電子票據(jù)無紙化報銷實現(xiàn)路徑研究

文曉霞 楊 茹 唐天琳

(成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)處 四川 成都 610100)

2013年6月全國首張電子發(fā)票開具，2016年1月1日起，增值稅電子發(fā)票在我國全面推行，時至今日電子票據(jù)已得到廣泛應(yīng)用。而外部環(huán)境的變化、相關(guān)政策的要求、電子化進程的推進以及電子票據(jù)的優(yōu)勢等諸多方面都要求高校必然接受電子票據(jù)并對其進行科學(xué)管理和有效應(yīng)用。而目前如何確保電子票據(jù)整個生命周期的電子化，使電子票據(jù)完整生態(tài)鏈與會計核算有效結(jié)合，實現(xiàn)電子票據(jù)報銷從有紙化向無紙化轉(zhuǎn)變是亟需解決的難題。

一、電子票據(jù)發(fā)展現(xiàn)狀

(一)電子票據(jù)的定義

電子票據(jù)實際上就是在商品流通領(lǐng)域的各項操作中用到的電子模式的收付款票據(jù)，其實質(zhì)是將實物票據(jù)電子化，主要包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票等。電子票據(jù)的傳輸、閱讀、保管等均需借助一定的計算機設(shè)備以及光介質(zhì)或磁介質(zhì)等，其生成、確認(rèn)、傳遞、存儲、管理均依托信息技術(shù)。

(二)電子票據(jù)的特點

電子票據(jù)作為經(jīng)濟社會信息化、電子化、無紙化發(fā)展的必然選擇，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)票據(jù)具有以下優(yōu)勢：

1.電子票據(jù)能夠降低成本，節(jié)能環(huán)保

傳統(tǒng)票據(jù)必須借助紙張作為載體，而電子票據(jù)最大的特點就是無需借助紙張進行記載，而是通過數(shù)字方式進行存儲和傳遞，這有利于節(jié)約紙張，降低運營成本，落實節(jié)能環(huán)保，直接和間接經(jīng)濟效益顯著。

2.電子票據(jù)易于保存，方便消費者使用

傳統(tǒng)票據(jù)的開具和傳輸過程較為繁瑣，且存儲過程中容易損壞和遺失，而電子票據(jù)的所有數(shù)據(jù)都可以通過數(shù)字方式進行傳遞和儲存，存儲容量大且不易受到外在因素的影響，便于消費者保存和使用。

3.電子票據(jù)能夠節(jié)約勞動力，提高財務(wù)效率

傳統(tǒng)票據(jù)的數(shù)據(jù)需要手工錄入，無法進行自動化處理，同時財務(wù)部門和其他部門之間的數(shù)據(jù)也無法有效共享，而電子票據(jù)的核對、登記、存儲、歸檔等任務(wù)均可由計算機通過網(wǎng)絡(luò)自動輸入，大大降低勞動力成本。同時，由于有關(guān)數(shù)據(jù)無需手工重復(fù)錄入，也因此減少了產(chǎn)生錯誤的幾率且由于網(wǎng)絡(luò)傳輸相較郵寄等方式更為高效便捷，可以減少延遲，縮短業(yè)務(wù)處理時間，提高財務(wù)工作效率。

4.電子票據(jù)能夠提升信息使用率，提高稅務(wù)部門管理水平

電子票據(jù)有利于會計人員對會計數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析和再加工，從而形成有效的財務(wù)分析數(shù)據(jù)和報告，為決策者規(guī)劃、決策、控制和評價提供參考依據(jù)，提升各類信息使用率。電子票據(jù)的使用和推廣，不僅有利于稅務(wù)部門通過電子發(fā)票管理體系實時監(jiān)控發(fā)票的領(lǐng)取和使用情況，及時發(fā)現(xiàn)假發(fā)票等問題并及時采取有效措施，從而緩解稅收管理工作的延遲性，提高稅務(wù)部門管理水平。

