高校人事檔案管理信息化探究

林 津

（福建廣播電視大學(xué)，福建福州，350003）

在信息全球化的趨勢(shì)下，信息技術(shù)與通信技術(shù)以前所未有的深度和廣度滲透到了各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域。我國(guó)教師隊(duì)伍規(guī)模大、類(lèi)別多、分布廣，傳統(tǒng)教師人事檔案在存儲(chǔ)方式、管理模式等方面都面臨著巨大的沖擊與挑戰(zhàn)，難以發(fā)揮檔案信息在教師隊(duì)伍科學(xué)、精準(zhǔn)、有效管理方面的作用。為順應(yīng)時(shí)代潮流，改革傳統(tǒng)信息管理模式，教育部早于2014 年啟動(dòng)“全國(guó)教師管理信息系統(tǒng)”建設(shè)，該系統(tǒng)由國(guó)家、省級(jí)、市級(jí)、縣級(jí)、學(xué)校層面分層管理， 2017 年初已為全國(guó)1500 多萬(wàn)教師建立了電子檔案，涵蓋教師個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、崗位聘任、教學(xué)科研成果等多方面內(nèi)容。2018 年11 月中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中，明確干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)包括：負(fù)責(zé)干部人事檔案的建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔以及檔案信息化等日常管理工作。[1]新《條例》已經(jīng)明確地把檔案信息化作為檔案管理工作的常規(guī)工作之一。如何高效地采集、維護(hù)與更新、有效整合人事信息，形成教師隊(duì)伍大數(shù)據(jù)，為人事決策提供有力支持，提升決策的科學(xué)性、針對(duì)性和有效性，是當(dāng)下干部人事檔案管理亟待探討的問(wèn)題，也是信息時(shí)代背景下高校人事檔案管理工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

一、高校干部人事檔案的含義

人事檔案，是在活動(dòng)中形成的關(guān)于個(gè)人經(jīng)歷和才德的表現(xiàn)，是以個(gè)人為單位由組織人事部門(mén)集中保存起來(lái)以備查考的人事材料。高校干部人事檔案，則是以高校教職工個(gè)人為主體，在教學(xué)、科研等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)教職工個(gè)體、教職工群體、高校及社會(huì)具有保存和利用價(jià)值的歷史紀(jì)錄，包括教職工的履歷材料、考核材料、學(xué)籍材料、黨團(tuán)材料、科研材料、獎(jiǎng)懲材料、任免材料等一系列與高校教職工個(gè)體活動(dòng)有關(guān)的信息材料，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要依據(jù)，直接關(guān)系到高校一切教育決策以及教職工個(gè)人的切身利益。[2]

二、當(dāng)前高校干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的干部人事檔案材料，都是以“紙張”為存儲(chǔ)介質(zhì)，由檔案管理員負(fù)責(zé)檔案日常管理工作。人工管理模式在檔案的收集、整理、保管、利用等方面都存在較多的局限性。[3]

（一）檔案材料收集難

干部人事檔案由履歷材料、考核材料、學(xué)籍材料、黨團(tuán)材料等十大類(lèi)組成，每一次的職務(wù)變動(dòng)、工資晉升、年度考核等材料都需要及時(shí)歸入干部人事檔案中，數(shù)量、種類(lèi)繁多。檔案材料的形成涉及組織、人事、教學(xué)、科研等多個(gè)部門(mén)，易出錯(cuò)、易遺漏，需要對(duì)收集的材料反復(fù)進(jìn)行檢查、核對(duì)，詳細(xì)做好臺(tái)賬，才能確保干部人事檔案材料的完整性。

（二）檔案材料整理難

根據(jù)干部人事檔案管理人員配備要求，每管理1000 卷檔案配備1 名專(zhuān)職工作人員。檔案卷數(shù)在1000 卷以下的單位，一般情況下只配備1 名兼職人員，負(fù)責(zé)單位所有干部人事檔案材料的收集、整理等，是一項(xiàng)非常繁雜而又細(xì)致的工作。

檔案材料整理由檔案管理員手動(dòng)操作，重復(fù)操作次數(shù)多、枯燥，容易出現(xiàn)“張冠李戴”的問(wèn)題，或是把同志A 的檔案材料誤放到同志B 的檔案材料中，或是把材料歸錯(cuò)類(lèi)，在上百成千的檔案或檔案柜中不易找出來(lái)。早期我國(guó)高校干部人事檔案采用16K 規(guī)格紙張，與現(xiàn)在國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)公文用紙A4 規(guī)格存在大小差異，也給干部人事檔案材料的整理、裝訂帶來(lái)大量的重復(fù)性工作，降低了工作效率。

