企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

孫麗華

（山東港口煙臺(tái)港聯(lián)合通用公司，山東 煙臺(tái) 264006）

在國(guó)有企業(yè)人力資源業(yè)務(wù)中，人事統(tǒng)計(jì)管理占有重要地位，對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)有著決定性的影響。在日常業(yè)務(wù)中，員工薪酬管理系統(tǒng)的重要價(jià)值在于統(tǒng)一識(shí)別數(shù)據(jù)和信息，提高整體工作效率。要提高現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)的管理水平和工資水平，提高整體協(xié)調(diào)性，最終提升工作效率。

1 國(guó)有企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 對(duì)企業(yè)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足

重視人才管理統(tǒng)計(jì)，保證國(guó)有企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展，是做好國(guó)有企業(yè)工作的關(guān)鍵。在國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過程中，必須對(duì)其進(jìn)行合理的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，以減少不合理的人員結(jié)構(gòu)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。以此為基礎(chǔ)，對(duì)國(guó)企企業(yè)檔案管理工作數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可以為國(guó)企企業(yè)檔案管理工作的定位提供很大的參考價(jià)值，同時(shí)也可以發(fā)現(xiàn)過去和現(xiàn)在企業(yè)管理中存在的不合理性。不合理的人員結(jié)構(gòu)是影響國(guó)有企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要因素之一。國(guó)企是保障人民生命財(cái)產(chǎn)安全和穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施。但目前國(guó)有企業(yè)檔案管理中還存在不少問題。一些企業(yè)的管理體制不適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，企業(yè)檔案管理工作是為了減少人事變動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)。國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)混亂是其正常經(jīng)營(yíng)過程中的致命問題。企業(yè)很容易失去市場(chǎng)份額，利潤(rùn)微乎其微，從而引發(fā)企業(yè)危機(jī)。

1.2 企業(yè)檔案管理統(tǒng)計(jì)工作硬件設(shè)施落后

強(qiáng)化安全管理，強(qiáng)化員工檔案技術(shù)防范。目前國(guó)有企業(yè)基本都設(shè)立了專門的后備管理室，而據(jù)調(diào)查，閱覽室和食品室往往是混雜的。有很多不同類型的工作場(chǎng)所、辦公室、儲(chǔ)藏室和閱覽室，沒有能夠?qū)T工的監(jiān)視設(shè)備進(jìn)行精確管理。本機(jī)房尚未安裝掃描裝置、溫度濕度計(jì)、換氣裝置等設(shè)備，不能為服務(wù)器提供良好的運(yùn)行環(huán)境。以個(gè)人任職經(jīng)歷制作的干部檔案，在收集、分類、查閱等方面的使用也不盡相同。文秘工作，特別是文秘人員，涉及干部的調(diào)動(dòng)。更改政策文件要求，使收集到的原始文件材料嚴(yán)重?fù)p壞。要使檔案原始資料得到更好的保護(hù)，加強(qiáng)干部管理信息化建設(shè)，人事檔案必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。歸檔工作數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。目前國(guó)有企業(yè)檔案普遍沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。

1.3 企業(yè)檔案管理統(tǒng)計(jì)人員水平較低

一些國(guó)有企業(yè)由于缺乏人力資源統(tǒng)計(jì)管理隊(duì)伍的及時(shí)更新，使得部分企業(yè)人力資源管理人員操作能力薄弱，難以高水平地開展人力資源管理工作。他們不能意識(shí)到處理國(guó)企人事問題的重要性。另外，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析能力對(duì)員工管理也有重要影響。國(guó)有企業(yè)檔案管理的矛盾主要表現(xiàn)在理論知識(shí)和實(shí)際操作上。管理者缺乏理論知識(shí)和處理信息的經(jīng)驗(yàn)。所以，國(guó)有企業(yè)信息化的主要問題是工作人員素質(zhì)參差不齊，人員管理不夠精確化。信息技術(shù)人才管理工作難以實(shí)施，評(píng)價(jià)管理業(yè)務(wù)無(wú)法有效發(fā)揮作用。

