淺談事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略

艾 瓊

（達(dá)州市大型水利工程建設(shè)管理中心，四川 達(dá)州 635000）

檔案管理是對(duì)事業(yè)單位的工作人員的基本情況、主要工作經(jīng)歷、家庭成員情況、思想道德品質(zhì)等信息進(jìn)行整合、優(yōu)化，最終形成檔案的管理制度。檔案管理涉及對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行分類、歸檔等具體的工作。優(yōu)化檔案管理，一方面有助于提高事業(yè)單位的工作效率和可持續(xù)發(fā)展，以適應(yīng)當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，另一方面有利于檔案管理制度發(fā)熱創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子數(shù)據(jù)化，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案材料的永久利用，減少檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)的缺失、過(guò)時(shí)等信息錯(cuò)誤，提高事業(yè)單位檔案的利用價(jià)值。

1 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

隨著科技的發(fā)展、社會(huì)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位的工作內(nèi)容日益拓展，當(dāng)前的檔案管理水平已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位工作的需要，在實(shí)際檔案管理工作中產(chǎn)生了諸多問(wèn)題。

1.1 內(nèi)部的檔案管理混亂

事業(yè)單位的現(xiàn)階段的檔案管理水平較低，管理制度跟不上工作進(jìn)步的步伐。部分事業(yè)單位忽略了檔案管理在開(kāi)展工作中發(fā)揮的重要性，導(dǎo)致事業(yè)單位的內(nèi)部人員檔案管理混亂。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，大多數(shù)部門建立了事業(yè)單位人員的人事檔案管理制度，但是在管理實(shí)施過(guò)程中缺乏規(guī)范化、制度化的管理[1]。部分領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為檔案管理是無(wú)用功，浪費(fèi)時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)層這種不正確的檔案管理思想，是管理行為不規(guī)范的根本原因。在檔案管理工作中，事業(yè)單位的管理失職導(dǎo)致各部門的人員流動(dòng)和溝通不順暢，在團(tuán)隊(duì)合作中，因?qū)θ瞬艡n案信息不了解，無(wú)法更好的落實(shí)工作。由于事業(yè)單位的人事檔案管理不會(huì)對(duì)本單位的經(jīng)濟(jì)盈利產(chǎn)生直接的影響，當(dāng)前的事業(yè)單位管理人員對(duì)檔案管理工作的懶散，管理水平低下，不主動(dòng)接受新的管理理念，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

1.2 管理人員缺乏專業(yè)性

大數(shù)據(jù)的檔案管理信息涉及紙質(zhì)版的備份，管理檔案管理的文件必須人為干涉，因此，檔案管理人員不僅需要專業(yè)化的管理知識(shí)和理論，還需要學(xué)會(huì)管理的專業(yè)技能，要求高素質(zhì)的管理人員。部分事業(yè)單位的檔案室只配備了管理員，檔案的管理工作也只強(qiáng)調(diào)檔案信息的不缺失，忽略了對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化檔案信息管理系統(tǒng)的培訓(xùn)，甚至出現(xiàn)了兼職性質(zhì)的檔案管理員。檔案管理人員的流動(dòng)性和不穩(wěn)定性，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的落后。

1.3 管理手段傳統(tǒng)化

事業(yè)單位的檔案管理沿用傳統(tǒng)的管理辦法，對(duì)檔案信息進(jìn)行基本的人員登記，既有的信息化建設(shè)平臺(tái)使用不充分，無(wú)法及時(shí)更新檔案信息，導(dǎo)致信息化平臺(tái)的工作效率低下。在信息化的現(xiàn)代，科學(xué)技術(shù)普及到社會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)，當(dāng)前的部分事業(yè)單位的檔案管理手段過(guò)于傳統(tǒng)，管理手段不能滿足管理工作的需要，沒(méi)有及時(shí)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理理念，導(dǎo)致檔案管理不能得到及時(shí)的優(yōu)化?，F(xiàn)代信息化的管理手段可以簡(jiǎn)化管理程序，提高檔案管理的工作效率，也使得檔案信息更加完善，從而促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

2 探究事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中，應(yīng)結(jié)合本單位的現(xiàn)實(shí)人員管理情況，根據(jù)檔案管理的專業(yè)操作流程，規(guī)范檔案管理的工作水平。

