工作查找使用。需要對(duì)檔案進(jìn)行妥善管理，使用密封文件袋等物品，將檔案保管起來(lái)。

4 如何整理家庭檔案

4.1 做好家庭檔案的編制工作

1）制定分類目錄。為了確保檔案編制工作更加合理，需要建立分類目錄作為家庭檔案的索引。在永久檔案中制定目錄，將涉及的數(shù)據(jù)相關(guān)名稱、日期等內(nèi)容都完整的記錄下來(lái)。對(duì)于長(zhǎng)期與短期檔案記錄文件，也應(yīng)該指定目錄，更加方便查找資料。

2）收集整理。將資料集中收集在一處，對(duì)其進(jìn)行有效整合，最后進(jìn)行集中編制目錄。分類數(shù)據(jù)的目錄盡可能根據(jù)不同類別制定，內(nèi)容主體為姓名與文件內(nèi)容。將文件詳細(xì)解說(shuō)情況記錄在目錄下方，包含名稱、日期等，盡可能將其記錄在同一頁(yè)面，為后期記錄預(yù)留空間。

3）整理索引。以往的整理工作經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)，形成帶有索引的文件類型。家庭檔案通過(guò)索引可以快速找尋到實(shí)際所需的文件[1]。然而，文件索引只是將檔案目錄進(jìn)行記錄，可以有效幫助提升家庭檔案管理的效率，降低檔案管理難度，更有利于明確檔案的數(shù)量與內(nèi)容。

4）完善的儲(chǔ)備空間。對(duì)于家庭檔案中，一些需要長(zhǎng)久保存的文件數(shù)據(jù)，需要找到相對(duì)安全的位置，進(jìn)行存儲(chǔ)，確保檔案不會(huì)丟失。對(duì)此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)、學(xué)位證書等價(jià)值較高的文件保管方式，避免檔案出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。特殊檔案的重要性不言而喻，一旦丟失，難以再次找回，有價(jià)值的內(nèi)容也無(wú)法再次復(fù)制，這對(duì)于家庭造成的損失無(wú)法用金錢來(lái)衡量。

5）根據(jù)頻率設(shè)置查找方向。為了方便對(duì)使用頻率較高的檔案進(jìn)行查找，將駕駛證、保修卡等高頻率使用的檔案，建立目錄，方便對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)和查找。

4.2 家庭個(gè)人檔案的歸檔方法

通常歸檔方法是將家庭成員的檔案分配到一起，根據(jù)成員對(duì)檔案進(jìn)行分類和整理。材料整理歸類、編號(hào)，會(huì)根據(jù)對(duì)應(yīng)的箱子與編號(hào)進(jìn)行保存。并且檔案是根據(jù)年代進(jìn)行存放的，可以方便將來(lái)對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充。家長(zhǎng)應(yīng)該為孩子建立專門的檔案，并訓(xùn)練孩子自行管理檔案，培養(yǎng)孩子養(yǎng)成自己管理檔案的習(xí)慣。

4.3 照片類歸檔方法

照片占據(jù)大量檔案比例，因照片需要長(zhǎng)期保存，為減少對(duì)其質(zhì)量的影響，按照時(shí)間順序進(jìn)行保管?；蛘吒鶕?jù)照片內(nèi)容對(duì)檔案進(jìn)行分類，將具體時(shí)間記錄在照片背面。

4.4 家用電器檔案的歸檔方法

對(duì)于家電設(shè)備檔案，可以對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一存檔，例如保修卡、購(gòu)買發(fā)票等材料放置在統(tǒng)一地點(diǎn)，根據(jù)購(gòu)買的時(shí)間、名稱等信息為檔案制定目錄，并在目錄上附寫對(duì)應(yīng)內(nèi)容，對(duì)于車輛等常用的檔案，可以單獨(dú)對(duì)其進(jìn)行存放，方便對(duì)其進(jìn)行查找。

4.5 醫(yī)療檔案歸檔方法

醫(yī)療檔案關(guān)乎著家庭成員的身體健康狀況，應(yīng)該以家庭中的個(gè)人為中心，按照時(shí)間順序?qū)n案進(jìn)行分類和保管。對(duì)于經(jīng)常使用的家庭醫(yī)療檔案，應(yīng)該單獨(dú)建立檔案，更方便家庭成員使用[2]。

4.6 綜合材料歸檔方法

對(duì)于上述方案內(nèi)容范圍內(nèi)無(wú)關(guān)的檔案內(nèi)容，將其歸納在綜合檔案中，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)方案進(jìn)行靈活處理。

4.7 家庭檔案的保管措施

家庭檔案的保管方式會(huì)根據(jù)家庭情況進(jìn)行，通常是將檔案放置在方便查找的位置，避免與其他檔案等文件混淆，并且因?yàn)椴牧隙酁榧堎|(zhì)材料，需要注意防潮濕等工作。對(duì)于電子檔案，需要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行備份，避免數(shù)據(jù)丟失難以彌補(bǔ)。

4.8 家庭檔案的開(kāi)發(fā)利用

建立家庭檔案袋額目的是通過(guò)檔案，深度挖掘其隱藏的價(jià)值。并有效利用價(jià)值，這才是建立檔案的意義。

1）建檔的建立，具有驗(yàn)證效果。正所謂空口無(wú)憑，家庭檔案就是家庭生活的依據(jù)材料。其中一些技能材料證書等，對(duì)于家庭成員來(lái)說(shuō)有著重要的意義。

2）家庭檔案記錄了家庭與社會(huì)發(fā)展的過(guò)程，對(duì)于家庭成員來(lái)說(shuō)有教育作用，可以幫助成員更好的了解每一位成員的人生經(jīng)歷，感受成功事跡，激發(fā)奮斗精神，將精神文明更好的傳遞下去。因此，家庭檔案的作用，可以對(duì)家庭成員起到促進(jìn)和振奮的作用。

3）家庭檔案還具備繼承功能，將成員的社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷記錄下來(lái)，將成員獲得的榮譽(yù)，精神財(cái)富等留給后代。后代成員通過(guò)檔案，繼承老一輩的優(yōu)秀精神，對(duì)于提升社會(huì)大眾綜合素質(zhì)有著極大的推動(dòng)作用。

5 結(jié)論

綜上所述，家庭檔案的作用和功能隨著社會(huì)不斷發(fā)展，逐漸得到人們的了解與認(rèn)可。其使用價(jià)值在社會(huì)中得到體現(xiàn)，使得人們接受其存在。家庭檔案的建立極大程度促進(jìn)了精神文明傳播，對(duì)于樹(shù)立家風(fēng)、促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展都有著重要作用。并且，可以基于我國(guó)檔案資源進(jìn)行補(bǔ)充，是國(guó)家不可或缺的重要財(cái)富。