構(gòu)建“安全、高效、精準(zhǔn)”的儀器設(shè)備采購工作體系

楊 柳，黃開勝，李美珍

（清華大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室管理處，北京 100084）

在高?！半p一流”建設(shè)的進(jìn)程中，儀器設(shè)備的支撐十分重要。高校儀器設(shè)備采購工作具有難度高，復(fù)雜度高，時(shí)間集中，關(guān)注度高，顯示度低的特點(diǎn)，而現(xiàn)階段學(xué)校設(shè)備采購工作的主要矛盾是院系科研人員日益增長的對(duì)高質(zhì)量設(shè)備的需求與程序繁瑣、限制繁多、費(fèi)時(shí)低效的采購管理服務(wù)之間的矛盾。要解決這一矛盾，必須圍繞一部分科研人員反映的“想用的買不到、該用時(shí)沒買到、買了的用不上”等一系列問題，從改進(jìn)管理流程、提高服務(wù)效率、提升采購質(zhì)量等方面入手，做到有規(guī)范、有效率、有質(zhì)量，著力構(gòu)建起“安全、高效、精準(zhǔn)”的儀器設(shè)備采購工作體系。

1 改進(jìn)管理流程，強(qiáng)化內(nèi)控制度，確?！鞍踩少彙?/h2>

高校儀器設(shè)備采購由于使用學(xué)校公共資金，且主要用于教學(xué)科研活動(dòng)，因此具有政策性強(qiáng)，關(guān)注度高的特征。除了政府采購法等系列法律法規(guī)對(duì)采購行為和采購當(dāng)事人進(jìn)行約束以外，政府部門還根據(jù)我國當(dāng)前科學(xué)技術(shù)研究和經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)陸續(xù)出臺(tái)諸多有針對(duì)性的采購政策和制度文件，對(duì)采購行為加以引導(dǎo)和規(guī)范。在政府采購法律和政策的框架體系內(nèi)，安全是儀器設(shè)備采購的生命線，其中包括設(shè)備的安全、采購資金的安全以及采購機(jī)制規(guī)范的安全。安全是儀器設(shè)備采購體系核心要素當(dāng)中最基本的要求。如缺乏安全意識(shí)，可能會(huì)陷入采購相關(guān)的行政責(zé)任、民事責(zé)任甚至刑事責(zé)任困境，或引發(fā)各類法律風(fēng)險(xiǎn)[1]。高校采購管理人員應(yīng)當(dāng)提升法律政策素養(yǎng)、強(qiáng)化紅線意識(shí)、遵從規(guī)范、不越雷池，加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，減少工作的隨意性[2-3]，以確保學(xué)校儀器設(shè)備采購列車在健康的軌道上安全行駛。

為了筑好安全采購的基石，自2017年來，清華大學(xué)實(shí)驗(yàn)室管理處著力改進(jìn)管理流程，對(duì)照國家法律和采購政策要求查找采購工作中的不足并加以規(guī)范，在促進(jìn)設(shè)備采購規(guī)范化方面開展了一系列工作：

（1）全面梳理采購程序。程序是采購法治化的基礎(chǔ)和保障[4]。為了規(guī)范采購程序，我校全流程梳理和規(guī)范采購的每一個(gè)環(huán)節(jié)，在進(jìn)口產(chǎn)品備案、單一來源采購公示、變更采購方式報(bào)批、采購預(yù)算等采購信息公開、政府集中采購工作等方面按照國家要求和規(guī)范開展了實(shí)質(zhì)性的工作，結(jié)合國家政策和學(xué)校實(shí)際分類制定和細(xì)化各項(xiàng)采購流程，從而促進(jìn)了儀器設(shè)備采購工作安全、有序地開展。

（2）及時(shí)落實(shí)新政規(guī)范要求。例如，在財(cái)政部出臺(tái)《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（財(cái)政部令第87號(hào)）文件以后，認(rèn)真學(xué)習(xí)，積極落實(shí)。我校重新修訂招標(biāo)文件模板，落實(shí)包括小微企業(yè)（如監(jiān)獄企業(yè)、殘疾人企業(yè)）投標(biāo)價(jià)格優(yōu)惠、節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品加分等方面的政府采購政策，落實(shí)評(píng)標(biāo)現(xiàn)場全程錄音錄像的要求，做到過程可追溯，從而進(jìn)一步按照國家政策規(guī)范招標(biāo)采購項(xiàng)目管理流程。

