ERP在會(huì)展企業(yè)中的應(yīng)用

四川天府國(guó)際會(huì)展有限公司財(cái)務(wù)金融部 朱琳

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，國(guó)內(nèi)國(guó)外的交流氛圍日漸濃厚，我國(guó)會(huì)展企業(yè)的發(fā)展上了一個(gè)新臺(tái)階，會(huì)展企業(yè)舉辦會(huì)展活動(dòng)的頻率越來越高，規(guī)模上也在不斷擴(kuò)大，越來越多的會(huì)展企業(yè)開始嶄露。會(huì)展企業(yè)中的財(cái)務(wù)管理是會(huì)展企業(yè)發(fā)展的核心管理，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的來臨也給企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來了更多信息技術(shù)上的支持。目前ERP系統(tǒng)是在會(huì)展企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用最為廣泛的，通過ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，可以將企業(yè)的人力資源管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)結(jié)合起來，為企業(yè)建設(shè)一體化平臺(tái)提供良好的基礎(chǔ)，進(jìn)一步提升企業(yè)的內(nèi)部管理效率，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用可以降低企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員因?yàn)槿藶殄e(cuò)誤導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，信息化工具的使用提升了數(shù)據(jù)處理的速度，也保證了信息的準(zhǔn)確性。ERP系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用需要很多工具的支持，這樣就可以將企業(yè)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合，進(jìn)一步推動(dòng)會(huì)展企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。

1 ERP在會(huì)展企業(yè)應(yīng)用中的問題

1.1 會(huì)展企業(yè)在應(yīng)用ERP時(shí)環(huán)境建設(shè)達(dá)標(biāo)率低

從目前會(huì)展企業(yè)建設(shè)ERP的情況來看，很多ERP建設(shè)不到位都是由于環(huán)境建設(shè)不達(dá)標(biāo)造成的，主要是有以下幾方面原因：第一，會(huì)展企業(yè)的管理者對(duì)于ERP的建設(shè)還缺乏正確的理念。部分會(huì)展企業(yè)建設(shè)ERP獲得成功之后，后面的會(huì)展企業(yè)很容易形成跟風(fēng)的趨勢(shì)，一味地模仿已成功的企業(yè)經(jīng)驗(yàn)，而忽視了本企業(yè)自身的財(cái)務(wù)狀況，導(dǎo)致制定出來的ERP系統(tǒng)同企業(yè)發(fā)展不匹配，無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。第二，ERP系統(tǒng)建設(shè)獨(dú)立于企業(yè)整體制度建設(shè)中。對(duì)于會(huì)展企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)的建設(shè)并不是獨(dú)立的系統(tǒng)，而是需要同企業(yè)整體的管理系統(tǒng)相適應(yīng)，互相配合和融入才能實(shí)現(xiàn)更大的收益，并且現(xiàn)在普遍存在的現(xiàn)象是ERP系統(tǒng)制定出來了，實(shí)施效果卻不佳，沒有通過人、財(cái)、物將其落到實(shí)處。

1.2 會(huì)展企業(yè)ERP系統(tǒng)功能不夠全面

ERP系統(tǒng)的建設(shè)是目前會(huì)展企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理上改革的重要步驟，但是從目前企業(yè)搭建的ERP系統(tǒng)來看，在功能上不夠全面，很多關(guān)鍵的功能都無法得到有效的實(shí)現(xiàn)。目前系統(tǒng)不完善也是大部分會(huì)展企業(yè)面臨的主要問題和普遍存在的問題，主要體現(xiàn)在以下兩方面：第一，會(huì)展企業(yè)在建設(shè)ERP系統(tǒng)時(shí)，更多的是從財(cái)務(wù)管理的角度出發(fā)去做，因此重心落在了財(cái)務(wù)管理上，對(duì)于其他模版的深入程度相應(yīng)地就會(huì)比較淺，ERP的價(jià)值無法發(fā)揮到最大。ERP系統(tǒng)最大的特點(diǎn)就是集成性，可以將企業(yè)涉及到的各個(gè)功能模版進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合，也是目前很多會(huì)展企業(yè)建設(shè)ERP系統(tǒng)的核心理念。第二，會(huì)展企業(yè)在設(shè)置功能模版時(shí)考慮不夠周全、功能上不夠完善。企業(yè)發(fā)展瞬息萬變，系統(tǒng)的設(shè)定也不會(huì)一成不變，企業(yè)要接受ERP系統(tǒng)功能模塊的不完善，但也要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展和業(yè)務(wù)開展對(duì)系統(tǒng)模塊進(jìn)行及時(shí)優(yōu)化，將財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中涉及的幾個(gè)功能串聯(lián)起來。

