淺談提升國有企業(yè)辦公室文秘職業(yè)綜合素養(yǎng)的途徑

□費(fèi)勇軍

(湖南省第六工程有限公司，湖南 長沙 410000)

黨的十九大以來，隨著我國經(jīng)濟(jì)由高速發(fā)展逐步轉(zhuǎn)為高質(zhì)量發(fā)展，改革開放程度進(jìn)一步擴(kuò)大，市場競爭環(huán)境和企業(yè)發(fā)展形勢發(fā)生了巨大變化，文秘人員作為國有企業(yè)辦公室的重要組成部分，為適應(yīng)殘酷的市場競爭環(huán)境，必須具備良好的思想政治素養(yǎng)和職業(yè)能力素質(zhì)，提升自身各項(xiàng)綜合素養(yǎng)，提高服務(wù)質(zhì)量和水平，才能更好地為國有企業(yè)服務(wù)。此外，搞好辦公室文秘工作不僅是一個(gè)企業(yè)的外在形象展現(xiàn)，還關(guān)系到企業(yè)整體發(fā)展情況，可以為現(xiàn)代國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考和依據(jù)，確保企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和系統(tǒng)性。

1 國有企業(yè)辦公室文秘工作的重要性

在當(dāng)前國有企業(yè)全面深化改革的背景下，必須充分認(rèn)識到搞好辦公室文秘工作的重要性，認(rèn)識到提高文秘職業(yè)綜合素養(yǎng)的必要性。鄧小平同志在1975年搞整頓時(shí)指出：“一個(gè)地方工作要抓住幾個(gè)人，辦公室主任、公安局長、組織部長?！边@就說明了辦公室工作的重要性，也表明了辦公室是一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門。文秘工作作為國有企業(yè)辦公室的重要組成部分，其重要性是不言而喻的。習(xí)近平總書記在《秘書工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心》一文中提出，“辦公室工作任務(wù)概括起來有三個(gè)：一個(gè)是決策的參謀、智囊作用；一個(gè)是對上對下的服務(wù)；一個(gè)是機(jī)要、保密工作。這幾項(xiàng)任務(wù)都很重要?！本唧w來說，重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面作用：

1.1 助手作用，也就是參謀、智囊作用

在國有企業(yè)中，辦公室文秘工作人員一般直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀，起著助手作用，正所謂“運(yùn)籌帷幄之中，決勝千里之外”，可以比喻為領(lǐng)導(dǎo)者“手的延長”。從工作職責(zé)來看，國有企業(yè)文秘工作主要是輔助起草公司職代會報(bào)告、經(jīng)濟(jì)工作報(bào)告及其他領(lǐng)導(dǎo)講話稿等相關(guān)材料，還要經(jīng)常下基層調(diào)研情況，研究行業(yè)政策，向領(lǐng)導(dǎo)提供信息、資料、文件等決策依據(jù)，甚至有時(shí)需要出謀劃策，提出工作建議和決策方案，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，制定工作計(jì)劃等，這無疑說明辦公室文秘工作的重要性，是企業(yè)運(yùn)行不可或缺的一部分。

1.2 樞紐作用，也就是對上對下的作用

通常來說，國企辦公室文秘工作人員承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)管理層與外界溝通協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)等作用，以便使企業(yè)內(nèi)部各層級建立穩(wěn)定嚴(yán)密的關(guān)系。在國有企業(yè)管理層級中，各級領(lǐng)導(dǎo)層級是一個(gè)龐大而精細(xì)的體系，主要包括總部領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、分公司領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及基層領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)關(guān)。因此，在復(fù)雜有序的企業(yè)管理體系中，各級辦公室文秘就是要接收上級領(lǐng)導(dǎo)層的指示、部署安排等，并詳細(xì)地傳遞給為其服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)管理層；同時(shí)，還需要把本級領(lǐng)導(dǎo)管理層指示安排部署等傳達(dá)給下一級單位，督促下級單位嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)各類決策。領(lǐng)導(dǎo)管理層精力和時(shí)間均有限，不可能事必躬親，這就要求辦公室文秘部門和文秘人員必須發(fā)揮信息中樞作用，做到內(nèi)外溝通、上下協(xié)調(diào)、左右安排，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層能夠及時(shí)準(zhǔn)確地把握國內(nèi)外政治經(jīng)濟(jì)形勢、行業(yè)市場等變化，通過召開各類重要會議、搞好輿論宣傳及發(fā)布各項(xiàng)制度等方式，使國企各層級員工盡快了解、熟悉和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)管理層的決策部署安排，更快更好地促推企業(yè)快速發(fā)展。

