新能源項(xiàng)目檔案管理新模式探索

邵甜甜

（國(guó)家電力投資集團(tuán)有限公司山東分公司，山東 濟(jì)南 250002）

1 引言

根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我國(guó)新能源項(xiàng)目中對(duì)檔案資料以多種形式做出有效保存的不足10%，而另外的90%的資料處于無效狀態(tài)。新能源建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多面廣，建設(shè)周期短，建設(shè)資源有限，人員類型復(fù)雜，流動(dòng)性強(qiáng)，對(duì)于項(xiàng)目檔案管理實(shí)是一項(xiàng)相當(dāng)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

2 新能源項(xiàng)目檔案管理面臨的主要問題

2.1 缺乏項(xiàng)目檔案意識(shí)，不重視項(xiàng)目檔案工作

新能源項(xiàng)目尤其是光伏項(xiàng)目短平快的特點(diǎn)，項(xiàng)目建設(shè)期間項(xiàng)目經(jīng)理以及各參建單位均不重視檔案收集工作，現(xiàn)場(chǎng)無專職檔案管理人員集中管理，項(xiàng)目檔案分散在各個(gè)經(jīng)辦人手中，為項(xiàng)目竣工后的檔案整理工作帶來困難。

2.2 項(xiàng)目檔案各層級(jí)管理職責(zé)缺失

一般新能源項(xiàng)目所屬投資公司本部檔案管理部門直接面向各個(gè)場(chǎng)站的各個(gè)分包商進(jìn)行檔案培訓(xùn)、指導(dǎo)、審查以及移交?？偘?、監(jiān)理、項(xiàng)目部均缺失過程管理和審查，各分包商均沒有專職檔案整理人員?！耙粋€(gè)問題要針對(duì) 每一個(gè)項(xiàng)目的每一個(gè)分包商說一遍”是經(jīng)?，F(xiàn)象。各層級(jí)管理職責(zé)均由所屬投資公司本部檔案管理部門補(bǔ)位，該部門難以發(fā)揮統(tǒng)籌指導(dǎo)的職能，項(xiàng)目檔案移交難上加難。

3 新能源項(xiàng)目檔案管理新模式

傳統(tǒng)的新能源項(xiàng)目檔案管理模式一般不存在過程管控，一直處于被動(dòng)接收檔案的狀態(tài)，無法按照文件生命周期對(duì)文檔進(jìn)行有效的控制，不利于保證檔案的完整性、有效性。文檔全過程控制引進(jìn)了前端控制理念，在文檔形成、傳遞等過程中主動(dòng)控制文檔，有效的促進(jìn)文檔的真實(shí)性、完整性、可靠性和規(guī)范性。

新能源項(xiàng)目檔案管理新模式是指根據(jù)文件的全生命周期，采用科學(xué)的方法和手段對(duì)文檔各個(gè)階段的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、同步性、完整性、系統(tǒng)性、高效性、安全性進(jìn)行管控，使文檔始終處于有序合理的狀態(tài)，有效積累企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)。

3.1 全員參與的核心管控理念：實(shí)現(xiàn)與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目管理、文件全過程三融合

3.1.1 與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)融合

構(gòu)建以總承包為核心、各參建單位全面支撐的項(xiàng)目文檔管理大團(tuán)隊(duì)，全面推行覆蓋“項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)主管、文檔人員”三個(gè)層次的全員參與理念，充分發(fā)揮專業(yè)主管的保障體系和專職文檔人員的監(jiān)管體系，同時(shí)，構(gòu)建四位一體的文檔管理體系，以制度約束各個(gè)參建單位之間的接口。項(xiàng)目文檔管理大團(tuán)隊(duì)中各個(gè)參建單位三個(gè)層次縱向約束與管控，兩個(gè)體系橫向保障與監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目文檔管理與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的深入融合，為項(xiàng)目文檔全過程可控奠定基礎(chǔ)。

3.1.2 與項(xiàng)目管理融合

與工程管理融合，實(shí)現(xiàn)以工程促文件。首先，項(xiàng)目文件是項(xiàng)目管理活動(dòng)的產(chǎn)物，文檔管理與工程管理不可分割，文檔管理計(jì)劃、專項(xiàng)活動(dòng)等與工程管理要適度匹配，掌握工程進(jìn)度與節(jié)點(diǎn)，保證項(xiàng)目文件控制與工程進(jìn)度融合。其次，融合是相互的，通過項(xiàng)目文件制約工程管理，將項(xiàng)目文件的同步有效性納入重要工程節(jié)點(diǎn)（例如單位工程開工）。

