基于公共服務(wù)的人事檔案管理體制研究

賈 茹

（中共秦皇島市海港區(qū)委統(tǒng)戰(zhàn)部，河北 秦皇島 066000）

干部人事檔案管理工作是公共信息服務(wù)的不可缺少組成部分，是人事制度全面推行的碩果。由于干部檔案工作滯后于人事改革，現(xiàn)行的人事檔案規(guī)章制度，管理體制和社會(huì)認(rèn)識(shí)不適應(yīng)人事制度的更換和改變，行政檔案管理和工作形式受到了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。本文提出了建立面向公共服務(wù)的干部人事管理體系的新方向。

1 建立公共服務(wù)干部人事檔案的新理念

1.1 以人為本的管理理念

干部人事檔案屬于公民享有并進(jìn)行管理的財(cái)產(chǎn)。中央檔案館館長(zhǎng)也提出干部人事檔案的管理應(yīng)當(dāng)遵循以人為本的管理原則。首先，我們對(duì)待干部人事檔案管理理念需要轉(zhuǎn)變，從重視檔案而輕視人的管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案和檔案管理人一樣重視；其次，我們需要改變對(duì)重視組織而忽視個(gè)人的看法。我們既要重視組織，也要重視個(gè)人，要樹(shù)立既要為個(gè)人服務(wù)，要樹(shù)立為社會(huì)大眾服務(wù)、以人為本的新觀念。

干部人事檔案管理從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代建立以來(lái)，以強(qiáng)調(diào)檔案相對(duì)人的政治鑒定和基本情況審查而建立的封閉檔案管理制度，以穩(wěn)定性和保密性為先，一般是不允許檔案相對(duì)人或者檔案相對(duì)人的親屬查閱利用自己的檔案信息的。但是從新公共服務(wù)理念的角度來(lái)看，現(xiàn)代社會(huì)我們應(yīng)該更加尊重公民權(quán)利，包括對(duì)自己檔案信息的知情權(quán)，在保證個(gè)人隱私信息不被違法利用的情況下，充分發(fā)揮檔案信息的巨大作用，提高社會(huì)管理效能。從我國(guó)本身來(lái)講，黨中央早就提出了讓權(quán)力在陽(yáng)光下運(yùn)行的政策理念，政府也不斷在政務(wù)公開(kāi)、陽(yáng)光政府方面不斷努力轉(zhuǎn)變，我國(guó)的法治建設(shè)也越來(lái)越側(cè)重于公民權(quán)利的保障，所以我國(guó)的干部人事檔案制度也應(yīng)當(dāng)適度借鑒國(guó)外的干部人事檔案管理理念，并結(jié)合我國(guó)的實(shí)際情況，樹(shù)立一種全新的干部人事檔案管理的指導(dǎo)思想，即以人為本的干部人事檔案的管理思想。

1.2 動(dòng)態(tài)管理與服務(wù)理念

目前，干部人事檔案內(nèi)容多年來(lái)沒(méi)有發(fā)生大的變化，特別是在干部的人事關(guān)系和政治狀況上。關(guān)于工作人員的業(yè)務(wù)能力和個(gè)人信用的信息很少，難以第一時(shí)間系統(tǒng)全面地報(bào)告所有的情況。而干部和人才各方面都有突出的貢獻(xiàn)或才能，但干部人事檔案中很難看到相關(guān)材料或其他個(gè)性化材料，干部人事檔案要全方位、系統(tǒng)化、動(dòng)態(tài)地了解和反映干部的職業(yè)發(fā)展和具體情況。表現(xiàn)出個(gè)人優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，反映出自己工作中的欠缺。提高干部的管理和專業(yè)水平，促進(jìn)干部的職業(yè)發(fā)展。因此，有必要建立實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)人事檔案管理機(jī)制。同時(shí)，通過(guò)采集靜態(tài)數(shù)據(jù)，采集不同的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和電子信息，生成電子文檔，并遵循一定的順序確定程序。所有目錄都可以鏈接到相應(yīng)的電子文檔。文件材料真實(shí)系統(tǒng)，彰顯時(shí)代特點(diǎn)。干部人事檔案管理一方面有利于社會(huì)發(fā)展，另一方面有利于社會(huì)的普遍利益。檔案管理不是臨時(shí)性的工作，它的有效性不會(huì)隨著時(shí)間的流逝而磨滅。我們必須采取積極主動(dòng)的辦法，推動(dòng)檔案管理制度和服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

1.3 以用戶為中心的服務(wù)信念

1.3.1 為干部服務(wù)

干部人事檔案管理的最終目標(biāo)就是為干部成長(zhǎng)提供公共信息。所以從新公共服務(wù)所提出以公共服務(wù)為目標(biāo)的理念來(lái)講，檔案管理必須從干部的角度出發(fā)，從檔案相對(duì)人的角度發(fā)現(xiàn)干部人事檔案中所存在的問(wèn)題，從具體內(nèi)容、形式、應(yīng)用等多個(gè)方面來(lái)改善干部人事檔案管理模式。第一是需要了解檔案相對(duì)人的需求，他們需要人事檔案的什么信息，這些信息對(duì)于他們社會(huì)生活起到什么作用，掌握他們的需求，再根據(jù)需求來(lái)提供相應(yīng)的服務(wù)。第二是綜合運(yùn)用信息化網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，整合教育系統(tǒng)、社保系統(tǒng)、誠(chéng)信系統(tǒng)等多方面系統(tǒng)資源，形成多渠道多方面的干部人事檔案服務(wù)信息模式。第三通過(guò)不同渠道宣傳干部人事檔案服務(wù)，讓干部對(duì)于人事檔案的重要性、查詢手續(xù)、信息服務(wù)等方面應(yīng)知盡知，更好利用人事檔案來(lái)幫助個(gè)人發(fā)展。