1.3 機(jī)要、保密作用

由于辦公室文秘人員處于國企機(jī)關(guān)的關(guān)鍵崗位，且作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀輔助人員，常伴于領(lǐng)導(dǎo)左右，經(jīng)手了企業(yè)許多商業(yè)秘密、內(nèi)部發(fā)展情況和管理現(xiàn)狀等文件及信息，這就要求文秘人員必須遵守企業(yè)有關(guān)保密制度和職業(yè)道德規(guī)范，對所經(jīng)手的企業(yè)秘密嚴(yán)加保密，不該說的堅(jiān)決不說。在現(xiàn)代企業(yè)激烈的市場競爭中，一旦文秘人員在工作中發(fā)生有意或無意的泄密事故,這將會嚴(yán)重影響企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營活動，導(dǎo)致在激烈的市場競爭中處于不利地位，甚至可能造成嚴(yán)重?fù)p失以至于破產(chǎn)。

2 提升國有企業(yè)文秘職業(yè)綜合素養(yǎng)的途徑

隨著國有企業(yè)面臨全面深化改革及日益激烈的市場競爭，文秘工作在企業(yè)中的地位也愈加凸顯，因而文秘工作人員只有不斷提升自身各項(xiàng)綜合能力素質(zhì)，才能更好地適應(yīng)國有企業(yè)改革發(fā)展的需要，才能適應(yīng)市場殘酷的競爭規(guī)則。通常來說，國有企業(yè)文秘工作人員要具備理論學(xué)習(xí)能力、信息處理能力、公文寫作能力和綜合職業(yè)能力等四種能力。

2.1 強(qiáng)化理論學(xué)習(xí)能力

在國有企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)中，加強(qiáng)文秘人員的理論學(xué)習(xí)培訓(xùn)是做好辦公室文秘工作的重點(diǎn)工作之一，我們可以從以下三個(gè)方面提升文秘工作人員的綜合素養(yǎng)：第一，堅(jiān)持政治理論學(xué)習(xí)，把認(rèn)真學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會主義思想和黨的理論等作為終生必修課之一，堅(jiān)持把黨的理論與文秘工作結(jié)合起來，服務(wù)企業(yè)整體大局，突出公文寫作、公文審核、收集整合信息等主要職責(zé)，切實(shí)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)參謀助手作用。第二，堅(jiān)持專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)，要能熟練掌握秘書學(xué)、檔案管理學(xué)、公文寫作、辦公自動化、管理學(xué)、政治學(xué)、人際關(guān)系學(xué)等各方面專業(yè)知識，并應(yīng)用到工作實(shí)際當(dāng)中；要了解當(dāng)代社會主義市場經(jīng)濟(jì)及企業(yè)管理的各項(xiàng)理論，熟悉本行業(yè)、本企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)政策、企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營等各項(xiàng)專業(yè)知識，還要熟悉辦公室的各項(xiàng)工作流程、工作業(yè)務(wù)聯(lián)系、工作重心等，更重要的是要及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)工作作風(fēng)和工作特點(diǎn)，以便及時(shí)地為企業(yè)、為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作。第三，堅(jiān)持開展調(diào)查研究。毛澤東同志曾說：“沒有調(diào)查，就沒有發(fā)言權(quán)?！眹衅髽I(yè)辦公室文秘人員要著眼于對現(xiàn)實(shí)問題的思考和新的實(shí)踐發(fā)展，深入基層和行業(yè)市場開展調(diào)查研究，切身體驗(yàn)國有企業(yè)各個(gè)工作崗位，進(jìn)行歸納總結(jié)，這樣才能提出解決國企困難的正確方法。

