醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理措施探討

華明秀

摘? 要：針對現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問題，本文提出精細(xì)化管理思路。本文首先分析了現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問題，包括專業(yè)水平較低、基礎(chǔ)環(huán)境相對薄弱、管理制度不完善、檔案收集效率低、工作人員能力較差等，針對這些問題，本文提出了加強(qiáng)制度建設(shè)、做好檔案管理和歸檔、加大信息化建設(shè)力度、建立責(zé)任體系、提高管理人員的能力等措施，相信對從事相關(guān)工作的同行能有所裨益。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理? 醫(yī)院? 檔案建設(shè)? 措施

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）10（a）-0152-03

Abstract： In view of the problems existing in the current hospital file management， this paper puts forward the idea of fine management. Firstly， the paper analyzes the problems existing in the current hospital file management， including the low professional level， the relatively weak basic environment， the imperfect management system， the low efficiency of file collection， and the poor ability of the staff. Aiming at these problems， this paper puts forward some measures， such as strengthening system construction， managing and archiving archives well， strengthening information construction， establishing responsibility system and improving the ability of management personnel. I believe it will be of benefit to those who are engaged in relevant work.

Key Words： Fine management; Hospital; Archives construction; Measures

檔案對醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有至關(guān)重要的影響。它們是行政管理、藥物管理、科學(xué)研究、教學(xué)和醫(yī)療服務(wù)的基礎(chǔ)和前提。管理人員必須制定合理、科學(xué)的檔案建設(shè)計劃，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。與發(fā)達(dá)國家相比，中國在這一領(lǐng)域的研究起步較晚，仍然存在許多亟待解決的問題。我們必須積極探索和實(shí)踐，建立和完善的管理信息系統(tǒng)，以滿足醫(yī)院使用檔案的需要，從而改善醫(yī)院管理。為其快速穩(wěn)定的發(fā)展提供有效的幫助。

1? 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理概述

1.1 醫(yī)院檔案管理的意義

簡而言之，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院的日常記錄，是其他工作的基礎(chǔ)，直接影響醫(yī)院的管理水平和服務(wù)水平。醫(yī)院檔案管理的傳統(tǒng)手段主要是紙質(zhì)、CD-ROM、音頻和視頻，容易丟失和損壞，存在很多弊端和空白，需要提高管理效率。醫(yī)院具有某些特點(diǎn)，旨在服務(wù)于社會并為人們提供更好的醫(yī)療服務(wù)。受國家監(jiān)督管理，記錄和歸檔醫(yī)療管理和程序的詳細(xì)信息可以避免醫(yī)療糾紛并提高醫(yī)院的社會效益。當(dāng)前，中國正在大力推進(jìn)醫(yī)療改革，醫(yī)院檔案管理面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，文件管理中的情報和信息水平已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢。精細(xì)管理是現(xiàn)代公司生存和管理中的重要概念，在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用同樣有效，可以顯著提高管理的質(zhì)量和效率。精細(xì)管理注重細(xì)節(jié)，通過合理劃分和科學(xué)統(tǒng)計建立和完善醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)工作鋪平道路，其作用和重要性是可以忽略。

1.2 精細(xì)化管理的基本要求

在此階段，醫(yī)院檔案的良好管理受到了各行各業(yè)的廣泛關(guān)注。為了優(yōu)化管理效率，在實(shí)際工作中應(yīng)遵循以下要求。一個是正確的存檔數(shù)據(jù)和信息的收集是后續(xù)管理和醫(yī)療服務(wù)的重要基礎(chǔ)，例如，存檔記錄了患者的基本信息和醫(yī)療過程，其準(zhǔn)確性直接影響患者的康復(fù)效果。同時，該文件也是患者報銷證明。當(dāng)發(fā)生醫(yī)療糾紛時，該文件可用作司法證據(jù)，相關(guān)人員可以從中提取有價值的信息，這與雙方的切身利益密切相關(guān)。二是綜合體系，與其他行業(yè)的檔案相比，醫(yī)院檔案具有內(nèi)置功能，在收集檔案時應(yīng)考慮所有方面，以確保系統(tǒng)化和完整性，并避免遺漏或錯誤。第三是獨(dú)家專業(yè)，醫(yī)學(xué)檔案在醫(yī)學(xué)院的教學(xué)和科學(xué)研究中具有指導(dǎo)作用。通過研究和分析各種疾病，您可以找到有用的信息并將福音帶給患者，因此，有必要保證文件管理的專業(yè)排他性。

