高等教育實(shí)踐教學(xué)檔案建設(shè)和管理

邵海麗

（青海大學(xué)醫(yī)學(xué)院，青海 西寧 810001）

我國(guó)高校各院系是從事教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的主體，院系教學(xué)檔案是各院系在教學(xué)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等載體材料。院系教學(xué)檔案來(lái)自教師和學(xué)生的教與學(xué)工作，貫穿于教學(xué)單位的教學(xué)、管理及其一切實(shí)踐活動(dòng)，記錄了院系教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的內(nèi)容、方法、途徑和效果。是第一手資料，是教學(xué)工作的真實(shí)記錄，是重要的信息資源和歷史憑證。院系實(shí)踐教學(xué)檔案是高校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，體現(xiàn)了高校的辦學(xué)理念和辦學(xué)思路，是衡量高校辦學(xué)水平的重要依據(jù)。院系實(shí)踐教學(xué)檔案的建設(shè)與管理是否科學(xué)、規(guī)范，將直接影響到高校教學(xué)工作的成效。在中國(guó)現(xiàn)行的高等教育體制中，理論教學(xué)一直得到充分重視，而實(shí)踐教學(xué)卻被淡化，重理論而輕實(shí)踐的高校學(xué)風(fēng)很嚴(yán)重，并引起一系列的社會(huì)對(duì)應(yīng)性脫節(jié)現(xiàn)象。本人身處高校，對(duì)此種現(xiàn)象十分擔(dān)憂。實(shí)踐教學(xué)是一個(gè)系統(tǒng)，本文就青海省實(shí)踐教學(xué)中的檔案建立及其管理存在的問(wèn)題以及原因進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

1 如何構(gòu)建實(shí)踐教學(xué)檔案

1）實(shí)踐教學(xué)檔案建立之必要。院系教學(xué)檔案應(yīng)該是系統(tǒng)的、有序的院系教學(xué)、管理活動(dòng)記錄。院系教學(xué)檔案的來(lái)源非常廣泛，內(nèi)容極為豐富。其來(lái)源不僅有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門、本校主管部門、本院系各單位，而且還來(lái)源于廣大師生員工。其內(nèi)容不僅包括我們平常所見(jiàn)到的教學(xué)計(jì)劃、課程表、教學(xué)任務(wù)書(shū)、教師教案、試卷、成績(jī)單等課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)產(chǎn)生的文件材料，而且還包括：教學(xué)綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)建設(shè)、教材工作、學(xué)籍管理等材料。若要將院系實(shí)踐教學(xué)檔案建設(shè)得完整、系統(tǒng)、規(guī)范，我們應(yīng)該從檔案的基礎(chǔ)工作做起，明確院系實(shí)踐教學(xué)檔案的構(gòu)成，即歸檔范圍，認(rèn)真開(kāi)展收集整理工作，使之能全面地反映院系實(shí)踐教學(xué)工作的面貌。理論教學(xué)是對(duì)教育的繼承性的充分體現(xiàn)，而實(shí)踐教學(xué)是理論教學(xué)的延伸，是對(duì)所學(xué)理論的實(shí)證過(guò)程，更是應(yīng)用過(guò)程，甚至是理論教學(xué)的目的。每一階段的實(shí)踐教學(xué)都是下一個(gè)階段教學(xué)的基礎(chǔ)，記錄實(shí)踐教學(xué)的基礎(chǔ)材料，實(shí)踐教學(xué)檔案的建立與健全就成為必要環(huán)節(jié)。因此，在高等教育體系中，實(shí)踐教學(xué)檔案的建立與管理是實(shí)現(xiàn)教育體系整性的必要條件。

2）實(shí)踐教學(xué)檔案之建立。鑒于每一個(gè)學(xué)科都具有其特殊性，因此，建議以學(xué)科為單位建立實(shí)踐教學(xué)檔案為適當(dāng)，并且可分為不同階段、不同教學(xué)目的和不同實(shí)踐基地，分門別類地形成系統(tǒng)化的教學(xué)檔案體系，以便在教學(xué)工作中隨時(shí)調(diào)用，完成各教學(xué)階段的緊密銜接，促進(jìn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)之密切配合。

