加強高等院校人事檔案管理工作的思考

王海燕

（湘潭大學，湖南 湘潭 411100）

1 高等院校人事檔案管理的重要性

1.1 人事檔案管理，是記錄人才信息的主要承載體

人事檔案中記載著一個人的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治歷史情況、獎懲情況等各個方面表現(xiàn)，它是人生軌跡的一個縮影。因此，人事檔案是人才信息的載體，人事檔案管理是管理人才信息的過程，人才的開發(fā)自然離不開信息的管理，由此可見，人事檔案管理的重要性不言而喻。

1.2 人事檔案管理，是實現(xiàn)人才交流的重要信息來源

人事檔案管理工作有效落實，有利于促進社會人才交流。不斷發(fā)展的社會源源不斷地提供就業(yè)機會，提供人才交流的途徑，促進了社會人才的流動。在人才流通過程中，相關(guān)部門對流動人員的學習情況、工作情況、人員資歷等進行全面分析，獲取這些信息的重要途徑就是人事檔案。人事檔案管理，是實現(xiàn)人才交流的重要信息來源，直接影響到單位對人才的選用，同時和社會人才流通的穩(wěn)定性有著極為密切的聯(lián)系。高等院校在開展人事檔案管理工作時，不但要完成本單位的工作，而且要滿足社會人才的流通需求，這充分體現(xiàn)了高等院校人事檔案管理的重要性。

1.3 人事檔案管理，是挑選賢 能志士的主要工具

人事檔案管理，可以幫助高等院校更好地掌握內(nèi)部人事信息，可以充分了解個人的基本情況、工作經(jīng)驗以及道德品行，能夠?qū)θ瞬胚M行全方位、多角度的了解，確?？茖W應(yīng)用人員，使人才與崗位的匹配合理，做到“崗得其人，人適其崗”，讓人才的作用得到充分發(fā)揮。

2 高等院校人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 人事檔案資料不齊全

人事檔案資料是個人身份、學歷、資歷、活動、表現(xiàn)等方面的原始記錄，覆蓋著個人各個方面的活動軌跡，不管何時何地，只要進行了相應(yīng)的活動，就會產(chǎn)生檔案資料，就需要進行收集、整理、歸檔、立案等流程進行保管，為以后人事檔案資料的有效利用做好準備。但是，由于收集制度執(zhí)行不嚴謹、歸檔的制度體系不完善、人事檔案管理人員工作疏忽不作為、個人上交資料不及時等原因，造成了人事檔案資料不完整、不齊全、歸檔不及時等問題，譬如，相關(guān)的年度考核表、個人獲獎的記錄、學習培訓證明以及職稱評審材料等資料并沒有錄入檔案，而是存放在個人手里，容易變成廢檔、死檔。人事檔案資料不齊全，不僅不能有效發(fā)揮人事檔案的作用，還會影響到一些重大事件的進展。

2.2 人事檔案管理方式落后

人事檔案管理工作應(yīng)該與時俱進，充分利用多種現(xiàn)代信息技術(shù)，提高人事檔案管理的先進性，更好地進行檔案管理工作。但是，當前人事檔案管理方式依舊比較滯后，大多以手工方式進行，譬如，人工查檔、人工翻檔、人工摘錄、人工分析等，信息化、數(shù)字化程度不高，沒有充分地挖掘和發(fā)揮先進的技術(shù)手段，沒有有效地利用科學技術(shù)進行科學化與現(xiàn)代化管理，耗費了大量的人力、物力、時間、精力，大大降低了人事檔案管理工作的效率。

檔案的管理與保存也比較落后，不能保證檔案資料的絕對安全。一方面，人事檔案資料管理地點通常是集辦公、讀檔以及存放等功能為一體的，沒有相應(yīng)的保護設(shè)施，在防火、防潮以及防盜等方面都不能得到充分的安全保障，直接危害了檔案資料的安全。另一方面，檔案資料大多數(shù)為紙質(zhì)資料，由于管理不當，很多檔案紙張出現(xiàn)變質(zhì)、破損等現(xiàn)象。檔案安全是檔案工作的底線，檔案管理方式的落后已經(jīng)威脅到了檔案安全，因此改善檔案管理方式是高等院校義不容辭的責任。