（三）檔案材料保管難

傳統(tǒng)干部人事檔案材料以“紙張”作為存儲(chǔ)介質(zhì)，具有唯一性、不可恢復(fù)性，根據(jù)國(guó)家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，對(duì)檔案庫(kù)房的溫度、濕度、光照強(qiáng)度等存儲(chǔ)環(huán)境有嚴(yán)格的要求。

隨著高校不斷擴(kuò)大招生，高校教職工數(shù)量急劇增多，呈現(xiàn)類(lèi)別多樣、流動(dòng)頻繁的特點(diǎn)。高校不僅存放在職教職工的檔案材料，也存放退休教職工、辭職教職工未調(diào)走的檔案材料等，需占用大量的存放空間。紙質(zhì)檔案材料也容易受到環(huán)境因素的影響，高溫、高濕、強(qiáng)光等都會(huì)加速紙張的氧化，紙張容易變得易碎，使用期限變短。此外，由于檔案保存時(shí)間長(zhǎng)至幾十年，檔案材料也會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、擴(kuò)散等現(xiàn)象。隨著檔案材料翻閱次數(shù)的增多，檔案材料的破損率也隨之增高，這都是保管紙質(zhì)檔案材料方面存在的問(wèn)題。

（四）檔案材料利用難

干部人事檔案的重要價(jià)值，在于能夠提供真實(shí)的信息，作為單位考核嘉獎(jiǎng)、考察任用等人事決策的依據(jù)。傳統(tǒng)干部人事檔案的管理采用人工管理模式，不借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，完全由檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。每當(dāng)單位需要調(diào)取職工信息時(shí)，需要查閱大量的檔案材料，因很多檔案材料存在記載信息不一致的情況，需要一次又一次的翻看、查閱后進(jìn)行詳細(xì)的記錄和對(duì)比，才能提取最準(zhǔn)確的職工信息。這種管理方式無(wú)法提供快捷查詢(xún)，耗時(shí)費(fèi)力且易出錯(cuò)，不僅效率低下，還降低了人力資源的有效利用率。

三、高校干部人事檔案信息化的必然性

人事檔案的信息化，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)化為電子檔案，將文字、圖紙、表格等檔案材料信息進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用和共享，進(jìn)而為社會(huì)發(fā)展提供現(xiàn)代化服務(wù)。[4]

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息資源在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中扮演著越來(lái)越重要的角色。高校人力資源的質(zhì)量、數(shù)量決定著高校未來(lái)的發(fā)展，教職工人事檔案作為記錄教師個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的信息資源，在高校人力資源管理方面的作用日益顯現(xiàn)。傳統(tǒng)人事檔案管理模式，檔案信息“孤立地”存放在檔案室里，沒(méi)有主動(dòng)發(fā)揮檔案信息服務(wù)教學(xué)、服務(wù)科研的價(jià)值。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，建立完整的人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)，打破檔案存儲(chǔ)時(shí)間和空間的限制，既能解決傳統(tǒng)檔案管理方式收集難、整理難、保管難等問(wèn)題，又能方便、快捷地傳遞有效信息，降低人力資源成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)孤立信息的有效整合，為高校人才培養(yǎng)與人力資源配置等人事決策提供可視化支持，是未來(lái)檔案管理的研究、應(yīng)用熱點(diǎn)。

據(jù)了解，中共中央組織部及全國(guó)多個(gè)省、市已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案的信息化管理，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)已于2017 年公布《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了干部人事檔案數(shù)字化人員建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份、安全管理等各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)要求。[5]成熟的干部人事檔案信息化管理案例與先進(jìn)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、手段，為干部人事檔案信息化的實(shí)現(xiàn)提供可行性保障。

此外，2018 年11 月，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，與1991 年頒布的《干部檔案工作條例》相比，新《條例》提出要提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系，明確增加了檔案信息化建設(shè)與信息資源開(kāi)發(fā)的要求。人事檔案的信息化管理，既能有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式顯現(xiàn)出來(lái)的問(wèn)題，又符合當(dāng)下檔案管理的新政策，具有一定的時(shí)代必然性。

四、高校干部人事檔案信息化建議

高校人事檔案作為教職工個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的重要記載材料，具有高保密性。高校人事檔案信息化建設(shè)，仍需嚴(yán)格按照干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

