急救指揮中心人事檔案管理的問題及改進建議

劉 麗

（菏澤市急救指揮中心，山東 菏澤 274000）

新的用人模式要求急救指揮中心必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，完善相關(guān)制度，以及打造專業(yè)高素質(zhì)檔案管理人才等。此外，信息時代改變了急救指揮中心人事檔案管理的工作環(huán)境和條件，既有機遇又有挑戰(zhàn)。依托時代背景如何高效的開展人事檔案管理工作，是當前急救指揮中心急需解決的問題。本文對急救指揮中心人事檔案管理的問題進行探討，并結(jié)合時代背景提出科學的解決建議，有利于各中心及時發(fā)現(xiàn)當前人事檔案管理存在的不足，并為加強人事檔案管理提供一定的參考。

1 加強急救指揮中心人事檔案管理的作用

1）促進醫(yī)療救援事業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)代科技的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使得計算機技術(shù)在急救指揮中心管理方面的優(yōu)勢愈發(fā)突出。急救指揮中心要實現(xiàn)信息化、信息共享和高效傳遞，必然要實行能適應(yīng)新環(huán)境的人事檔案管理體系。當前不少急救指揮中心的人事檔案管理落后保守，工作質(zhì)量和效率低，中心發(fā)展也受到較大制約。所以必須要加強人事檔案管理，并且基于實際情況對管理方法進行優(yōu)化和更新，這對急救指揮中心和國家醫(yī)療救援事業(yè)的發(fā)展都有積極作用。

2）有利于急救指揮中心合理配置人力和打造優(yōu)秀團隊。急救指揮中心人事檔案對相關(guān)人員的履歷、職業(yè)素養(yǎng)等情況進行了全面記錄，是中心進行人員調(diào)動、評價等的主要依據(jù)，也是有效掌握編外人員動向的基礎(chǔ)，能促進人力配置的合理化。同時，急救指揮中心進行人員選拔和任用，都要以此為重要參考，中心人才梯隊的建設(shè)以及健康穩(wěn)定發(fā)展才有保證。另外，科學合理的人事檔案管理工作，能提供詳細而具體的信息，能保證流動人員信息的準確性和充分性，并為急救指揮中心進行人力戰(zhàn)略決策、人事制度優(yōu)化等提供寶貴的資料和憑據(jù)。

2 現(xiàn)階段急救指揮中心人事檔案管理存在的不足

當前急救指揮中心人事檔案管理面臨較大的挑戰(zhàn)和機遇，以往的管理理念、方法已經(jīng)越來越不適用了。不少急救指揮中心的人事檔案管理都存在很多的不足，具體包括如下：

1）認識不足意識薄弱。很多急救指揮中心的領(lǐng)導(dǎo)還持有傳統(tǒng)的觀念，對當前人事檔案新的特征、規(guī)律和價值等缺乏充分的認知，認為中心的支柱是業(yè)務(wù)而不是檔案管理，所以不重視高新軟硬件設(shè)備的投入，忽視現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的運用，造成人事檔案管理的要求與設(shè)備水準不匹配，中心與其他部門的信息對接和共享問題不斷，以及人力資源管理效率低下等。

2）檔案管理信息化水平低。在信息時代的背景下，人事檔案的信息量呈幾何倍數(shù)增加，管理人員只有有效應(yīng)用信息化手段和大數(shù)據(jù)技術(shù)，才能最大的挖掘出人事檔案的價值。不過由于資金和人力或其他因素的影響，這個目標很難實現(xiàn)。多數(shù)情況下，人事檔案數(shù)據(jù)的采集只是簡單的將紙質(zhì)檔案進行電子化轉(zhuǎn)換，所以很難滿足新環(huán)境下海量的信息記錄和查詢需求，挖掘高價值信息助力人力資源管理更是無從談起。

3）制度不完善。在急救指揮中心發(fā)展日益加快的情況下，人事檔案管理要面臨更大的挑戰(zhàn)。其一，由于不夠重視和投資力度偏低，人事檔案管理的制度還有很多缺陷。而且中心不會對管理人員有太高的要求，造成兼職、一人多職等現(xiàn)象十分普遍。其二，缺乏與之匹配的相關(guān)制度，檔案與人“分離”、棄檔、死檔、保管期限不明和歸檔混亂等現(xiàn)象層出不窮。其三，檔案管理仍然沒有擺脫傳統(tǒng)思想和模式。專業(yè)的檔案管理人員屈指可數(shù)，反映出專業(yè)人力建設(shè)方面的嚴重不足，同時，上級人事部門、檔案部所組織開展的專項培訓活動很少，更不用提進行及時的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、信息軟件相關(guān)知識的教育培訓了。

