Excel行數(shù)據(jù)批量輸出為Word樣式文檔

連春來

摘要： Excel行數(shù)據(jù)批量輸出為Word樣式文檔步驟;VBA宏代碼的簡單應(yīng)用

關(guān)鍵詞：創(chuàng)建表;創(chuàng)建宏代碼 ;自動復(fù)制表;程序創(chuàng)建引用

中圖分類號： TP311? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）36-0192-02

1 提出問題

Excel表是行列結(jié)構(gòu)的，優(yōu)點是方便篩選、排序、計算、分析、統(tǒng)計功能，但列數(shù)據(jù)比較多時，就不夠直觀，打印、查看都不方便，如表1（只截取部分表）：

Excel表還可以有更直觀的呈現(xiàn)方式，每行數(shù)據(jù)輸出為Word樣式文檔，如表2（只截取部分表）：

上述行列表、直觀表各有優(yōu)點，如何在行列表中操作數(shù)據(jù)，后輸出為直觀表？比如某表有400行的調(diào)查數(shù)據(jù)，全部輸出為400張Word樣式文檔，如何來提高工作效率？

2 分析問題

批量輸出的可行性分析：

1）兩種表之間可通過單元格引用，形成一一對應(yīng)關(guān)系;

2）輸出表通過復(fù)制，能生成多表，可借助VBA宏代碼實現(xiàn)快速自動復(fù)制;

3）輸出表的每一單元格的引用，可以通過VBA宏代碼的循環(huán)替換生成一一對應(yīng)行列表單元格。

4）通過對輸出表進行選擇性粘貼，解除單元格的引用，生成不帶公式的表。

3 實例應(yīng)用

3.1 第一步，R1C1引用樣式設(shè)置（Excel2003為例）

在Excel主界面，默認(rèn)使用“A1”格式為單元格引用，現(xiàn)轉(zhuǎn)換為“R1C1”引用樣式，目的是為單元格行列數(shù)字替換做準(zhǔn)備。設(shè)置步驟：Excel菜單工具→選項→常規(guī)，在“設(shè)置”中單擊“R1C1引用樣式（C）”前面方框，最后單擊確定，單元格數(shù)字引用樣式完成設(shè)置，如“R2C5”， “R10C15”。

設(shè)置前，列表示為A，B，C，D，E，F(xiàn)…，列是用字母表示，如表3。

設(shè)置后，列表示為1，2，3，4，5，6…，列是用數(shù)字表示，如表4。

3.2 第二步，創(chuàng)建設(shè)計表和數(shù)據(jù)表

1）創(chuàng)建設(shè)計表，表名為“設(shè)計表”，樣式如表5。

2）創(chuàng)建數(shù)據(jù)表，表名“sheet5”，添加如表6內(nèi)容（為盡可能多顯示，數(shù)值用數(shù)字代替）。

3.3 第三步，k值替換

用“ #Sheet5！R？yC？z&"" ”替換設(shè)計表3.2.1中的k值，其“R”為行，“？y”表示行數(shù)， C為列，“？z”表示列數(shù)（如Sheet5！R1C2，表示引用的是表“Sheet5”的1行2列的數(shù)據(jù)），&""表示連接空格（目的是數(shù)據(jù)顯示為字符格式），替換后如表7：

3.4 第四步，創(chuàng)建VBA宏代碼模塊--用于復(fù)制表

創(chuàng)建VBA宏代碼模塊，用于復(fù)制表（模塊名稱為“表添加（）”），VBA宏代碼如圖1。

動態(tài)參數(shù)說明：A1：R36? 為復(fù)制區(qū)域（不同的表，區(qū)域會不同，是動態(tài)的）;

運行此模塊后，復(fù)制成5張一樣的表。

3.5 第五步，創(chuàng)建VBA宏代碼模塊--用于單元格行列引用參數(shù)替換

創(chuàng)建用于單元格行列引用參數(shù)替換的VBA宏代碼模塊（名稱為“表行列增加（）”），如圖2。

動態(tài)參數(shù)說明：

運行此模塊后，設(shè)計表第一張表替換后如表8， 第二張表替換后如表9。

設(shè)計表第一張表的單元格，對應(yīng)sheet5表第二行的相應(yīng)單元格;

設(shè)計表第二張表的單元格，對應(yīng)sheet5表第三行的相應(yīng)單元格;

設(shè)計表第三張表的單元格，對應(yīng)sheet5表第四行的相應(yīng)單元格;

依次類推，形成設(shè)計表的各單張表與sheet5表的行有一一對應(yīng)關(guān)系。

3.6 第六步，設(shè)計表生成引用公式（如“#sheet5！R2c2&""”生成引用“=Sheet5！R2C2”）

由Excel菜單“編輯” →“查找替換”， 把“#”替換為“=”，生成引用公式，如設(shè)計表“R3C4”單元格的值引用了表“Sheet5”的“R2C2” 單元格的值，表2對應(yīng)表1。

至此，Excel行列結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)表“sheet5”批量輸出為Word樣式文檔“設(shè)計表”，轉(zhuǎn)換完成。

4 注意事項及相關(guān)問題

1）單元格不能轉(zhuǎn)換生成公式時，單元格設(shè)置成常規(guī)格式;

2）設(shè)計表要脫離公式引用，可全選表格，在當(dāng)前表右擊，選擇性粘貼;

3）直觀表轉(zhuǎn)行列表，簡單多了，反引用二行，向下拉就成了。

【通聯(lián)編輯：李雅琪】