3）在建立實(shí)踐教學(xué)檔案的過(guò)程中，首先要根據(jù)理論教學(xué)的需求，對(duì)相應(yīng)的實(shí)踐教學(xué)進(jìn)行詳細(xì)的策劃，既要符合理論教學(xué)的要求，又要在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，實(shí)踐教學(xué)策劃書(shū)正是教學(xué)檔案保存之重點(diǎn)。其次，實(shí)踐教學(xué)的過(guò)程亦是存檔之必需。實(shí)踐教學(xué)的過(guò)程是理論的應(yīng)用過(guò)程，也是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程。實(shí)踐教學(xué)指導(dǎo)教師必須詳實(shí)地記錄整個(gè)實(shí)踐過(guò)程，并把實(shí)踐教學(xué)中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題以及解決方法形成報(bào)告，存檔備案，以便在今后教學(xué)中作為借鑒?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，但僅停留于理論階段的科學(xué)技術(shù)是不能產(chǎn)生任何社會(huì)效益的。只有將理論應(yīng)用于實(shí)踐，才能發(fā)揮理論的作用。也只有把理論與實(shí)踐相結(jié)合的經(jīng)驗(yàn)傳承下來(lái)，才能完善和促進(jìn)教育的發(fā)展。再次，每一次實(shí)踐教學(xué)都應(yīng)形成相應(yīng)的教學(xué)報(bào)告，以便教學(xué)管理部門掌握教學(xué)進(jìn)程，及時(shí)修正教學(xué)中出現(xiàn)的問(wèn)題，保證教學(xué)的完整性，保障教學(xué)任務(wù)的順利完成。

2 實(shí)踐教學(xué)檔案的意義

1）有利于實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案全面規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。加強(qiáng)院系實(shí)踐教學(xué)檔案的建設(shè)與管理，促使院系級(jí)實(shí)踐教學(xué)檔案管理與學(xué)校教學(xué)檔案管理一同納入高校檔案工作日程，并從機(jī)制、制度、隊(duì)伍建設(shè)、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)等方面給予保障，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案全面規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2）有利于增強(qiáng)各院系師生員工的檔案意識(shí)。院系實(shí)踐教學(xué)檔案是院系教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，客觀地反映了基層教學(xué)單位的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是廣大師生員工智慧的結(jié)晶。在開(kāi)展院系實(shí)踐教學(xué)檔案建設(shè)與管理這項(xiàng)工作中，院系的師生員工通過(guò)自己收集、整理在工作和學(xué)習(xí)中形成的文件材料，一步步建立起本院系的實(shí)踐教學(xué)檔案。這些實(shí)踐檔案通過(guò)開(kāi)發(fā)和利用又服務(wù)于廣大師生員工、服務(wù)于院系的教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)。在此過(guò)程中，有利于增強(qiáng)師生員工重視檔案、收集檔案和利用檔案的意識(shí)。

3）有利于提升高校檔案工作整體水平。首先，加強(qiáng)院系實(shí)踐教學(xué)檔案建設(shè)與管理，建立起院系級(jí)實(shí)踐教學(xué)檔案管理體系，不僅能夠發(fā)揮院系級(jí)教學(xué)檔案在高校本科教學(xué)評(píng)估與教學(xué)工作中的重要作用，同時(shí)，也是對(duì)高校檔案工作的補(bǔ)充和完善。其次，加強(qiáng)院系教實(shí)踐學(xué)檔案建設(shè)與管理，能夠明確各級(jí)檔案工作職責(zé)，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮部門的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從人力物力上給予高校檔案工作大力的支持，夯實(shí)高校檔案的基礎(chǔ)工作。第三，加強(qiáng)院系實(shí)踐教學(xué)檔案建設(shè)與管理，大量產(chǎn)生于院系的教學(xué)檔案，由各院系規(guī)范化管理，不僅能夠減輕高校檔案部門的壓力，而且還能優(yōu)化高校檔案館(室)的館藏，有利于開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。

