衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理發(fā)展研究

王 濤

（鄆城縣衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法局，山東 菏澤 274700）

1 衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的現(xiàn)狀

衛(wèi)生計生綜合監(jiān)管機(jī)構(gòu)在開展執(zhí)法活動的過程中，執(zhí)法檔案詳細(xì)記錄了工作人員執(zhí)法前后的全過程。衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案能夠客觀且真實地反映出工作人員在開展執(zhí)法過程中的合規(guī)性和合理性。當(dāng)前衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的現(xiàn)狀主要集中在以下幾個 方面：

1）管理基礎(chǔ)有待進(jìn)一鞏固。近年來隨著我國逐步加大對衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)開展執(zhí)法活動中的檔案管理工作，執(zhí)法檔案管理工作在上級領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)部門的配合下得到了快速地開展。但是，管理基礎(chǔ)仍然有待進(jìn)一步鞏固。在我國一些基層的衛(wèi)生計生綜合監(jiān)管機(jī)構(gòu)中在各種各樣因素的影響下，各個部門和辦公室之間在開展工作的過程中對于所獲得的檔案和資料并沒有做好銜接和整理。有些辦公室內(nèi)并沒有專職負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，監(jiān)督員開展執(zhí)法工作的資料和檔案，應(yīng)當(dāng)需要專業(yè)的人員來進(jìn)行整理。因此未來衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)需要重視執(zhí)法檔案的管理工作，委派專門人員負(fù)責(zé)整理和歸檔，便于后期調(diào)閱檔案以及其他部門的實際需要。另外部分衛(wèi)生計生綜合監(jiān)管機(jī)構(gòu)還存在著執(zhí)法檔案管理不清晰、缺乏系統(tǒng)的管理模式與管理制度、責(zé)任劃分不明確等問題。監(jiān)督員在開展工作的過程中重視執(zhí)法程序和內(nèi)容，卻忽略了檔案的收集與整理，從而導(dǎo)致檔案收集不全而影響后續(xù)工作。

2）信息化水平有待進(jìn)一步提升。當(dāng)前隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案信息化建設(shè)工作也在持續(xù)推動，紙質(zhì)檔案的電子化已經(jīng)成為未來執(zhí)法檔案管理工作的趨勢。因此未來我國衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)要提高執(zhí)法檔案管理的信息化水平，提高檔案管理效率和質(zhì)量。當(dāng)前我國部分省市衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)在開展工作的過程中，已經(jīng)開始建設(shè)并逐步應(yīng)用“綜合管理信息系統(tǒng)”。監(jiān)督員在開展工作的過程中，按照“綜合管理信息系統(tǒng)”的提示來進(jìn)行各個環(huán)節(jié)和部分的檢查工作，通過拍照上傳的方式來完成各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作。而且監(jiān)督員在將現(xiàn)場檢查的圖片拍照上傳后就可以自動生成帶有電子印章的執(zhí)法文書，直接將電子版的執(zhí)法文書發(fā)送給當(dāng)事人。如此一來，執(zhí)法工作的效率能夠得到提升，而且準(zhǔn)確度也顯著提高。未來仍然需要我國越來越多的地區(qū)衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)要有效提升檔案管理的信息化水平，提高工作的效率和質(zhì)量[1]。

3）檔案利用效率有待進(jìn)一步提高。當(dāng)前我國衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督檔案管理，施行的是電子檔案和紙質(zhì)檔案共同管理的模式。但是在檔案管理工作的過程中，暴露出來了信息公開不充分的情形。再加上執(zhí)法檔案管理基礎(chǔ)不夠牢固，管理制度也得有待進(jìn)一步健全，最終影響了檔案的使用效率。另外由于當(dāng)前衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作的信息化水平有待進(jìn)一步提升，所以有關(guān)部門工作人員抽閱檔案費時較多。如果執(zhí)法檔案資料不全或保存不完整，就更會影響到有關(guān)部門開展后續(xù)工作。衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案的使用效率不高，對監(jiān)管機(jī)構(gòu)繼續(xù)充分發(fā)揮自身職能，也產(chǎn)生了一定的阻礙作用[2]。我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展非常不平衡，各地有著不同的經(jīng)濟(jì)條件，一些地區(qū)的檔案管理工作不夠發(fā)達(dá)，另外，很多檔案管理工作的設(shè)施不夠到位，部分停留在紙質(zhì)的階段之上，一些更是缺乏計算機(jī)等工具的輔助，只能將紙質(zhì)的檔案保存在文件柜之中，一些紙質(zhì)文件的保存同時需要較為合適的環(huán)境和溫度，各個單位應(yīng)該加強對于硬件設(shè)備的建設(shè)力度，加強信息存儲的建設(shè)歷程。