5.電子票據(jù)能夠推進信息化進程，推動會計人員由核算會計向管理會計轉(zhuǎn)型

電子票據(jù)的發(fā)展離不開信息化水平的提高，同時伴隨電子票據(jù)的普及和優(yōu)勢利用，我們對信息化技術(shù)提出了更高、更新的要求，這有利于推動整個單位信息化進程。電子票據(jù)的發(fā)展讓會計人員從繁重的數(shù)據(jù)核對、錄入、存儲、歸檔等任務(wù)中解脫出來，會計人員有更多的時間和精力從事數(shù)據(jù)分析和財務(wù)管理工作，推動會計人員由核算會計向管理會計轉(zhuǎn)型。

(三)電子票據(jù)發(fā)展現(xiàn)狀

2015年8月，我國選取北京、上海、浙江、深圳四地為試點區(qū)域，開展增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)試點工作，試點之后在當(dāng)年11月，國家稅務(wù)總局發(fā)布《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》(國家稅務(wù)總局公告2015年第84號)，增值稅電子發(fā)票開始在全國范圍內(nèi)推行。為推動財政票據(jù)電子化進程，2012年12月，財政部發(fā)布《關(guān)于推進財政票據(jù)電子化改革的方案》(財綜〔2012〕104號)，在方案指導(dǎo)下，2013年5月中央部門和單位財政票據(jù)電子化改革試點工作拉開帷幕，到2018年11月，財政部通過發(fā)布《關(guān)于全面推開財政電子票據(jù)管理改革的通知》(財綜〔2018〕62號)，在全國范圍內(nèi)推行財政電子票據(jù)，至此電子票據(jù)成為大家熟知的存在，并影響人們?nèi)粘Ｉ?。為推廣和運用醫(yī)療收費電子票據(jù)，2019年8月，財政部發(fā)布《關(guān)于全面推行醫(yī)療收費電子票據(jù)管理改革的通知》(財綜〔2019〕29號)。2020年4月，交通運輸部、財政部、國家稅務(wù)總局、國家檔案局在《關(guān)于收費公路通行費電子票據(jù)開具匯總等有關(guān)事項的公告》(2020年第24號)中規(guī)定“單位可以僅使用通行費電子票據(jù)進行報銷入賬歸檔，不再打印紙質(zhì)件”，這為通行費電子票據(jù)的無紙化報銷提供了明確的依據(jù)。以上一系列文件的出臺和工作的開展，極大的推動了電子票據(jù)的普及和發(fā)展。

2015年12月，財政部、國家檔案局發(fā)布修訂后的《會計檔案管理辦法》，該辦法中規(guī)定“單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案”。到2020年3月，財政部、國家檔案局在《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號)中再次明確指出“來源合法、真實的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力，除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子會計檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存”。國家關(guān)于電子會計檔案的規(guī)定掃除了電子票據(jù)從有紙化報銷向無紙化報銷轉(zhuǎn)型道路上的政策障礙。從紙質(zhì)票據(jù)到電子票據(jù)，從電子票據(jù)到無紙化原始憑證，時至今日電子票據(jù)在的使用已較為普遍，電子票據(jù)的無紙化報銷正在不斷嘗試，未來可期。

(四)電子票據(jù)對高校財務(wù)報銷的影響

高校是電子票據(jù)使用和報銷的主要場所之一，目前在高校財務(wù)報銷中電子票據(jù)和紙質(zhì)票據(jù)并存，且以紙質(zhì)票據(jù)為主。因我國高校經(jīng)費支出和審核較為復(fù)雜，部門眾多、活動頻繁、業(yè)務(wù)繁雜、資金流動量大，導(dǎo)致會計人員和報銷人員矛盾比較突出，“報銷難”長期困擾會計人員和財務(wù)報銷人員。一方面報銷人員由于時間問題、簽批問題、票據(jù)問題等很難一次報銷成功或需耗費較多精力；另一方面財務(wù)部門的會計核算人員面臨復(fù)雜多樣的票據(jù)類型，不僅要對照相關(guān)制度審核報銷依據(jù)、報銷標(biāo)準(zhǔn)，核算票據(jù)金額，還要辨別票據(jù)真?zhèn)?，業(yè)務(wù)量巨大。目前，電子票據(jù)的報銷無法實現(xiàn)全流程無紙化，不便捷的規(guī)定和不熟悉的流程很可能導(dǎo)致電子票據(jù)在報銷時無法一次性順利完成，需經(jīng)辦人員多次辦理或操作，不僅不能解決高校報銷難問題，還很容易降低報銷人的滿意度、加深報銷人和財務(wù)工作者的矛盾。但伴隨信息技術(shù)的進步和發(fā)展，高校信息化進程的推進，電子票據(jù)的優(yōu)勢將逐步凸顯，高校不能為一時的困難，否認(rèn)電子票據(jù)對高校財務(wù)報銷的有利影響，將其視為麻煩或者被動應(yīng)對其帶來的挑戰(zhàn)，而是應(yīng)該以發(fā)展的眼光看待問題，以此為契機，從根本上解決高校報銷難題。