（3）推進(jìn)采購制度建設(shè)。健全采購制度，應(yīng)以規(guī)范和高效為目標(biāo)[5]。制度建設(shè)是儀器設(shè)備采購規(guī)范化的基石，也是安全采購的基本保障。自2017年來，學(xué)校通過了《儀器設(shè)備管理規(guī)定》《儀器設(shè)備招標(biāo)工作管理辦法》《儀器設(shè)備類合同管理辦法》《科研儀器設(shè)備采購管理辦法》等一系列采購管理規(guī)章制度，使得學(xué)校儀器設(shè)備采購規(guī)范化具備了制度基礎(chǔ)，讓設(shè)備采購對(duì)外有法可依，對(duì)內(nèi)有章可循。

（4）推動(dòng)內(nèi)控機(jī)制完善。按照決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互分離、相互制約的要求，遵循學(xué)校重大事項(xiàng)議事決策機(jī)制，確保不相容崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督的原則，科學(xué)設(shè)置采購人員崗位。通過人事改革的崗位梳理進(jìn)程，明確了各采購崗位的職責(zé)權(quán)限和規(guī)程，切實(shí)做到分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級(jí)授權(quán)。例如，處長和副處長就不同采購申請(qǐng)額度范圍進(jìn)行采購申請(qǐng)審批，采購項(xiàng)目主管對(duì)具體項(xiàng)目執(zhí)行程序負(fù)責(zé)。明確管辦分離的采購執(zhí)行原則[6]，通過設(shè)置不同角色，確保采購計(jì)劃制定和預(yù)算審批、合同簽訂和驗(yàn)收、采購執(zhí)行和采購監(jiān)督等不相容崗位相互分離，從而推動(dòng)學(xué)校內(nèi)部控制機(jī)制的建設(shè)和完善。

（5）完善設(shè)備購置審批。為保證學(xué)校采購工作的全過程管理，對(duì)全校各單位預(yù)算在1萬元以上的儀器設(shè)備類采購申請(qǐng)要求必須通過“清華大學(xué)設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)”進(jìn)行，相關(guān)審批人通過網(wǎng)上進(jìn)行審批，做到全過程留痕并可追溯。審批時(shí)重點(diǎn)對(duì)采購的必要性、采購方式、稅費(fèi)是否落實(shí)、是否為科研儀器以及是否涉及特種設(shè)備、放射源和射線裝置、危險(xiǎn)化學(xué)品、實(shí)驗(yàn)生物等方面進(jìn)行把關(guān)。同時(shí)加強(qiáng)了采購工作的論證環(huán)節(jié)，對(duì)必要性論證進(jìn)行規(guī)范管理，避免儀器設(shè)備的重復(fù)購置現(xiàn)象。

通過上述舉措，在筑牢安全底線的同時(shí)，打造了學(xué)校、院系、科研人員三級(jí)協(xié)同管理，可操作、可量化的安全采購體系。

2 升級(jí)信息化管理，優(yōu)化服務(wù)流程，力促“高效采購”

采購工作一方面政策性強(qiáng)，需要遵守規(guī)范，注重安全；另一方面還要適應(yīng)學(xué)校日新月異的科研發(fā)展速度和設(shè)備需求現(xiàn)實(shí)，這就對(duì)采購管理和服務(wù)的效率提出了很高要求。例如，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處在工作人員有限的情況下，年均負(fù)責(zé)7000多份采購項(xiàng)目合同的審核工作，自行組織300多場開標(biāo)評(píng)標(biāo)，完成年均14億元的設(shè)備采購工作。如此巨大的工作量，單純依靠傳統(tǒng)的工作方式將難以實(shí)現(xiàn)學(xué)校設(shè)備采購目標(biāo)，必須通過信息化手段和優(yōu)化服務(wù)流程等一系列手段來提高效率。在實(shí)踐中，我校在提升設(shè)備采購效率和質(zhì)量方面采取了如下措施：

