淺談事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施

張 穎

（江蘇省新沂市交通運輸局，江蘇 新沂 221400）

檔案管理是事業(yè)單位內部管理工作的一部分，承擔著對檔案資料進行收集、整理、保管、審核、開發(fā)、利用、銷毀等職責，可以給單位的深入改革以及全面發(fā)展帶來必要的支持。檔案管理改進創(chuàng)新的重要趨勢是規(guī)范化管理，但是當前檔案規(guī)范化管理中還存在不少的缺陷，無法滿足規(guī)范化建設的要求，也制約檔案內在價值的發(fā)揮。為了改變這樣的情況，事業(yè)單位也需要變革內部管理理念與管理模式，以規(guī)范化管理為重點在檔案管理當中創(chuàng)新，推進多樣化的規(guī)范化措施，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造良好發(fā)展，助推檔案管理良性發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理重要性及主要問題分析

檔案是對事業(yè)單位歷史發(fā)展情況的真實客觀記錄，是至關重要的原始材料以及歷史證據(jù)在事業(yè)單位的綜合發(fā)展和信息管理當中發(fā)揮著突出作用。事業(yè)單位檔案管理內容，既涉及單位發(fā)展過程當中的一系列信息，也涉及職工活動信息，還涉及為社會公眾提供服務的相關資料。這些信息能夠給單位的長遠建設與發(fā)展提供一手資料，能夠為評估單位職工的職業(yè)化發(fā)展提供有效參考，也能滿足群眾多樣化的信息利用要求，真正體現(xiàn)出單位服務民眾的宗旨。具體來說，通過匯總檔案材料能夠給單位的創(chuàng)新穩(wěn)步發(fā)展提供有效的信息依據(jù)，為內部管理的調整和改進提供多樣化的參考信息；通過查詢職工檔案資料的方式，能夠準確評估職工的能力以及素質水平，使得單位部門領導與管理人員可以客觀完善評價職工，挖掘其中的優(yōu)秀人才，并進行重點培養(yǎng)，為單位人力資源的科學化調整與合理配置奠定基礎；單位為民眾提供相應的檔案查詢與利用服務，可以滿足公眾生產生活當中信息利用的要求，從而得到群眾的認可，體現(xiàn)出為群眾服務的宗旨，為民生工程建設創(chuàng)造良好條件。總而言之，伴隨著事業(yè)單位的長遠發(fā)展，檔案管理必須與時俱進進一步拓展，并發(fā)揮檔案管理工作的積極作用，并朝著規(guī)范化方向改進，滿足單位現(xiàn)代化建設的要求。

事業(yè)單位雖然逐步認清了檔案管理規(guī)范化的重要性，但是在具體的工作當中還存在不少的缺陷，無法真正把規(guī)范化管理落到實處。主要體現(xiàn)在：一是分工協(xié)調不當，各項工作安排比較混亂，無法滿足規(guī)范化處理的標準。檔案管理人員不能夠正確認識自己的工作職責，往往在實際工作當中各自為政，缺少交流和合作。二是檔案管理人員的規(guī)范化管理素質有待提高，還不能夠正確認識自己的角色與要求，不能憑借自身的專業(yè)素質為規(guī)范化檔案管理服務，也由此降低了檔案規(guī)范化管理質量。三是制度建設存在不足，無法依托規(guī)范制度促進規(guī)范化管理目標的實現(xiàn)，導致各項工作沒有合理的依據(jù)和必要的實施保障。四是對現(xiàn)代信息技術的利用不足，需要在技術運用當中體現(xiàn)出智能技術在規(guī)范化管理當中的優(yōu)勢，促進單位現(xiàn)代化。

2 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施

2.1 做好檔案管理協(xié)調分工

事業(yè)單位存在著大量的分支部門，所涉及的工作任務較多，所以檔案管理的任務量很大。面對如此龐大的任務量和日益復雜的檔案管理工作，只有做好協(xié)調以及分工，才能夠讓各項工作有條不紊的進行。事業(yè)單位檔案管理不單單是針對某個部門工作人員的檔案資料管理，而針對的是所有部門的所有員工，還面向了大量的社會公眾?；诖耍瑱n案管理人員必須要建立良好的責任意識，認清自身承擔的任務以及責任，尤其是要加強彼此的協(xié)作力度，嚴肅對待每份檔案資料，確保檔案管理有條不紊進行。針對檔案管理的各個階段，為推動規(guī)范化管理的落實必須指出規(guī)范化工作的要求，利用協(xié)調分工的方式，消除檔案管理當中的漏洞。每個檔案管理人員應該把握好彼此的職責要求，特別是崗位工作要求，在確保分工明確與各盡其責的同時，資源共享一同交流，把檔案規(guī)范化管理落到實處。

