基于建設(shè)項(xiàng)目全生命周期的檔案管理途徑探討

陳 慧

（廣州市鳳凰山隧道建設(shè)有限公司，廣東 廣州 510700）

項(xiàng)目種類繁多，根據(jù)管理的不同，可分為：新建、擴(kuò)展和改建等；根據(jù)行業(yè)的不同，建筑工程、機(jī)械項(xiàng)目、因特網(wǎng)等，一個工程的順利完成可能包括各個方面，環(huán)節(jié)也不相同。目前，信息化技術(shù)迅速發(fā)展，許多傳統(tǒng)領(lǐng)域不斷與信息化融合，信息化促進(jìn)、改變了傳統(tǒng)工作與管理方式。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，也采用了信息化的技術(shù)和管理方法。一些具有較好基礎(chǔ)、有信息化的單位及新項(xiàng)目，使用信息化的速度更快、效果更好；而一些基本薄弱，甚至空白單位、項(xiàng)目使用信息化的速度慢，效果差。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀問題

1.1 檔案管理環(huán)境差

由于社會的局限，以前很多企業(yè)尤其是建筑、重工等傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的文件資料都是人工圖，大小按顯示的比例分為a4、a3、a2等，訂裝后很厚，紙質(zhì)檔案數(shù)量大，體積較小，保存需要大量人力和財力的占用等缺陷，保存地點(diǎn)也很重要，例如：保存地點(diǎn)。大多數(shù)是閑置房間，沒有制定相應(yīng)管理方法和環(huán)境保護(hù)設(shè)置，大多數(shù)不能維持保存室間恒溫、恒濕的環(huán)境，容易引起紙質(zhì)文件丟失、內(nèi)容模糊等事故。

1.2 缺失檔案管理項(xiàng)目實(shí)施過程的重視

檔案管理是項(xiàng)目實(shí)施中的重要部分，它把項(xiàng)目實(shí)施過程中的每一個環(huán)節(jié)都記錄得及時準(zhǔn)確，突出結(jié)果而忽視過程。該項(xiàng)目在實(shí)施中完成的數(shù)據(jù)，大多為驗(yàn)收缺什么補(bǔ)呢，甚至還是假的。檔案資料有專門管理，檔案的管理程序不規(guī)范，借閱文件沒有相應(yīng)的程序和流程，即使有一些相對較好的項(xiàng)目，也很少有人能真正實(shí)施，良好的體制和規(guī)則成了擺設(shè)。

1.3 檔案管理體制落后

它是一個逆向文件管理系統(tǒng)，安全性差，一些項(xiàng)目文檔和檔案管理還處于紙面和手工階段。有些項(xiàng)目文檔是直接存儲在計算機(jī)中的電子版本進(jìn)入媒體。而且數(shù)據(jù)查找時間長，有效性很低。如果計算機(jī)和其他媒體沒有適當(dāng)?shù)陌踩胧鼈兒苋菀资艿椒菃T工的惡意攻擊，從而導(dǎo)致文件和材料的丟失。如果任何專有信息被惡意披露并流入反對派，將給實(shí)體和公司造成不可估量的損失。

2 新時期加強(qiáng)檔案管理的策略

1）目前，隨著以企業(yè)大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)為主要代表的新型第一代企業(yè)信息基礎(chǔ)技術(shù)的不斷迅猛發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)科技技術(shù)革命以來與傳統(tǒng)技術(shù)行業(yè)領(lǐng)域難于互相比擬的企業(yè)增量優(yōu)化效應(yīng)、乘數(shù)優(yōu)化效果和企業(yè)技術(shù)上的外溢驅(qū)動效應(yīng)，不斷地擴(kuò)展?jié)B透到其他技術(shù)領(lǐng)域，使企業(yè)信息技術(shù)科技革命成為不斷提高企業(yè)科技自主創(chuàng)新能力、促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)社會持續(xù)發(fā)展、提高企業(yè)總體經(jīng)濟(jì)競爭力的重要技術(shù)領(lǐng)域。需要的創(chuàng)新引擎隨著近年中國智能制造2025、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代行動、大數(shù)據(jù)時代行動、新能源一代工業(yè)人工智能、lte融合行動和文化大眾產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新等多項(xiàng)國家重要戰(zhàn)略計劃和重大行動的不斷深入貫徹執(zhí)行實(shí)施，我國已基本開始全面啟動進(jìn)入電子信息基礎(chǔ)技術(shù)新發(fā)展時代，而發(fā)展新一代電子信息基礎(chǔ)技術(shù)則逐漸成為我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要推進(jìn)動力。針對目前檔案管理中普遍存在的一些問題，可通過采取下列幾種有利于針對性的解決方法加以進(jìn)行解決處理。