2.2 提升信息處理能力

在現(xiàn)代企業(yè)市場競爭中，國有企業(yè)的任何一項(xiàng)決策，都離不開具體的信息，要使決策符合市場變化，必須根據(jù)各方面的信息進(jìn)行科學(xué)決策。這就需要相關(guān)文秘人員密切關(guān)注企業(yè)內(nèi)外相關(guān)情況，具有一定的信息整合能力、收集能力、創(chuàng)新能力等，盡可能全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地收集和處理領(lǐng)導(dǎo)決策所需信息。

2.2.1 收集信息的能力

國有企業(yè)辦公室文秘工作要增強(qiáng)信息收集能力，通過網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、期刊、書籍等渠道掌握熟悉黨的理論、政治經(jīng)濟(jì)、管理等專業(yè)知識，了解收集國際政治經(jīng)濟(jì)形勢、國內(nèi)政治經(jīng)濟(jì)形勢和行業(yè)發(fā)展態(tài)勢，熟悉本單位的戰(zhàn)略部署、制度和決策，熟練掌握管理、技術(shù)、政治經(jīng)濟(jì)等相關(guān)知識，為企業(yè)決策做好知識儲備；要站在對企業(yè)發(fā)展有利的角度對各類信息進(jìn)行收集整理，充分分析考慮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策需求，多方面收集有利于改善企業(yè)發(fā)展的信息；要在工作實(shí)踐中提升對有用信息和關(guān)鍵信息的敏感度和判斷能力，強(qiáng)化國有企業(yè)辦公室文秘人員的信息處理能力。

2.2.2 處理信息的能力

毛澤東同志在《實(shí)踐論》中指出：“將豐富的感覺材料加以去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的改造制作工夫?！痹趯?shí)際工作實(shí)踐中，國有企業(yè)文秘工作人員要在繁多復(fù)雜的信息中找到對企業(yè)決策有利用價(jià)值的信息，對各類信息進(jìn)行去粗取精、去偽存真，這就要求必須具備整合企業(yè)決策信息的能力。作為國企文秘工作人員，要善于發(fā)現(xiàn)、勤于思考，經(jīng)常留心最新研究理論成果和國內(nèi)外最新政治經(jīng)濟(jì)社會動態(tài)，通過獨(dú)立分析思考或頭腦風(fēng)暴法等集體思考方法，充分挖掘出具有戰(zhàn)略價(jià)值、對企業(yè)發(fā)展有利的信息；要善于借助現(xiàn)代化信息工具，樹立工作創(chuàng)新意識，打破傳統(tǒng)思維，提升個(gè)人的總結(jié)、分析及歸納的能力，對復(fù)雜多樣的信息及時(shí)準(zhǔn)確進(jìn)行整合處理，從而得出信息中所暗含的新趨勢、新發(fā)展、新價(jià)值。

2.2.3 運(yùn)用設(shè)備的能力

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，這對國有企業(yè)文秘工作人員熟練掌握運(yùn)用信息設(shè)備的能力提出更高的要求。在這個(gè)高度信息化時(shí)代，國有企業(yè)文秘工作人員必須要緊跟時(shí)代發(fā)展，熟練掌握各種先進(jìn)的信息設(shè)備和技術(shù)，如Office操作系統(tǒng)、辦公專業(yè)軟件、信息檢索軟件等，提高收集對國企發(fā)展有利信息的能力，為國企領(lǐng)導(dǎo)層科學(xué)決策提供參考和依據(jù)。要積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)理論知識，提高計(jì)算機(jī)操作能力、辦公自動化設(shè)備運(yùn)用等能力；要能熟練地操作各類信息系統(tǒng)，包括辦公協(xié)同系統(tǒng)、績效管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)，從而能夠快速、準(zhǔn)確地檢索、使用和利用各類信息。