（1）建成設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)。為了適應(yīng)國家管理要求，提高管理精細(xì)化水平和工作效率，一些高校在逐步思考和探索提升采購信息化建設(shè)的模式[7-10]。我校以“設(shè)備全生命周期管理”的理念于2018年進(jìn)行了設(shè)備采購與資產(chǎn)管理系統(tǒng)的需求調(diào)研、方案設(shè)計(jì)和開發(fā)建設(shè)，整合設(shè)備“采購申請(qǐng)、采購執(zhí)行、合同管理（進(jìn)口外貿(mào)）、驗(yàn)收入賬、使用變動(dòng)、自查清查、處置下賬”等多項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（包含12個(gè)子系統(tǒng)近100項(xiàng)業(yè)務(wù)流），于2019年1月8日上線“設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)”；建成了“一站式網(wǎng)上服務(wù)大廳”；實(shí)現(xiàn)了設(shè)備采購與資產(chǎn)管理“全生命周期”的一體化；對(duì)接了新的政府會(huì)計(jì)制度，與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通；實(shí)現(xiàn)了計(jì)提折舊功能，并提供豐富的查詢和統(tǒng)計(jì)功能。2019年上半年，設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)累計(jì)完成近8000個(gè)采購項(xiàng)目，執(zhí)行采購預(yù)算7.12億元，用信息化手段實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購、使用及處置的動(dòng)態(tài)全過程閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)從采購工作分段管理到全過程可追溯信息化管理，從增量采購管理到兼顧存量的免重購管理，從單向采購管理到采購全過程信息交互服務(wù)，顯著提升了院系教師的采購效率，提高了管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

（2）啟用“網(wǎng)上比選”，分散采購公開透明。2019年1月，向全校發(fā)布《清華大學(xué)儀器設(shè)備網(wǎng)上比選實(shí)施細(xì)則（試行）》，并在新上線的“設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)”上全面啟動(dòng)“網(wǎng)上比選”采購管理模塊。對(duì)于10萬～50萬元之間的設(shè)備分散采購項(xiàng)目，通過向全社會(huì)公開的“清華大學(xué)設(shè)備采購與處置信息發(fā)布平臺(tái)”公開發(fā)布采購需求公告，在規(guī)定時(shí)間（3～7天）內(nèi)由供應(yīng)商在線申報(bào)、響應(yīng)用戶需求，申請(qǐng)人自主選擇滿足技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量、服務(wù)和預(yù)算等要求的儀器設(shè)備及成交供應(yīng)商，并在網(wǎng)上對(duì)采購結(jié)果進(jìn)行公示。“網(wǎng)上比選”是在國家“放管服”的大背景下，為進(jìn)一步擴(kuò)大學(xué)?？蒲袃x器設(shè)備采購自主權(quán)，同時(shí)提高采購?fù)该鞫?、推進(jìn)信息公開、加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)督的一種分散采購方式。將原來線下的市場調(diào)研搬到線上，進(jìn)行網(wǎng)上比選。采購需求公開，接受社會(huì)監(jiān)督；通過發(fā)布通知向全社會(huì)廣泛征集供應(yīng)商；全球供應(yīng)商都可在線提交方案和報(bào)價(jià)，降低交易成本；用戶在線選標(biāo)，加速采購進(jìn)程。2019年上半年，共通過“網(wǎng)上比選”實(shí)施近800項(xiàng)采購，執(zhí)行采購預(yù)算約2億元，平均采購周期3.5天，吸引近2000家供應(yīng)商入庫，實(shí)現(xiàn)了采購過程的公平合規(guī)、陽光高效。