1.3 建設(shè)ERP系統(tǒng)時(shí)，前期工作不夠深入，后期完善不及時(shí)

會(huì)展企業(yè)在建設(shè)ERP系統(tǒng)時(shí)，必須做好扎實(shí)的前期準(zhǔn)備工作和后期的完善工作，這是ERP系統(tǒng)體現(xiàn)價(jià)值的重要步驟。但是從目前會(huì)展企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)的實(shí)際操作來看，不管是在前期準(zhǔn)備工作上還是后期收尾完善上都存在著很大的問題：一是前期工作不夠深入。企業(yè)在前期階段沒有對(duì)財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，也沒有對(duì)環(huán)境進(jìn)行調(diào)查，導(dǎo)致了ERP系統(tǒng)在執(zhí)行的過程中，無預(yù)期目標(biāo)、無參考對(duì)象，只體現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的形態(tài)，沒有將形態(tài)落實(shí)成一個(gè)實(shí)體，缺乏足夠的立足點(diǎn)和目標(biāo)，減弱了ERP系統(tǒng)的建設(shè)和能夠體現(xiàn)的價(jià)值。二是后期完善不及時(shí)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注ERP系統(tǒng)的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，但是由于后期工作沒有進(jìn)行完善或者完善得不夠及時(shí)，錯(cuò)過了很多需要企業(yè)進(jìn)行及時(shí)修改和完善的點(diǎn)。

1.4 在配備ERP系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)選型缺乏合理性

選擇合理的ERP系統(tǒng)是會(huì)展企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的重要步驟，也是ERP系統(tǒng)建設(shè)過程中的核心問題，系統(tǒng)選型的科學(xué)性、合理性、適配性將導(dǎo)致ERP系統(tǒng)是否能夠發(fā)揮出最大的作用。例如，相比而言國(guó)內(nèi)ERP系統(tǒng)價(jià)格普遍偏低，但是從售后服務(wù)上優(yōu)勢(shì)明顯，但國(guó)內(nèi)做ERP系統(tǒng)的專業(yè)性劃分不夠明顯，單獨(dú)為會(huì)展行業(yè)做的ERP系統(tǒng)并不多，因此企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)時(shí)面臨的困難較多。但總體來看，會(huì)展企業(yè)要結(jié)合自身的實(shí)際情況和發(fā)展作出決定，也要考慮到企業(yè)的資金承受能力，不能盲目追求好，平衡需求才是最重要的。系統(tǒng)選型如果出現(xiàn)了較大的失誤，不僅不能將ERP系統(tǒng)的功能發(fā)揮到最大，還會(huì)影響會(huì)展企業(yè)的發(fā)展，給企業(yè)留下諸多隱患。

1.5 會(huì)展企業(yè)在應(yīng)用和實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)不到位

不同規(guī)模和大小以及不同發(fā)展階段的會(huì)展企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)的水平也是有很大區(qū)別的，目前國(guó)內(nèi)的會(huì)展企業(yè)正在大力實(shí)施ERP系統(tǒng)。從目前的實(shí)施情況來看，還存在以下問題：第一，ERP系統(tǒng)不僅是一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，也是企業(yè)整體的應(yīng)用系統(tǒng)，現(xiàn)在很多企業(yè)僅僅是將其作為財(cái)務(wù)核算的軟件，發(fā)揮的功能很少，沒有將企業(yè)的流程都整合到ERP系統(tǒng)上，缺少對(duì)于全局的把控和整體的分析。第二，ERP系統(tǒng)沒有配備專業(yè)化的維護(hù)人員，特別是對(duì)于政府類、事業(yè)單位類的會(huì)展企業(yè)，企業(yè)的規(guī)模和涉及的范圍都比較廣泛，必須配備專業(yè)的人員進(jìn)行管理。

2 會(huì)展企業(yè)ERP應(yīng)用的完善對(duì)策

2.1 進(jìn)一步落實(shí)外部環(huán)境建設(shè)

