基層單位檔案安全管理措施

牟仙仙

（黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣檔案館，黑龍江 大慶 166220）

通過開展基層檔案管理研究，利于制定更加完善的檔案管理模式，從而加強(qiáng)檔案安全管理水平。作為檔案管理工作人員，要重視結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，科學(xué)的研究更加高效的檔案安全管理方案，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性。下面結(jié)合實(shí)踐研究，從多方面對(duì)檔案安全管理工作如何開展進(jìn)行分析。

1 新形勢(shì)下檔案安全管理中出現(xiàn)的問題

1.1 檔案管理中的保管問題

在檔案管理中，信息化的模式給管理帶來了很多的便利，有效減少了紙質(zhì)檔案的損壞，還避免了場(chǎng)地的浪費(fèi)。但是，有利就會(huì)有弊，信息化管理對(duì)技術(shù)人員的要求較高，如果技術(shù)操作不當(dāng)，只利用檔案的備份，或是平時(shí)的殺毒，而不做其他方面的保護(hù)，檔案的保管就可能產(chǎn)生不安全的因素。而對(duì)于檔案管理人員而言，遇到緊急情況，如果沒有采取相應(yīng)的方法處理，就會(huì)由于操作不當(dāng)給檔案帶來不必要的損害。

1.2 檔案管理中的查閱問題

有的檔案管理人員只是單方面的對(duì)檔案保存比較重視，在調(diào)取檔案，查閱程序等環(huán)節(jié)，沒有比較完善的流程，或者說缺少簡(jiǎn)潔化查閱形式，致使不規(guī)范查閱程序的出現(xiàn)，以此讓檔案存放的安全性不斷降低。除此之外，有的管理人員，完成檔案的查閱以后，隨意的存放，沒有把相關(guān)的資料放在原來的位置，以至于檔案的風(fēng)險(xiǎn)問題始終都有，這樣對(duì)于信息的合理化使用也沒有好處。

2 制定并完善檔案管理制度和應(yīng)急預(yù)案

2.1 制定并完善檔案管理制度

基層單位應(yīng)該依據(jù)檔案管理的法律法規(guī)，制定安全管理檔案的管理制度，并不斷加以完善，這是確保檔案安全管理的主要因素。同時(shí)，也要加強(qiáng)檔案保密和檔案保管的雙重制度，進(jìn)一步確定責(zé)任體系，確保每一個(gè)檔案管理的環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，從而保證檔案安全管理的順利進(jìn)行。

2.2 制定檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案

為了避免發(fā)生災(zāi)難性事件，造成檔案被損壞的情況，需要建立防災(zāi)檔案管理的規(guī)范，重點(diǎn)落實(shí)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、人為風(fēng)險(xiǎn)、日常災(zāi)難，自然災(zāi)害等方面的規(guī)范，進(jìn)而預(yù)防突發(fā)事件帶來的檔案損害。在檔案安全管理的過程中，不要只重視手段，需要以預(yù)防為主，更要遵循防治結(jié)合的基本原則，有效建立檔案安全管理的應(yīng)急性預(yù)案，然后在學(xué)習(xí)中貫徹執(zhí)行應(yīng)急預(yù)案。最后，還要讓檔案管理人員不斷強(qiáng)化應(yīng)急的意識(shí)，在合理的范圍內(nèi)開展檔案安全管理的演練，有利于在遇到真正問題時(shí)能夠從容對(duì)待，不產(chǎn)生慌亂的心理，這樣才能把檔案管理的損失降到最低，更好的維護(hù)檔案信息的安全性。

3 檔案信息保密措施

3.1 做好檔案保密工作

檔案管理人員，該職業(yè)具有特殊性，知道的機(jī)密比較多，是檔案信息安全保護(hù)的主要負(fù)責(zé)人。為此，作為檔案管理人員，不僅要有責(zé)任心，更要有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。在參加社會(huì)的活動(dòng)中，檔案管理人員不能放松，要時(shí)刻保持著警惕心，切勿在不經(jīng)意間泄露沒有公開的加密型密級(jí)檔案。

密級(jí)檔案在檔案信息管理中是最重要的一項(xiàng)內(nèi)容。若是在長(zhǎng)期保存中，沒有應(yīng)用過，成了無用的檔案，在檔案保密的價(jià)值上就喪失了，所以要嚴(yán)格執(zhí)行保密法規(guī)，并合理化的應(yīng)用起來，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展。