（3）落實(shí)國家政策，有效推動(dòng)“放管服”。中央《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50號(hào)）發(fā)布后，為了響應(yīng)和落實(shí)國家“放、管、服”政策，我校一直在積極探索儀器設(shè)備采購方面的程序優(yōu)化。例如，2017年初出臺(tái)《科研儀器設(shè)備采購管理辦法》，為科研儀器設(shè)備采購實(shí)質(zhì)性松綁，在科研儀器設(shè)備采購流程的變更采購方式、進(jìn)口備案、評(píng)審專家選擇等環(huán)節(jié)都做了實(shí)質(zhì)性簡化。對(duì)于10萬元以下的采購合同，以信任為基礎(chǔ)，實(shí)行了備案制，從而提升了儀器設(shè)備用戶教師的自主性，也提升了采購管理和服務(wù)的效率。此外，通過合并同類項(xiàng)，將科研儀器設(shè)備進(jìn)口產(chǎn)品論證與可行性論證專家要求設(shè)置為一致等方式，在節(jié)省人力成本的同時(shí)，也節(jié)約了教師的采購時(shí)間。為響應(yīng)《國務(wù)院關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發(fā)〔2018〕25號(hào)）的文件精神，對(duì)于科研急需儀器設(shè)備的采購也及時(shí)制定了方案，積極為院系教師提供更高效的管理和更便捷的服務(wù)。

（4）點(diǎn)面結(jié)合，優(yōu)化管理服務(wù)。針對(duì)學(xué)校儀器設(shè)備用戶教師教學(xué)科研工作十分緊張、難以抽出足夠時(shí)間深入了解采購程序的普遍情況，采購管理人員不斷進(jìn)行換位思考，充分理解教師的需求和特點(diǎn)、千方百計(jì)提高服務(wù)儀器設(shè)備用戶教師的效率。一方面，加強(qiáng)面上指導(dǎo)，通過深度細(xì)化購置指南、制作采購手冊(cè)及改版處室主頁，力求讓校內(nèi)師生方便快捷地了解和獲取采購規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)流程和時(shí)間周期，盡早按照規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)啟動(dòng)采購項(xiàng)目，減少長篇累牘的程序說明文檔，伴隨采購環(huán)節(jié)各步驟的推進(jìn)，不斷彈出簡潔、到位、有針對(duì)性的提示說明，一目了然又非常有效；另一方面，提供個(gè)性化咨詢和輔導(dǎo)，在采購論證、申請(qǐng)審批、文件編寫、合同簽署、設(shè)備驗(yàn)收等采購全過程中細(xì)致耐心地對(duì)采購申請(qǐng)人進(jìn)行指導(dǎo)，避免教師由于缺乏經(jīng)驗(yàn)和考慮不周引起的采購周期延長。

通過上述舉措，在安全采購的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了高效采購體系的構(gòu)建。

3 對(duì)接院系需求，提升服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)“精準(zhǔn)采購”

采購工作的目標(biāo)歸結(jié)為一句話，就是以合法合規(guī)為前提，讓院系教師能夠以有限的資金、便捷地買到滿足科研需求的高質(zhì)量設(shè)備。這就意味著學(xué)校采購管理人員需要精準(zhǔn)了解和掌握院系教師的具體需求，并運(yùn)用采購管理和法律政策專業(yè)知識(shí)去幫助教師實(shí)現(xiàn)采購目標(biāo)。在采購中既要杜絕質(zhì)次價(jià)高的現(xiàn)象，又不可單純?yōu)榱俗非笃焚|(zhì)而不惜一切代價(jià)，需要兼顧到質(zhì)量和成本效益，采購到物美價(jià)廉的產(chǎn)品[11]。當(dāng)然，在高校采購實(shí)踐中，尤其對(duì)于科研儀器設(shè)備，“物美”的重要性要高于“價(jià)廉”，但是，追求物美要有限度，需要考慮各項(xiàng)邊界條件。采購管理部門也應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)院系教師理解在采購工作中沒有最好的，只有最適合的，讓其準(zhǔn)確地梳理清楚有限條件下自己的采購需求，并幫助他們能夠以規(guī)范和精準(zhǔn)的語言在采購文件中予以表達(dá)。為了建成精準(zhǔn)的采購體系，采取點(diǎn)面結(jié)合、重點(diǎn)突破的策略，主要在以下方面作了努力：