3 實(shí)踐教學(xué)檔案的作用

1）從檔案管理角度來(lái)看，實(shí)踐教學(xué)檔案不同于其他類檔案，實(shí)踐檔案的管理更適合分散管理，即以學(xué)科為單位，建立分科管理檔案。但從教學(xué)體制的完整性來(lái)看，實(shí)踐教學(xué)檔案又必須有一定的集中管理。因此，教學(xué)管理部門，在建立學(xué)科管理的基礎(chǔ)之上，形成專門檔案管理制度，委派專人管理，并定期向各學(xué)科收取階段總結(jié)報(bào)告，集中存檔，以便為進(jìn)一步教學(xué)提供詳細(xì)的資料。在制定教學(xué)計(jì)劃時(shí)，組織專家系統(tǒng)分析實(shí)踐教學(xué)檔案，提出合理化建議，完善教學(xué)體系。

2）實(shí)踐教學(xué)檔案的建立健全，是評(píng)價(jià)教學(xué)體制完善與否的標(biāo)志。隨著高等院校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估制度的建立和評(píng)建工作的進(jìn)一步深化，各學(xué)科對(duì)實(shí)踐教學(xué)的要求越來(lái)越高，實(shí)踐教學(xué)已經(jīng)成為教育體制中不可缺省的部分，缺失實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)的教學(xué)是不完善的，沒(méi)有教學(xué)檔案的實(shí)踐教學(xué)是沒(méi)有歷史性、承接性和可持續(xù)發(fā)展的教學(xué)，更不能形成完整的教學(xué)體系。實(shí)踐教學(xué)檔案的健全與否，還是評(píng)價(jià)學(xué)校教學(xué)水平的標(biāo)志。實(shí)踐教學(xué)檔案能直接反映出學(xué)校所培養(yǎng)的學(xué)生是否具備應(yīng)用理論于實(shí)踐的能力，是否具有在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力，更深一層面可反映出學(xué)生是否具有創(chuàng)新能力，這些將影響學(xué)校所培養(yǎng)的人才能否滿足社會(huì)需要、就業(yè)程度等。

4 實(shí)踐教學(xué)檔案建設(shè)與管理中存在的問(wèn)題

1）對(duì)院系教學(xué)檔案的建設(shè)與管理重視不夠，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是長(zhǎng)期以來(lái)許多高校的檔案管理工作只重視對(duì)學(xué)校層面教學(xué)檔案的建設(shè)與管理，也就是只重視對(duì)反映學(xué)校基本歷史面貌、重大事件、重要工作、全局性的、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用和參考價(jià)值的教學(xué)檔案進(jìn)行管理，忽視了對(duì)院系教學(xué)單位日常性實(shí)踐教學(xué)檔案的建設(shè)與管理。二是一些院系領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)，只注重教學(xué)工作，不重視實(shí)踐教學(xué)檔案工作，造成檔案管理職責(zé)不清，分工不明，影響院系實(shí)踐教學(xué)檔案工作的正常開(kāi)展。

2）院系教學(xué)檔案管理人員配備不能滿足需要，目前許多高校院系教學(xué)檔案工作由教學(xué)秘書(shū)或行政秘書(shū)兼管，一方面他們中的許多人沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)不熟悉；另一方面他們大多數(shù)身兼數(shù)職，日常事務(wù)繁忙，不能潛心專注的去開(kāi)展教學(xué)檔案各項(xiàng)工作；再一方面有的院系檔案人員經(jīng)常變動(dòng)，影響了實(shí)踐教學(xué)檔案材料收集的全面性和整理的連續(xù)性。因此，致使教學(xué)和教學(xué)管理過(guò)程中形成的有價(jià)值的文件材料不能及時(shí)整理、立卷，大量的實(shí)踐教學(xué)檔案成捆的堆放在庫(kù)房里，給教學(xué)檔案的安全帶來(lái)隱患。

3）缺乏規(guī)范管理，教學(xué)檔案質(zhì)量良莠不齊。院系實(shí)踐教學(xué)檔案建設(shè)與管理這項(xiàng)工作，是高校教學(xué)工作重心下放過(guò)程中產(chǎn)生的新事物，許多高校起步較晚，沒(méi)有制定適合院系教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，使教學(xué)檔案管理存在很大隨意性。一些院系平時(shí)缺乏積累，工作中形成的文件材料沒(méi)有歸檔，即使歸檔了也不齊全，于是常常發(fā)生事后補(bǔ)檔案的情況，嚴(yán)重影響了實(shí)踐教學(xué)檔案的連續(xù)性和完整性。歸檔范圍不明確，有些應(yīng)歸檔的教學(xué)文件材料沒(méi)有收集歸檔。沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的分類，歸檔材料整理不規(guī)范，雜亂無(wú)章，很難查找。因此，無(wú)法滿足教學(xué)和教學(xué)管理工作需要，嚴(yán)重影響了院系實(shí)踐教學(xué)檔案的利用。

