高校管理信息化存在的問題及對策探究

莫校晴

摘? 要：隨著人們物質生活水平的提高，對于教育的認同，對于學習成材的渴望越來越強烈，直至我國的高校不斷擴招，大學生人數(shù)逐年遞增，諸多新興行業(yè)也由于高校設定的系統(tǒng)化教育，而得到了人才補充。在高校人數(shù)龐大的基礎上，在高?；顒迂S富的基礎上，傳統(tǒng)的人力管理早已經(jīng)落于俗套，缺乏效率。信息化的管理成為常態(tài)，使得高校管理整體化、模式化發(fā)展，但目前由于高校在信息化的管理上缺乏經(jīng)驗，還存在一些不足，需要尋求對策查漏補缺。

關鍵詞：高校管理? 信息化? 問題? 對策

中圖分類號：G64? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）10（c）-0138-03

Abstract： With the improvement of people's material living standards， people's recognition of education and their desire to learn to become talented people are getting stronger and stronger. Until the continuous expansion of colleges and universities in China， the number of college students is increasing year by year， and many emerging industries are supplemented by talents due to the systematic education set by colleges and universities. On the basis of the large number of colleges and universities and the rich activities in colleges and universities， the traditional human management has already fallen into the stereotype and lacks efficiency. Information management has become the norm， which makes the management of colleges and universities develop in an integrated and modular way. However， due to the lack of experience in information management in colleges and universities， there are still some shortcomings， and it is necessary to seek countermeasures to check and fill in the gaps.

Key Words： University management; Informatization; Problem; Countermeasures

信息化的管理是時代的驅動結果，管理本身比較復雜，且變動較大，在管理的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資料收集、風險評估等環(huán)節(jié)，依托于人力進行處理顯然存在諸多的漏洞，依托于信息化的模式，構建管理的平臺，能夠跟蹤管理的進度，并隨時調(diào)整管理的內(nèi)容，高校教育活動等的管理存在多樣性的特點，各方面管理處在殊異，不能過于統(tǒng)攏的展開管理思考，細致的分析管理業(yè)務流程、及時補充管理條例與篩選管理關鍵信息，是信息處理的基礎要求，優(yōu)化管理方式，做好集中管理與細節(jié)管理，是當前高校信息化管理變革的重要思想。

1? 高校管理信息化存在的問題

1.1 高校信息化管理的基礎準備不足

高校比較關注教育的革新，素質教育思路下，傳統(tǒng)的教育模式已經(jīng)潛移默化的退出了舞臺，教育理實一體化的環(huán)境下，高校在教育實驗室、圖書館等的投入力度相對較大，而相對的就忽視了在信息化管理上的資源配置，管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)“巧婦難為無米之炊”的現(xiàn)狀，一些管理辦法只能沿用傳統(tǒng)模式開展，相應的設備都不夠先進，部分管理人員的電腦甚至經(jīng)常出現(xiàn)死機、開機慢、運行慢、操作不靈活的問題，基本的表格統(tǒng)計等也不能容納高校龐大的數(shù)據(jù)，難以構建管理數(shù)據(jù)庫，而導致大量信息流失、錯亂、無法規(guī)律排列。高校在信息化的管理變革中，缺乏專業(yè)信息技能人員的支持，一些管理人員也沒有接受過系統(tǒng)化的培訓，高校并不關注信息化管理的進度，看重結果不看過程的辛苦，導致管理人員既要展開信息化的資料梳理，又要留存紙質備份，雙向化的工作不能相互融合，反而增加了工作壓力，呈現(xiàn)出一段時間工作繁忙、雜亂，一段時間又無事可做的現(xiàn)象[1]。

