集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)實(shí)施淺析

黑龍江八一農(nóng)墾大學(xué) 宋佳穎(通訊作者) 安增龍

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)全球化的步伐不斷加快，隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)大、規(guī)模的擴(kuò)大和分公司、子公司的設(shè)立，企業(yè)集團(tuán)對(duì)分公司、子公司的管理難度加大，經(jīng)營(yíng)成本增加，相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)也在不斷上升。

傳統(tǒng)的分散式財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足成熟期集團(tuán)企業(yè)的需求，如財(cái)務(wù)信息反饋滯后、管控力度弱、對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略支持力度不足、工作效率低，等等。財(cái)務(wù)共享服務(wù)是一種新型的財(cái)務(wù)管理模式，建立在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上，依托信息技術(shù)，以標(biāo)準(zhǔn)化、流程化為基本原則，實(shí)現(xiàn)低成本高效益。財(cái)務(wù)共享服務(wù)提出以來(lái)，就受到行業(yè)的廣泛關(guān)注，很多企業(yè)開(kāi)始重視并探索適合自己的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

1 財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的意義

1.1 降低運(yùn)營(yíng)管理成本

在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中，企業(yè)集團(tuán)擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)規(guī)模，建立子公司及下屬單位時(shí)對(duì)于財(cái)務(wù)人員的需求較大，但這其中基礎(chǔ)的核算會(huì)計(jì)人員較多，分散管理也使得各子公司及下屬單位與集團(tuán)總部對(duì)其財(cái)務(wù)情況的管控變得十分困難。當(dāng)企業(yè)集團(tuán)建設(shè)起了財(cái)務(wù)共享中心，重新定位財(cái)務(wù)人員的分工，將重復(fù)性的工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，使得分散的核算工作人員集中起來(lái)，重復(fù)性得到控制，同時(shí)應(yīng)用信息技術(shù)也能提升財(cái)務(wù)管理的效率。財(cái)務(wù)人員的需求量下降，從而控制了人力資源上的成本，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)核算處理的規(guī)?；?，工作效率得到有效提升，處理費(fèi)用相應(yīng)降低，進(jìn)而降低了企業(yè)集團(tuán)的運(yùn)營(yíng)成本。

1.2 提升財(cái)務(wù)管控能力

集團(tuán)企業(yè)對(duì)于多級(jí)結(jié)構(gòu)和下屬單位的財(cái)務(wù)管控隨著子公司的數(shù)量增加而難度增大，總部無(wú)法及時(shí)得到子公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并且各地子公司的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理不同，總部會(huì)在整合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等會(huì)計(jì)核算問(wèn)題上花費(fèi)過(guò)多精力，使集團(tuán)的財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法集中在更有價(jià)值的管理制度制定的工作上，無(wú)法迅速有力地將措施反饋給管理層做及時(shí)調(diào)整。通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，可以對(duì)基層的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行把控，快速直觀(guān)地了解集團(tuán)的實(shí)際運(yùn)作情況。采用財(cái)務(wù)共享模式后，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將由專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)團(tuán)隊(duì)集中處理，采用較為一致的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)，在共享系統(tǒng)中查詢(xún)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)，以及上下游憑證報(bào)表等信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，實(shí)現(xiàn)信息的可追溯性，同時(shí)還可以對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)分析財(cái)務(wù)報(bào)表與預(yù)算目標(biāo)的差異，提高財(cái)務(wù)管控水平。

1.3 增加財(cái)務(wù)信息價(jià)值

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門(mén)大多數(shù)都將重心放在核算方面，而對(duì)于集團(tuán)企業(yè)甚至中小型企業(yè)來(lái)講，管理會(huì)計(jì)的引入是大勢(shì)所趨，管理會(huì)計(jì)對(duì)于企業(yè)來(lái)講，在控制成本費(fèi)用以及對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控方面都能為管理層提供信息決策支持。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心后，企業(yè)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)與激勵(lì)機(jī)制，提升財(cái)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)水平，加速財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型，逐漸實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的目標(biāo)。相比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門(mén)提供的基礎(chǔ)核算數(shù)據(jù)，綜合性的財(cái)務(wù)人員可以更加深入業(yè)務(wù)，提供更加有效的財(cái)務(wù)信息，從而提升企業(yè)集團(tuán)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，增強(qiáng)各項(xiàng)決策的合理性。

2 實(shí)施要點(diǎn)