2 衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的發(fā)展趨勢與應(yīng)對舉措

執(zhí)法檔案管理工作是衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)日常經(jīng)營與運轉(zhuǎn)過程中的重要組成部分。高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)和高水平的執(zhí)法檔案管理工作有利于進(jìn)一步發(fā)揮衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)的職能，提高該機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量和工作效果。

1）鞏固管理基礎(chǔ)和完善管理制度。執(zhí)法檔案管理是衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)日常工作的重要組成部分。所以未來應(yīng)當(dāng)持續(xù)鞏固管理工作基礎(chǔ)，不斷完善檔案管理工作制度。未來衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督部門在開展執(zhí)法檔案管理工作的過程中，首先要讓專門檔案的管理人員明確檔案管理的重要意義，提高他們對執(zhí)法檔案管理工作的重視程度，主動學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理工作的知識，提高自己的工作能力和水平。另外衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督部門也要積極構(gòu)建完善的檔案管理制度，夯實檔案管理基礎(chǔ)，提高檔案管理水平，進(jìn)一步完善和健全檔案審查與督查制度，提升檔案管理工作人員的工作效率和工作積極性，嚴(yán)格按照既定的規(guī)范和要求來開展工作[3]。

2）提升檔案管理工作的信息化水平。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的時代下，衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案的信息化建設(shè)迫在眉睫。因此未來衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步完善信息化建設(shè)所需要的基礎(chǔ)設(shè)施，制定科學(xué)與規(guī)范的流程，提高檔案管理的信息化程度。首先當(dāng)監(jiān)督員在開展執(zhí)法工作過程中產(chǎn)生了數(shù)據(jù)和資料后，檔案管理工作人員就要對有關(guān)資料進(jìn)行紙質(zhì)和電子化檔案的共同儲存，上述工作均由專門的工作人員來進(jìn)行管理，防止執(zhí)法檔案在不同的部門之間進(jìn)行傳遞而造成損壞或丟失的情形。其次，衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)在開展信執(zhí)法檔案信息化管理的過程中，要做好電子化數(shù)據(jù)的儲存和保密工作，有效保障電子檔案儲存的完整性，便于其他部門開展后續(xù)工作。最后，衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)要對執(zhí)法過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和資料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范的流程來進(jìn)行儲存和保留，配備可靠且完整的儲存設(shè)備，從而讓執(zhí)法檔案管理工作的信息化得到有效的支持。檔案管理工作人員更要精通計算機(jī)信息技術(shù)，熟練操作電子化檔案管理系統(tǒng)，提高自身工作水平和工作質(zhì)量，有效保證執(zhí)法檔案管理信息化建設(shè)的高效和有序推動[4]。

3）增強執(zhí)法檔案的使用效率。未來衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)要著力提升執(zhí)法檔案的使用效率，提高衛(wèi)生計生檔案管理工作的服務(wù)水平。未來在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)要不斷優(yōu)化檔案管理工作流程，提高其他部門工作人員查閱檔案和使用檔案的效率，著力增強檔案的使用價值。未來衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)要加大對檔案管理軟件系統(tǒng)的應(yīng)用程度，便于相關(guān)人員能夠快速且有效的對檔案進(jìn)行查閱、分析、處理和應(yīng)用，顯著提高執(zhí)法工作檔案的使用頻次和使用價值。除此之外，未來衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)也要加大對綜合管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用程度，保證從執(zhí)法活動開始，到執(zhí)法活動結(jié)束都能夠進(jìn)行全電子化處理，提升檔案管理工作的信息化水平，為有關(guān)部門工作人員提供更加便捷和高效的檔案信息服務(wù)。

3 總結(jié)

綜上所述，當(dāng)前我國衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理現(xiàn)狀表現(xiàn)出了管理基礎(chǔ)較為薄弱、信息化水平有待提升和檔案利用效率有待提高等特點。未來仍然需要衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)，積極采取措施，重視執(zhí)法檔案管理工作，不斷提高檔案管理工作的效果和質(zhì)量。全面提升檔案管理工作的水平，保證衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)及相關(guān)部門的有關(guān)工作能夠正常開展。