4）管理不規(guī)范。一般情況下，急救指揮中心的工作人員其工作壓力都比較大，不少醫(yī)療救援、檔案管理等崗位人員，經(jīng)受不住高強度高壓力而選擇崗位調(diào)動或辭職。而人員的人事關(guān)系改變，他的人事檔案信息就要進行相應(yīng)改變且要在醫(yī)院或上級單位的其他部門間流轉(zhuǎn)。不過目前很多急救指揮中心并沒有建立規(guī)范標準的人事檔案轉(zhuǎn)遞程序，一定的影響了管理工作的高效順利開展。一方面，檔案轉(zhuǎn)遞過程中忘記登記或登記不及時的情況比較多，對以后的查閱造成很大的困擾。另一方面，不少人為減少任務(wù)量和節(jié)約時間，可能隨意將人事檔案交由個人完成，人事檔案丟失或泄露的可能大大增加。

3 科學管理急救指揮中心人事檔案的對策

1）轉(zhuǎn)變觀念增強意識。急救指揮中心除了積極進行檔案管理相關(guān)法律知識的宣傳以外，領(lǐng)導(dǎo)干部還要認真學習《檔案法》、《十部檔案條例》等相關(guān)法律法規(guī)，充分認識到加強人事檔案管理的必要性和重要性，為高效有序的人事檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。此外，還要充分利用會議、培訓等機會，與檔案管理人員保持有效的溝通交流，為中心人事檔案規(guī)范管理營造良好的氛圍和提供保障。

2）加大信息化建設(shè)的力度。無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，進行信息化建設(shè)已經(jīng)是必然的趨勢。為更好的適應(yīng)新環(huán)境和滿足新要求，急救指揮中心必須要重視人事檔案信息化管理。其一，建立人事檔案信息化管理平臺，具備檔案分類、檔案統(tǒng)計和檔案分析等重要的功能模塊，以提高中心人事檔案管理的效率和質(zhì)量。其二，及時補充和完善人事檔案的相關(guān)材料，保證信息齊全而深入，同時對檔案材料加密，保證其安全性。其三，建立人事檔案管理機制和專門的數(shù)據(jù)庫，任何人才流動和人員變化的信息都及時錄入并儲存保管，保證信息傳遞和共享的質(zhì)量。

3）建立健全人事檔案管理制度。急救指揮中心作為醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)和醫(yī)療救援單位，應(yīng)當從當前的人事檔案情況出發(fā)，堅持規(guī)范管理原則，來完善人事檔案管理制度。要全面覆蓋人事檔案的保管、利用、借閱、保密以及歸檔等各環(huán)節(jié)，嚴格實行檔案材料即時更新機制。此外，還要對相關(guān)人員的職責與分工明確界定，保證所有的檔案管理工作有章可循和有據(jù)可依，確保人事檔案管理制朝著科學化、制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

4）實行規(guī)范管理?，F(xiàn)行的《檔案法》等相關(guān)法律能為檔案管理提供有效幫助，急救指揮中心要提高人事檔案管理的效率，就必須要依據(jù)相關(guān)規(guī)定進行規(guī)范建檔和管檔。一是形成內(nèi)部檔案材料并安排專人保管，將檔案丟失、遺漏等情況消除。二是無論是有編制的還是編制外的人員都要建檔，而且他的人事關(guān)系、績效考核和職稱等信息要真實準確的記錄保存。三是要有強烈的責任意識，清楚人事檔案管理的意義，懂得相關(guān)的法律知識，無論是檔案收集和歸檔，還是保存和流轉(zhuǎn)，都做到嚴格按規(guī)定辦事，認真負責，保證管理工作的質(zhì)量。

4 結(jié)論

當前的新環(huán)境對急救指揮中心人事檔案管理提出了新的要求，檔案管理人員應(yīng)當要積極運用現(xiàn)代化的思維、運用信息化手段或工具，開展高效的人事檔案管理工作。當然這不是一蹴而就的，還存在諸多問題。這就要我們在實際工作中充分認識到人事檔案管理的重要性，準確及時的找到其中的問題，進而積極對人事檔案管理工作進行創(chuàng)新和升級，充分發(fā)揮出現(xiàn)代化人事檔案管理的重要作用，進而促進急救指揮中心和我國醫(yī)療救援事業(yè)健康發(fā)展。