1.2 缺乏一體化管理空間

高校管理涉及的問題比較多，無論是食宿管理、教育活動管理、還是檔案管理、人員后勤管理，都需要集成化的信息空間，對有關的資料進行充分整合、整理，進而比較規(guī)矩化的分析管理問題，提出管理的不足，但現(xiàn)階段，高校在管理方面，對于信息的依賴性還不強，信息的操作水平也不高，諸多的管理資料不能進行合理的糅合，顯得比較雜亂無章，各個管理之間不能交叉進行，難以構建管理的數(shù)據(jù)庫，對所有的數(shù)據(jù)資料進行統(tǒng)計歸總，相關的視頻影像資料、圖片資料等不能對應文字信息、時間信息等構建目錄，查找起來比較困難，缺乏統(tǒng)一的編號等識別體系，且在管理的過程中，部分信息的實時共享比較困難，這就導致管理資料難以快速傳閱、審批、收錄，管理起來存在種種難題，管理的復雜性并沒有因為信息平臺的設立而減弱。

1.3 缺乏人性化的管理思想

信息化管理中，形式比較隨意，當時存在哪些需要服務的問題，則就進行哪方面的信息處理，而不能預先分析信息需求，做好準備工作，信息管理中沒有合理地進行責任分配、利益分配，部分管理人員的工作量較大，但工資、薪酬等與其他人同等，部分管理人員的信息化操作比較專業(yè)，也沒有得到自己優(yōu)勢的發(fā)揮余地，管理中缺乏創(chuàng)新意識，始終沿用傳統(tǒng)的管理辦法，進行基本的信息記錄，難以將信息進行類比、分類，管理中勞動力不均衡、資源配比不合理，不能人性化地進行任務的分配，出現(xiàn)管理的問題則全部門追責無效，一些管理漏洞不能及時填補，導致問題頻頻出現(xiàn)，沒有組建信息化管理小組，定期進行問題的糾正與排查，管理起來得過且過[2]。

2? 高校管理信息化管理的措施與思路

2.1 做好信息化管理的基礎準備

高校管理已經(jīng)隨著素質教育的落實，逐漸走進了一個新的領域，管理應與教育同步進行革新，而不能只關注教育的變革，忽視管理的方式，管理部門可基于大年所需的管理內(nèi)容、未來可能性的管理需求等整理資料，匯總成PPT格式，說明本學校管理的重點、問題、不足，最終都影射到對信息設備、軟件、技能的需求上來，得到高效的重視，進而比較明確地提出在管理中的資金、資源、人力需求，高校可整合內(nèi)部資源，組建信息化的管理團隊，也可以邀請專家等現(xiàn)場指導，通過論壇會等交流形式，傳遞新時期的管理經(jīng)驗，徹底將傳統(tǒng)管理方式轉換為電子模式管理，解決管理人員工作中的難題，做好環(huán)境的布控，應圍繞高校的管理主流，分階段布置管理的任務，尤其考慮到學生們?nèi)雽W季等特別時期的管理工作量比較大，應早期做好管理的分流工作，各個管理環(huán)節(jié)都應有對接的責任人，高校應組織進行管理的信息化培訓，邀請專業(yè)人員說明管理中的一些信息處理技巧、信息整理方式等，運用校園管理的系統(tǒng)軟件，展開現(xiàn)代化、綜合化的管理，同時考核與培訓應同步開展，在培訓之后當即對參與人員進行考評、抽查成績等，鍛煉管理人員的信息化實操技術，應分批次、分類別設定傳統(tǒng)紙質管理與現(xiàn)代電子管理的路徑，避免兩者工作的重復，注意傳統(tǒng)管理向著現(xiàn)代管理過渡期間，一些資料不會丟失[3]。

2.2 構建一體管理數(shù)據(jù)庫

高校管理本身存在多層次、多模式，在不能統(tǒng)一化的管理形式下，諸多的管理信息難以進行類比、整理，信息也就比較雜亂，而通過信息數(shù)據(jù)庫的模式，將有關的資料交叉分類，可進行目錄化的集中管理，有助于前期提取信息內(nèi)容為高校決策作參考、中期跟隨信息管理進度實時調(diào)控、后期整合信息資料反思創(chuàng)新。應 創(chuàng)建一個可集成資料的空間，將不同類型的資料整理起來，視頻、圖片等特別資料應可以交叉存儲，如以視頻的形式集中存儲，同時又納入不同的時間存儲、又與不同的活動信息相關聯(lián)存儲。信息既要能夠交叉存放，又要能夠隨取隨用，利用關鍵詞等搜索獲得，盡可能構建清晰明了的信息目錄，并通過編號等形式，區(qū)分時間、類別，可通過字母進行類比區(qū)分如ABC，通過數(shù)字區(qū)分時間，如2020年1月份的資料，為202001，總結起來，A類型2020年1月份的資料為A202001，便于資料的查閱，應在數(shù)據(jù)庫的基礎上，構建實時共享功能，定期整理管理問題，進行會議討論，增設對高校的服務功能，并在部門聯(lián)動信息管理下，聽取其他部門的意見，方便其他部門的交接、配合等，使得信息管理得到多部門的支持[4]。

