職業(yè)院校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制問(wèn)題研究

鄭 欣 張禮艷

(瀘州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 四川 瀘州 646000)

現(xiàn)階段，國(guó)家大力支持職業(yè)院校的的辦學(xué)工作，全力打造優(yōu)質(zhì)?？聘叩嚷殬I(yè)院校，在職業(yè)教育快速發(fā)展的大趨勢(shì)下，職業(yè)院校的數(shù)量不斷增加、規(guī)模不斷擴(kuò)大，許多院校都在加緊修建和購(gòu)置固定資產(chǎn)，以適應(yīng)自身的發(fā)展。

固定資產(chǎn)是總資產(chǎn)的重要組成部分，它與學(xué)校的教學(xué)、科研、行政、后勤息息相關(guān)，密不可分。職業(yè)院校要想抓住發(fā)展機(jī)遇，跟上發(fā)展步伐，就必須加快構(gòu)建和完善自身固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系，讓固定資產(chǎn)得到全面有效的管理，發(fā)揮應(yīng)有作用。

一、職業(yè)院校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

(一)認(rèn)識(shí)不足、意識(shí)不強(qiáng)、重視不夠。職業(yè)院校在對(duì)自身內(nèi)部資產(chǎn)的管理中，存在“重錢財(cái)、輕物資”的現(xiàn)象，常常忽略對(duì)固定資產(chǎn)的管理，沒(méi)有把握好固定資產(chǎn)的重要地位和作用，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行有效管理的必要性與急迫性，僅注重固定資產(chǎn)數(shù)量的增加、規(guī)模的擴(kuò)大，忽視了固定資產(chǎn)的日常管理，導(dǎo)致國(guó)有資產(chǎn)流失；在大多數(shù)人看來(lái)，固定資產(chǎn)屬于“公家所有”，壞了就重新購(gòu)置，遺失了也不聞不問(wèn)，只有在校區(qū)搬遷、巡邏檢查等情況下才會(huì)進(jìn)行清查，大多時(shí)候都是“只使用、不管理”，導(dǎo)致固定資產(chǎn)不完整、無(wú)法使用、甚至出現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)私有化的現(xiàn)象。

(二)制度不健全，管理不規(guī)范、職責(zé)不明確?，F(xiàn)階段，大部分職業(yè)院校固定資產(chǎn)內(nèi)控體系不完整、內(nèi)控覆蓋面較窄，內(nèi)控制度與學(xué)校實(shí)際情況不相符，甚至出現(xiàn)有內(nèi)控條例，卻沒(méi)有實(shí)施，相關(guān)規(guī)章制度“當(dāng)做擺設(shè)”的情況。

固定資產(chǎn)的預(yù)算、購(gòu)置、保管、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)都十分重要，大部分職業(yè)院校的內(nèi)控制度沒(méi)有覆蓋整個(gè)流程，把重心放在了預(yù)算和購(gòu)置環(huán)節(jié)，忽視了購(gòu)進(jìn)之后的日常使用及清理報(bào)廢，存在手續(xù)不規(guī)范不健全、領(lǐng)用記錄不完整、固定資產(chǎn)臺(tái)賬缺失、驗(yàn)收流于形式等現(xiàn)象，導(dǎo)致職責(zé)不清、責(zé)任不明，嚴(yán)重影響管理質(zhì)量。

目前采用的以賬物分管為主要原則的分類歸口管理方式，因?yàn)楣芾碚吲c使用者的相分離，導(dǎo)致了固定資產(chǎn)在管理和使用過(guò)程中存在脫節(jié)現(xiàn)象，容易出現(xiàn)固定資產(chǎn)遺失、閑置等狀況。