首先，會(huì)展企業(yè)管理層需要提升對(duì)于建設(shè)ERP系統(tǒng)的意識(shí)。信息化時(shí)代的來臨給ERP系統(tǒng)建設(shè)提供了一個(gè)非常好的平臺(tái)，通過建設(shè)ERP系統(tǒng)，可以有效地提升企業(yè)的管理效率，強(qiáng)化企業(yè)的管理水平，管理層的意識(shí)直接決定著ERP系統(tǒng)的應(yīng)用強(qiáng)度和實(shí)施進(jìn)度。其次，配備專業(yè)性操作人員，提升員工積極性。不能將ERP系統(tǒng)只作為財(cái)務(wù)人員的核算系統(tǒng)，搭建整體管理系統(tǒng)，讓企業(yè)所有人員都參與到這個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)中來，共同促進(jìn)系統(tǒng)的建設(shè)和實(shí)施。最后，完善制度建設(shè)。ERP系統(tǒng)的實(shí)施必然不會(huì)是一個(gè)輕松的過程，企業(yè)可以通過在制度上進(jìn)行約束，將制度作為企業(yè)管理的一種規(guī)范，完善ERP系統(tǒng)執(zhí)行流程。

2.2 企業(yè)需要明確完善系統(tǒng)功能

目前會(huì)展企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)時(shí)，并沒有將其所有可開發(fā)和利用的功能都利用起來，因此很多企業(yè)在配備ERP系統(tǒng)時(shí)就會(huì)選擇性地進(jìn)行搭配，這也是從成本的角度上考慮的。但信息化時(shí)代的來臨已經(jīng)讓會(huì)展企業(yè)感受到了ERP系統(tǒng)將會(huì)給企業(yè)整體管理帶來的巨大優(yōu)勢(shì)，而不單單只是一個(gè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)。因此，企業(yè)需要進(jìn)一步完善ERP系統(tǒng)的功能：第一，凸顯出ERP系統(tǒng)的集成性。ERP系統(tǒng)可以將企業(yè)的財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、業(yè)務(wù)層面管理，包括展覽項(xiàng)目、服務(wù)、展位分配等多個(gè)模塊的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一管理，體現(xiàn)企業(yè)管理的一體化。第二，優(yōu)化財(cái)務(wù)管理模塊。財(cái)務(wù)管理模塊始終是企業(yè)管理中的重中之重，在系統(tǒng)功能不夠完善時(shí)，財(cái)務(wù)模塊的核算也是不夠健全的。因此企業(yè)可以在財(cái)務(wù)模塊上輔助加入業(yè)務(wù)模塊的內(nèi)容，體現(xiàn)ERP系統(tǒng)的全局性。

2.3 加強(qiáng)前期調(diào)查工作，加強(qiáng)后期系統(tǒng)完善

為了進(jìn)一步優(yōu)化ERP應(yīng)用，會(huì)展企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)事前階段的調(diào)查工作，也要對(duì)事后階段的系統(tǒng)進(jìn)行修復(fù)和完善。從事前階段來看，首先，需要了解企業(yè)本身的管理狀況，通過ERP系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行深入分析和優(yōu)化建設(shè)；其次，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，信息化技術(shù)可以有效地促進(jìn)ERP應(yīng)用的建設(shè)，降低了ERP應(yīng)用的難度，給企業(yè)增加信心；最后，把控外部環(huán)境建設(shè)，給ERP應(yīng)用營(yíng)造一個(gè)良好的發(fā)展條件。從后期階段來看，企業(yè)在后期對(duì)ERP系統(tǒng)的追蹤和完善可以有效地提升ERP系統(tǒng)的改進(jìn)，也會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)和企業(yè)的融合。首先，根據(jù)實(shí)施結(jié)果對(duì)ERP系統(tǒng)的功能進(jìn)行優(yōu)化。企業(yè)的發(fā)展和所處環(huán)境都不可能是維持不變的，因此ERP系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)隨著企業(yè)和環(huán)境的改變作出及時(shí)的更改，對(duì)舊模塊進(jìn)行優(yōu)化，加入新的功能；其次，加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)的整合。在這點(diǎn)上主要是通過信息化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展給ERP系統(tǒng)的發(fā)展帶來了很多機(jī)會(huì)，通過信息化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的全信息化管理，打造更加系統(tǒng)和舒適的信息化管理平臺(tái)，提升企業(yè)的使用體驗(yàn)感。