2? 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 專業(yè)化水平較低

醫(yī)院檔案管理對專業(yè)化程度要求較高，如此才能保證管理質(zhì)量與效率，為醫(yī)院的正常運(yùn)行保駕護(hù)航?，F(xiàn)如今，醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)化水平不高，影響了醫(yī)院的健康發(fā)展。專業(yè)化水平較低這一問題主要體現(xiàn)在以下幾方面，其一是管理內(nèi)容與范圍不明確，很多應(yīng)該記錄在檔的資料被忽視，不利于后續(xù)工作有序開展。其二是歸檔分類不科學(xué)，沒有嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確劃分檔案類型，例如沒有按照診療科室或職能部門進(jìn)行分類。其三是檔案資料過于分散，缺乏系統(tǒng)性與全面性，增大了調(diào)取、查閱難度，降低了醫(yī)院檔案管理水平。

2.2 基礎(chǔ)環(huán)境相對薄弱

醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境相對薄弱也是目前存在的嚴(yán)重問題，不利于醫(yī)院的良好發(fā)展。檔案管理工作前期需投入大量資金，但短期內(nèi)看不到明顯收益，為了提高醫(yī)院的行業(yè)競爭力，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人將資金投入到其他基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，雖然短時間內(nèi)能大大提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)收益與競爭力，但卻不利于長久發(fā)展。這一背景下，醫(yī)院檔案管理工作很容易被忽視，無法添置先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，缺少明亮寬敞的工作環(huán)境，大大降低了員工的工作質(zhì)量與效率，進(jìn)而影響了檔案收集及整合的高效性與可靠性。

2.3 管理制度不完善

管理體制不完善導(dǎo)致該項(xiàng)工作實(shí)施難度大，無法提供有效的制度保障。首先，容易導(dǎo)致檔案丟失或重復(fù)歸檔的問題，而且管理效率低下，一旦出現(xiàn)問題將會嚴(yán)重影響醫(yī)院日常工作的順利進(jìn)行。同時妨礙了醫(yī)療研究水平的提升，久而久之會降低醫(yī)院的核心競爭力。其次，增大了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，無法快速準(zhǔn)確地調(diào)取相關(guān)資料，降低了醫(yī)療人員的工作效率，影響了醫(yī)療服務(wù)體驗(yàn)，容易誘發(fā)患者與醫(yī)院之間的糾紛問題。

2.4 檔案收集效率低

醫(yī)院以往的檔案管理方法較為粗糙，不重視細(xì)節(jié)問題，導(dǎo)致一些重要檔案被遺漏，在醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展中埋下了隱患。相關(guān)人員重視程度不足也對檔案收集效率產(chǎn)生了不良影響，一定程度上增大了檔案收集與歸檔難度。另外，很多醫(yī)院還缺乏統(tǒng)一有效的管理模式，工作人員只按照以往經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行工作，科學(xué)性與實(shí)效性較低，嚴(yán)重限制了醫(yī)院的發(fā)展腳步。

3? 醫(yī)院檔案建設(shè)中精細(xì)化管理的有效措施

醫(yī)院檔案建設(shè)中精細(xì)化管理的有效措施如圖1所示。

3.1 明確精細(xì)化管理目標(biāo)

目前，精細(xì)化管理已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作的新目標(biāo)，相關(guān)人員應(yīng)以該目標(biāo)為基礎(chǔ)，有針對性地制定發(fā)展方案，提高管理水平，為醫(yī)院的快速穩(wěn)定發(fā)展打好基礎(chǔ)。首先，工作人員應(yīng)詳細(xì)了解醫(yī)院的真實(shí)情況與總體發(fā)展目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上合理規(guī)劃檔案管理策略。值得注意的是，為了夯實(shí)基礎(chǔ)，穩(wěn)步提高管理效率，還可以在大背景下制定短期目標(biāo)。其次，明確權(quán)責(zé)，醫(yī)院檔案管理涉及較多部門，需加強(qiáng)各部門之間的溝通交流，將責(zé)任落實(shí)到各分管部門，做到及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決。最后，可給予工作績效優(yōu)異的部門適當(dāng)獎勵，以此調(diào)動員工的工作積極性與熱情，從而確保該項(xiàng)工作迅速落實(shí)。

