信息資源共享下的高校檔案管理工作

馮 爽

(湘潭大學(xué) 湖南 湘潭 411105)

一、引言

在信息時代背景下，信息技術(shù)的先進性、共享性逐漸受到社會各界的廣泛關(guān)注。在高校檔案管理中，信息資源的共享，為其提供了良好的發(fā)展機遇?；诖耍咝Ｐ枰o緊抓住信息資源共享的機遇，根據(jù)信息資源共享的要求，實現(xiàn)檔案管理工作改革發(fā)展，建立新的信息共享模式的同時，滿足新時期社會發(fā)展的需求。

二、信息資源共享的意義

隨著信息化社會的到來，人們充分認識到了信息的價值和優(yōu)勢，全面推進信息化社會建設(shè)工作順利開展，充分實現(xiàn)信息資源共享成為必然。信息的價值主要體現(xiàn)在其能夠?qū)⑺闹R和研究成果積極應(yīng)用在社會各方面發(fā)展中。

(一)滿足信息資源建設(shè)發(fā)展需求。在信息時代下，信息資源共享發(fā)展和應(yīng)用在很大程度上實現(xiàn)各個領(lǐng)域信息的融合，優(yōu)化信息資源結(jié)構(gòu)，從而促進信息資源共享的發(fā)張。在高校檔案建設(shè)發(fā)展中，各種檔案信息必不可少，這些檔案信息是十分寶貴的知識財富。利用信息共享技術(shù)，整合高校各項檔案信息資源，發(fā)揮其最大價值，從而促進信息資源建設(shè)的發(fā)展。

(二)提供高校信息資源共享的必要條件。高校檔案管理實現(xiàn)信息資源共享，可以為社會提供信息共享條件，融合并整合高校檔案信息，做好信息分類，既能提升信息資源的利用效率，還能創(chuàng)造和諧穩(wěn)定良好的信息資源發(fā)展環(huán)境。有了互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)，便可完善相關(guān)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、加快建設(shè)檔案管理，能夠為高校檔案管理提供良好的資源共享環(huán)境。

(三)促進高校檔案信息共享的發(fā)展。高校檔案管理實現(xiàn)信息資源的有效共享，在很大程度上能夠促進各個高校之間信息聯(lián)系和溝通進步，這將大大促進教育領(lǐng)域的信息建設(shè)發(fā)展，提升現(xiàn)階段教育水平。充分發(fā)揮各高校資源建設(shè)、資源共享價值，實現(xiàn)資源共享和優(yōu)勢互補，大幅提升高?？蒲心芰徒逃芰?。

三、信息資源共享下高校檔案管理的策略

(一)提高對檔案共享管理模式的重視程度。在新時代高校檔案發(fā)展中，高校檔案管理實現(xiàn)信息資源共享成為當(dāng)今主要發(fā)展趨勢，需要高校領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員引起重視，轉(zhuǎn)變想法思維，更新管理模式。首先，要對學(xué)校檔案管理工作引起重視，主動學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理的知識并運用到高校實際的檔案管理工作中第二，及時跟進教育部和政府對相關(guān)檔案管理的要求和舉措，提高檔案管理能力，進而為社會發(fā)展所提供信息資源共享服務(wù)。第三，加大各方面相關(guān)投入，促進高校檔案信息資源共享管理建設(shè)，升級更新檔案管理系統(tǒng)，保證高校檔案信息資源的有效共享。

(二)開展高校檔案管理信息資源共享基礎(chǔ)建設(shè)。高校檔案管理實現(xiàn)信息資源共享的目的是實現(xiàn)信息資源利用的最大化，發(fā)揮檔案信息共享的最大價值，為檔案信息使用者服務(wù)。首先，需結(jié)合高校自身檔案管理各項情況和社會及使用者對于信息共享的需求，制定檔案管理計劃，合理開展信息資源共享活動，優(yōu)化各項信息資源配置。其次，要對各種檔案信息進行分類整理，形成資源整合，從整體出發(fā)，實現(xiàn)在進行檔案信息共享的同時保證資源的完整性，這樣才能發(fā)揮各種檔案信息的應(yīng)有價值，并將其應(yīng)用到實際現(xiàn)實檔案管理中。最后，高校可以按需制定規(guī)劃，可以采取問卷調(diào)研等活動，調(diào)查檔案使用者對于信息資源共享的需求和建議，并進行合理采納，指定出一系列檔案管理工作規(guī)劃和模式，形成具有各校特色的檔案管理模式。