二、電子票據(jù)無紙化報銷實施障礙

(一)受傳統(tǒng)觀念影響，電子票據(jù)無紙化報銷接受程度低

由于電子票據(jù)正式推行的時間不長，屬于新興事物，雖然大家都認(rèn)可其特點，但是受傳統(tǒng)思維和認(rèn)知的影響，報銷人員和會計人員都習(xí)慣于以往紙質(zhì)票據(jù)報銷和入賬的流程，且普遍認(rèn)為紙質(zhì)票據(jù)更可靠，更易于辨認(rèn)發(fā)票數(shù)據(jù)。現(xiàn)階段電子票據(jù)和紙質(zhì)票據(jù)并行存在，將電子票據(jù)打印成紙質(zhì)版仍是電子票據(jù)報銷的主要形式。雖然打印成紙質(zhì)版的電子票據(jù)作為原始憑證符合相關(guān)法律的規(guī)定，但從電子票據(jù)的整個生命周期來看，電子票據(jù)在報銷時又“回歸”到紙質(zhì)版，這不僅與票據(jù)電子化的初衷相悖，同時也很難真正發(fā)揮電子票據(jù)的信息化優(yōu)勢。

(二)電子票據(jù)管理制度缺失，無紙化報銷不規(guī)范

目前高校實行政府會計制度，現(xiàn)有的制度對傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的核算、保管等做了相應(yīng)的規(guī)定，但這些規(guī)定基本不符合電子票據(jù)系統(tǒng)化、電子化、無紙化的特點。電子票據(jù)管理制度缺失，這導(dǎo)致電子票據(jù)無法真正發(fā)揮其應(yīng)有的優(yōu)勢和作用。要實現(xiàn)電子票據(jù)無紙化報銷，高校必須結(jié)合自身特點，制定電子票據(jù)管理制度，規(guī)范并指導(dǎo)電子票據(jù)的報銷流程。此外，雖然有關(guān)通知規(guī)定“來源合法、真實的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力，電子會計檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存”，但如何將電子會計檔案封裝、存檔、管理等也是高校需要思考和研究的難題。

(三)信息系統(tǒng)壁壘嚴(yán)重，信息化水平不高

目前絕大多數(shù)高校都有自己的辦公系統(tǒng)，各職能部門也大多有自己的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)一般都由不同的公司開發(fā)，其業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)大多不能脫離自身信息系統(tǒng)。由于各系統(tǒng)之間的相對獨立性，使得大部分系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法順利實現(xiàn)傳遞、讀取和交互。這也是導(dǎo)致會計核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)大多需要手工錄入而非直接導(dǎo)入的重要原因。同時，其他系統(tǒng)產(chǎn)生的電子化會計原始憑證因無法順利對接會計核算系統(tǒng)也必須打印成紙質(zhì)而進行報銷，而非全流程電子化，且全國各地開具電子票據(jù)的平臺標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，也給高校財務(wù)信息系統(tǒng)的對接造成了困難。