2 優(yōu)化國(guó)有企業(yè)檔案管理統(tǒng)計(jì)信息化建設(shè)的策略

2.1 完善人事檔案的應(yīng)用流程

數(shù)據(jù)集成和策略分析是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的兩個(gè)關(guān)鍵。人力資源管理政策分析水平的高低是人力資源管理水平的保證。要想提高國(guó)有企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的效率，優(yōu)秀的人力資源管理和統(tǒng)計(jì)人員必須具備出色的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析能力。國(guó)有企業(yè)要確保檔案管理的效率，就必須為內(nèi)部信息平臺(tái)硬件系統(tǒng)的建設(shè)與升級(jí)提供充足的經(jīng)費(fèi)保障。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行過程管理優(yōu)勢(shì)明顯。文獻(xiàn)借閱歸檔的管理過程，就是文獻(xiàn)借閱歸檔的管理過程。利用這些流程可以最大化安全性，使文件管理變得更加安全和快速，并進(jìn)入了文件管理的新階段。同時(shí)也要適應(yīng)企業(yè)檔案管理的需要。為了提高工作效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，使企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的文獻(xiàn)資源成為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的動(dòng)力之一，還應(yīng)在過程管理中采用檔案工作方法。建立健全國(guó)有企業(yè)人事管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)國(guó)有企業(yè)人事管理工作進(jìn)行檢查，保證企業(yè)檔案管理工作的有效性。人才庫(kù)的有效利用主要包括以下內(nèi)容：第一，及時(shí)收集整理人員的信息。如由國(guó)有企業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)根據(jù)員工的需求，確定考核結(jié)果，管理者所需的信息按具體標(biāo)準(zhǔn)處理。第二，每年年底前對(duì)國(guó)有企業(yè)職工進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括個(gè)人情況、學(xué)歷、職責(zé)、工資等，并將考核結(jié)果向社會(huì)公布。工作過程，按照規(guī)定形成的管理體系，這些是必要的。對(duì)此，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)空間的劃分，體現(xiàn)正確的責(zé)任評(píng)價(jià)觀念。

2.2 提升企業(yè)檔案管理統(tǒng)計(jì)工作人員自身素質(zhì)

通過分析可以看出，理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)是有差距的。員工具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但面對(duì)新的政策，他們不能正確地完成國(guó)家企業(yè)檔案管理統(tǒng)計(jì)工作，無(wú)法對(duì)其工作效率進(jìn)行考核。許多年輕的企業(yè)文檔管理人員了解新政策，掌握信息平臺(tái)的操作能力，能夠?qū)ζ髽I(yè)文檔管理統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理分析，但缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。所以，企業(yè)文檔管理中的一些問題還沒有得到 很好的解決，甚至在理論上也沒有得到重視。也就是說，高層對(duì)新戰(zhàn)略缺乏理解和運(yùn)用，對(duì)新戰(zhàn)略、新模式缺乏了解，以及缺乏國(guó)有企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的經(jīng)驗(yàn)。兩個(gè)都不同。這樣就造成了人員管理的低效。因此，迫切需要提高國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的整體素質(zhì)，解決目前分散經(jīng)營(yíng)的矛盾。在當(dāng)前形勢(shì)下，老員工的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合年輕員工的風(fēng)險(xiǎn)承受能力，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，并定期組建一個(gè)團(tuán)隊(duì)，以提高風(fēng)險(xiǎn)承受能力。

2.3 健全硬件管理設(shè)備

領(lǐng)導(dǎo)干部要樹立“檔案是信息資源”的觀念，增強(qiáng)檔案信息工作的責(zé)任感；伴隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化，企業(yè)的技術(shù)含量、品種全面提升，由生產(chǎn)前的單一品種向生產(chǎn)中的多品種轉(zhuǎn)變。文獻(xiàn)管理工作要實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，就必須轉(zhuǎn)變觀念，以獨(dú)立、開放的方式保存文獻(xiàn)資料。要采取有效措施，加大對(duì)信息化建設(shè)的投入。要主動(dòng)咨詢生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)技術(shù)人員，熟悉工藝，理解工藝資料的內(nèi)涵和保存。為全面提升信息服務(wù)人員數(shù)據(jù)工作水平，相關(guān)職能部門應(yīng)開發(fā)相關(guān)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息服務(wù)，規(guī)范流程。在數(shù)據(jù)信息建設(shè)中，人才是關(guān)鍵，人才隊(duì)伍建設(shè)是穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。由于系統(tǒng)嚴(yán)格的時(shí)間限制，使信息安全管理更加安全，能有效地防止信息泄露。當(dāng)前，我國(guó)國(guó)企人事信息管理平臺(tái)正在逐步完善。今后將加大對(duì)國(guó)有企業(yè)的投資力度，增加設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，成功搭建統(tǒng)一人事信息管理平臺(tái)。保證資料檔案的保密與安全。本系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)簡(jiǎn)化、協(xié)議接口管理、服務(wù)器硬件維護(hù)等方式，并與國(guó)企人事統(tǒng)計(jì)員系統(tǒng)相結(jié)合，構(gòu)建了一個(gè)穩(wěn)定的系統(tǒng)。檔案服務(wù)的有效性問題要從根本上解決，必須采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。加強(qiáng)現(xiàn)代辦公及新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，是信息化建設(shè)的客觀要求和必然趨勢(shì)。

3 結(jié)語(yǔ)

為提高我國(guó)國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活力，在保證企業(yè)運(yùn)營(yíng)正常的前提下，對(duì)國(guó)有企業(yè)的企業(yè)檔案管理統(tǒng)計(jì)平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)是十分必要的。該系統(tǒng)能夠切實(shí)提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率及支持進(jìn)行人員管理優(yōu)化。