(三)資產(chǎn)相關(guān)部門信息溝通不暢。長(zhǎng)期以來(lái)，多數(shù)職業(yè)院校不同的資產(chǎn)管理部門之間沒(méi)有有效的溝通渠道，未能建立有效的溝通機(jī)制。在資產(chǎn)購(gòu)置、使用環(huán)節(jié)缺乏統(tǒng)一調(diào)劑，部門與部門之間的隔絕現(xiàn)象，使得職業(yè)院校內(nèi)部的固定資產(chǎn)無(wú)法共享、無(wú)法調(diào)劑使用，導(dǎo)致固定資產(chǎn)閑置多、利用率低、重復(fù)購(gòu)置情況多、浪費(fèi)大。

(四)內(nèi)部監(jiān)察機(jī)構(gòu)未起到應(yīng)有作用。要想固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度得以有效的實(shí)施，必須要有審計(jì)監(jiān)察機(jī)構(gòu)對(duì)工作進(jìn)行監(jiān)督，但是，大部分職業(yè)院校的內(nèi)部監(jiān)察機(jī)構(gòu)沒(méi)有起到應(yīng)有的作用，審查工作開(kāi)展過(guò)程不全面、不深入，存在如下問(wèn)題：一是審查監(jiān)督制度不完善，缺乏懲罰機(jī)制；二是審計(jì)監(jiān)察機(jī)構(gòu)更加注重對(duì)貨幣資金的審計(jì)，缺少針對(duì)固定資產(chǎn)的審計(jì)；三是審計(jì)僅僅停留在固定資產(chǎn)的前期預(yù)算和采購(gòu)、驗(yàn)收這些環(huán)節(jié)，缺少對(duì)日常管理以及清查報(bào)廢的審查。

(五)固定資產(chǎn)管理人員配置不合理?，F(xiàn)階段，大部分職業(yè)院校資產(chǎn)管理人員整體上專業(yè)能力不足且隊(duì)伍穩(wěn)定性差，主要表現(xiàn)為如下幾個(gè)方面：一是資產(chǎn)管理人員大多數(shù)都缺乏相應(yīng)專業(yè)知識(shí)；二是資產(chǎn)管理員多是從行政人員中抽調(diào)出來(lái)的，他們都有自己的本職工作，不能在固定資產(chǎn)管理工作中投入更多的時(shí)間和精力；三是固定資產(chǎn)管理人員經(jīng)常更換、流動(dòng)性大，且缺乏有效的工作交接制度，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，很難落實(shí)責(zé)任；四是缺少對(duì)資產(chǎn)管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，資產(chǎn)管理人員將會(huì)無(wú)法跟上內(nèi)部控制制度不斷完善的腳步。

二、改進(jìn)和完善職業(yè)院校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的對(duì)策

(一)強(qiáng)化固定資產(chǎn)內(nèi)控意識(shí)。完善對(duì)職業(yè)院校固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制，第一步就是要建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境。首先，應(yīng)提高管理層對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)控重要性的認(rèn)識(shí)程度，管理層不能只將固定資產(chǎn)的管理交由對(duì)口部門負(fù)責(zé)，應(yīng)該更加積極的參與到固定資產(chǎn)管理的全過(guò)程中去，多參加相關(guān)培訓(xùn)，提高內(nèi)控意識(shí)，為構(gòu)建良好內(nèi)控環(huán)境邁出第一步。其次，固定資產(chǎn)由全院師生共同使用，應(yīng)該向他們強(qiáng)調(diào)固定資產(chǎn)管理的重要性，提高師生意識(shí)，進(jìn)一步完善內(nèi)控環(huán)境。