2.1 構(gòu)建可操作的檔案管理制度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)設(shè)立科學(xué)合理的、滿足管理工作需求的制度，規(guī)范檔案管理工作、使檔案信息更加的有序、科學(xué)。在事業(yè)單位的管理制度中，增設(shè)檔案管理的專業(yè)化制度體系，并開(kāi)展檔案管理制度的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，將制度認(rèn)真的落實(shí)到檔案管理工作中。檔案管理制度應(yīng)明確檔案管理人員的分工職責(zé)，以及在工作中的獎(jiǎng)懲制度[2]。第一，檔案管理制度的制定應(yīng)符合事業(yè)單位的管理理念，順應(yīng)本單位的管理體系，符合檔案管理的實(shí)際情況，以滿足在工作落實(shí)中的管理需要。第二，加強(qiáng)管理的獎(jiǎng)懲措施，保證檔案管理制度能夠激發(fā)管理人員的工作積極性，管理制度的涉及面應(yīng)廣泛，盡可能的減少制度上的漏洞。例如，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期評(píng)價(jià)，對(duì)工作質(zhì)量高的管理人員給予名譽(yù)或物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作效率低下的人員進(jìn)行懲罰，以加強(qiáng)檔案管理制度的執(zhí)行力度。第三，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度執(zhí)行情況的有效監(jiān)督，及時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核，整改檔案管理的作風(fēng)，從而完善事業(yè)單位檔案管理的制度和理念，提高檔案管理水平。

2.2 培養(yǎng)檔案人員的管理素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理需要管理人員開(kāi)展工作，因此人員的管理素質(zhì)關(guān)系到事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，因此，事業(yè)單位應(yīng)積極的引進(jìn)專業(yè)化的管理技術(shù)，開(kāi)展檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，以提升檔案人員的管理素質(zhì)。第一，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)高質(zhì)量的綜合型人才，在檔案管理團(tuán)隊(duì)中注入新鮮的血液，以滿足當(dāng)前的事業(yè)單位人員檔案的信息化管理。第二，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高事業(yè)單位檔案管理人員的信息化技術(shù)水平。在培訓(xùn)方面，應(yīng)涉及計(jì)算機(jī)的使用和管理、增強(qiáng)縮印等機(jī)器的操作技能，加強(qiáng)檔案管理人員的語(yǔ)言溝通能力和記錄能力。第三，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)檔案人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，讓管理培訓(xùn)形成系統(tǒng)，加強(qiáng)培訓(xùn)的計(jì)劃性和標(biāo)準(zhǔn)化。事業(yè)單位應(yīng)聘請(qǐng)信息化系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)檔案管理人員的具體工作，提高檔案管理在實(shí)際操作中的創(chuàng)新性能，滿足事業(yè)單位對(duì)檔案管理的工作要求，從而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 構(gòu)建檔案管理的信息化體系

事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)去紙質(zhì)化、去流程化，積極的運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段優(yōu)化檔案管理，從而增加檔案室的使用頻率和效率，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案科學(xué)管理。信息化的檔案管理加強(qiáng)了事業(yè)單位之間的信息互換，可以通過(guò)實(shí)踐溝通，更便捷的解決檔案管理中遇到的問(wèn)題，促進(jìn)信息化檔案管理的體系構(gòu)建[3]。第一，檔案管理的信息化體系簡(jiǎn)化信息檢索的流程。傳統(tǒng)的信息檢索必須依靠人工進(jìn)行大量的材料翻閱，而信息化的檢索平臺(tái)只需要輸入關(guān)鍵詞就可以找到準(zhǔn)確的檔案信息，節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力。第二，事業(yè)單位應(yīng)增加檔案管理的財(cái)力投入，積極的購(gòu)買硬件設(shè)備和管理軟件。信息化系統(tǒng)雖然為事業(yè)單位提供了更便捷的檔案管理，但是更容易遭受網(wǎng)絡(luò)不安全因素的侵蝕，一些病毒、黑客會(huì)造成信息的泄露和丟失，造成的后果非常嚴(yán)重。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的維護(hù)工作。

3 結(jié)語(yǔ)

在事業(yè)單位進(jìn)行深化改革的背景下，人事檔案管理工作中存在諸多的問(wèn)題有待完善。事業(yè)單位的管理人員應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際管理制度和檔案管理的現(xiàn)有情況，分析在本單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題，具體問(wèn)題具體分析，積極的探究?jī)?yōu)化本單位檔案管理的個(gè)性化發(fā)展措施，以提高事業(yè)單位的信息化管理水平為目標(biāo)，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。