電力工程檔案管理現(xiàn)狀及完善對策

董文穎

（上海睦誠工程監(jiān)理有限公司，上海 200000）

綜合國力和物質(zhì)水平的提升離不開電力事業(yè)的迅速發(fā)展，電力工程中的檔案管理是電力行業(yè)進(jìn)步的一個(gè)關(guān)鍵影響因素。在電力工程行業(yè)的積極管理之下，雖然檔案管理的結(jié)構(gòu)和過程以及準(zhǔn)確性都在不斷的完善，但是仍然存在一些缺陷，例如缺乏專業(yè)的管理人才、現(xiàn)有員工專業(yè)素質(zhì)不足以及各個(gè)環(huán)節(jié)銜接不密切等問題，達(dá)不到所要求的準(zhǔn)確、及時(shí)和協(xié)調(diào)等標(biāo)準(zhǔn)。本文通過分析目前許多電力企業(yè)檔案管理中需要改進(jìn)的情況，提出了一些優(yōu)化措施，希望能夠解決電力工程中的檔案管理問題。

1 電力工程中完善檔案管理的意義

由于科技的日新月異，現(xiàn)在的社會已經(jīng)不是過去那種信息管理完全靠人力的模樣，而是變成了靠計(jì)算機(jī)技術(shù)的互聯(lián)網(wǎng)+信息化社會。不僅僅是電力工程，其他各個(gè)領(lǐng)域中信息化管理也已經(jīng)滲透。在電力工程當(dāng)中，信息化的檔案管理對于施工來說帶來了很大的便利，不僅在工程中給各個(gè)環(huán)節(jié)銜接帶來了便利，使得檔案信息更加全面準(zhǔn)確，并且也可以在今后許多做某種決策時(shí)提供數(shù)據(jù)和資料。在過去的電力工程檔案管理中，很大一部分檔案的整理都是靠人力，員工的專業(yè)水平不同、員工內(nèi)部工作中沒辦法協(xié)調(diào)好以及設(shè)備落后等原因都影響了檔案的整理和管理。但是在今天重視完善電力工程檔案管理的觀念下，會讓檔案管理更加便捷，在遇到困難時(shí)也可以通過技術(shù)克服，提升了檔案管理的效率和質(zhì)量。

2 目前電力工程檔案管理存在的情況

1）電力行業(yè)不夠重視檔案管理。落后的觀念是阻礙實(shí)踐進(jìn)步的最主要元兇，許多電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人對于電力工程中檔案管理的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為只要工程質(zhì)量過關(guān)、得到利潤就足夠了，這種傳統(tǒng)理念已經(jīng)不合時(shí)宜。上層領(lǐng)導(dǎo)不重視，下級在進(jìn)行工程時(shí)自然就不會有這方面的管理意識，長此以往在工程中檔案的管理就會出現(xiàn)問題，可能會導(dǎo)致檔案丟失、資料不全或者是時(shí)間長了沒有辦法找到之前檔案的情況。所以要想讓檔案管理工作得到完善，首先要做的就是改變電力工程負(fù)責(zé)人的管理理念，在企業(yè)內(nèi)部營造重視檔案管理的工作氛圍，這樣才能夠從源頭上推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)展和提高成效。

2）相關(guān)員工專業(yè)能力不足。要推動(dòng)電力行業(yè)中的檔案管理，其中很重要的一點(diǎn)是要提高從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)能力和專業(yè)知識以及積極從外界招聘專業(yè)人才。但是目前在電力行業(yè)中的普遍情況是由于電力工程的日益增多以及招聘工人數(shù)量的極速提升，對于檔案管理的要求也不同于過去，這就使得我們不得不要重視并且完善電力工程中的檔案管理和積極培養(yǎng)員工的專業(yè)素質(zhì)能力。一些電力企業(yè)在招收員工時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)單一只要是能夠進(jìn)行資料整理就予以聘用，導(dǎo)致一些員工沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)就迅速開始工作，在工作中屢屢造成錯(cuò)誤，阻礙檔案的有效管理。員工專業(yè)能力低下，不僅不利于檔案管理并且會對企業(yè)的管理產(chǎn)生影響。

3）檔案管理部門中資金投入不足。由于上層領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負(fù)責(zé)人的不夠重視，自然而然的對于檔案管理部門的資金投入和人力投入也就比較少。目前許多電力企業(yè)中存在著這樣的情況，由于資金導(dǎo)致的硬件設(shè)施落后，無法進(jìn)行順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的信息化檔案管理。完全靠人力或者是落后的設(shè)備不但會造成檔案的丟失或者容易出錯(cuò)，還會影響電力工程的整體運(yùn)行。