2.3 人事檔案管理程序繁瑣

高校的人事檔案歸入學校管理后，由于人事檔案的保密性等諸多因素的限制，一般不對外開放，人事檔案的服務(wù)對象只針對單位領(lǐng)導，或向相關(guān)人員提供查閱服務(wù)。在向相關(guān)人員提供查閱服務(wù)時，查閱人需要辦理一系列的手續(xù)，需要相關(guān)領(lǐng)導的層層審批，甚至需要查閱人帶領(lǐng)1-2名黨員同志來進行查閱，檔案管理程序相當繁瑣，等待時間長，大大降低了人事檔案管理工作的效率。

2.4 各檔案部門責任推諉

高校人事檔案剛歸入高校時是由人事處檔案室負責接收，并審核檔案材料是否齊全完整，對檔案進行分類、整理后移交學校檔案館。因此，有教職工去學校檔案館查閱檔案時，檔案館以其檔案在人事處檔案室為由讓教職工去人事處查閱，人事處檔案室以其檔案還是分散狀態(tài)、沒有規(guī)范立卷為由讓教職工等檔案移交檔案館后去檔案館查閱。各檔案部門之間的職責不清、流程不明、責任推諉問題，使得查檔人員各部門間奔走，等候時間過長，大大降低了高校人事檔案的整體管理水平。

2.5 檔案管理人才隊伍建設(shè)不足

缺少專門的人事檔案管理人員。一方面，由于對人事檔案管理工作的不重視，檔案管理人員往往是由其他工作人員兼任，缺乏充足的時間和精力，有的高校更是招大量的學生助理來從事檔案管理工作，因此，檔案的收集、整理、歸檔、立案等各個環(huán)節(jié)都存在著多種問題，嚴重影響了人事檔案管理工作的嚴謹性。另一方面，由于人事制度改革、組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、崗位人員調(diào)動等多種原因，人事檔案管理人員任職時間短、人事調(diào)動快，人事檔案管理工作常有間斷性、缺乏連續(xù)性，對于重要檔案的收集與管理就會出現(xiàn)斷層的現(xiàn)象。

人事檔案管理員綜合素質(zhì)比較低，缺乏專業(yè)性、技術(shù)性，工作水平較低。電子信息化時代的到來，對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要有基本的職業(yè)素養(yǎng)，還要是懂得計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等多種技術(shù)的復合型人才。而現(xiàn)在大部分高校是一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，缺乏相應(yīng)的學習和培訓，不利于高校人事檔案管理工作的信息化建設(shè)。另外，有的高校對人事檔案管理人員的要求較低，對管理人員的學歷、專業(yè)等都沒有要求，管理經(jīng)驗不足，管理意識薄弱，不利于高校人事檔案管理工作的可持續(xù)健康發(fā)展。

3 加強高等院校人事檔案管理的策略

3.1 提高對人事檔案管理工作的重視

高等院校要從思想觀念上重視人事檔案管理工作，尤其是領(lǐng)導要加強重視，明確人事檔案管理的重要性。高等院校人事處要設(shè)置專門的人事檔案室，配備專門的人事檔案管理員，而不是由人力資源管理科的某位職工代勞，并且要強調(diào)其他各個部門必須積極配合人事檔案管人員的工作，以便于在職員工的檔案能夠及時歸檔，確保個人資料的真實性、完整性，保證人事檔案管理工作的高效開展。譬如，員工檔案中的職稱評審資料，不僅關(guān)乎員工的職務(wù)升遷和薪資待遇，還可以給高校一個對于他學識水平和工作實績的參考，高?？梢越Y(jié)合本單位的實際需求，給員工安排最合適的崗位，實現(xiàn)效益最大化。