5 加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)檔案建設(shè)與管理的措施

1）建立院系實(shí)踐教學(xué)檔案管理機(jī)制，從機(jī)制上保證院系實(shí)踐教學(xué)檔案工作的正常開(kāi)展。各院系明確一名領(lǐng)導(dǎo)主管本院系實(shí)踐教學(xué)檔案工作，配備一名專(兼)職檔案員負(fù)責(zé)本院系教學(xué)檔案日常管理工作，將教學(xué)檔案管理工作納入各院系日常管理工作中，切實(shí)做好院系實(shí)踐教學(xué)檔案的管理。

2）加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)。要做好實(shí)踐教學(xué)檔案管理工作，必須建設(shè)一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的專(兼)職檔案干部隊(duì)伍。一方面要加強(qiáng)思想教育，不斷提高專兼職檔案員的思想素質(zhì)和自身修養(yǎng)，做到愛(ài)崗敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)，熱心為師生員工開(kāi)展檔案服務(wù)工作。另一方面要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)自學(xué)、進(jìn)修、開(kāi)展專題講座和評(píng)比交流等方法不斷提高專(兼)職檔案員的業(yè)務(wù)水平。此外還要注意保持兼職檔案管理人員的穩(wěn)定性，避免因人員變動(dòng)頻繁而影響實(shí)踐教學(xué)檔案工作的正常開(kāi)展。

3）建立健全適合院系實(shí)踐教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》制定院系實(shí)踐教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，從制度上規(guī)范實(shí)踐教學(xué)檔案管理工作。首先，制定實(shí)踐教學(xué)檔案工作職責(zé)，明確校級(jí)檔案管理部門、教務(wù)處、院系各教學(xué)單位以及單位負(fù)責(zé)人、專(兼)職檔案員、教學(xué)秘書(shū)、任課教師、年級(jí)主任等在實(shí)踐教學(xué)檔案管理和實(shí)踐教學(xué)檔案形成過(guò)程中各自所承擔(dān)的責(zé)任。其次，制定出嚴(yán)謹(jǐn)、完善的歸檔制度。明確歸檔要求，細(xì)化各院系實(shí)踐教學(xué)檔案歸檔范圍和歸檔時(shí)間，確保歸檔材料齊全完整。第三，建立實(shí)踐教學(xué)檔案評(píng)估制度。根據(jù)院系實(shí)踐教學(xué)檔案實(shí)際，擬定評(píng)估指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，定期開(kāi)展評(píng)估檢查評(píng)比，以此促使各院系重視和支持教學(xué)檔案工作。

4）注重收集，科學(xué)管理，開(kāi)發(fā)利用。一是注重收集?？梢圆捎闷綍r(shí)歸卷和期末歸檔相結(jié)合的方法。平時(shí)歸卷就是對(duì)日常工作中產(chǎn)生的實(shí)踐教學(xué)文件材料隨辦隨收集整理；期末歸檔就是學(xué)期或?qū)W年結(jié)束后對(duì)實(shí)踐教學(xué)文件材料進(jìn)行集中歸檔。二是科學(xué)管理。嚴(yán)格按照檔案管理制度開(kāi)展院系實(shí)踐教學(xué)檔案的收集、立卷、歸檔工作，對(duì)檔案材料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的分類、整理，使歸檔材料標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。三是開(kāi)發(fā)利用。要加快高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)步伐，充分利用計(jì)算機(jī)和校園網(wǎng)，開(kāi)發(fā)或引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，與學(xué)校辦公自動(dòng)化管理網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，做到實(shí)踐教學(xué)檔案收集、管理、利用網(wǎng)絡(luò)化，把靜態(tài)的教學(xué)檔案信息變成動(dòng)態(tài)的信息，實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)檔案信息資源共享，從而更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理、評(píng)估、專業(yè)認(rèn)證等各項(xiàng)工作服務(wù)。