淺談醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

張 頎

（天津市黃河醫(yī)院，天津 300110）

在改革過(guò)程中，檔案管理作為醫(yī) 院管理工作的重要部分，為保障醫(yī)院協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮了基礎(chǔ)作用，是衡量醫(yī)院規(guī)范化建設(shè)、客觀評(píng)價(jià)醫(yī)院管理水平的重要內(nèi)容和指標(biāo)，對(duì)于醫(yī)院整體發(fā)展具有促進(jìn)作用。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的作用，是銜接醫(yī)院過(guò)去、現(xiàn)在與未來(lái)的重要紐帶。但目前我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理還沒(méi)有引起足夠的重視還存在一下問(wèn)題。

1 檔案意識(shí)薄弱

醫(yī)院作為我國(guó)基本的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，管理重心通常放在醫(yī)療質(zhì)量、科研項(xiàng)目以及人才引進(jìn)上，雖然醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要部分，但其在醫(yī)院里屬于比較冷門(mén)的部門(mén)，從而忽視了對(duì)醫(yī)院檔案的管理。

1）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案觀念意識(shí)淡薄。在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案工作的認(rèn)知和意識(shí)對(duì)檔案工作的順利開(kāi)展具有十分重要的影響。很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案工作只是記錄日常運(yùn)行活動(dòng)的工具，從醫(yī)院經(jīng)濟(jì)收益上看，檔案管理工作和檔案價(jià)值的發(fā)揮并不能夠直接為醫(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益；從醫(yī)院管理上看，在領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議或是議事日程中有關(guān)檔案工作方面的內(nèi)容提及較少，并沒(méi)有予以足夠重視，因此對(duì)于檔案管理方面設(shè)施設(shè)備、人力隊(duì)伍建設(shè)及資金等方面的投入不到位，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理滯后、檔案業(yè)務(wù)質(zhì)量低、信息資源開(kāi)發(fā)不足、檔案利用不規(guī)范等現(xiàn)象，約束了檔案工作的順利開(kāi)展，不能將檔案工作的價(jià)值完全的發(fā)揮出來(lái)。

2）醫(yī)院檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視程度不夠。在檔案管理中，檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等檔案基礎(chǔ)工作都是為檔案利用工作提供基礎(chǔ)條件。而檔案利用價(jià)值是否能夠得到有效的發(fā)揮在某種程度上取決于檔案管理人員對(duì)于檔案的意識(shí)和認(rèn)識(shí)。大部分醫(yī)院將檔案工作并入醫(yī)院辦公室工作之中，由于多種原因，檔案管理人員大多存在重視辦公室業(yè)務(wù)工作，忽視檔案管理工作的情況，認(rèn)為檔案工作僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存保管，再加上檔案管理人員對(duì)檔案利用的意識(shí)和認(rèn)知，受到以往的工作觀念所影響，利用意識(shí)不強(qiáng)，最終導(dǎo)致檔案價(jià)值得不到有效的利用，同時(shí)也沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)于醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的重大意義。

3）醫(yī)院各部門(mén)間配合不足。在檔案的基礎(chǔ)和利用工作中，因醫(yī)院檔案管理部門(mén)與其他各職能部門(mén)之間的交流和溝通不夠，使其在收集其他部門(mén)檔案的過(guò)程中存在問(wèn)題。如檔案內(nèi)容的不完整，信息材料不全面，圖自己工作方便不愿將檔案資料交給檔案管理部門(mén)歸檔等不良現(xiàn)象；醫(yī)院不同職能部門(mén)間也存在資料的整理口徑和標(biāo)準(zhǔn)不一致，盡管多方溝通，但仍有部門(mén)還是不買(mǎi)賬，不配合；有些部門(mén)辦事效率低，檔案資料收集的不配合，移交時(shí)遲遲不進(jìn)行交接等，這些也是檔案管理意識(shí)薄弱的體現(xiàn)。

2 檔案管理體系不健全

醫(yī)院的檔案管理是具有較強(qiáng)的保密性、系統(tǒng)性和專(zhuān)業(yè)性的工作，需要安排專(zhuān)業(yè)的人員和部門(mén)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行合理收集、分析、儲(chǔ)存、利用等工作，檔案管理制度的不完善、以及檔案管理人員職責(zé)不明都會(huì)導(dǎo)致整體檔案管理工作效率低下，影響醫(yī)院檔案管理水平。