（1）深耕院系需求，主動(dòng)上門服務(wù)。學(xué)校重大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和重大項(xiàng)目建設(shè)往往都伴隨著大量的設(shè)備采購任務(wù)，為了幫助院系實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)采購的目標(biāo)，采購管理人員積極主動(dòng)地為院系開展采購培訓(xùn)，宣講國家政策，主動(dòng)服務(wù)采購過程，引導(dǎo)有關(guān)教師仔細(xì)梳理采購需求，讓教師提前規(guī)劃、提早行動(dòng)，從而最終能夠有效保障學(xué)校重大科研采購項(xiàng)目的順利實(shí)施。例如，2018年，對(duì)設(shè)備采購大戶單位（網(wǎng)研院的CERNET2二期建設(shè)、5個(gè)國家“雙創(chuàng)基地”等學(xué)校重大建設(shè)項(xiàng)目）進(jìn)行上門服務(wù)、現(xiàn)場培訓(xùn)，以“重大”項(xiàng)目為抓手，盡早安排大額資金采購任務(wù)；采取“重點(diǎn)排序、集中開標(biāo)、分散評(píng)標(biāo)”的方案，最大程度完成1億元校級(jí)公共平臺(tái)、2億元國家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室等財(cái)政經(jīng)費(fèi)執(zhí)行任務(wù)，有效保障了學(xué)校重大科研采購項(xiàng)目的順利實(shí)施。

（2）深入采購過程，精準(zhǔn)把握用戶需求。在招標(biāo)采購項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，我校通過建立招標(biāo)項(xiàng)目主管負(fù)責(zé)制，由招標(biāo)項(xiàng)目主管具體負(fù)責(zé)與院系教師進(jìn)行深入溝通，多方面、多角度地去理解其儀器設(shè)備采購需求。例如，技術(shù)指標(biāo)設(shè)置的高低、儀器設(shè)備具備的功能、質(zhì)保期長短等售后服務(wù)要求、采購預(yù)算或投標(biāo)最高限價(jià)的落實(shí)和確定，以及交貨期和資金支付方式的設(shè)定等。采購需求內(nèi)在的邏輯性、完整性、合法性是采購文件的精髓所在，也是容易導(dǎo)致爭議的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)[12]。因此，在確定采購文件之前會(huì)反復(fù)確認(rèn)和溝通，招標(biāo)項(xiàng)目主管會(huì)指導(dǎo)院系教師按照規(guī)范的語言去準(zhǔn)確表達(dá)需求，從而為最終采購到讓院系教師滿意的儀器設(shè)備打好基礎(chǔ)。

通過上述措施，從院系、用戶教師等多方面著手，既有重點(diǎn)，又有全過程管理，構(gòu)建起精準(zhǔn)采購的體系，既幫助院系教師理性和準(zhǔn)確表達(dá)具體采購需求，又讓采購管理人員能夠最大限度地去精準(zhǔn)理解和把握院系教師的愿望和訴求，在采購過程中增加用戶的滿意度，從而最終達(dá)成精準(zhǔn)采購的目標(biāo)。

4 結(jié)語

安全采購、高效采購、精準(zhǔn)采購是一個(gè)逐漸遞進(jìn)又有機(jī)融合的整體。如果將采購工作體系比作一個(gè)大廈，那么，安全采購就是采購工作大廈的地基和根本，必須筑牢地基，否則這個(gè)體系就成了無本之木，容易坍塌。高效采購可以看作是大廈的電梯，通過信息化、自動(dòng)化等手段統(tǒng)籌運(yùn)行來幫助采購人快速直達(dá)目標(biāo)。而精準(zhǔn)采購如同大廈中那些需要個(gè)性化裝飾的一個(gè)個(gè)房間，只有懂得儀器設(shè)備用戶的心理，精準(zhǔn)把握需求細(xì)節(jié)，才能真正提升采購工作的滿意度。致力于建成“安全、高效、精準(zhǔn)”的儀器設(shè)備采購工作體系，是高校采購管理部門提升工作品質(zhì)的有效保障。