2.4 選擇適合會(huì)展企業(yè)的系統(tǒng)軟件

不同的行業(yè)和不同的企業(yè)在選擇適合本企業(yè)的ERP系統(tǒng)時(shí)側(cè)重點(diǎn)不同，所選擇的ERP系統(tǒng)也不同，可從以下三點(diǎn)予以考慮：第一，了解ERP系統(tǒng)的功能。不同的ERP系統(tǒng)所配備的功能肯定是有差別的，就以我國(guó)國(guó)內(nèi)目前比較流行的金蝶和用友來說，使用者對(duì)于兩者的感受還是有所不同的。具體來講，金蝶軟件的操作比較靈活，適用于規(guī)模小或中等規(guī)模的企業(yè)使用，用友在劃分核算模塊時(shí)比較細(xì)致，專業(yè)性上更具有優(yōu)勢(shì)，適用于規(guī)模較大、核算較為復(fù)雜的企業(yè)使用。因此在選擇ERP系統(tǒng)時(shí)，企業(yè)要先考慮自身的情況來作出選擇。第二，專業(yè)化服務(wù)。目前的ERP系統(tǒng)基本上都可以滿足大部分企業(yè)的需求，但在會(huì)展企業(yè)的適用性上就顯得有些不足。一般的ERP系統(tǒng)都比較適用于工商業(yè)企業(yè)，對(duì)于會(huì)展企業(yè)這樣較為特殊的企業(yè)適用性上還存在著一些缺陷，企業(yè)可以通過定制化服務(wù)，請(qǐng)ERP系統(tǒng)商提供更加專業(yè)性的開發(fā)服務(wù)，匹配會(huì)展企業(yè)的實(shí)際需求。第三，要注重售后服務(wù)。ERP系統(tǒng)一旦在企業(yè)開始運(yùn)行，將對(duì)企業(yè)產(chǎn)生非常大的影響，如果ERP系統(tǒng)出現(xiàn)了問題，對(duì)企業(yè)來說會(huì)造成很大的風(fēng)險(xiǎn)和損失，因此保證ERP系統(tǒng)配備了及時(shí)專業(yè)的售后服務(wù)也是企業(yè)選擇ERP系統(tǒng)的重要元素。

2.5 做好ERP系統(tǒng)的實(shí)施與應(yīng)用

在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)，會(huì)展企業(yè)可以通過以下四個(gè)方面的內(nèi)容來進(jìn)行優(yōu)化：第一，做好ERP系統(tǒng)的崗位配置。ERP系統(tǒng)的操作難度并不簡(jiǎn)單，且每一個(gè)操作步驟都會(huì)影響到ERP系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)度和具體應(yīng)用，配備專業(yè)化的人員可以提升ERP系統(tǒng)的管理效率，提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第二，做好流程設(shè)計(jì)。ERP系統(tǒng)已經(jīng)不僅只是一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，更多的是從企業(yè)的整體層面來進(jìn)行管理和流程設(shè)計(jì)，優(yōu)化ERP系統(tǒng)流程管理，可以加快ERP系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用。第三，加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合。通過ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理與分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)展業(yè)務(wù)的分析，支撐企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策。例如會(huì)展企業(yè)的市場(chǎng)部需要將業(yè)務(wù)信息錄入，運(yùn)營(yíng)等相關(guān)部門將成本相關(guān)信息錄入，財(cái)務(wù)將資金、稅費(fèi)等信息錄入，同時(shí)在ERP分析端得出分析結(jié)論。例如，對(duì)于會(huì)展業(yè)同比電費(fèi)分析、人員經(jīng)費(fèi)分析、展位收入分析以及參展單位性質(zhì)、觀眾人流量分析等，以改進(jìn)工作。第四，注重ERP對(duì)決策的支撐，例如通過ERP的應(yīng)用及歷史數(shù)據(jù)的積累，企業(yè)可以對(duì)不同類型的展會(huì)進(jìn)行歸類，如車展、房屋交易會(huì)、區(qū)域性交易會(huì)、節(jié)日交易會(huì)等進(jìn)行成本利潤(rùn)率分析，得到合理的收入、成本、費(fèi)用比率標(biāo)準(zhǔn)，作為企業(yè)長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)的基本參照，實(shí)現(xiàn)會(huì)展企業(yè)的精細(xì)化管理。

3 結(jié)語

時(shí)至今日，ERP系統(tǒng)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理中，在提高財(cái)務(wù)管理效率、強(qiáng)化企業(yè)管理水平中發(fā)揮著突出的作用。會(huì)展企業(yè)在ERP的財(cái)務(wù)管理應(yīng)用中，既取得了顯著的成績(jī)，也暴露出了一些問題，因此，會(huì)展企業(yè)需要從落實(shí)外部環(huán)境建設(shè)、明確完善系統(tǒng)功能、加強(qiáng)前期調(diào)查工作、科學(xué)選擇系統(tǒng)軟件、加強(qiáng)系統(tǒng)應(yīng)用等角度出發(fā)，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)對(duì)會(huì)展業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用。