(四)電子票據(jù)真?zhèn)舞b定困難，防止重復(fù)報銷復(fù)雜

長期以來會計人員普遍借助國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺對發(fā)票的真實性進行驗證。因查驗過程復(fù)雜，工作量較大，會計人員通常會要求報銷人員提供打印的查驗結(jié)果，以此作為報銷審核的依據(jù)，這種方法本身無法完全確保報銷人員提供查驗結(jié)果的真實性。而電子票據(jù)是以數(shù)據(jù)電文形式進行存儲的，報銷人員可以利用各類程序及修圖軟件篡改電子票據(jù)的金額、抬頭、內(nèi)容等要素而不被會計人員發(fā)現(xiàn)。如果由會計人員逐一進行查驗，既降低了工作效率，也沒有發(fā)揮出電子票據(jù)應(yīng)有的優(yōu)勢。此外，重復(fù)報銷問題也是妨礙電子票據(jù)推廣，困擾財務(wù)會計人員的問題。雖然電子簽名和簽章技術(shù)在很大程度保證了電子票據(jù)的唯一性，但是電子票據(jù)是以電文形式進行存儲，由報銷人在需要的時候自行下載、打印并報銷。這就存在報銷人將電子票據(jù)保存在手機、電腦或郵箱中，反復(fù)打印、重復(fù)報銷。若會計人員不嚴(yán)格把控，將會造成財務(wù)數(shù)據(jù)的錯誤和國家稅務(wù)的流失，為解決重復(fù)報銷的問題，有的高校會要求報銷人對發(fā)票真實性和唯一性進行承諾，有的會建立電子發(fā)票備查簿等，不管哪種方式相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票都變得更加復(fù)雜。

三、現(xiàn)階段推進電子票據(jù)無紙化報銷的實現(xiàn)路徑

(一)轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到電子票據(jù)的優(yōu)勢及其無紙化報銷的必然性

電子票據(jù)無紙化報銷不僅是社會經(jīng)濟系統(tǒng)的變革，更是思想觀念的變革，我們必須強化電子票據(jù)全面替代傳統(tǒng)紙質(zhì)票據(jù)的意識，突破紙質(zhì)票據(jù)作為入賬憑證的觀念束縛，不能因為一時的不方便拒絕接受新事物，新挑戰(zhàn)，要堅信伴隨信息化水平的提高和國家的大力推動電子票據(jù)的無紙化報銷的優(yōu)勢會越來越明顯，不管是數(shù)據(jù)安全性、對工作效率的提高還是節(jié)能環(huán)保等方面都會優(yōu)于紙質(zhì)形式。要逐漸樹立電子票據(jù)作為審批、報銷、存檔、審計依據(jù)的觀念。此外，要讓電子票據(jù)無紙化報銷完全替代紙質(zhì)票據(jù)，尤其需要得到高校資深會計人員和各職能部門分管領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，領(lǐng)導(dǎo)觀念的轉(zhuǎn)變是關(guān)鍵。

(二)加強電子票據(jù)管理制度建設(shè)，規(guī)范電子票據(jù)報銷流程

從制度角度看，目前國家在電子票據(jù)的合法性、電子會計檔案管理、電子票據(jù)報銷等方面都有相關(guān)規(guī)定，有法可依。高校作為創(chuàng)新、創(chuàng)造的搖籃，應(yīng)密切關(guān)注并掌握國家在操作上的新變化以及發(fā)布的新制度。并在國家現(xiàn)有法律法規(guī)制度的前提下，結(jié)合自身實際和優(yōu)勢研究電子票據(jù)管理制度，按照電子票據(jù)應(yīng)用實際制定相應(yīng)的核算辦法以及電子票據(jù)無紙化報銷實施方案，這不僅要求從根本上提高電子票據(jù)管理水平，而且要求在實際操作上合法、合規(guī)、高效、便捷。

(三)加強信息化建設(shè)，做好系統(tǒng)銜接，提升系統(tǒng)安全

目前，高校內(nèi)部各職能部門都在加強信息化建設(shè)，但建設(shè)水平一般，且由于各部門的信息化建設(shè)未進行統(tǒng)一規(guī)劃，彼此獨立，無法進行銜接，嚴(yán)重阻礙了電子票據(jù)無紙化報銷的順利實施。實現(xiàn)高校電子票據(jù)全流程電子化，不僅需要加強財務(wù)信息化建設(shè)，全面推動無紙化辦公，改善現(xiàn)有審批、核算模式，還需要將各部門間的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進行優(yōu)化集成，并與會計核算系統(tǒng)進行有效對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。且在數(shù)據(jù)共享過程中要確保數(shù)據(jù)的完整性、安全性、可用性，防止數(shù)據(jù)篡改、替換、遺失。

