地質科技檔案管理中信息化管理的重要性探討

張曉梅

摘? 要：隨著時代的發(fā)展與社會的進步，地質檔案管理責任也逐漸加大，同時也對地質檔案管理人員提出了更嚴格的要求，本文從規(guī)范性建設、檔案利用效率等多個角度對地質科技檔案管理中信息化管理的重要性進行分析，并結合傳統(tǒng)地質科技檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，就在信息科技時代如何有效推進地質科技檔案管理做簡單分析。

關鍵詞：地質科技檔案管理? 信息化管理? 重要性? 策略

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）10（c）-0132-03

Abstract： With the development of the times and the progress of society， the responsibility of geological archives management is also gradually increased， and more stringent requirements are put forward for geological archives management personnel. This paper analyzes the importance of information management in geological science and technology archives management from the perspectives of normative construction and archives utilization efficiency， and combines with the current situation and existence of traditional geological science and technology archives management In the information technology era， how to effectively promote the management of geological and technological archives to do a simple analysis， for the reference of relevant geological personnel.

Key Words： Geological science and technology archives management; Information management; Importance; Strategy

1? 傳統(tǒng)地質科技檔案管理的方式

傳統(tǒng)的地質科技檔案管理方式主要是對大量地質資料進行收集和保存，由于當時環(huán)境受限，大多數(shù)地質科技檔案單位多是用紙質化保存，因為紙質保存要求存放的環(huán)境高，而且還會占據(jù)大量的空間，隨著時間推移，紙質會出現(xiàn)老化、破舊、磨損等情況，從而造成檔案原始數(shù)據(jù)失真，同時也給地質科技檔案管理工作帶來一定難度，而因為傳統(tǒng)方式管理地質科技檔案的局限性，也限制了管理人員思想的發(fā)展，目前，我國現(xiàn)代很多地質勘探部門依然沿襲著傳統(tǒng)的管理方式，導致了數(shù)據(jù)存在一定的誤差性，也給地質科技檔案管理工作帶來一定不便。

2? 地質科技檔案管理中存在的問題

目前，在我國地質科技檔案管理中，暴露出很多問題，這是嚴重阻礙我國地質檔案管理發(fā)展的問題，筆者經(jīng)過實地走訪，切身調(diào)查，對有關問題加以闡述，希望相關人員引起注意。

2.1 檔案資料互相封閉

因為大部分地質科技單位管理都相對來說比較嚴格，而且大部分地質檔案都是屬于單位內(nèi)部保密性質的文件，只為較大的科研項目提供，一些單位為了維護自身利益而對地質科技檔案進行一定封鎖管控，從而導致地質科技檔案利用率并不是很高。

2.2 地質檔案管理的人員參差不齊

目前，我國地質檔案管理人員技術能力、專業(yè)水平上還沒有得到顯著提高，也是阻礙地勘行業(yè)發(fā)展的關鍵因素。有相當一部分地質檔案管理人員沒有系統(tǒng)性的學習檔案管理知識，濫竽充數(shù)的占大部分，更有甚者，一些辦公人員在單位出現(xiàn)懶工、怠工等情況，這導致地質檔案管理的人員參差不齊，也限制了地質檔案管理的發(fā)展。

2.3 地質檔案的管理設備落后

隨著當下地質勘探行業(yè)的快速發(fā)展，則需要配置必要的現(xiàn)代化設備，目前來看，現(xiàn)代地質檔案的管理設備無法適應當下地勘行業(yè)的快速發(fā)展，有的地質科技檔案單位只有簡陋的辦公室，幾本地勘雜志，還有幾個辦公桌椅，基本的現(xiàn)代化配置沒有得到有效補充，部門地勘單位連辦公用具都是辦公人員私人攜帶的，軟、硬件設備也無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需求。

3? 地質科技檔案管理中信息化管理的重要性

3.1 地質科技檔案管理中信息化管理符合時代發(fā)展

在傳統(tǒng)的地質科技檔案管理中，繁瑣的管理流程、落后的管理措施都限制了地質檔案時代的發(fā)展，而隨著信息化的不斷推進，地質科技檔案管理迎合著時代發(fā)展需求，朝著更加高效、精確的管理模式方式進行發(fā)展，因此，從時代發(fā)展眼光來看，地質科技檔案管理中應用信息化的管理形式，大大增強了新發(fā)展的內(nèi)在需要。通過對地質科技資料運用科學方法整理、收集、歸檔及保存檔案資料，來規(guī)范管理，提高檔案的信息管理體系。