2.3 樹立人性化的管理思想

信息化管理中，應盡可能減少管理人員的工作壓力，在當前管理變革的路徑上，管理人員本身就肩負了更多的責任，應做好責任的劃分，并明確各個階段的工作指標，避免模棱兩可的說明要求，讓工作人員重復勞作。應合理分配任務，對應任務量、任務難易程度、任務復雜性給予管理人員獎勵，應鼓勵管理人員進行信息管理的創(chuàng)新，提出的創(chuàng)新意見可經(jīng)小組會議討論通過，而后試行，試行通過的則應給予其單獨獎勵，試行中配合的人員也應有附加獎勵，總體來說，管理人員的壓力大則應及時給予人性化的安慰和鼓勵，管理人員在工作比較輕松的階段，就可以增設培訓等課程，應評估各個管理人員的優(yōu)勢所在，進行崗位的調(diào)整，設立晉升機制，讓基層管理工作者也看到晉升希望，更加努力的表現(xiàn)自己。對于管理中提出的需要排查的問題，應后期跟進，對于反復犯錯、積極性不高的予以懲處。

2.4 加強調(diào)研實事求是

高校辦校條件不同，內(nèi)部的資源配置不同，再加上地域差異等，高校實際開展的管理存在很大的差異，管理的放心、內(nèi)容、重點等都應結合高校自身的情況展開，不能過于依賴搬運其他經(jīng)驗，管理人員應對教學活動、食宿、人員等管理形成一個系統(tǒng)的概念，通過信息收錄結果，對現(xiàn)有高校管理目標進行總結，應區(qū)分常規(guī)管理、特別管理、日常管理、增設管理等項目，對學校未來的教育發(fā)展、空間規(guī)劃等有充分的了解，應盡可能參與校領導組織的管理會議，了解學校的發(fā)展計劃，從而構建管理流程，提供給學校更為周到的、契合的服務，信息管理的過程中，還應考慮到各個部門的職責與權限，使得部門在聯(lián)合行動中，能夠有條件的資源共享，應構建各個部門聯(lián)系的關鍵點，可在各個重點管理環(huán)節(jié)，選擇一名或幾名部門人員進行專職對接，避免工作責任推諉，共享信息應有安全保障，設立安全鎖與共享權限，登錄不同層級的賬號，進行不同模式的分享，如僅需要分享信息的基礎內(nèi)容，則登錄基本賬號，賬號本身設定了高級信息不可瀏覽的權限，也不用擔心信息的泄露[5]。

2.5 成立專業(yè)的信息維護與管理團隊

信息管理依托信息平臺，由于高校信息量比較大，一些老舊的信息雖然短時間用不到但也不能刪除，應做好保留工作，那么此類的信息長時間堆積，就可能導致存儲空間不足，信息系統(tǒng)的癱瘓等，應留存信息的其他備份，并注意建立大型信息存儲庫，有專業(yè)的團隊定期維護系統(tǒng)，保障系統(tǒng)運營的安全與穩(wěn)定[6-7]。

3? 結語

高校管理中，信息化管理模式已經(jīng)逐漸成型，存在問題是普遍現(xiàn)象也是必不可免的，高校應意識到信息化管理需要不斷維護與更新，經(jīng)常性分析管理不足進行調(diào)整，施行系統(tǒng)化、人性化的管理辦法，盡可能調(diào)動現(xiàn)有高校資源，使得管理更具價值。在信息化的管理過程中，做好安全防范，并合理處理傳統(tǒng)信息與新類型信息的整理工作，為高校系列的活動開展奠定基礎、留存關鍵資料。

參考文獻

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