4）電力工程檔案管理中監(jiān)督機(jī)制不完善。電力企業(yè)在進(jìn)行工程建設(shè)中的檔案管理目前存在著管理過程不完善的情況，首先在電力工程進(jìn)行檔案歸整中經(jīng)常會出現(xiàn)不及時(shí)的情況，由于工作人員事務(wù)繁多不能夠及時(shí)的進(jìn)行檔案歸檔以及入庫。其次，因?yàn)樵陔娏こ讨协h(huán)節(jié)復(fù)雜、工程量巨大加上人員繁雜就容易導(dǎo)致檔案丟失或缺少，如果是重要信息的丟失會導(dǎo)致檔案管理工作的困難加劇。最后，一些檔案中記錄的信息與實(shí)際情況不符，這會降低檔案信息的效率以及質(zhì)量。

以上四點(diǎn)的出現(xiàn)，是由于監(jiān)督機(jī)制和評價(jià)體系不夠完善，責(zé)任落實(shí)不能到各個(gè)具體的人。一些工程的負(fù)責(zé)人對于監(jiān)督檔案管理只是走形式，并不會認(rèn)真地貫徹落實(shí)。評價(jià)機(jī)制沒有切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)，讓領(lǐng)導(dǎo)無法對下級員工的檔案歸整工作進(jìn)行合理有效的考核。

3 優(yōu)化電力工程檔案管理工作的優(yōu)化策略

1）提升電力企業(yè)對于檔案管理工作的重視。目前電力工程中存在的許多問題歸根到底是因?yàn)殡娏π袠I(yè)對于檔案管理問題重要性的認(rèn)識不足，檔案問題關(guān)系到電力工程的各個(gè)環(huán)節(jié)，是極其重要的一部分工作，因此不管是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都要充分認(rèn)識到檔案管理的重要程度。首要，企業(yè)要積極在電力工程進(jìn)程當(dāng)中宣傳檔案管理的重要性，讓檔案工作部門和人員了解到如何更好的進(jìn)行檔案管理工作以及指導(dǎo)自身責(zé)任重大。其次，檔案管理工作的必要性不僅要在檔案管理內(nèi)部積極宣傳，也要讓電力企業(yè)中全體員工有此認(rèn)識。讓其他部門的員工在各自工作的環(huán)節(jié)中積極與檔案管理部門想配合，才能夠及時(shí)以及準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案歸整。最后，上層領(lǐng)導(dǎo)要意識到檔案工作的重要意義，定期的在企業(yè)內(nèi)部邀請專家進(jìn)行講座，并且積極開展企業(yè)內(nèi)部員工學(xué)習(xí)會議和討論會，分享各自經(jīng)驗(yàn)共同促進(jìn)檔案工作的進(jìn)展。

2）提高檔案管理人員的專業(yè)能力。提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力是推進(jìn)檔案管理工作完善的首要前提，可以通過以下三點(diǎn)進(jìn)行改善。首先，加大對于檔案管理部門的資金投入，更新硬件設(shè)備以及在工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)。開展員工對于現(xiàn)代科技應(yīng)用的培訓(xùn)，可以提升檔案歸整的效率和質(zhì)量。其次，邀請電力工程行業(yè)中出色的講師進(jìn)行對于檔案管理員工的培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員對于電力行業(yè)中的專業(yè)知識理論有所了解以及掌握專業(yè)檔案管理的基本操作能力。在培訓(xùn)本企業(yè)管理人員的專業(yè)素質(zhì)之余，要積極招聘社會上的專業(yè)人才，并組織工作人員之間相互溝通交流，以提升檔案管理的有效性。

3）完善檔案管理整個(gè)過程。要改變過去那種檔案管理工作不及時(shí)以及準(zhǔn)確性不足的情況，就要從電力工程前提、中期以及后期進(jìn)行積極管理。在檔案管理的前提，要制定本次工程的檔案管理計(jì)劃，對于一切人員和工作的進(jìn)展進(jìn)行留檔。其次，在中期要保持檔案歸整和工程實(shí)際進(jìn)展相一致，上級領(lǐng)導(dǎo)要在工程當(dāng)中及時(shí)監(jiān)督檔案管理工作，保證管理工作的順利進(jìn)行。

4）建立檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制。只有將檔案管理中的監(jiān)督評價(jià)機(jī)制建立完善，才能夠引起檔案管理人員的重視。首先，要根據(jù)電力行業(yè)的現(xiàn)狀以及企業(yè)自身的實(shí)際情況制定適合自身的監(jiān)督體制，細(xì)分檔案管理工作中的各個(gè)細(xì)節(jié)責(zé)任劃分，改變過去責(zé)任劃分不清晰，在出現(xiàn)事故的時(shí)候無法及時(shí)解決的情況，加強(qiáng)每個(gè)員工的崗位責(zé)任意識。其次，讓檔案管理人員的工作與工資掛鉤，對于工作優(yōu)異的管理人員可采取晉升或者漲工資之類的獎(jiǎng)勵(lì)手段，對于工作中經(jīng)常出現(xiàn)失誤的員工要及時(shí)進(jìn)行溝通解決問題所在。

4 結(jié)語

總而言之，電力工程中的檔案歸整問題不是一下子就能夠解決的，雖然目前專業(yè)人才缺乏、重視程度不足等情況已經(jīng)有所改善，但是我們?nèi)砸e極的推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)展。