(三)創(chuàng)建高校檔案使用者反饋模式。高校檔案管理要將信息資源共享作為基礎(chǔ)點，創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案管理服務(wù)，創(chuàng)建用戶反饋模式。檔案管理人員必須將共享作為雙方共同目標(biāo)，建立“反饋-結(jié)果分析-管理方式改進實施”整體化管理模式，提高對用戶反饋的重視。在用戶對檔案信息共享的各方面提出建議后，對其反饋結(jié)果進行具體分析，并根據(jù)具體反饋建議建立具體管理模式從而完善檔案管理的相關(guān)工作方向。多數(shù)的用戶提出的均為自身真實意見，結(jié)合自身情況提出不同需求，檔案管理人員從而可以結(jié)合建議完善改進自身工作。

(四)加強人才培訓(xùn)。高校檔案管理人員的素質(zhì)十分重要。加強對檔案管理人員的知識培訓(xùn)和思想道德，從而使其更好地投入到檔案管理的工作中。同時，培養(yǎng)信息化專業(yè)檔案管理人才，信息資源共享離不開信息技術(shù)，高校應(yīng)大力培養(yǎng)擁有豐富計算機專業(yè)知識和工作經(jīng)驗的檔案管理人員。

(五)構(gòu)建高校檔案信息服務(wù)中心和高校檔案信息共享集成系統(tǒng)。采集、整合電子檔案信息資源是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是實現(xiàn)資源共享的關(guān)鍵。高校檔案信息服務(wù)中心不僅面向高校的教學(xué)、科研和管理，還向社會提供服務(wù)，也是一個具有全局觀念、開放型的服務(wù)機構(gòu)。如果高校把自己作為“信息孤島”，沒有協(xié)調(diào)好形成一個信息資源的聯(lián)合系統(tǒng)，那信息資源共享就會變成紙上談兵，信息資源共享的壁壘也沒有被打破。因此，為實現(xiàn)高校間檔案信息資源的整合和共享，建設(shè)檔案信息集成共享系統(tǒng)成為了必然趨勢。一要加強特色內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。大數(shù)據(jù)的挖掘和分析功能要進行充分利用，體現(xiàn)大數(shù)據(jù)的價值性，并且做到在海量的信息資源中分辨識別各種零散信息，通過加工和組合后形成的具有專題性、高層次的檔案信息特色共享數(shù)據(jù)庫。建立目錄、索引、全文數(shù)據(jù)體系，通過合理的分工與合作，形成共享的合力。二要加強特色流程的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在信息共享的流程中，高校應(yīng)針對自身檔案管理特點，制定具有自身特色的信息資源共享流程。高校檔案資源的共享，要將內(nèi)容共享和流程共享相結(jié)合，在各高校檔案信息服務(wù)中心的基礎(chǔ)上，通過建立各個院校的關(guān)聯(lián)，構(gòu)建整體信息資源共享數(shù)據(jù)庫、資源庫。

四、總結(jié)

綜上所述，隨著我國教育制度和信息技術(shù)的不斷改革發(fā)展，高校檔案管理信息資源共享化成為必然。首先要加強對信息資源共享模式下檔案管理工作的重視，完善高校檔案管理的服務(wù)體系，重點加強對高校檔案管理人員的專業(yè)知識和思想道德培訓(xùn)，為高校發(fā)展檔案管理信息資源共享工作提供人才基礎(chǔ)。在信息化檔案管理工作的基礎(chǔ)上不斷促進信息資源共享，加強高校與高校之間、高校與社會之間的信息交流，讓高校檔案管理切實為推動我國高等教育制度發(fā)揮作用?？傊?dāng)今社會信息資源需求不斷提升，信息資源共享已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢。對于高校建設(shè)和發(fā)展來說，要切實牢牢把握信息資源共享模式，提高對檔案共享管理模式的重視程度，開展高校檔案管理信息資源共享基礎(chǔ)建設(shè)，發(fā)揮檔案管理信息資源共享的最大化價值。