與費(fèi)用管理融合，實(shí)現(xiàn)以費(fèi)用控文件。將項(xiàng)目文檔管理與移交情況納入施工、設(shè)備的工程款支付，改變傳統(tǒng)的會(huì)簽形式，創(chuàng)新采用“竣工檔案審查確認(rèn)表”、“設(shè)備試運(yùn)款支付履約檢查確認(rèn)表”作為費(fèi)用支付的必要條件之一。

3.1.3 與文件全過程融合

遵從文件的生命周期理論，實(shí)現(xiàn)前段控制、過程控制和竣工控制融合。根據(jù)不同文件種類，識(shí)別文件控制節(jié)點(diǎn)（例如設(shè)備文件，包括設(shè)備招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、合同簽訂、收集、確認(rèn)并催要、費(fèi)用控制、移交、確認(rèn)范圍、分發(fā)、銷毀、預(yù)組卷、檢查、裝訂、移交、接收、簽證共16個(gè)節(jié)點(diǎn)），保證文檔管理全過程可控在控。

3.2 利用智慧化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文檔同步收集與智能歸檔

新能源項(xiàng)目文檔全過程管控的過程用智能化的方法實(shí)現(xiàn)，解放項(xiàng)目建設(shè)全員的人力資源，主要體現(xiàn)在智能審查、智能分類、智能整編和智能歸檔。

3.2.1 智能審查

項(xiàng)目審查包括了對(duì)文件完整性、規(guī)范性的校驗(yàn)，完整性校驗(yàn)是新能源項(xiàng)目檔案中尤為重要的一個(gè)校驗(yàn)環(huán)節(jié)，文件不齊全，很難補(bǔ)辦，由于項(xiàng)目歷時(shí)也長(zhǎng)，基本就是找不到，就無追溯源。項(xiàng)目文件歸檔的過程中文件和手續(xù)完整性以及上報(bào)的及時(shí)性更是作為一個(gè)文檔全過程控制的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。

智能審查分為完整性智能審查和規(guī)范性智能審查。完整性智能審查是將詳細(xì)的文件清單按照基建期的分類部署在系統(tǒng)中，基建期各個(gè)階段，技術(shù)人員及時(shí)產(chǎn)生文件并錄入相關(guān)文件信息，系統(tǒng)可以自動(dòng)審查文件是否完整，并反饋完整率和缺少的文件清單。規(guī)范性審查即先預(yù)先設(shè)定一種合規(guī)程度，來做規(guī)范性校驗(yàn)，系統(tǒng)和人工相輔相成，系統(tǒng)完成一次校驗(yàn)，人工完成二次處理。主要處理和審查的范圍有以下方面：簽章手續(xù)不完備、代簽、漏簽和無簽署日期等。這個(gè)環(huán)節(jié)主要用圖像識(shí)別技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。審查規(guī)范是為了保證不同口徑流入的文件具備一致的進(jìn)入口徑，滿足用戶后期的使用需求，規(guī)范性審查包括對(duì)文本語(yǔ)句、圖表和公式等內(nèi)容。用系統(tǒng)來對(duì)文件的審查，是將這些信息轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的語(yǔ)句信息，由系統(tǒng)來做審查工作。

在文檔的任何一個(gè)階段時(shí)期，均可將現(xiàn)有文檔做完整性和規(guī)范性的比對(duì)，通過可視化數(shù)據(jù)分析，呈現(xiàn)出不完整和不規(guī)范的清單和問題。

3.2.2 智能分類

全過程管控會(huì)將項(xiàng)目所有文檔在基建期收集完畢，但是基建期收集的文檔是按照基建期的階段進(jìn)行分類的，與檔案類別具有差異，將前端控制中制定的對(duì)應(yīng)關(guān)系部署在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)分類。

3.2.3 智能整編

將傳統(tǒng)檔案編目等整編過程全部由系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，有效降低檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度。包括自動(dòng)編頁(yè)、自動(dòng)蓋章、自動(dòng)命名案卷題名、自動(dòng)轉(zhuǎn)換頁(yè)數(shù)和頁(yè)號(hào)之間的關(guān)系等，并自動(dòng)形成卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表、脊背等報(bào)表，統(tǒng)一規(guī)范。

3.2.4 智能歸檔

智能整編后，通過全員參與理念中的監(jiān)管體系審核通過后，即可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔和移交。通過將全過程智能管控系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)做接口來實(shí)現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)了全過程一體化信息管控。智能歸檔大大提高了檔案工作人員的工作效率，更解決了項(xiàng)目檔案移交時(shí)各參建單位不統(tǒng)一的難題。

新能源項(xiàng)目檔案工作會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，需要檔案工作者不斷探索，突破舊思維，研究新方法，解決新問題，持續(xù)推動(dòng)智能化進(jìn)程，為新能源項(xiàng)目檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)力量。