2.1 業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化

為集團(tuán)公司內(nèi)各個(gè)部門(mén)之間建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程，重整規(guī)章制度，對(duì)公司員工進(jìn)行共享服務(wù)的相關(guān)培訓(xùn)，要確保各部門(mén)的人員重視并嚴(yán)格遵守公司制定的管理機(jī)制，來(lái)統(tǒng)一公司內(nèi)部的各項(xiàng)財(cái)務(wù)流程，從而確保財(cái)務(wù)流程、業(yè)務(wù)對(duì)接，以及各環(huán)節(jié)的執(zhí)行都能順利開(kāi)展，如此才能提升公司的運(yùn)營(yíng)效率。

對(duì)于企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)，只有基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)核算是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，但是建立財(cái)務(wù)共享中心也不是要忽視核算工作，而是要以財(cái)務(wù)核算與財(cái)務(wù)管理的訴求為核心，進(jìn)而去完善內(nèi)部控制的體系。財(cái)務(wù)共享模式通過(guò)完備的ERP信息化系統(tǒng)，以集團(tuán)的內(nèi)控管理為中心，收集下級(jí)單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以此保障數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性及全面性。同時(shí)，集團(tuán)公司更應(yīng)該在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的檢測(cè)及競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)的評(píng)估分析，制定明確的共享中心的財(cái)務(wù)目標(biāo)，圍繞成本管控，不斷提高各業(yè)務(wù)流程的效率，完善各項(xiàng)業(yè)務(wù)的運(yùn)作，有效地為企業(yè)降低成本，創(chuàng)造更高的利潤(rùn)。

在集團(tuán)公司建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心時(shí)，流程的規(guī)劃包括業(yè)務(wù)公司的內(nèi)部流程、業(yè)務(wù)公司與共享服務(wù)中心的對(duì)接，以及共享中心內(nèi)部的流程這三個(gè)方面。在共享服務(wù)建設(shè)中，如果業(yè)務(wù)公司的資金收付被涵蓋在共享服務(wù)中，那么就要對(duì)業(yè)務(wù)公司的內(nèi)部資金進(jìn)行審核，分析報(bào)銷(xiāo)流程，重新梳理業(yè)務(wù)流程。在業(yè)務(wù)公司與共享中心的對(duì)接方面，流程規(guī)劃主要體現(xiàn)在單據(jù)憑證、審批權(quán)限與審批節(jié)點(diǎn)等方面。在共享中心內(nèi)部，要按照所提供的服務(wù)對(duì)流程進(jìn)行拆解，將流程拆解為最小單元，并對(duì)其進(jìn)行差錯(cuò)概率、完成時(shí)間、重復(fù)性等分析，將原來(lái)復(fù)雜的工作流程拆解為重復(fù)性高、工作量小的標(biāo)準(zhǔn)化工作，從而提升業(yè)務(wù)處理效率，降低經(jīng)營(yíng)成本。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心主要包括三種“統(tǒng)一”：統(tǒng)一的核算、統(tǒng)一的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、統(tǒng)一的報(bào)銷(xiāo)管理。標(biāo)準(zhǔn)而統(tǒng)一的核算規(guī)范，提升了內(nèi)部管控能力，強(qiáng)化了資金管理，有效防范了因核算規(guī)范產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)以及造成的損失。專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)提高了公司整體的財(cái)務(wù)管理水平，保障了財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確度，有利于集團(tuán)公司對(duì)多家子公司的統(tǒng)一管理。財(cái)務(wù)共享中心的“標(biāo)準(zhǔn)化”利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)遠(yuǎn)程會(huì)計(jì)核算，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)的集約化管理，更好地為企業(yè)管理人員提供具有及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，控制成本輸出，提升企業(yè)內(nèi)部服務(wù)水平。

2.2 重造業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程的再造是共享服務(wù)建設(shè)中非常重要的一環(huán)。業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化強(qiáng)調(diào)的是貫穿完整的業(yè)務(wù)流程，不再是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)中能體現(xiàn)的一些被分割的獨(dú)立個(gè)體。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心直接管理子公司的財(cái)務(wù)部門(mén)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)共享內(nèi)部財(cái)務(wù)信息。每一個(gè)流程中，在權(quán)限范圍內(nèi)直接向內(nèi)部或者外部提供直接的信息服務(wù)，不需要等待一層一層的上級(jí)審批，大大提高了業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)的效率，也加快了經(jīng)營(yíng)效率，提升了對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)速度。通過(guò)簡(jiǎn)化流程的操作手續(xù)，減少了結(jié)算的拖期，也緩解了業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員工作對(duì)接中的矛盾。