1.3.2 為社會(huì)服務(wù)

通過(guò)對(duì)檔案信息的挖掘和統(tǒng)計(jì)，結(jié)合各部門的要求，結(jié)合干部隊(duì)伍的情況，預(yù)測(cè)人才需求的方向和數(shù)量，合理安排人才引進(jìn)和配置，與今后的發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合，參考干部等級(jí)、職稱結(jié)構(gòu)等可以整理和制定相應(yīng)的培育計(jì)劃，提高干部綜合能力。

同時(shí)，要最大限度地利用高層次人才檔案，創(chuàng)造人才庫(kù)，吸引更多的杰出人才。此外，將管理人員的人事檔案變成各種形式的信息產(chǎn)品、采集、整理、研究、匯總等，有利于整個(gè)城市適當(dāng)匹配人才供需。向政府提供關(guān)于人才引進(jìn)的背景資料，以便使社會(huì)各階層更好地理解和關(guān)注人才的分配，并更好地體現(xiàn)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

2 建立干部人事檔案管理模式創(chuàng)新機(jī)制

首先，要改變傳統(tǒng)人事檔案采集方式和現(xiàn)有檔案內(nèi)容“十大類”。加強(qiáng)關(guān)于干部狀況的信息收集工作。需要客觀對(duì)履歷、職務(wù)、專業(yè)能力、技術(shù)能力和管理貢獻(xiàn)等方面進(jìn)行評(píng)估，并對(duì)人才管理進(jìn)行分類。改進(jìn)檔案系統(tǒng)，特別是人事部門的組織。建立管理體系，并爭(zhēng)取得到其他職能部門的支持，鼓勵(lì)所有部門材料歸檔的 正軌程序。建立信息系統(tǒng)，改變按照規(guī)則和特點(diǎn)定期收集數(shù)據(jù)的方法。形成周期與不規(guī)則的結(jié)合；集中收集大量材料，定期監(jiān)測(cè)偶然的數(shù)據(jù)，恢復(fù)不足的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)采集通道的實(shí)用性。

同時(shí)，根據(jù)今后干部人事檔案發(fā)展情況，擴(kuò)展人事檔案的采集，與各部門建立了積極的鏈接，盡早收集各類檔案，讓檔案資源持續(xù)上升，讓檔案材料越來(lái)越多，確保人事檔案不是殘缺的。與此同時(shí)，干部人事檔案管理人員應(yīng)第一時(shí)間對(duì)不足的資料加以登記，并要求相關(guān)部門對(duì)文件信息的規(guī)整性加以保證，要把服務(wù)基礎(chǔ)做好，強(qiáng)化各職能部門檔案信息采集管理人員的檔案保管意識(shí)。要將法律法規(guī)相銜接，充分捕捉檔案管理過(guò)程，更新理念。要設(shè)立人事檔案專項(xiàng)資金，專門設(shè)立庫(kù)房和出入室，并配備相關(guān)封庫(kù)等設(shè)備，讓檔案管理不成為無(wú)源之水。確保有一定水平的培訓(xùn)資金用于人員和人事記錄的管理，有利于提升各單位的管理水平和工作成效。

3 建立電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，無(wú)法及時(shí)更進(jìn)信息材料，也正確地呈現(xiàn)個(gè)人信息內(nèi)容。檔案管理和日常使用不夠嚴(yán)格，檔案往往脫離實(shí)際，這說(shuō)明傳統(tǒng)檔案管理的效率不足以跟上現(xiàn)狀。干部人事檔案管理工作需要進(jìn)一步發(fā)展電子信息結(jié)構(gòu)。

首先，使檔案內(nèi)容管理計(jì)算機(jī)化，改變手動(dòng)管理方式，改用現(xiàn)代科技，利用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，用科技的方式管理檔案，創(chuàng)建一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。在挑選和評(píng)估過(guò)程中，人事部門可以訪問(wèn)簡(jiǎn)歷，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)評(píng)估，以滿足要求的查找、提取和打印。

其次，改變干部人事檔案現(xiàn)有的孤島局面，利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，協(xié)調(diào)學(xué)校、醫(yī)院、銀行、社保等部門，建立多方面全系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，對(duì)數(shù)據(jù)種類加以規(guī)范，讓各類網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的兼容性和多信息源的采集得以實(shí)現(xiàn)，把最新信息提供給相關(guān)管理者和部門，讓歸檔信息更加及時(shí)和準(zhǔn)確。把網(wǎng)上客戶服務(wù)系統(tǒng)建立起來(lái)，讓客戶可以直接在網(wǎng)上查找，把干部人事檔案的公共服務(wù)作用更好地發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)管，避免個(gè)人信息網(wǎng)絡(luò)盜取等惡性事件發(fā)生。

此外，還可以充分運(yùn)用現(xiàn)代高科技技術(shù)，建立個(gè)人電子檔案數(shù)據(jù)資料庫(kù)，對(duì)人才進(jìn)行歸類，建立管理人才數(shù)據(jù)庫(kù)、專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)等各類個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫(kù)，充分發(fā)揮干部人事檔案的效益。