（一）建立與原始紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

首先，建立人員基本信息集和檔案干部人事檔案信息目錄集。人員基本信息集包含教職工姓名、性別、民族、出生日期、身份證號(hào)碼等基本信息，并建立人員唯一標(biāo)識(shí)，確保入庫(kù)人員的唯一性。干部人事檔案目錄信息集則包括檔案材料的類(lèi)號(hào)、序號(hào)、材料名稱(chēng)、材料形成時(shí)間及頁(yè)數(shù)等信息，并生成目錄唯一標(biāo)識(shí)。[6]

第二，采用高清掃描技術(shù)與圖像加密技術(shù)等手段將紙質(zhì)檔案掃描成高清圖像，并進(jìn)行圖像優(yōu)化處理，原始檔案中帶有彩色照片、印章或帶有防偽標(biāo)志的信息還應(yīng)采用人工處理以保留最清晰的視覺(jué)效果。

第三，利用圖像識(shí)別技術(shù)，將掃描后的圖像信息轉(zhuǎn)化為可供檢索的文本信息。掃描的圖像信息與處理后的文本信息分別存入人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，遏制涂改造假等情況發(fā)生。[7]

（二）整合教職工教學(xué)、科研信息，形成人事信息大數(shù)據(jù)

近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)為網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)、互通時(shí)代帶來(lái)一次顛覆性的技術(shù)革命。大數(shù)據(jù)，是指無(wú)法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。

大數(shù)據(jù)具有四個(gè)基本特征?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，人們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取海量信息的同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)虛擬世界也留下了“痕跡”，產(chǎn)生大量的信息，龐大的數(shù)據(jù)信息是大數(shù)據(jù)的基本特征。除了文本信息外，大數(shù)據(jù)還具有圖像、音頻、視頻、動(dòng)畫(huà)等多樣的數(shù)據(jù)形式，數(shù)據(jù)種類(lèi)繁多是大數(shù)據(jù)的第二個(gè)基本特征。隨著信息的無(wú)限增加，有效的信息相對(duì)越少，價(jià)值密度低是大數(shù)據(jù)的第三個(gè)基本特征。數(shù)據(jù)信息傳播范圍大、速度快，就必然要求高效的數(shù)據(jù)處理速度，處理速度快是大數(shù)據(jù)的第四個(gè)基本特征。能夠從互聯(lián)網(wǎng)海量的數(shù)據(jù)中，高效挖掘出有用的信息，是大數(shù)據(jù)的核心價(jià)值。[8]

傳統(tǒng)人事檔案只收集到教師個(gè)人的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職稱(chēng)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲經(jīng)歷等信息，而教師作為高校開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的主體，在各種活動(dòng)中形成的信息與信息之間都存在著密切聯(lián)系，只有系統(tǒng)地掌握教師的人事、教學(xué)、科研、健康情況等信息，才能更好地發(fā)揮教師專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、促進(jìn)教師專(zhuān)業(yè)發(fā)展，提高高校人力資源配置的有效性。[9]

按照人事檔案有關(guān)認(rèn)定依據(jù)，將分散在各職能部門(mén)的教學(xué)信息、科研信息整合，形成以人事信息為主，教學(xué)、科研等信息為輔的高校教師人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。利用數(shù)字檔案加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、區(qū)域控制技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，確保數(shù)字檔案的安全性。同時(shí)，還需建設(shè)安全、長(zhǎng)期、穩(wěn)定的人事檔案數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。對(duì)人事檔案科學(xué)、合理地備份，以便人事檔案的長(zhǎng)期保存與管理。

（三）搭建人事信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)分級(jí)、分層管理

整合后的高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)包含四大類(lèi)信息，第一類(lèi)為傳統(tǒng)干部人事檔案電子化的個(gè)人基本信息，包含教職工個(gè)人履歷材料、考察材料、學(xué)籍材料、職稱(chēng)材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、工資材料、任職材料等反映個(gè)人成長(zhǎng)的基礎(chǔ)信息。第二類(lèi)為教學(xué)信息，包含教職工的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)評(píng)價(jià)、教學(xué)反思等內(nèi)容，主要反映教職工的教學(xué)情況與水平。第三類(lèi)為科研信息，包含教師所參與的科研課題與學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、發(fā)表論文情況等，主要反映教職工的科研水平與能力。第四類(lèi)為健康信息，了解教職工心理健康與身體健康情況，是發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)的重要前提保證。