1）檔案管理存在隨意性。不少醫(yī)院沒(méi)有檔案管理制度的不完善直接影響醫(yī)院檔案管理水平，對(duì)于一些重要的醫(yī)療檔案收納歸檔不及時(shí)，出現(xiàn)部分檔案丟失或者保存不當(dāng)?shù)那闆r。例如：檔案的紙張大小，裝訂的規(guī)格不統(tǒng)一，特定文檔的格式參差不齊等。

2）借閱管理等制度不完善。在檔案的借閱使用上，管理制度不夠完善，沒(méi)有明確的借閱管理?xiàng)l例，導(dǎo)致檔案管理存在局限性，無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序進(jìn)行；或是沒(méi)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，檔案查閱記錄不全，導(dǎo)致后期借閱使用中出現(xiàn)很多問(wèn)題。甚至有的醫(yī)院的借閱管理制度就是擺設(shè)，實(shí)踐起來(lái)完全不按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，很少會(huì)根據(jù)醫(yī)院職工個(gè)人發(fā)展需要或是醫(yī)院發(fā)展需要進(jìn)行檔案調(diào)用，使得檔案的利用率以及服務(wù)性都逐漸降低。

3）檔案管理人員職責(zé)不明。在檔案管理中，檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏責(zé)任感，很多檔案管理人員對(duì)自己的工作崗位都缺乏充分的認(rèn)識(shí)，責(zé)任不能明確落實(shí)到個(gè)人。由于沒(méi)有明確檔案管理人員職責(zé)范圍，工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，導(dǎo)致檔案管理處于無(wú)序狀態(tài)，并且在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候很可能出現(xiàn)相互推諉的情況，這些都會(huì)在一定程度上影響檔案管理工作的質(zhì)量。

3 檔案管理人才的缺少

檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政策性強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作，也需要相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人才，尤其是面對(duì)新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理工作，推進(jìn)檔案治理能力和治理管理體系現(xiàn)代化更需要高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)的人員。

1）醫(yī)院檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不夠。醫(yī)院對(duì)人才招聘中往往忽視檔案管理專(zhuān)業(yè)以及具有系統(tǒng)檔案管理知識(shí)的人才招錄，一般醫(yī)院的檔案管理人員都不是科班出身，沒(méi)有系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，而其工作內(nèi)容也相對(duì)較為單一，僅僅負(fù)責(zé)檔案的編號(hào)以及簡(jiǎn)單的檔案整理，對(duì)于現(xiàn)代檔案管理模式?jīng)]有接觸，這對(duì)于我國(guó)醫(yī)療改革背景下的檔案管理工作具有極大的阻礙，人才是未來(lái)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵，也是醫(yī)院檔案管理的需要強(qiáng)化的重要部分。

2）醫(yī)院檔案管理人員銜接不到位。醫(yī)院檔案管理人員在離職或調(diào)離時(shí)，由于工作銜接不到位，會(huì)造成一定程度上的疏漏，使檔案的管理出現(xiàn)脫節(jié)問(wèn)題。檔案管理這項(xiàng)工作專(zhuān)業(yè)性、政策性強(qiáng)，由于新來(lái)的檔案管理人員工作不熟、業(yè)務(wù)不熟，需要一定的時(shí)間去熟悉和適應(yīng)工作，在一定程度上影響工作效能。

3）檔案管理人員觀念陳舊。在工作中，部分醫(yī)院忽視了檔案管理部門(mén)的考核與管理，導(dǎo)致不少檔案管理人員片面認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，不容易出成績(jī)，使得檔案管理人員無(wú)法獲得工作的認(rèn)同感與成就感，從而忽略了對(duì)信息化管理水平的提高，不能熟練掌握現(xiàn)代檔案管理方法，檔案管理模式創(chuàng)新不夠，這些都會(huì)制約著醫(yī)院檔案水平的發(fā)展。

檔案管理是醫(yī)院整體管理的重要部分，不斷完善醫(yī)院檔案管理制度，加大對(duì)檔案管理的投入，提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行具有重要作用，同時(shí)，對(duì)于落實(shí)我國(guó)醫(yī)療改革政策，保證我國(guó)醫(yī)院的健康發(fā)展也是具有積極地促進(jìn)作用。