3.2 檔案信息化管理方式

在信息技術(shù)的發(fā)展下，檔案信息化的發(fā)展速度逐漸加快，而且在信息管理的時(shí)候，高新技術(shù)得到了很好的應(yīng)用。比如，數(shù)字化檔案管理，使電子檔案形成，其安全性在某種程度上有風(fēng)險(xiǎn)。但是，只要能夠嚴(yán)格做好檔案信息化的管理，勢(shì)必能讓檔案管理的能力和應(yīng)用的水平得到全面提高。

一個(gè)檔案管理的機(jī)構(gòu)，需要積極把先進(jìn)的技術(shù)引入進(jìn)來，從現(xiàn)有管理系統(tǒng)中分析，依據(jù)目的性的不同，對(duì)形成的檔案信息內(nèi)容實(shí)施規(guī)范化的管理，從而讓檔案管理工作的整體質(zhì)量得到一定程度的提高。進(jìn)行檔案信息管理的時(shí)候，負(fù)責(zé)的管理人員要堅(jiān)持自己的職業(yè)道德，以及保持好的工作態(tài)度，遵守法律法規(guī)，對(duì)于檔案系統(tǒng)不同用戶操作的權(quán)限要嚴(yán)格執(zhí)行，杜絕不當(dāng)?shù)牟僮餍袨椤３酥?，要把檔案保密和檔案應(yīng)用的關(guān)系處理好，確保檔案的安全與完整，進(jìn)而使檔案信息化管理水平得到提高，加強(qiáng)信息的應(yīng)用率，為檔案用戶提供更好的服務(wù)。

電子檔案載體的多樣性特點(diǎn)，促使檔案信息的安全性要得到保障，檔案管理人員需要使用密碼訪問控制，以及應(yīng)用防火墻手段來干預(yù)。為了讓電子檔案的保存價(jià)值得到提升，需要用其它的設(shè)備，把電子檔案信息進(jìn)行備份，從而有利于用軟件閱讀。要想把檔案信息保密工作做好，需要把軟件管理，漏洞檢查等技術(shù)應(yīng)用起來，確保網(wǎng)絡(luò)的安全，并應(yīng)用先進(jìn)化的科技，保證檔案信息的整體安全性。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，一定要根據(jù)計(jì)算機(jī)操作的流程來讓操作規(guī)范起來，接著再做檔案管理的二次審查，以免導(dǎo)致工作上的失誤。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)教育，定期安全檢查

為了讓檔案安全保管的需要得到充分的滿足，一定要針對(duì)檔案管理人員做好專業(yè)的培訓(xùn)，幫助兼職檔案人員鞏固基礎(chǔ)知識(shí)，并讓全體檔案管理人員接受安全保護(hù)的培訓(xùn)。第一，傳授新技術(shù)，以及新方法的有效性應(yīng)用。第二，在不斷溝通，交流中產(chǎn)生新的啟發(fā)后，再研究影響檔案安全的原因，進(jìn)而讓檔案安全保護(hù)的科研能力得到不斷增強(qiáng)。第三，檔案安全檢查制度要定期開展。全面檢查檔案的庫房，檔案的應(yīng)用場(chǎng)所、消毒室、防火滅火系統(tǒng)，防盜報(bào)警系統(tǒng)等方面，如果發(fā)現(xiàn)有問題不要拖延，要立即進(jìn)行調(diào)整。第四，每周檢查庫區(qū)環(huán)境登記，檢查溫濕監(jiān)測(cè)登記，這就需要建立一個(gè)相應(yīng)的制度，進(jìn)而對(duì)設(shè)備的運(yùn)行情況做有效的檢查。第五，負(fù)責(zé)值班的檔案管理人員要每天檢查庫房的外圍安全，在放假期間要全面排查檔案庫房的安全防范方法?？傮w而言，檔案安全性的檢查，要及早發(fā)現(xiàn)安全的隱患，并以最快的速度排除，讓不安全的因素在萌芽期就被控制，以此確保檔案能夠在安全的環(huán)境中被保管。

4 結(jié)束語

總之，檔案安全管理工作的開展提高了檔案利用效率，利于 有效的維護(hù)檔案信息安全。通過實(shí)踐研究過程，應(yīng)該加強(qiáng)基層檔案管理工作水平，通過構(gòu)建更加科學(xué)的信息化管理體系，提高檔案安全管理能力，因此，工作人員要迎合時(shí)代發(fā)展，不斷采取更加完善的管理對(duì)策，以更好地為基層檔案安全管理工作開展提供有效保證。