2）通過信息隨之而來的便利與傳統(tǒng)方法相反。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，我們應(yīng)該積極使用這些優(yōu)秀的工業(yè)軟件，如CAD、UG、Pro/E等，這樣不僅可以減少工作量，提高工作效率，而且有利于重要文件的管理和保存。技術(shù)和實(shí)現(xiàn)ps.文件行政管理應(yīng)通過使用辦公自動化軟件來減輕工作人員的負(fù)擔(dān)并提供文件管理信息為了改進(jìn)。在此期間，辦公自動化軟件可以通過強(qiáng)大的功能進(jìn)行有序、分類管理，促進(jìn)檢索和借閱，顯著提高工作效率；以及質(zhì)量。此外，全套辦公自動化軟件手工操作文件的存儲、借閱、歸還全套流程，了解文件管理的自動化。

3）要制定和嚴(yán)格實(shí)行檔案管理的制度。無規(guī)則不成方圓，完善檔案管理體系和嚴(yán)格實(shí)施，可以有效地促進(jìn)工程的順利完成。項(xiàng)目實(shí)施的每一階段，都要制定符合該階段的規(guī)章，并嚴(yán)格實(shí)行。該工作由誰來執(zhí)行，具體如何做，合格標(biāo)準(zhǔn)就是等一系列問題，而不是以人的經(jīng)歷和一時間的想法為依據(jù)，這樣就可以避免人為因素和其它不可控性因素給項(xiàng)目和文件管理帶來不確定性和危險。真正杜絕文件資料不及時和可操作性，只要工程完成了，無論過程中有什么錯誤的思想和行為。

4）是檔案管理要順應(yīng)時代，敢于為人。檔案管理具有一定的工作機(jī)制和程序，在很大程度上符合現(xiàn)有項(xiàng)目的需要，也符合實(shí)際需要。但是，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)該具有互聯(lián)網(wǎng)的思維，要想超前，在保障工作安全、完成前提下，應(yīng)該有應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)積極推動檔案管理的預(yù)測性。如推行檔案管理的云端化，不僅降低了企業(yè)信息化的投入，而且大大增加了檔案管理的安全性。企業(yè)經(jīng)營者要積極適應(yīng)時代的潮流，加大檔案管理工作的資金投入和培養(yǎng)人員力度，借助于企業(yè)云等優(yōu)惠政策，積極改變規(guī)章制度，思維定勢，固有作法等不符合時代發(fā)展的趨勢。

綜上所述，信息化時代，科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，而進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)也是檔案管理順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢和必然需求。因此，在進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)過程中，要正確看待現(xiàn)代化建設(shè)所帶來的好處，不斷提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，高度重視檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實(shí)施做好一切準(zhǔn)備，并通過規(guī)范、健全的管理制度，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的落實(shí)營造良好的氛圍。并以大數(shù)據(jù)時代、云計算和人工智能等為代表的信息技術(shù)發(fā)展，使得信息化在檔案整個項(xiàng)目的全生命周期中的應(yīng)用將越來愈廣，也將更深入。作為文件管理人員，應(yīng)不斷增強(qiáng)自身的知識儲備與能力，以行業(yè)趨勢為引導(dǎo)，以信息技術(shù)為指導(dǎo)，以安全、可靠的基礎(chǔ)，以高質(zhì)量的發(fā)展為目標(biāo)，不斷探索文件管理的新模式，不斷提高文件管理在項(xiàng)目的全生命周期中服務(wù)能力與水平。