傳統(tǒng)人事檔案管理模式，主要依靠檔案管理員手工完成檔案的收集與整理工作，效率低，耗時(shí)久。為了保證檔案材料收集、整理的高效性、準(zhǔn)確性，將人事檔案信息管理系統(tǒng)與校內(nèi)教學(xué)、科研等部門(mén)的管理系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)獲取經(jīng)本人填報(bào)，職能部門(mén)、二級(jí)學(xué)院審核的教職工教學(xué)、科研、繼續(xù)教育、獎(jiǎng)懲等信息。

基于共享理念與信息化管理模式搭建人事信息管理系統(tǒng)，按照檔案管理規(guī)定分級(jí)開(kāi)放查閱檔案權(quán)限。由教職工或需求部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)人事組織部門(mén)審核，“限時(shí)、定內(nèi)容”對(duì)查閱者開(kāi)放閱讀權(quán)限，通過(guò)減少查閱紙質(zhì)檔案降低檔案的保管難度，提高檔案材料的利用率。

（四）繼續(xù)開(kāi)發(fā)人事信息管理系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的可視化

大數(shù)據(jù)的意義不在于掌握大量的數(shù)據(jù)信息，而在于對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化處理，挖掘數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息的增值。人事檔案信息化建設(shè)，不僅在于順應(yīng)信息時(shí)代數(shù)字化趨勢(shì)，更是要發(fā)揮檔案信息服務(wù)教學(xué)、服務(wù)科研、服務(wù)社會(huì)的功能。信息化的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，涵蓋高校教職工人事基本信息、教學(xué)信息、科研信息、健康狀況等信息。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的服務(wù)功能，則需要側(cè)重開(kāi)發(fā)人事信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用性、實(shí)用性功能。

首先，需要開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)的分析功能，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息可視化管理。傳統(tǒng)檔案管理模式，教職工的人事信息是“靜止的、孤立的”，人事檔案信息價(jià)值處于被動(dòng)發(fā)揮的狀態(tài)。數(shù)字化的教職工人事檔案信息，可以輕松實(shí)現(xiàn)檔案管理的可視化。如高校教師的專(zhuān)業(yè)分布、年齡與職稱(chēng)分布、任教情況等，都可以以圖表的形式直接呈現(xiàn)。這就是檔案信息化的優(yōu)勢(shì)之一，將“枯燥、乏味”的檔案數(shù)據(jù)直觀(guān)化、對(duì)比化，幫助決策者逐步重構(gòu)教師管理方式、改造教師管理流程。

其次，側(cè)重開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)的預(yù)測(cè)功能，為高校人事決策提供科學(xué)依據(jù)。借助現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)、匯總，準(zhǔn)確分析高?，F(xiàn)有人員情況，合理調(diào)配學(xué)校人力資源，能科學(xué)地對(duì)人力資源進(jìn)行管理，優(yōu)化高校師資隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)教師治理體系與治理能力現(xiàn)代化。如高校決策者可以根據(jù)教職工的專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)及實(shí)際教學(xué)需求等的分析結(jié)果，調(diào)整職工崗位以發(fā)揮專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、制定招聘計(jì)劃等。

（五）加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息安全管理

數(shù)字化檔案與原始檔案具有相同的保密等級(jí)，同樣要注重環(huán)境安全、設(shè)備安全與訪(fǎng)問(wèn)控制。干部人事檔案數(shù)字化環(huán)境除了要符合防高溫、防潮、防光等八防要求外，還應(yīng)該安裝監(jiān)控設(shè)備監(jiān)控?cái)?shù)字化過(guò)程。除此之外，檔案數(shù)字化用到的計(jì)算機(jī)、掃描儀、圖像處理軟件等軟、硬件設(shè)備都應(yīng)該符合涉密規(guī)定，不連接公共網(wǎng)絡(luò)。檔案信息管理系統(tǒng)采用分級(jí)管理，嚴(yán)格控制用戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，生成用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)日志。

五、結(jié)束語(yǔ)

信息時(shí)代對(duì)高校人事檔案管理帶來(lái)挑戰(zhàn)的同時(shí)也帶來(lái)機(jī)遇，檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，社會(huì)效益無(wú)法在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)，高校需要根據(jù)實(shí)際情況宏觀(guān)部署、逐步推進(jìn)。在初期階段，檔案管理仍須采用“雙軌”管理模式，即傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與信息化檔案管理模式并行，既能保護(hù)珍貴的紙質(zhì)檔案材料，又能發(fā)揮人事檔案在教育管理中的激勵(lì)與鞭策作用，更好地服務(wù)于社會(huì)。