2.3 提高公文寫作能力

習(xí)近平總書記在《習(xí)近平對秘書起草文稿的質(zhì)量要求》中指出：“我就進(jìn)一步改進(jìn)文風(fēng)、提高文稿起草質(zhì)量向大家提三點(diǎn)要求，歸納起來是六個(gè)字：求短、求實(shí)、求新?！睆漠?dāng)前國有企業(yè)文秘工作實(shí)際來看，存在著文秘工作人員素質(zhì)欠缺，理論功底打得不牢固；公文格式不規(guī)范，公文流程不熟悉；文稿質(zhì)量欠佳，針對性不強(qiáng)，無法解決企業(yè)發(fā)展過程出現(xiàn)的問題等。針對辦公室文秘工作過程中出現(xiàn)的一系列文稿問題，可以從以下方面著手，從而打牢文秘人員理論功底，提升文稿質(zhì)量。

2.3.1 把握公文寫作方法

第一，要多向領(lǐng)導(dǎo)、同事學(xué)，善于從主要領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)參與的各類重要會議講話稿、經(jīng)濟(jì)工作報(bào)告，及時(shí)準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)和把握企業(yè)發(fā)展方向，并在文稿中準(zhǔn)確地加以強(qiáng)調(diào)、突出；要善于向同事學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)他們的長處和優(yōu)點(diǎn),學(xué)習(xí)借鑒草擬文稿的經(jīng)驗(yàn)。第二，要多讀行業(yè)書籍，讀優(yōu)秀的公文和講話稿，掌握公文寫作的技能，借鑒好的文秘工作經(jīng)驗(yàn)；要多思考和發(fā)現(xiàn)問題，文秘工作者要有敏銳的政治觀察力,善于見微知著；要善于揭示問題的本質(zhì)，準(zhǔn)確地預(yù)測問題的發(fā)展趨勢,切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供前瞻性的預(yù)案。要多實(shí)踐，多寫多練，敢于接受任務(wù)，敢于嘗試。第三，要多總結(jié)，善于進(jìn)行思考、歸納和總結(jié)，總結(jié)出文秘工作的規(guī)律性，把工作經(jīng)驗(yàn)提升到理論高度。

2.3.2 提升公文寫作質(zhì)量

習(xí)近平總書記在《為什么要大力改進(jìn)文風(fēng)》一文中指出：“當(dāng)前，在一些黨政機(jī)關(guān)文件、一些領(lǐng)導(dǎo)干部講話、一些理論文章中，文風(fēng)上存在的問題仍然很突出，主要表現(xiàn)為長、空、假?！痹诋?dāng)前國有企業(yè)文稿中，同樣存在著文章長、中心思想內(nèi)涵匱乏等諸多不良文風(fēng)現(xiàn)象。清代書畫家、文學(xué)家鄭板橋曾說“刪繁就簡三秋樹，領(lǐng)異標(biāo)新二月花”，對于寫文章文稿，文秘工作人員就要像板橋先生說的一樣，要簡單直接、點(diǎn)明主題、刪繁就簡，用少的篇幅，接地氣、精煉的語言，把要講的問題講清、講深、講透。文秘工作人員寫文稿要倡導(dǎo)優(yōu)良作風(fēng)，力求文章短、實(shí)、新，三言兩語把問題事情講清楚就行；要寫切合實(shí)際的、管用的、通俗明白的文稿，反映問題事情的原本面目，分析問題客觀全面，具有可操作性和針對性，實(shí)事求是。要思想深刻、富有新意，正所謂“領(lǐng)異標(biāo)新二月花”，就是要樹立創(chuàng)新意識，不講套話、老話、沒有實(shí)際作用的話，要把本企業(yè)本單位實(shí)際情況與中央指示精神、上級領(lǐng)導(dǎo)部署安排及市場行業(yè)動態(tài)等結(jié)合起來，做到實(shí)事求是，提出有利于企業(yè)發(fā)展的新理念、新思路、新舉措。在這里需要指出的是，標(biāo)新立異并不是玩文字游戲，不顧實(shí)際地求新，而是要結(jié)合馬克思主義立場觀點(diǎn)和方法論，結(jié)合工作實(shí)際，總結(jié)規(guī)律，從而得出新的東西。