3.2 不斷完善創(chuàng)新人事檔案管理手段

隨著科學技術(shù)的發(fā)展和信息化社會的到來，人事檔案管理工作應(yīng)該緊跟時代發(fā)展的步伐，不斷進行信息化的改革與創(chuàng)新。人事檔案管理手段可以與現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)相融合，積極推進無紙化的檔案管理，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，加大人事檔案管理的信息化、數(shù)字化程度，減少人事檔案管理的時間消耗、人力消耗和資源消耗。建立高校人事檔案管理信息系統(tǒng)，在互聯(lián)網(wǎng)平臺關(guān)聯(lián)建立動態(tài)的人事檔案，對人事檔案進行信息化、科學化的管理，做好電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)分與協(xié)同工作，不僅有效提升了人事檔案管理工作的效率和水平，還有效保護了紙質(zhì)人事檔案的安全[1]。

3.3 不斷改革優(yōu)化人事檔案管理程序

互聯(lián)網(wǎng)時代，國家重視“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，人事檔案管理也應(yīng)緊跟這一時代步伐。在特殊時期，很多地區(qū)為了確保民眾安全，積極推出“互聯(lián)網(wǎng)+人社”，實現(xiàn)了人事檔案信息共享，人事檔案業(yè)務(wù)受理及流轉(zhuǎn)全程監(jiān)控，檔案調(diào)動（調(diào)閱）告別“來回跑”，證明材料異地及網(wǎng)絡(luò)遠程打印[2]。高等院校也應(yīng)該把“互聯(lián)網(wǎng)+人事”作為人事檔案管理的發(fā)展趨勢，打破拿著審批單找領(lǐng)導層層審批的傳統(tǒng)程序，積極推進線上受理、線上流轉(zhuǎn)、線上審批的檔案服務(wù)程序，減少了等候時間，簡化了辦理程序，提高了處理業(yè)務(wù)的速度和效率，有效推動了高等院校人事檔案管理工作的開展。

3.4 加強各檔案部門間的協(xié)同聯(lián)動

人事檔案管理工作不單單是一個部門的工作，而是關(guān)系到整個高等院校人才的發(fā)展和使用。為了確保能扎實做好人事檔案管理工作，高等院校人事處檔案室、組織部檔案室、學校檔案館等各檔案部門要密切配合，協(xié)同聯(lián)動，形成工作合力，建立人事檔案服務(wù)矩陣，不斷優(yōu)化高校人事檔案管理和服務(wù)職能，形成健全的人事檔案管理體系，有利于實現(xiàn)人事檔案管理工作的價值最大化。

3.5 提高檔案管理人員的隊伍建設(shè)水平

要建立專門的人事檔案管理人員隊伍，做到專人專管。專人專管保證了人事檔案管理人員有充足的時間和精力投入到人事檔案管理工作中，一方面，沒有了其他事務(wù)的牽絆，可以專心致志針對一項工作，避免了出現(xiàn)不必要的錯誤，提高了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。另一方面，只從事檔案管理，增加了對人事檔案管理業(yè)務(wù)的熟悉程度和熟練程度，提高了檔案管理工作的效率。

提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一方面，人事檔案管理人員自身要不斷加強業(yè)務(wù)知識的學習，提升自己的業(yè)務(wù)水平。另一方面，高校要定期對人事檔案管理人員開展專門的、有針對性的、專業(yè)的培訓，提高綜合素養(yǎng)，特別是數(shù)字化、信息化素養(yǎng)，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。再一方面，積極引進高素質(zhì)人才，打造一支工作經(jīng)驗豐富、專業(yè)技術(shù)過強、職業(yè)素養(yǎng)過硬的復合型人才隊伍。

4 結(jié)語

在高等院校人事檔案規(guī)范管理很重要，人事檔案工作的改革創(chuàng)新更加重要。從當前情況看，高校人事檔案管理工作還存在一些問題亟待解決，通過研究與探討，將問題各個擊破，并對管理方式、管理模式、管理程序等積極進行優(yōu)化創(chuàng)新，將更有利于人才資源的管理和高等院校未來的發(fā)展。