畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理研究

李 瑩

（綏濱縣人才和就業(yè)服務中心，黑龍江 鶴崗 156200）

畢業(yè)生檔案主要是由學籍檔案轉變而來，其作為畢業(yè)生個人信息的重要載體，是對畢業(yè)生個人發(fā)展過程中一些重要信息的真實記錄，能夠充分的反映出畢業(yè)生的綜合素質。近年來大學畢業(yè)生數(shù)量不斷增多，這也使各地人才和就業(yè)服務中心接收的畢業(yè)生檔案數(shù)量也隨之增加，這就導致畢業(yè)生檔案管理中出現(xiàn)許多不足之處，因此需要重視對畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理，為人力資源開發(fā)和社會經(jīng)濟的發(fā)展起到積極的推動作用。

1 畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理工作重要性認識不足

人才與就業(yè)服務中心作為畢業(yè)生檔案的主要管理部門，而且畢業(yè)生檔案管理也是其最為重要的一項工作內容。但在當前一些人才與就業(yè)服務中心檔案管理工作中，只是簡單的針對檔案信息進行收集和整理，對于畢業(yè)生檔案的重要性認識不足，這就導致檔案管理往往流于形式，無法反映出檔案的重要作用。再加之檔案管理人員配備不足，在當前畢業(yè)生檔案數(shù)量不斷增加的態(tài)勢下，檔案管理工作措施無法具體落實到位。

1.2 檔案信息化程度和水平不高

目前人才與就業(yè)服務中心針對畢業(yè)生檔案管理工作中，普遍存在檔案信息化水平低的問題，大量的畢業(yè)檔案還存在人工管理的現(xiàn)象，這就導致畢業(yè)生檔案歸檔存儲和調用存在較大的難度，檔案搜索和查詢還存在簡單的層面上，檔案利用率較低，畢業(yè)生檔案的重要作用無法有效的發(fā)揮出來。

1.3 檔案轉移存在不規(guī)范現(xiàn)象

畢業(yè)生檔案管理工作中需要根據(jù)畢業(yè)生需求來對檔案進行調用和轉移，在具體檔案轉移過程中，需要嚴格按照救困扶危的規(guī)范性和實效性要求進行。但在實際工作中，畢業(yè)生檔案轉移過程中存在許多不規(guī)范的情況，這對于畢業(yè)生檔案的使用帶來了較大的制約。再加之畢業(yè)生對檔案的重要性缺乏認識，往往需要用到檔案時才會想起來。而且在實際畢業(yè)生檔案轉移過程中存在許多不合規(guī)的問題，檔案易出現(xiàn)丟失，從而對畢業(yè)生的就業(yè)和擇業(yè)帶來較大的影響。

2 畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的具體策略

2.1 積極轉變檔案管理理念

在畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案管理人員需要加快轉變檔案管理理念樹立人才檔案觀，對畢業(yè)生檔案的重要性有一個正確的認識，并在實際工作中落實好畢業(yè)生檔案管理的職責。畢業(yè)生檔案管理工作中，基于畢業(yè)學生角色從學生向人才轉變的視角考慮，通過對畢業(yè)生檔案進行規(guī)范管理，能夠為后續(xù)畢業(yè)生就業(yè)和擇業(yè)過程中提供更為完備和齊全的檔案資料。由于人才與就業(yè)服務中心每年需要接收大量的畢業(yè)生檔案，因此需要加快建立健全檔案管理制度，并結合自身的實際情況來制定切實可行的畢業(yè)檔案管理標準和規(guī)范，全面提高畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化和標準化水平。

2.2 加強制度建設

在人才與就業(yè)服務中心畢業(yè)生檔案管理工作中，需要加快構建完善的制度體系，確保畢業(yè)生檔案管理服務工作能夠得到有效的落實。在當前新形勢下，為了能夠進一步實現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理，不僅要積極推進檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，同時還要指派專業(yè)人員負責檔案管理服務工作。并針對畢業(yè)生檔案管理服務工作的各個環(huán)節(jié)來建立健全各項制度，以制度來保證畢業(yè)生檔案管理質量的提高，為人才與就業(yè)服務中心檔案管理工作的有序開展提供重要的保證。

2.3 規(guī)范檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)

通過構建完善的畢業(yè)生檔案管理體系，同時與畢業(yè)生檔案管理服務工作的現(xiàn)實需求相結合，在實際工作中，需要以認真和負責的態(tài)度，不斷完善畢業(yè)生檔案管理和服務的流程，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化和有序化管理。在實際工作中，人才與就業(yè)服務中心需要積極完善檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，檔案管理人員需要根據(jù)具體的流程來積極參與到工作中來，全面提高檔案管理工作的實效性。而且在實際檔案管理工作中，還需要對檔案流轉的管理給予充分的重視，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化流轉，進一步促進畢業(yè)生檔案實際效能的發(fā)揮。

2.4 提高畢業(yè)生檔案信息化管理水平

畢業(yè)生檔案管理工作具有自身的特殊性，再加之對于畢業(yè)生檔案管理的具體需求，在當前人才與就業(yè)服務中心畢業(yè)生檔案管理工作中，需要重視檔案信息化水平的提升。在實際工作中，需要重視信息技術的引進，加快建立電子檔案，并運用檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的統(tǒng)一和集中管理。并構建檔案檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的高效檢索。即針對畢業(yè)生檔案從立檔、存儲、分類、管理、調用等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息化，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案各個環(huán)節(jié)的自動化管理，進一步提高畢業(yè)生檔案管理工作的效率，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的有效開發(fā)和利用。

2.5 強化檔案流轉過程的規(guī)范性和嚴密性

在實際畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案轉移是較為關鍵的一個環(huán)節(jié)，為了能夠進一步提高畢業(yè)生檔案轉移的規(guī)范性，則需要建立健全檔案轉移制度，并針對檔案轉移的具體情況，強化對檔案轉移過程的有效控制，確保檔案轉移流程和細節(jié)方面的合法性和合規(guī)性。在實際工作中，還應建立責任追究制度，從而督促畢業(yè)生檔案轉移手續(xù)和流程的規(guī)范性，一旦檔案流轉過程中存在違規(guī)行為，則需要嚴肅處理，并追究相關人員的責任。人才與就業(yè)服務中心在實際檔案管理工作中，還需要加大力度對畢業(yè)生檔案進行宣傳，進一步強化高校和畢業(yè)生對檔案重要性的認識，以此來提高對檔案的重視度，進一步促進檔案管理工作效率和服務質量的提高。

3 結束語

在當前市場經(jīng)濟環(huán)境下，高校畢業(yè)生實現(xiàn)了雙向就業(yè)，在畢業(yè)生就業(yè)和擇業(yè)過程中，畢業(yè)生檔案發(fā)揮著極為重要的作用，這也對畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。人才與就業(yè)服務中心是畢業(yè)生檔案的管理部門，在實際工作中，需要加快檔案管理理念的轉變，不斷創(chuàng)新檔案管理方式方法，積極探索畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的有效途徑，全面促進畢業(yè)生檔案管理工作的效率和質量的提高，更好的發(fā)揮出畢業(yè)生檔案的實際效用，使其更好的服務于社會人力資源建設 工作。