2.2 提高認識加強人員教育

在事業(yè)單位的改革與經營中，檔案管理的重要性已經日益得到單位的認可。為了真正把檔案管理落到實處，必須把握當下的規(guī)范化管理趨勢與內在要求分析影響規(guī)范化管理的要素，以便在檔案管理當中進行針對性改。大量的實踐和研究顯示，檔案管理人員作為管理工作直接負責人，在規(guī)范化檔案管理落實當中扮演著重要角色，為了進一步提高規(guī)范化管理效果，必須培養(yǎng)教育檔案管理人員，壯大管理人才隊伍，提高規(guī)范化管理的綜合技能。事業(yè)單位在接下來的檔案規(guī)范化管理建設當中必須把握好著力點，做好檔案管理者的教育培養(yǎng)工作，一方面注意運用教育培訓措施，提高他們的專業(yè)能力和規(guī)范化管理品質，另一方面要加大對他們的綜合考核力度，重點增強其主人翁意識，使其能夠對自己嚴格要求，配合考核，發(fā)現(xiàn)并且彌補自身在規(guī)范化檔案管理中的不足。

2.3 完善檔案管理規(guī)范制度

規(guī)范化檔案管理的實現(xiàn)必然要有科學規(guī)范的制度作為根本支持，所以事業(yè)單位在探尋規(guī)范化檔案管理道路的過程中，要重點建設規(guī)范化的檔案管理制度，指出檔案管理實施過程當中每個環(huán)節(jié)要遵循的要求和實踐準則，讓檔案管理有據(jù)可循，有法可依，始終維護好檔案信息的完整性以及真實性。在對檔案管理制度進行建設之前，首先需要對國家的檔案管理相關法律法規(guī)進行認真學習和綜合解讀，目的是以國家的檔案管理制度為依據(jù)，建設與本單位相適應的管理制度，提升制度的規(guī)范化水平。單位在立足實際針對檔案收集、整理、歸檔、查詢、利用提出相應的規(guī)范制度之后，要讓廣大工作人員進行制度的學習，并通過完善監(jiān)督制度的方式，確保檔案管理制度的全面落實。

2.4 重視現(xiàn)代信息技術引入

在檔案管理改革當中引入各項規(guī)范化的措施是滿足檔案管理現(xiàn)代化建設要求的重點而規(guī)范化管理目標的實現(xiàn)，除了要依托人力與物力之外，還必須依靠先進的技術手段。在檔案收集當中，可借助信息技術收集圖片、文字、影音等方面的素材，并對各項資料進行科學運用，確保資源收集全面有效。在檔案的查詢以及利用當中，單位可以通過構建檔案管理信息系統(tǒng)的方式進行現(xiàn)代化和智能化的檔案，使得檔案的管理更加的規(guī)范和高效。當然在規(guī)范化管理當中，需要把關注點放在安全和保密建設層次，運用有效的安全加密技術促進信息的科學化管理，防止出現(xiàn)檔案泄露丟失等不良問題，用檔案為人民服務。

3 結論

事業(yè)單位作為國家的公共服務機構及內部管理的效果，關乎單位整體的工作質量，也影響著為公眾服務的成效。在全新的信息化環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理加快了現(xiàn)代化發(fā)展步伐，所要面對的檔案類別與內容也越來越多，無形之中增加了檔案管理的難度，也給檔案管理規(guī)范化帶來了很大的挑戰(zhàn)。面對當前的復雜局面和檔案管理規(guī)范化的迫切要求，事業(yè)單位需要立足實際，結合檔案管理內在要求，設計規(guī)范化的管理措施，助推單位與時俱進，走上一條現(xiàn)代化和科學化的發(fā)展道路。