而流程再造也不是把所有的企業(yè)流程全部推翻，而是根據(jù)重要性進(jìn)行逐步改造，把工作量大而且重復(fù)性高的業(yè)務(wù)首先納入財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行人員重新分配和工作量的重新劃分，將工作內(nèi)容劃分為類(lèi)似流水線(xiàn)的工程，如此一來(lái)提升了工作效率，也可以在基礎(chǔ)工作上精簡(jiǎn)人員，讓更多的有能力的財(cái)務(wù)人員做更多分析、預(yù)算、統(tǒng)籌的工作，增強(qiáng)了公司的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于先改造的部分，也要從關(guān)鍵部分再擴(kuò)大到每個(gè)流程點(diǎn)，使分工更加精細(xì)，才能最大化地提升改造的成效。

流程再造需要大量且細(xì)致的調(diào)研，在此基礎(chǔ)上再進(jìn)行全面的規(guī)劃，流程的設(shè)計(jì)如若與實(shí)際工作脫節(jié)也會(huì)使數(shù)據(jù)獲取受阻。并且一旦再造完成，對(duì)于未覆蓋到的業(yè)務(wù)，后期進(jìn)行追加可能會(huì)影響流程的通暢性，導(dǎo)致整個(gè)共享服務(wù)的效率無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果，也可能會(huì)導(dǎo)致部門(mén)間、內(nèi)部企業(yè)間協(xié)調(diào)性變差。

3 調(diào)整組織架構(gòu)

集團(tuán)規(guī)模的不斷擴(kuò)大帶來(lái)的是分支結(jié)構(gòu)的分散和人力的浪費(fèi)，這使得集團(tuán)企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本不斷增加。通過(guò)共享服務(wù)中心的建設(shè)，在集團(tuán)企業(yè)內(nèi)形成獨(dú)立的職能部門(mén)，會(huì)對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)組織產(chǎn)生較大的影響，所以構(gòu)建一個(gè)合理的組織架構(gòu)就顯得尤為重要。要對(duì)整體集團(tuán)的業(yè)務(wù)量以及原有的發(fā)展模式進(jìn)行分析，貫徹流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法，做好同類(lèi)型工作的劃分，規(guī)劃人員數(shù)量，保障人員配置的合理性，從而才能提升財(cái)務(wù)管理效率，開(kāi)展高效的共享服務(wù)。

企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)對(duì)于建立財(cái)務(wù)共享中心的合理性起著至關(guān)重要的作用。即使是在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門(mén)中，管理結(jié)構(gòu)也一樣決定了財(cái)務(wù)管理的水平。管理結(jié)構(gòu)是企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建的關(guān)鍵，必須給予充分的重視。在建立財(cái)務(wù)共享中心時(shí)，企業(yè)要全面了解自身的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)情況，對(duì)于業(yè)務(wù)的范圍、體量、模式進(jìn)行分析，并結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，只有這樣才能使建立的財(cái)務(wù)共享中心的管理結(jié)構(gòu)與企業(yè)的實(shí)際目標(biāo)相一致。

需要注意的是，財(cái)務(wù)共享模式要求企業(yè)集團(tuán)打破原來(lái)分散的.財(cái)務(wù)管理方式，重新搭建組織架構(gòu)，這個(gè)過(guò)程會(huì)引起企業(yè)內(nèi)部的變革，影響到原來(lái)的利益關(guān)系，使得建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的進(jìn)程經(jīng)受阻礙。對(duì)于下級(jí)單位，可能會(huì)出現(xiàn)崗位職責(zé)劃分不清，在管理上出現(xiàn)內(nèi)部矛盾，從而會(huì)降低工作效率，因此企業(yè)要全面和細(xì)致地調(diào)整組織架構(gòu)。

4 建立高效財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中，財(cái)務(wù)工作可以分為三個(gè)方向：第一個(gè)是共享財(cái)務(wù)，相當(dāng)于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門(mén)中的核算會(huì)計(jì)，進(jìn)行流水線(xiàn)的基本核算工作，具有高重復(fù)性、分工細(xì)致、人員多等特性，大大地提高了基礎(chǔ)核算的工作效率，有效地降低了財(cái)務(wù)成本。

業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)相當(dāng)于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門(mén)中的管理會(huì)計(jì)，進(jìn)行一些報(bào)表的分析以及預(yù)測(cè)等工作，具有挖掘數(shù)據(jù)、及時(shí)分析、控制經(jīng)營(yíng)成本等特性，及時(shí)分析企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況，進(jìn)行有效的成本管控，對(duì)經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。