(四)利用二維碼掃描、財務(wù)機器人等方式辨別電子票據(jù)真?zhèn)?，防止重?fù)報銷

我國電子票據(jù)上均有一個包含了該票據(jù)信息要素的二維碼，高?？山柚謾C的“掃一掃”或者掃描槍等工具通過掃描二維碼初步實現(xiàn)電子票據(jù)相關(guān)信息的提取和保存。在提取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，可以根據(jù)高校會計核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，將獲取的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可用的憑證數(shù)據(jù)接口格式，導(dǎo)入系統(tǒng)進行自動化核算和入賬，且導(dǎo)入的票據(jù)信息可存儲于會計核算系統(tǒng)中，防止重復(fù)報銷。這種基于票據(jù)二維碼的掃描識別與核算在當(dāng)前技術(shù)上是可行的、在操作上相較傳統(tǒng)手工錄入更加便捷。目前不少高校的財務(wù)核算軟件已實現(xiàn)實時連接國家稅務(wù)查驗平臺，接入查驗平臺的財務(wù)核算軟件可通過掃描二維碼對電子票據(jù)的真?zhèn)芜M行自動核驗和結(jié)果反饋，有效解決了驗真的問題。除二維碼掃描外，高校還可以利用財務(wù)機器人自動識別電子票據(jù)數(shù)據(jù)，自動登錄國家稅務(wù)查驗平臺查驗票據(jù)信息真?zhèn)危⒉轵灲Y(jié)果返回票據(jù)信息數(shù)據(jù)文件中，解決驗真和防重復(fù)報銷難題。

(五)加強宣傳，加快報銷人和會計人員學(xué)習(xí)及培訓(xùn)

為推動電子票據(jù)的無紙化報銷，高校財務(wù)部門可以通過微信公眾號、財務(wù)處網(wǎng)站、培訓(xùn)班、專題講座等渠道和方式對電子票據(jù)報銷事宜進行宣傳和解釋說明。由于電子票據(jù)在報銷流程方面增加了很多新的操作，可能會引起學(xué)校師生的不滿，財務(wù)會計人員需保持耐心、做好答疑解惑，收集報銷人員提出的難點和問題。此外，為適應(yīng)信息化水平的發(fā)展，高校報銷人員和財務(wù)工作者需要加強學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)財務(wù)會計理論知識、學(xué)習(xí)先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，與時俱進、不斷進步，以適應(yīng)社會經(jīng)濟的發(fā)展和變革。另外可以加強與兄弟院校的交流溝通，互相取長補短，借鑒經(jīng)驗。

四、結(jié)語

總的來說，電子票據(jù)的優(yōu)勢促使國家不斷出臺相關(guān)的政策保障其合法性和可報銷性，社會有關(guān)部門也大力支持并鼓勵電子票據(jù)的應(yīng)用和推廣。雖然電子票據(jù)已得到廣泛使用，但傳統(tǒng)觀念、會計制度、信息化水平等因素仍制約著電子票據(jù)的無紙化報銷，目前就高校而言也沒有真正解決報銷難問題，要實現(xiàn)全流程的“無紙化”牽涉甚廣，絕非一朝一夕可以實現(xiàn)。但我們可以預(yù)見在未來電子票據(jù)的獲取、識別認(rèn)證、審批、入賬、結(jié)算支付、會計檔案保管等全過程均能實現(xiàn)無紙化，這無疑將給財務(wù)工作帶來巨大的革新和優(yōu)勢。因此，我們要在當(dāng)前條件下，為電子票據(jù)無紙化報銷奠定實現(xiàn)基礎(chǔ)，從各方面做好準(zhǔn)備，在挑戰(zhàn)中提高信息化建設(shè)和財務(wù)管理水平，帶動學(xué)校整體發(fā)展。