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

建立和完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)是提高管理水平的重要手段，可以從以下幾個方面來加強(qiáng)制度建設(shè)。首先，科學(xué)納入精細(xì)管理的概念。精細(xì)化的管理當(dāng)然起著重要的作用，但是不科學(xué)的整合方法也會影響管理效率。必須與醫(yī)院的實(shí)際情況有機(jī)結(jié)合，以進(jìn)一步提高醫(yī)院管理的整體水平。第二，合理劃分管理步驟。良好管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)是注重細(xì)節(jié)，應(yīng)合理劃分經(jīng)營的每個環(huán)節(jié)，以盡可能提高管理水平。第三，完善考核制度。根據(jù)評估結(jié)果評估員工的能力，激發(fā)員工的工作熱情，及時淘汰技能欠佳的員工，以免影響醫(yī)院檔案管理的效率。

3.3 做好檔案整理和歸檔

在檔案整理與歸檔過程中應(yīng)用精細(xì)化理念具有重要意義，工作人員需注重檔案的完整性，不可忽略任何應(yīng)收入檔案的資料，避免檔案丟失后增加后期工作負(fù)擔(dān)。針對不同類型的檔案，需采用不同手段進(jìn)行分類處理，例如需將醫(yī)生處方和藥品購置清單劃分為不同類別。實(shí)行醫(yī)院檔案精細(xì)化管理大大提高了科學(xué)性、條理性和細(xì)致性，有助于優(yōu)化醫(yī)院管理模式，促進(jìn)醫(yī)院又好又快地發(fā)展。

3.4 加大信息化建設(shè)力度

當(dāng)今社會的計算機(jī)化已得到極大改善。基于此，在醫(yī)院檔案管理中增加計算機(jī)化建設(shè)的強(qiáng)度非常重要，這可以確保這項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行，并可以為其他醫(yī)院工作提供有效的幫助。隨著計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)化和更新，出現(xiàn)了文件管理軟件，有利于實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，避免數(shù)據(jù)和歸檔過程中的錯誤。傳統(tǒng)的手動輸入方法不僅效率低下，而且容易丟失。信息技術(shù)的應(yīng)用解決了這一問題，減輕了人員負(fù)擔(dān)，節(jié)省了人工成本，并有助于提高醫(yī)院的核心競爭力。此外，增加信息建設(shè)的強(qiáng)度還可以提高數(shù)據(jù)訪問的速度，簡化醫(yī)院各個部門的工作，并提高信息利用率（如圖2所示）。

3.6 提高管理人員的能力

為了提高管理水平，有必要建立一支高水平的專業(yè)人才隊(duì)伍。

（1）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)。醫(yī)院可以定期組織文件管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，并聘請專家提供指導(dǎo)，以幫助他們了解管理知識并提高業(yè)務(wù)水平。讓員工借鑒其他醫(yī)院的經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的管理模式，為自己的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。此外，可以在大學(xué)積極開展學(xué)術(shù)活動，以創(chuàng)造輕松和和諧的學(xué)習(xí)環(huán)境，并鼓勵檔案管理人員提高其專業(yè)技能和整體素質(zhì)。

（2）提高創(chuàng)新意識。創(chuàng)新意識可以為醫(yī)院檔案管理注入新的動力，并在促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展中發(fā)揮積極作用。員工需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理念，掌握專業(yè)知識和科學(xué)的文檔管理方法，并了解包括計算機(jī)技術(shù)在內(nèi)的信息技術(shù)，按時更新知識結(jié)構(gòu)并促進(jìn)水平的快速提高。

4? 結(jié)語

近年來，我國醫(yī)藥行業(yè)的發(fā)展形勢日益嚴(yán)峻。為了在激烈的市場競爭中占據(jù)有利位置，我們必須提高管理水平，執(zhí)行精細(xì)的文件管理，并為醫(yī)院的健康發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)和社會競爭力。為了解決當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，可以通過加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)、加強(qiáng)信息建設(shè)、提高管理人員管理水平和情報水平的能力來解決。歸檔并促進(jìn)醫(yī)院的適當(dāng)發(fā)展。

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