戰(zhàn)略財(cái)務(wù)相當(dāng)于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門(mén)中的財(cái)務(wù)管理工作，也是傳統(tǒng)模式中比較欠缺的部分，主要進(jìn)行戰(zhàn)略的投資、籌資的戰(zhàn)略等。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式中，通常將重心放在核算工作中，但隨著管理會(huì)計(jì)的出現(xiàn)以及業(yè)財(cái)一體化的趨勢(shì)愈演愈烈，共享中心將核算工作進(jìn)行流水線(xiàn)分工，核算標(biāo)準(zhǔn)化、流程規(guī)范化，讓更多財(cái)務(wù)人員可以更深入地進(jìn)行財(cái)務(wù)的戰(zhàn)略規(guī)劃，為管理層提供信息決策支持。

傳統(tǒng)模式下的財(cái)務(wù)對(duì)事后控制，對(duì)于事件的預(yù)測(cè)和控制作用很小，而共享模式中組建的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)能及時(shí)并且高質(zhì)量地交付給集團(tuán)各級(jí)管理層，使管理層能及時(shí)掌握經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的情況，做到事前管控，全面掌握企業(yè)實(shí)時(shí)狀態(tài)，及時(shí)進(jìn)行有效的戰(zhàn)略調(diào)整。

人是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的主體，因此財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的搭建、團(tuán)隊(duì)的合理組建、崗位安排是非常重要的。了解團(tuán)隊(duì)成員的專(zhuān)業(yè)技能，合理安排崗位，不僅可以大大提升工作質(zhì)量，也能提升財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的競(jìng)爭(zhēng)力，并且可以達(dá)到降低人力成本的目的。

5 搭建信息化平臺(tái)

集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是建立在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)基礎(chǔ)上的，一個(gè)高效的信息化管理平臺(tái)能保證共享中心的共享服務(wù)高效運(yùn)行。所以，我們也可以說(shuō)信息化系統(tǒng)的質(zhì)量也關(guān)乎共享中心服務(wù)的質(zhì)量，提升和完善信息化技術(shù)，讓共享中心獲取和出具更有效的數(shù)據(jù)，使其發(fā)揮預(yù)期的作用，更好地為企業(yè)公司服務(wù)。

從建設(shè)信息系統(tǒng)方面來(lái)說(shuō)，企業(yè)需要將內(nèi)部的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行連接，包括對(duì)于企業(yè)內(nèi)部使用的生產(chǎn)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等進(jìn)行財(cái)務(wù)模塊的鑲嵌，全面地將財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)與業(yè)務(wù)端鏈接，利用信息技術(shù)以及標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)制度來(lái)實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理，以及生成財(cái)務(wù)分析報(bào)表。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化處理可以大大減少人工的失誤和工作量，提高處理效率和質(zhì)量。標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)和智能化的控制可以自動(dòng)警示財(cái)務(wù)人員相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

在完善信息化管理方面，主要體現(xiàn)在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理方面。第一要建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，保障數(shù)據(jù)的來(lái)源可追溯，保障真實(shí)性。第二要建立數(shù)據(jù)披露的平臺(tái)，按照企業(yè)需求及財(cái)務(wù)制度設(shè)置相關(guān)模塊，使其能自動(dòng)生成合并報(bào)表、編制報(bào)表附注以及分析報(bào)告等可披露內(nèi)容。第三是要建立交易往來(lái)平臺(tái)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的交易往來(lái)進(jìn)行線(xiàn)上系統(tǒng)管理，包含集團(tuán)內(nèi)部企業(yè)間的往來(lái)款項(xiàng)及股權(quán)轉(zhuǎn)移等，使管理者能實(shí)時(shí)了解內(nèi)部變化，加速結(jié)算流程，為進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策提供有效支持。第四要建立主數(shù)據(jù)平臺(tái)，通過(guò)財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)管理實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)間共享數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和相互識(shí)別，更好地為信息系統(tǒng)集成做好鋪墊，實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、規(guī)范、準(zhǔn)確。

6 結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)已然成為集團(tuán)管理的必然趨勢(shì)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)及后續(xù)的優(yōu)化，搭建科學(xué)適用的組織架構(gòu)，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程，組建高效的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)。共享服務(wù)不僅能大幅度地增強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部對(duì)財(cái)務(wù)的管控力度，還能實(shí)時(shí)對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率進(jìn)行把控，在降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化資源配置、增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的方面發(fā)揮著重要作用。