2.4 提升綜合職業(yè)能力

在國有企業(yè)復(fù)雜的組織架構(gòu)中，辦公室文秘工作人員處于企業(yè)的核心樞紐地位，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須要提升各項(xiàng)綜合職業(yè)素養(yǎng)，才能更好適應(yīng)職場發(fā)展的需要，才能更好地為企業(yè)做好服務(wù)。那么我們應(yīng)該如何提升文秘工作人員的綜合職業(yè)能力呢？可以從以下三個(gè)方面著手：第一，要具備一定的溝通技巧。在國有企業(yè)中，文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，一方面要跟領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，做好相關(guān)的服務(wù)工作，另一方面要跟同事和相關(guān)部門做好協(xié)調(diào)，及時(shí)貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)指示安排，完成交代的各項(xiàng)任務(wù)，這就需要具備一定的溝通服務(wù)技巧。對于領(lǐng)導(dǎo)來說，文秘人員要做到擺正定位，不越權(quán)、不越位，做好助理參謀的角色；要善于觀察領(lǐng)導(dǎo)的日常工作態(tài)度、習(xí)慣、方式等，從中分析出領(lǐng)導(dǎo)的性格和辦事方式，為與領(lǐng)導(dǎo)更好地溝通協(xié)調(diào)打好一定基礎(chǔ)。對于同事來說，要在工作中尊重他人，虛心請教不懂、不知道的問題，俗話說：“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，文秘工作人員不是全才，也不可能了解所有專業(yè)技能，因此要有團(tuán)隊(duì)精神，保持一顆寬容的心，敢于承擔(dān)責(zé)任，在一定范圍做好力所能及的工作。第二，要具有一定的隨機(jī)應(yīng)變能力。通常來說，文秘工作人員在工作中經(jīng)常會碰到工作緊急情況，這就要求文秘工作人員必須提高隨機(jī)應(yīng)變的能力和判斷能力，審時(shí)度勢，分析當(dāng)前面臨的情況和困難，分析主客觀因素的變化，做出相應(yīng)調(diào)整，采取準(zhǔn)備措施，及時(shí)解決問題。第三，要具有一定的戰(zhàn)略思維能力。國有企業(yè)辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，必須要樹立全局、戰(zhàn)略思維，一切從領(lǐng)導(dǎo)站位出發(fā)，一切著眼于大局，主動把自己放到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、市場環(huán)境中去思考問題，這樣才能更好為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)反饋高質(zhì)量信息。在工作中，文秘工作人員要主動介入企業(yè)管理環(huán)節(jié)中，參與企業(yè)各項(xiàng)重點(diǎn)工作，了解企業(yè)工作重點(diǎn)，掌握工作全局，從企業(yè)全局層面把控發(fā)展方向，才能為企業(yè)大局分憂和服務(wù)，而不是僅僅做好簡單的服務(wù)工作或落實(shí)工作。

3 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前國有企業(yè)全面深化改革的大形勢下，國企文秘工作人員只有腳踏實(shí)地、真抓實(shí)干、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、注重細(xì)節(jié)、勤于研究思考，不斷努力提升理論學(xué)習(xí)、信息處理、公文寫作及綜合職業(yè)能力，才能更好地提升工作效率，提升輔助決策能力和水平，為企業(yè)未來發(fā)展作出新的更大貢獻(xiàn)。