醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化建設探析

陳偉偉

（山東省青島市黃島區(qū)婦幼保健院，山東 青島 266400）

人事檔案的完整、準確、安全，對組織全面、準確地了解和考察人員情況具有重要意義。近年來，醫(yī)院人事檔案管理工作水平較早期有了較大幅度的提高，醫(yī)院人事檔案的重要性和價值被人們逐漸認識和理解，基于規(guī)范化的人事檔案管理被賦予了更加重要的管理意義，如何破除當前醫(yī)院人事管理中的問題壁壘，建設醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化體系，是醫(yī)療制度改下醫(yī)療機構(gòu)檔案管理工作面臨的重要課題。

1 必要性及意義

面對當前飛速發(fā)展的社會經(jīng)濟及不斷完善的社會制度，人才作為著社會發(fā)展的根本和動力源泉受到社會各界的高度重視[1]。人事檔案管理是醫(yī)院人才部署和管理工作之中的重要一環(huán)，隨著醫(yī)療人才體制的改革，關注度也隨之提升。因此，形成規(guī)范化的人事檔案管理體系對促進醫(yī)院人才建設來說具有重要意義。

1.1 人事檔案管理是人才管理的基礎

人才管理事關醫(yī)院的醫(yī)療服務管理，做好人才管理才能確保醫(yī)院的醫(yī)療工作高質(zhì)量的開展。在醫(yī)院中，每名醫(yī)務人員的人事檔案都能有效準確地反映出一個人參加工作以來的動向及表現(xiàn)。因此人事檔案管理水平的優(yōu)劣，直接影響醫(yī)院人力資源管理的成敗，同時也決定了其在未來發(fā)展中的核心競爭力。

1.2 人事檔案管理是人事制度改革的依據(jù)

人事檔案管理工作的開展需要與醫(yī)療發(fā)展水平與需求相匹配，需要醫(yī)院管理者制定科學有效的制度與模式來規(guī)避矛盾，因此，規(guī)范化的人事檔案管理，為醫(yī)院人事制度的改革提供了充分依據(jù)。

1.3 人事檔案管理是人才開發(fā)的重要資源

人事檔案管理推動人才信息庫的完備，為人員分析、評價提供了依據(jù)，為科學的人力資源配置提供了信息保障，進而更好的為人才使用者提供科學合理的決策依據(jù)，促進醫(yī)院人才開發(fā)。

2 面臨的問題

2.1 規(guī)范化管理意識淡薄

規(guī)范化管理意識淡薄主要體現(xiàn)在兩個方面，一是大部分醫(yī)院管理的著眼點是醫(yī)療技術(shù)、服務能力和醫(yī)療環(huán)境等方面，因此對于人事檔案管理甚至是檔案管理工作的重視程度不足，從指導、監(jiān)督、資金等方面給予的支持還不夠，規(guī)范化管理體系的建設還處于邊緣化狀態(tài)[2]。二是醫(yī)院檔案管理人員的規(guī)范化意識擔保，機械的按照以往的管理慣例，負責收集整理材料，存放、保管檔案，并沒有認真探究過程管理的規(guī)范性，操作層面存在不規(guī)范行為。

2.2 智能化建設有待提高

信息化智能管理手段具有傳統(tǒng)的人事檔案管理方式所不具備的優(yōu)勢，克服了人事檔案信息整理、篩選、加工、利用等環(huán)節(jié)中的規(guī)范化問題，是建設規(guī)范化人事檔案體系的重要組成部分。然而，部分醫(yī)院在智能化建設能力還比較弱，從智能化程度、到智能化應用情況來看，都處于比較初級的階段，導致了規(guī)范化實施難度大。

2.3 專業(yè)化制度仍需完善

管理制度是管理行為實施的依據(jù)，人事檔案的規(guī)范化管理離不開制度的約束和保障。然而，部分醫(yī)院在管理制度建設方面，仍存在一定問題。一是缺乏必要的專業(yè)化人事檔案管理制度，對于人事檔案規(guī)范化管理標準不清晰、不專業(yè)，導致管理行為模糊，沒有參照依據(jù)；二是已有制度執(zhí)行情況差，雖然建立了相關的專業(yè)化制度，但是實際工作中卻沒有按制度執(zhí)行，隨意性強。

3 醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化建設策略

3.1 提高對檔案規(guī)范化管理的認識

規(guī)范化人事檔案管理的推進，需要醫(yī)院各層級管理人員的樹立正確的工作認識。首先，醫(yī)院的領導要給予高度支持，主持推進規(guī)范化人事檔案建設，明晰任務目標，劃分管理職責，做好規(guī)范化建設的監(jiān)督檢查；其次，檔案管理責任部門要強化認識，認真履行人事檔案的規(guī)范化要求，切實做好檔案管理工作；第三，相關部門要給予配合，在資料提交、信息核對中，要保持嚴肅、認真的態(tài)度，對于檔案管理部門提出的規(guī)范性要求，要嚴格遵守執(zhí)行[3]。

3.2 建設人事檔案智能信息化管理平臺

信息化工作的高效開展需要硬件與軟件的有效結(jié)合缺一不可。在軟件建設方面，要根據(jù)醫(yī)院的實際需要，建設智能化信息化管理平臺，發(fā)揮智能平臺檔案導入、統(tǒng)計、搜索、導出、控制等功能，提高工作效率；在硬件建設方面，按標準配置人事檔案管理所需的設備設施，為信息化平臺的應用提供保障。

3.3 完善人事檔案規(guī)范化管理制度

管理制度是否科學完備，是否具有實操性，是體現(xiàn)一個醫(yī)院管理水平高低的重要指標[4]。制度的專業(yè)化、標準化決定了制度的規(guī)范化，在制度編制過程中，要注意兩個要點，一是起草人員專業(yè)，必須是具有專業(yè)管理能力的專業(yè)人員，必要時，可以邀請相關專家參與；二編制流程規(guī)范，一定要嚴格按照編制、審查、復核、決策的流程來實施制度編制工作?？傊?，要建立起科學、標準、專業(yè)的檔案管理制度，促使檔案管理有規(guī)范標注可以參照。完善的制度離不開高效的執(zhí)行，要通過制度宣貫、制度培訓、制度考核多舉并重，提升管理人員響應的積極性，促使人事檔案管理制度落地。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理團隊

專業(yè)檔案管理團隊子在檔案規(guī)范化管理中發(fā)揮著重要作用，建設一支專業(yè)性強、綜合素質(zhì)高的檔案管理團隊十分必要。培訓專業(yè)化檔案管理團隊要從人員招聘、人員培訓、人員考核等方面入手，探索出符合醫(yī)院檔案管理特點的人員管理模式，科學配置檔案管理人員數(shù)量，完善人員考核，最終形成良性發(fā)展循環(huán)。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化建設需要多措齊舉，通過提高管理人員對檔案規(guī)范化管理的認識、建設人事檔案智能信息化管理平臺、完善人事檔案規(guī)范化管理制度以及培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理團隊等策略方法，構(gòu)建完善的人事檔案管理體系，推動醫(yī)院檔案管理水平不斷提升，助力醫(yī)院綜合能力持續(xù)發(fā)展。