3.2 地質科技檔案管理中信息化管理是規(guī)范化建設途徑

檔案信息管理直接影響到檔案信息的真實性，通過對信息化管理的有效應用，能夠提高檔案信息管理模式，也為提高檔案信息價值創(chuàng)造了有利條件。目前，地質科技檔案應該大力加快信息化管理，這是信息管理平臺實現(xiàn)的必要手段，通過科學建設信息化管理，能夠使材料具有完整性、真實性，也能夠使檔案和材料都有序管理，因此，地質科技檔案管理應該信息化管理手段，構建完善的檔案資料庫，也是適應新環(huán)境的必要需求。軟硬件設施的完善也同樣重要，此項工作的落實需要得到專業(yè)人員的重視，盡量保證配置的軟硬件設備是最新的、操作最為便利的，同時能夠讓檔案信息的整理與使用更為高效。

3.3 地質科技檔案管理中信息化管理是提高檔案利用效率的保障

隨著信息化工作的不斷推進，檔案管理省去了傳統(tǒng)地質科技檔案管理中落后的管理手段、復雜的管理流程，從而提高了檔案資料的利用率。同時信息化管理的推進，為檔案管理提供了優(yōu)越的環(huán)境和發(fā)展空間，也促進了檔案管理的精準性。真實性、高效性，另外，通過信息化平臺的運用，對檔案資料進行有序的分析，也提高了檔案信息的真實性，從而提高了信息化管理的利用率。尤其地質科技檔案管理工作，具備較強的公益性質。所以，此項工作落實過程中還會涉及到服務提供方面的內(nèi)容。因此，保證檔案利用效率以及價值發(fā)揮水平，也是提升地質科技檔案信息服務落實水平的重要手段。工作人員必須及時轉變理念，重視地質科技檔案管理工作的信息化轉變，為檔案信息的查詢與使用人員提供更為周到且貼心的服務。

4? 地質科技檔案管理中信息化管理的策略

4.1 轉變思想觀念，適應新的發(fā)展要求

目前很多地質勘探單位還在延續(xù)著傳統(tǒng)的管理方式，墨守成規(guī)，并沒有迎合新時代的需求，嚴重的阻礙了我國地質科技檔案管理的新時代發(fā)展?；诖耍瑸榱诉m應新時代的發(fā)展需求，有關企業(yè)管理者要以新時代發(fā)展需求為基礎，轉變固守的傳統(tǒng)觀念。首先，地質科技檔案要改變傳統(tǒng)陳舊的思維方式，以信息化管理為切入點，充分調(diào)動廣泛職工的積極性，其次，建立信息化管理體系，并在傳統(tǒng)地質科技檔案管理的基礎之上，對新時期信息化管理做不斷的調(diào)整策略，以促進信息化管理體系有效發(fā)展。尤其是地質科技檔案管理部門中的領導，必須要及時認識到地質科技檔案信息化管理模式轉變的重要性，并在此項工作落實過程中起到良好的帶頭作用。引導地質勘探單位的其他部門工作人員對此項工作進行重視，并對自己的。崗位職責進行充分認識，保證在地質科技檔案信息的信息化管理工作落實及時找到自己的角色并承擔起自己的職責。思想觀念的轉變，能夠保證各項工作落實的效率與質量。尤其是地質科技檔案，一些檔案信息由于年代較為久遠。

4.2 完善信息建設基礎，加快信息化人才的培養(yǎng)

在地質科技檔案管理中，首先有關人員要明確信息化管理是當前最適合我國地質勘探檔案的管理方式之一，但是，在信息化管理發(fā)展中，還有很多不足的地方，一方面要完善信息化的基礎，對信息化管理系統(tǒng)平臺要加快建設步伐，另外，人才是地質科技檔案管理建設的關鍵，由于我國信息化人才還遠遠沒有滿足地質科技檔案管理建設，因此有關部門要加大對于人才的培養(yǎng)，不斷培養(yǎng)我國高素質人才隊伍。有關當?shù)卣袑崒Φ刭|單位加以重視，可以定期走訪調(diào)查，滿足地質單位的合理需求，并給予適當?shù)馁Y金支持，同時又關地質高校可以安在地質管理課程中加入信息化的教學，以加快信息化人才的培養(yǎng)工作為重點，定期開展檔案信息管理理論知識與技能培訓活動，鼓勵工作人員參與。必要的情況下，還可以配合相應的綜合素質水平評價機制。如果檔案管理工作人員的信息技術操作素質水平不達標，那么，除了要及時參與培訓以外，還要得到適宜力度的懲罰，以示警醒。地質科技檔案信息直接影響著我國地質工作的落實以及未來發(fā)展方向，所以此項工作必須得到檔案管理工作人員的重視，在信息化管理工作落實過程中，檔案信息管理人員必須要養(yǎng)成終身學習的理念，同時根據(jù)軟硬件設施的優(yōu)化與革新對自身的技術操作能力進行提升，保證自身的綜合素質水平能夠與技術發(fā)展進程相適應。