(二)優(yōu)化固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度及規(guī)范，明確職責(zé)。完善相應(yīng)制度，使固定資產(chǎn)“從進(jìn)到出”都能“有據(jù)可依”：固定資產(chǎn)的預(yù)算應(yīng)該經(jīng)購(gòu)買部門與使用部門討論研究，對(duì)于大型固定資產(chǎn)，還必須經(jīng)過(guò)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)專項(xiàng)審批，做好預(yù)算工作；采購(gòu)過(guò)程要做到規(guī)范、透明，購(gòu)買金額較大的固定資產(chǎn)，應(yīng)該公開(kāi)招投標(biāo)，在購(gòu)買合同中明確固定資產(chǎn)的品牌、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、金額；驗(yàn)收時(shí)應(yīng)該由采購(gòu)部門、管理部門及財(cái)務(wù)部門共同驗(yàn)收，并在驗(yàn)收前與購(gòu)銷合同進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，防止以次充好、偷梁換柱等情況發(fā)生；日常使用中要建立臺(tái)賬，明確使用人和管理人的責(zé)任，進(jìn)行日常維護(hù)和定期清查，保證賬、卡、物相符；固定資產(chǎn)在部門之間的內(nèi)部借用和轉(zhuǎn)移要填寫調(diào)撥單，做好資產(chǎn)交接手續(xù)，并將相關(guān)記錄留存?zhèn)洳?；損壞的固定資產(chǎn)要及時(shí)維修，經(jīng)過(guò)維修仍然無(wú)法使用的固定資產(chǎn)要及時(shí)報(bào)廢；固定資產(chǎn)必須達(dá)到規(guī)定的使用年限以后才能處置，處置的固定資產(chǎn)必須事先報(bào)備，經(jīng)過(guò)資產(chǎn)管理部門領(lǐng)導(dǎo)同意之后才能處置，不得擅自處理。

(三)加強(qiáng)職業(yè)院校信息化管理平臺(tái)的建設(shè)步伐。利用互聯(lián)網(wǎng)建立信息化溝通渠道，加強(qiáng)各部門之間的溝通，實(shí)時(shí)關(guān)注和監(jiān)督固定資產(chǎn)的狀態(tài)，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免固定資產(chǎn)的重復(fù)購(gòu)置。對(duì)于未使用的閑置固定資產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌管理，在部門之間進(jìn)行調(diào)劑使用，提高固定資產(chǎn)利用率，最大限度發(fā)揮固定資產(chǎn)的價(jià)值，避免固定資產(chǎn)浪費(fèi)。

(四)完善內(nèi)部監(jiān)督審查體系。職業(yè)院校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的監(jiān)督，定期和不定期的對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行審查。首先要加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的事前監(jiān)督，審查固定資產(chǎn)的預(yù)算，論證預(yù)算的必要性與可行性，審查預(yù)算價(jià)格的合理性。其次，審查監(jiān)督應(yīng)貫穿于購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、清查的每一個(gè)環(huán)節(jié)，審查各項(xiàng)手續(xù)是否完整、會(huì)計(jì)憑證是否齊全、方式是否合理、不相容職務(wù)是否分離、是否所有的固定資產(chǎn)都納入監(jiān)督審查的范圍中，對(duì)于未按規(guī)定執(zhí)行的工作人員，是否進(jìn)行了處理。最后，審查報(bào)廢的固定資產(chǎn)是否達(dá)到了相應(yīng)條件，是否經(jīng)過(guò)相應(yīng)部門的審批，報(bào)廢之后如有變價(jià)收入是否及時(shí)入賬。

(五)優(yōu)化固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍。為了使職業(yè)院校固定資產(chǎn)管理工作更加完善，必須優(yōu)化固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍：一是資產(chǎn)管理人員要有相應(yīng)的財(cái)務(wù)、審計(jì)專業(yè)知識(shí)，并定期接受學(xué)習(xí)及培訓(xùn)；二是資產(chǎn)管理人員需有責(zé)任感、做事細(xì)致、謹(jǐn)慎；三是盡量固定專業(yè)人員對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理，做好“一人一崗”。四是不要隨意變動(dòng)資產(chǎn)管理人員，保持資產(chǎn)管理人員的穩(wěn)定性，如確有人員變動(dòng)，在離崗前要做好工作交接，完善移交手續(xù)，把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

總的來(lái)說(shuō)，成熟的、完善的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系是促進(jìn)職業(yè)院校不斷發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力，各職業(yè)院校必須根據(jù)自身的實(shí)際狀況構(gòu)建完善、科學(xué)、規(guī)范的內(nèi)部控制制度并嚴(yán)格實(shí)施，最大限度的利用固定資產(chǎn)，發(fā)揮其最大效益。