4.3 推進地質檔案的制度化管理，加強建設網(wǎng)絡信息化

在地質科技檔案管理中，各個地勘單位要制定地質檔案管理制度，通過配置先進的設備、培養(yǎng)高素質人才來確保當下地質檔案的準確和安全。同時，相關的領導部門要加強自身的管理水平，對于文件歸檔制度、檔案管理等工作要產(chǎn)生高度重視。另外，地質檔案的管理人員要一改傳統(tǒng)的紙張文字表現(xiàn)形式，科學利用信息化管理方式，合理的儲存管理地質的聲音、文字以及以多種形式表現(xiàn)的信息。

地質檔案工作的制度化管理要從多角度入手，保證此項工作落實水平。尤其是網(wǎng)絡信息化建設，必須得到單位領導的重視，依據(jù)時代發(fā)展以及地質檔案信息的儲備需求對軟硬件設施進行豐富與完善，保證各種形式的檔案信息都能得到科學且全面的保存。一些檔案數(shù)據(jù)信息在儲存與傳輸使用過程，都需要借助網(wǎng)絡信息技術。所以，在推進地質檔案制度化管理工作過程中，提升網(wǎng)絡信息化建設水平能夠保障各項工作落實的更加高效，各種數(shù)據(jù)格式的檔案信息價值與作用可以更高水平的發(fā)揮。落實網(wǎng)絡信息化建設工作時，管理人員還要注意提升網(wǎng)絡信息化安全力度，保證檔案數(shù)據(jù)信息的完整與真實有效性，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或是被病毒入侵等問題。

4.4 加強地質檔案管理的創(chuàng)新，搞好地質資料的開發(fā)和利用

地勘單位要運用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、計算機等息化管理方式，有計劃的對提高地質檔案的利用體系，并有效的結合當下科技的新資源，加強與地質院校和有關地質部門的合作。同時，也要格外注意，地質檔案資料是否有質量取決于地質資料進行二次開發(fā)和基礎資料的綜合研究。因此，地勘部門及單位一定要對地質檔案資料二次開發(fā)采取一定重視，并且積極創(chuàng)造地質資料二次開發(fā)的條件。

地質勘探單位在地質資料的開發(fā)與利用工作落實過程中，要注重區(qū)分哪些地質資料需要進行二次開發(fā)，一方面，保證其價值可以得到深度挖掘，另一方面，防止出現(xiàn)不必要的資源浪費。原因是有些基礎資料不必進行二次開發(fā)，因為這些資料價值點不是很多。同時，在儲備過程中，管理重點是保證各組成部分的完整性。但有些資料的價值較高，如果通過信息化管理模式的轉變，讓地質資料的二次開發(fā)與利用水平能夠得到有效提升。那么，能夠保證地質檔案管理工作落實效率更高，同時這些檔案信息因為得到更多新型技術與管理方式的輔助，地質檔案信息的價值將會得到有效的提升。

5? 結語

綜上所述，在信息科技高速發(fā)展的今天，地質科技檔案管理應加快信息化管理建設體系、推進地質檔案的制度化管理、完善信息建設基礎、加快信息化人才的培養(yǎng)，來順應時代發(fā)展需求。

參考文獻

[1] 楊吉平.信息化建設在地質部門人事檔案管理中的應用[J].辦公室業(yè)務，2019（8）：167.

[2] 劉春棉.地質科技檔案管理中信息化管理的重要性分析[J].辦公室業(yè)務，2019（4）：78.

[3] 楊芬.信息化在科技檔案管理中的應用分析[J].中國管理信息化，2018，21（16）：159-160.

[4] 吳小琴.信息化建設在地質部門人事檔案管理中的應用[J].辦公室業(yè)務，2018（5）：145.

[5] 楊曉娟.信息化建設在地質部門人事檔案管理中的應用分析[J].課程教育研究，2015（28）：222.

[6] 陳少婷.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值與發(fā)展[J].山西檔案， 2019（2）：91-92.

[7] 馬梁.“三二一”編號管理法在檔案工作中的應用[J]. 檔案管理， 2019， 238（3）：44.

[8] 顧珂.大數(shù)據(jù)時代人事代理檔案管理信息化建設探析[J].檔案管理， 2019（2）：86-87.